Peşinat faturaları ve ön ödemeler karşılaştırması

Bu makalede, kuruluşların peşin ödemeler (ön ödemeler) için kullanabileceği iki yöntem açıklanmış ve karşılaştırılmıştır. Bir yöntemde bir satın alma emriyle ilişkilendirilmiş bir ön ödeme faturası oluşturulur. Diğer yöntemde ise günlük girişleri oluşturup ön ödeme günlüğü fişleri olarak işaretleyerek ön ödeme günlüğü fişleri oluşturulur.

Kuruluşlar, satıcılara mal veya hizmetleri için bu mal veya hizmetler karşılanmadan önce ön ödeme (avans ödeme) yapabilirler. Satıcılara ön ödeme yapmak için iki yöntem kullanılabilir. Riski en aza indirmek için, bir satınalma emrine ön ödeme tanımlayarak ön ödemeleri izleyebilirsiniz. Bu yöntem için satınalma emriyle ilişkilendirilmiş bir ön ödeme faturası oluşturmanız gerekir. Bu yöntem ön ödeme faturalandırması olarak adlandırılır. Ön ödemeleri yakında takip etmek istemeyen veya satıcılarından ön ödeme faturası almayan kuruluşlar, ön ödeme faturalandırması yöntemi yerine ön ödeme günlüğü fişleri kullanabilirler. Günlük girişleri oluşturup ön ödeme günlüğü fişleri olarak işaretleyerek ön ödeme günlüğü fişleri oluşturabilirsiniz. Bu yöntemde, bir satıcıya hangi ön ödemelerin hangi satınalma emirlerine karşı yapıldığını takip edemezsiniz. Ancak, deftere nakledilen bir ön ödemeyi bir satınalma emrine karşı kapatma olarak işaretleyebilirsiniz.

Ön ödeme faturalandırması - ön ödemeler ne zaman kullanılır

Ön ödeme faturalandırması	Ön ödemeler
Satınalma emrine bir ön ödeme değeri tanımlayın.	Satınalma emrine hiçbir ön ödeme değeri tanımlanmamıştır.
Ön ödeme faturası ve nihai fatura deftere nakledilmelidir.	Deftere hiçbir ön ödeme faturası nakledilmemelidir.
Ön ödemeye ilişkin sorumluluk, Borç hesapları hesabında değil, ön ödeme hesabında tutulur.	Ön ödeme yükümlülüğü Borç hesapları hesabında tutulur.
Satıcı bakiyesi ön ödeme değerini işlem boyunca yansıtmaz.	Satıcı bakiyesi ön ödeme değerini işlem boyunca yansıtır.
Ön ödeme faturalandırması yalnızca Borç hesaplarında kullanılabilir.	Ön ödemeler Borç hesapları ve Alacak hesaplarında kullanılabilir.

Ön ödeme işlemine genel bakış

Birçok ülke/bölgedeki muhasebe uygulamaları, bir müşteriden veya satıcıdan gelen peşinatların müşteri veya satıcı için normal özet hesaplara nakledilmemesini gerektirir. Bunun yerine, bu ön ödemeler, ön ödemeler için olan özel genel muhasebe hesaplarına nakledilir. Bir satış siparişi veya satın alma siparişi oluşturulduğunda, müşteriye bir fatura düzenler veya satıcıdan alınır. Fatura ödenirken, ön ödeme genel muhasebe hesaplarındaki ön ödeme ve satış vergisi ön ödemesi fişi ters çevrilir ve fatura tutarları otomatik olarak genel özet hesaplarına nakledilir. Bir ön ödeme oluşturmak için şu adımları izleyin.

1. Ön ödemeler için hedef deftere nakil profili ayarlayın.
2. Alacak hesapları parametreleri Borç hesapları parametreleri sayfalarında Genel muhasebe ve satış vergisi altında Ön ödeme ile ödeme günlüğü için profil deftere naklediliyor kullanarak yeni deftere nakil profilini seçin.
3. Bir ödeme günlüğü oluşturun ve sonra yeni ödemeyi oluşturun.
4. Ödemeyi ön ödeme olarak işaretleyebilirsiniz. Bir ödeme peşinat olarak işaretlenirse ödeme, 1 ve 2. adımlarda ayarladığınız deftere nakil profilinde tanımlı genel muhasebe hesaplarına nakledilir. Ek olarak, ödeme ön ödeme olarak işaretlenmişse, vergiler de hesaplanır. Bazı hükümetler, fatura olmasa ön ödeme kaydedildiğinde vergilerin ödenmesini gerektirir.
5. Ön ödemeyi nakledin.
6. İsteğe bağlı: Faturayı oluşturmadan önce ön ödemeleri satın alma siparişi veya satış siparişi karşılığında kapatabilirsiniz. Satış siparişi veya satın alma siparişi sayfasında, Eylem Bölmesi'nde Hareketleri kapat'ı kullanın.
7. Satıcı mal veya hizmetleri teslim ettikten sonra faturayı kaydedin. 6. adımda satınalma emrine veya satış emrine karşı ön ödemeyi kapattıysanız, ön ödeme oluşturduğunuz faturaya karşı otomatik olarak kapatılır. Ön ödemeyi satın alma siparişi veya satış siparişi karşılığında kapatmadıysanız müşteri veya satıcı sayfasındaki Hareketleri kapat'ı kullanarak fatura karşılığında el ile kapatabilirsiniz. Ardından ön ödeme tutarı, geçici olarak AP/AR genel muhasebesinden tersine çevrilir. Ek olarak, vergiler hesaplandıysa bunlar tersine çevrilir çünkü fatura gerçek vergileri içerir.

Ön ödeme faturalandırma işlemine genel bakış

Ön ödeme faturaları yaygın bir iş uygulamasıdır. Bir satıcı, satınalma emri karşılanmadan önce satınalma teminatı istemek için ön ödeme faturaları çıkarır. Örneğin, bazı satıcılar özel mallar veya hizmetler için ön ödeme gerektirir. Bir satıcı ön ödeme gerektiren bir fatura çıkarırsa, ön ödeme faturalandırma özelliğini kullanabilirsiniz. Satın alma siparişinde bir ön ödeme değeri tanımlanabilir, ön ödeme faturası kaydedilir ve ödenir ve ardından ön ödeme faturası son faturaya uygulanır. Bir ön ödeme oluşturmak için şu adımları izleyin.

1. Satınalma temsilcisi, satıcının ön ödeme istediği bir satınalma emrini oluşturur, onaylar ve ardından gönderir. Ön ödeme değeri, satınalma emrinde anlaşmasının parçası olarak tanımlıdır.
2. Satıcı bir ön ödeme faturası gönderir.
3. Borç hesapları koordinatörü, satınalma emrine karşı ön ödeme faturasını kaydeder ve ardından ön ödeme faturası ödenir.
4. Satıcı, standart satıcı faturası olarak anılan bir ödeme talebi gönderir. Satıcı mal veya hizmetleri sağladıktan ve ilgili standart satıcı faturaları alındıktan sonra, Borç hesapları koordinatörü standart faturaya karşı zaten ödenmiş olan ön ödeme tutarını uygular.
5. Borç hesapları koordinatörü standart faturanın kalan tutarını öder ve kapatır.

Ön ödeme faturalama işlemini etkinleştirmek için parametreleri ayarlama

Stok deftere nakil sayfasının satın alma siparişi sekmesinde bir ön ödeme hesabı tanımlanmalıdır (Stok Yönetimi >Ayarlama > Deftere nakil > deftere nakil). Ön ödeme hesabı, ön ödeme faturası deftere nakledildiğinde genellikle borç kaydedilir. Ön ödeme faturasına uygulanan standart fatura deftere nakledildiğinde ön ödeme hesabındaki bakiye tersine çevrilir. Ön ödeme faturasını standart faturaya uygulamadan önce bir ödemeye kapatmazsanız standart fatura deftere nakledildiğinde deftere nakledilen ön ödeme faturasındaki muhasebe girişlerine ters işlem uygulanır.

Mahsup Özet borç hesapları hesabı satıcı deftere nakil profilinde tanımlanmıştır. Varsayılan deftere nakil profilini tanımlamak için Borç hesapları >Kurulum > Borç hesapları parametreleri >Genel muhasebe ve satış vergisi sekmesi > Ön ödemeli satıcı faturası ile deftere nakil profili'ne tıklayın.

Ön ödeme uygulama ilkesi kapatılan ön ödeme faturalarının el ile oluşturulan son faturaya otomatik olarak uygulanıp uygulanmayacağını belirtir. Bir veri varlığı kullanılarak oluşturulan faturalar ön ödeme uygulama ilkesine başvurmayacaktır. Kapatılan ön ödeme faturalarını bir veri varlığı kullanılarak oluşturulmuş faturalara el ile uygulamanız gerekir. İlkeyi tanımlamak için, Borç hesapları >Ayarlama > Borç hesapları parametreleri > Kayıt defteri ve satış vergisi sekmesi > Ön ödeme uygulama ilkesi'ne gidin. Ön ödeme uygulama ilkesi alanı otomatik olarak ayarlanmışsa ön ödeme faturası son faturayla kapatılmak üzere otomatik olarak işaretlenir. Alan bildirim olarak ayarlandıysa, son fatura oluşturulduğunda, uygulama için ön ödeme faturasının kullanılabilir olduğu belirten görsel bir gösterge görüntülenir.

Ön ödeme fatura bilgilerini içeren bir satın alma siparişi oluşturma

Bir satıcı, bir satın alma siparişinde bulunan mal ve servisler için ön ödeme gerektirdiğini söylerse, ilgili satın alma siparişi için ön ödeme değerini tanımlamanız gerekir. Borç hesapları > Genel > Satın alma siparişleri > tüm satın alma siparişleri'ne gidin ve satıcının satın alma siparişini bulun. Eylem bölmesinde, Satın al sekmesini ve ardından Ön ödeme'yi seçin. Ön ödeme için bir açıklama, ön ödeme değeri, ön ödemenin sabit bir tutar veya yüzde olduğu ve bir ön ödeme kategori kodu da dahil olmak üzere, ön ödeme bilgilerini girin.

Dekont

Bir satınalma siparişinde birden fazla ön ödeme tanımına izin verilmez. Bir satın alma siparişinde birden fazla ön ödeme yapılmasına izin vermeniz gerekiyorsa, ödemeleri ön ödeme faturası yerine ödeme günlüğünü kullanarak deftere nakledin.

Ön ödeme, deftere nakledilen ön ödeme faturasına göre önceden kapatmadığınız veya standart faturayı deftere nakletmediğiniz sürece satın alma siparişinden çıkarılabilir. Satın alma siparişinden ön ödeme bilgilerini kaldırmak için, Borç hesapları > Ortak > Satınalma siparişleri > Tüm satın alma siparişleri'ni seçin ve satıcının satın alma siparişini bulun. Eylem bölmesinde, Satın al sekmesini ve ardından Ön ödemeyi kaldır'ı seçin.

Bir ön ödeme faturası oluşturma ve deftere nakletme

Satıcının ön ödeme faturasını kaydetmek için Satıcı faturası sayfasına gidin. Satınalma siparişleri sayfasında Ön ödeme faturası'nı seçin (Borç hesapları >Ortak > Satınalma siparişleri> Tüm satınalma siparişleri > Fatura sekmesi > Ön ödeme faturası). Fatura numarası dahil olmak üzere, ön ödeme faturasıyla ilgili bilgileri girin. Bir ön ödeme faturasının miktarlarını değiştiremezsiniz. Satıcı, satın alma siparişinde tanımlanan ön ödeme değerinde kısmi bir tutar faturalanmışsa, birim fiyatı kısmi değeri yansıtacak şekilde güncelleştirebilirsiniz.

Ön ödeme faturası deftere nakledildiğinde satıcı bakiyesi ve ön ödeme hesabı güncelleştirilir. Satınalma siparişinde yer alan ön ödeme tanımındaki ön ödeme başvurusu değeri de güncelleştirildi. Deftere nakledilen ön ödeme fişi için varsayılan mali boyut girişleri satın alma siparişindeki başlık bilgilerinden alınır.

Özellik Yönetimi sayfasındaki Satıcı ön ödeme faturasındaki fatura satırlarındaki mali boyutları kilitle özelliği açıksa, ön ödeme başlığındaki veya satırlardaki boyutlar güncelleştirilemez.

Ön ödeme faturası için ödemeleri deftere nakletme ve Kapatma

Sonra, ön ödeme faturası ödeme günlüğü sayfasından ödenir. Ödeme günlüklerine erişmek için, Borç hesapları > günlükler > ödemeler > Ödeme günlüğü'ne tıklayın. Ödeme kapanışını ön ödeme faturasına kaydettikten sonra, satın alma siparişinin Kalan ön ödeme uygulaması değeri güncelleştirilir.

Ön ödeme faturasının standart faturasını deftere nakletmeden önce, ödeme kapanışını ön ödeme faturasından tersine çevirebilirsiniz. Ancak ön ödeme faturasına standart fatura uygulanmadan önce, ödeme kapanışı ön ödeme faturasından tersine çevrilemez.

Satın alma siparişi için standart satıcı faturasını deftere nakledin ve ön ödeme faturasını standart faturaya uygulayın

Satıcıdan alınan standart faturayı kaydedin. Bu işlemin bir parçası olarak, kapatılan ön ödeme faturasını satıcı faturasına uygulayarak faturanın değerinin zaten ödenmiş olan tutar kadar azalmasını sağlayabilirsiniz. Ön ödeme faturasının satıcı faturasına uygulanması, ön ödeme faturasından muhasebe girişlerinin ters çevrilmesini sağlar.

Standart fatura deftere nakledildikten sonra ön ödeme faturasını uygulama

Ön ödemeyi satıcı faturasını deftere naklederken standart satıcı faturasına uygulamayı unutursanız, Satıcılar sayfasından (Borç hesapları > ortak > Satıcılar > Tüm satıcılar > faturası sekmesi > Uygula) kapatılan ön ödeme bu satıcı için diğer faturalara uygulanmak üzere kullanılabilecektir.

Ön ödeme uygulama işleminin tersine çevrilmesi

Bir ön ödeme faturasının uygulamasını açmanız veya standart bir faturadan tersine çevirmeniz gerekiyorsa Satıcılar sayfasından Tersine çevir eylemini (Borç hesapları > Ortak > Satıcılar > Tüm satıcılar > Fatura sekmesi > Tersine çevir) seçin. Ön ödeme uygulaması ters çevrildikten sonra, ön ödemeyi başka bir standart faturaya uygulayabilirsiniz.