Tahsilat bilgilerini gözden geçirme

Bu makale, tahsilat bilgilerini gözden geçirmenin yanı sıra çeşitli seçenekleri ve tahsilat hareketlerini ayarlamayı adım adım açıklar. Bu yordam, USMF demo şirketini kullanır.

Müşteri havuzları oluşturma

1. Alacak ve tahsilatlar > Ayarlar > Müşteri havuzları'na gidin.

• Tahsilatlar veya yaşlandırma işlemleri için görüntülenebilen veya yönetilebilen müşteri hesaplarının bir grubunu tanımlayan müşteri havuzları ayarlamak için bu sayfayı kullanın. Tahsilatlar listesi sayfasında ve ilgili liste sayfalarında bilgileri filtrelemek için müşteri havuzlarını kullanın. Yaşlandırma anlık görüntüsü oluşturulduğunda eklenecek müşteri hesaplarını filtrelemek için de müşteri havuzlarını kullanabilirsiniz.
• Yaşlandırma anlık görüntüsü oluşturulduğunda eklenecek müşteri hesaplarını filtrelemek için müşteri havuzlarını kullanabilirsiniz.

2. Yeni'yi seçin.
3. Havuz Kodu alanında bir değer girin.
4. Havuz açıklaması alanında bir değer girin.
5. Havuz ölçütlerini seç'i tıklatın.
6. Ölçütler alanına bir değer yazın.
7. Tamam'ı seçin.
8. Müşteri havuzunu önizle'yi seçin.

Tahsilat temsilcileri oluşturma

1. Alacak ve tahsilatlar > Ayarlar > Tahsilat temsilcisi'ne gidin.

• Çalışanları tahsilat temsilcileri olarak ayarlamak ve isteğe bağlı olarak onlara müşteri havuzları atamak için bu sayfayı kullanın. Tahsilat temsilcisi, ödemelerin zamanında tahsil edildiğinden emin olmak için müşterilerle birlikte çalışan kişidir.
• Bu sayfada ayarlanan tahsilat temsilcileri tahsilatlar ekibine otomatik olarak eklenir. Bir takım Alacak hesapları parametreleri sayfasının Takım alanında seçilirse, tahsilat temsilcileri bu takıma eklenir. Bir takım seçilmemişse Tahsilatlar adlı yeni bir takım otomatik olarak oluşturulur tahsilat temsilcileri bu takıma eklenir.

2. İstediğiniz aracı seçin ve ardından sayfada Ekle'yi seçin.
3. Havuz kimliği alanında, açılır menüden istediğiniz kaydı seçin.
4. Varsayılan havuz onay kutusunu işaretleyin veya temizleyin.

• Seçili tahsilat temsilcisi için filtre listelerindeki tüm müşteri havuzlarını dahil etmek için bu seçeneği seçin. Bu seçenek seçili değilse, yalnızca tahsilat temsilcisine atanan müşteri havuzları filtre listelerinde kullanılabilir.

Yaşlandırma dönemi tanımı oluşturma

1. Gezinti bölmesinde Alacak ve tahsilatlar > Kurulum > Yaşlandırma dönemi tanımları'na gidin.

• Müşteri hesaplarının ve satıcı hesaplarının vadesini girdiğiniz bir tarihe göre analiz etmek için yaşlandırma dönemi tanımlarını kullanabilirsiniz. Yaşlandırma dönemi tanımı için ayarladığınız her bir yaşlandırma dönemi, analiz gerçekleştirildiğinde liste sayfasındaki veya formdaki ya da rapordaki bir sütuna karşılık gelir.

2. Yeni öğesini seçin.
3. Yaşlandırma dönemi tanımı alanına bir değer girin.
4. Tanım alanına bir değer girin.
5. Dönem adını, birimini ve yaşlandırma dönemi tanımına eklenecek her bir yaşlandırma dönemi aralığını belirtin. Birim alanında 0 (sıfır) bulunan satır, analizin çalıştırıldığı tarihi temsil eder. Birim alanında varsayılan giriş olarak sıfırdan önceki satırlarda -1 ve sıfırdan sonraki satırlarda 1 bulunur ancak bu değiştirilebilir. Satırları yeniden düzenlemek için yukarı ve aşağı öğesini seçin. 0 (sıfır) satırı taşınamaz.
6. İşaretçiyi yeni satır eklemek istediğiniz konuma getirin ve Ekle'yi tıklatın.
7. Tahsilatlar sayfasında ve liste sayfasında yaşlandırma dönemini temsil edecek göstergeyi seçin. Örneğin, geçerli dönem bir yeşil gösterge, 30 günü geçmiş dönem için sarı bir gösterge ve 90 günü geçmiş dönem için kırmızı bir gösterge seçebilirsiniz.
8. Yaşlandırma aralığı tanımının yazdırma yönünü seçin. Bu seçim sütunun Müşteri yaşlandırma raporu veya Satıcı yaşlandırma raporu üzerinde görüntülenme sırasını belirler.

• İleri – Sütunları, en üst satırdan başlayarak başlıkların tabloda göründüğü sırada yazdırın.
• Geriye doğru – Sütunları, alt satırdan başlayarak başlıkların tabloda göründüğü sırada yazdırın.

Dekont

Dış ekstrelerde, yaşlandırma dönemi anlık görüntülerinde veya Tahsilatlar listesi sayfasında altıdan fazla yaşlandırma dönemi kullanılamaz. Bu yaşlandırma dönemi tanımı bu sayfalarda mevcut değildir.

Varsayılan yaşlandırma dönemi düzenlenirse ve altıdan fazla dönem içeriyorsa, varsayılan yaşlandırma süresi dikkate alınmaz. Varsayılan yaşlandırma dönemi burada ayarlanır: Alacak hesabı parametreleri>Tahsilat>Tahsilat Varsayılanları>Yaşlandırma dönemi tanımı.

Tahsilat parametrelerini ayarlama

1. Alacak ve tahsilatlar > Kurulum > Alacak hesapları parametreleri'ne gidin.
2. Tahsilatlar sekmesini seçin.
3. Tahsilat varsayılanları bölümünü genişletin veya daraltın.

• Tahsilatlar formunda kullanılacak varsayılan yaşlandırma anlık görüntüsü için bir yaşlandırma dönemi tanımı seçin.
• Tahsilat temsilcisi formunda tahsilat temsilcilerinin atanacağı bir ekip seçin. Listede yalnızca Tahsilat ekibi türündeki ekipler görüntülenir.

4. Silme bölümünü genişletin veya daraltın.

• Tahsilatlar sayfası veya ilgili liste sayfaları kullanılarak bir hareket silindiğinde kullanılmak üzere günlük muhasebe defterleri için ayarlanmış günlük adını seçin.
• Tahsilatlar sayfası veya ilgili liste sayfaları kullanılarak silme hareketleri oluştururken kullanılacak varsayılan neden kodunu seçin.
• Tahsilatlar sayfası veya ilgili liste sayfaları kullanılarak silme hareketleri oluştururken satış vergisi tutarları için ayrı bir günlük satırı oluşturmak için bu seçeneği seçin. Bu seçeneği seçerseniz, silme hareketlerine dahil edilen satış vergisi hareketlerini kolayca izleyebilirsiniz. Etkilenen dönem için satış vergisi borcunuzu daha kolay ayarlamanıza yardımcı olması için satış vergisi tutarlarını ayrı ayrı izleyebilirsiniz.

5. E-posta şablonu bölümünü genişletin veya daraltın.

• Tahsilatlar sayfasında E-posta > İlgili kişi işlemi hareketleri'ni kullanarak bir e-posta gönderdiğinizde kullanılacak e-posta şablonunu seçin.
• Tahsilatlar sayfasında E-posta > Beyan'ı kullanarak bir e-posta eki olarak bir müşteri ekstresi gönderdiğinizde kullanılacak e-posta şablonunu seçin.
• Tahsilatlar sayfasında E-posta > Satış temsilcisi işlemi hareketleri'ni kullanarak bir e-posta gönderdiğinizde kullanılacak e-posta şablonunu seçin.

Müşteri bakiyelerini yaşlandırma

1. Alacak ve tahsilatlar > Dönemsel görevler > Müşteri bakiyelerini yaşlandır'a gidin.

• Bir yaşlandırma dönemi tanımı seçin. Yaşlandırma anlık görüntü işlemi, hareketleri seçili yaşlandırma dönemi tanımında tanımlanan yaşlandırma dönemlerine göre yaşlandırır.
• Bir müşteri havuzu seçin veya tüm müşteriler için bir yaşlandırma anlık görüntüsü oluşturmak için bu alanı boş bırakın. Müşteri havuzu seçtiyseniz, yaşlandırma anlık görüntüsü işlemi yalnızca müşteri havuzunun bir parçası olan müşteri hesaplarına uygulanır. Seçili müşteri havuzu Yaşlandırma anlık görüntüsü türünde olmalıdır.
• Yaşlandırma anlık görüntüsünün temel alacağı tarih tipini seçin.
  • Hareket tarihi : Her hareketi hareket tarihine göre yaşlandırın.
  • Vade tarihi : Her hareketi vade tarihine göre yaşlandırın.
  • Belge tarihi : Her hareketi belge tarihine göre yaşlandırın.
• Yaşlandırma anlık görüntüsü için geçerli tarihi olarak kullanılacak tarihi seçin. Yaşlandırma dönemleri bu tarih temel alınarak hesaplanır.
  • Bugünün tarihi : Sistem tarihini kullanın. İşlem tekrarlayan bir toplu işte gerçekleştirilmek üzere ayarlanırsa bu seçeneği kullanın. Bu tarihi kullanırsanız, tekrarlayan toplu iş düzenli aralıklarla çalıştırılabilir ve o zamandaki sistem tarihi kullanılır.
  • Seçilen tarih : Belirttiğiniz bir tarihi kullanın. Bu seçeneği belirlerseniz, yaşlandırma tarihini girin.

2. Tamam'ı seçin.

Yaşlandırılmış müşteri bakiyelerini görüntüleme

1. Alacak ve tahsilatlar > Tahsilatlar > Yaşlandırılmış bakiyeler'e gidin.

• Müşteri bakiyelerini ve yaşlandırma dönemine göre yaşlanan miktarları görüntülemek için bu liste sayfasını kullanın. Bu bilgiler bir yaşlandırma anlık görüntüsünde depolanır. Yaşlandırma dönemleri, kullanılan yaşlandırma dönemi tanımı tarafından belirlenir. Yaşlandırma dönemi tanımı, havuz sorgusu için belirtildiyse, müşteri havuzundan alınır. Müşteri havuzunda bir yaşlandırma dönemi tanımı yoksa, Alacak hesapları parametreleri sayfasında belirtilmiş varsayılan yaşlandırma dönemi tanımı kullanılır.

2. İlgili Kişi Bilgi Kutusunu genişletin. İlgili kişi bilgilerini buradan görüntüleyebilirsiniz:

• Müşterinin tahsilat ilgili kişisi.
• Müşterinin varsayılan satış temsilcisi.

3. Kredi limiti Bilgi Kutusunu genişletin.

• Müşterinin kredi limitini ve geçerli bakiye bilgilerini görüntülemek için alacak bilgileri Bilgi kutusunu kullanın.

Müşteri tahsilatlarının ayrıntılarını görüntüleme

1. İstenen kaydın seçili olduğundan emin olun.
2. Belirtilen bilgileri görüntülemek için adres, ilgilikişi, yaşlanma ve kredi limiti bilgi kutularını genişletin.
3. Eylem Bölmesinde, Tahsil et'i seçin.
4. Hareket tarihlerinin karşılaştırılacağı yaşlandırma tarihi olarak geçerli tarihi kullanarak müşterinin yaşlandırma anlık görüntüsünü güncelleştirin. Yaşlandırma anlık görüntüsü birden çok tüzel kişilik bilgisi içeriyorsa, güncelleştirilmiş yaşlandırma anlık görüntüsü aynı tüzel kişilikler kümesinin bilgilerini içerir. Miktarlar yaşlandırma anlık görüntüsünü güncelleştirdiğinizde oturum açtığınız tüzel kişiliğin muhasebe para biriminde depolanır.
5. Bir yaşlandırma dönemi tanımı seçin. Varsayılan olarak, müşteri yaşlandırma anlık görüntüsüyle ilişkili yaşlandırma dönemi tanımı görüntülenir. Yaşlandırma dönemi tanımı, yaşlandırılmış bakiyeler ve Alacak bilgileri bilgi kutularında gösterilen yaşlandırma dönemlerini ve tutarları denetler.
6. Aşağıdaki öğeleri içeren menüyü açın:

• Şirket : Eski bakiyelerdeki ve Kredi bilgileri Bilgi Kutularındaki tutarları tüzel kişiliğin muhasebe para biriminde görüntüleyin.
• Müşteri : Eski bakiyeler ve Kredi bilgileri Bilgi kutularındaki tutarları müşterinin para biriminde görüntüleyin.

7. Görüntülenecek bilgiler için müşterinin yaşlandırma anlık görüntüsünde bir veya daha fazla tüzel kişi seçin. Listede gösterilen tüzel kişilikler yaşlandırma anlık görüntüsü oluşturulduğunda seçilmiştir.
8. Müşterinin ekstresini Microsoft Excel biçiminde görüntüleyin. Ekstreye eklenecek hareketlerin aralığı için bir başlangıç tarihi seçebilir ve yalnızca açık ekstreleri mi yoksa hem açık hem de kapatılan hareketleri mi ekleyeceğinize karar verebilirsiniz. Yaşlandırma anlık görüntüsü birden çok tüzel kişiliğe ilişkin bilgiler içeriyorsa, tüm tüzel kişiliklerin hareketleri eklenir.

• Belgeleri veya dekontları düzenleyebildiğiniz Belgeler sayfasını açın.

9. Eylem Bölmesinde, İletişim Kur öğesini seçin.
10. İlgili kişi alanında belirtilen ilgili kişiye e-posta iletisi gönderebileceğiniz Outlook'u açın. Müşteri ilgili kişisi belirtilmemişse müşterinin belirtilen birincil adres kullanılır. Birincil ilgili kişi belirtilmemişse, İlgili kişiler sayfasında listelenen ilk adrese e-posta iletileri gönderilir. Seçilen hareketler bir ek olarak dahil edilir. Ek, Excel biçimindedir ve üç çalışma tablosu içerir. Müşteri ilgili kişilerine gönderilen iletiler için Alacak hesapları parametreleri sayfasında bir e-posta şablonu belirtilebilir.

• Bu sayfada seçilen kişinin ayarlanmış bir e-posta adresi yoksa bu düğme kullanılamaz.

11. Bir ekstre hazırlayın ve İlgili kişi alanında belirtilen adrese ekstre eklenmiş bir e-posta iletisi göndermek için Outlook'u açın. Müşteri ilgili kişisi belirtilmemişse müşterinin belirtilen birincil adres kullanılır. Birincil ilgili kişi belirtilmemişse, İlgili kişiler sayfasında listelenen ilk adrese e-posta iletileri gönderilir.

• Bu sayfada seçilen kişinin ayarlanmış bir e-posta adresi yoksa bu düğme kullanılamaz.

12. Müşteriye atanan satış grubu için satış temsilcisi olarak belirtilen çalışana bir e-posta iletisi gönderebileceğiniz Outlook'u açın. Hareketler seçilirse, bir ek olarak dahil edilirler. Ek, Excel biçimindedir ve iki çalışma tablosu içerir. Satış temsilcisine gönderilen iletiler için Alacak hesapları parametreleri sayfasında bir e-posta şablonu belirtilebilir.

• Bu sayfada görüntülenen satış temsilcisinin ayarlanmış bir e-posta adresi yoksa bu düğme kullanılamaz.

13. Müşteriye ilişkin hareketlere ait eylemleri görüntüleyin ve gerçekleştirin. Merkezi ödeme kullanıyorsanız, müşterinin yaşlandırma anlık görüntüsüne eklenen tüm tüzel kişilik bilgileri dahil edilir. Eylem bölmesindeki seçili grupta Şirket düğmesini kullanarak tüzel kişilik bilgilerini kısıtlayabilirsiniz.
14. Seçili hareketlerin tahsilat durumlarını değiştirin.

• İtiraz edilmedi : Hareket için herhangi bir tahsilat işlemi gerçekleşmedi.
• İhtilaflı – Müşteri, işlemle ilgili bir sorun olduğunu size bildirdi.
• Ödeme sözü verildi – Müşteri, işlem tutarını ödemeyi kabul etti.
• Çözüldü – İşlemle ilgili tüm sorunlar çözüldü ve ek tahsilat işlemine gerek yok.

15. Bir menü açın ve bu sayfada görüntülenecek hareketleri belirtmek için aşağıdaki öğelerden birini seçin:

• Açık : Yalnızca kapatılmamış hareketleri görüntüler.
• Açık ve kapalı : Hem kapatılan hem de kapatılmayan tüm işlemleri görüntüleyin.

16. Seçilen ödemeyi yetersiz fon (NSF) ödemesi olarak işleme koyar.

• Bu düğme yalnızca seçili hareket bir ödeme günlüğünde girilmiş bir ödemeyse (faturasız alacak bakiyesiyse), hareket için bir banka hesabı atandıysa ve ödeme önceden iptal edilmemişse kullanılabilir .

17. Seçili hareketleri silin.
18. Birbirleriyle kapatmak için seçilen hareketleri işaretleyin.
19. Seçili hareket için belgeyi görüntüleyebileceğiniz ve yazdırabileceğiniz Orijinal belge sayfasını açın.
20. Aşağıdaki öğeleri içeren menüyü açın:

• Koleksiyonlar – Yalnızca Koleksiyonlar sayfasında oluşturulan etkinlikleri görüntüleyin.
• Tümü : Etkinliklerin nerede oluşturulduğuna bakılmaksızın müşteri için tüm etkinlikleri görüntüleyin.

21. Aşağıdaki öğeleri içeren menüyü açın:

• Açık – Yalnızca kapatılmamış etkinlikleri görüntüler.
• Açık ve kapalı : Durumlarından bağımsız olarak tüm etkinlikleri görüntüleyin.

22. Müşteriye atanan tahsilat vakalarını seçin veya bu alanı boş bırakın. Bir vaka seçilirse, yalnızca bununla ilişkili hareketler ve işlemler bu sayfada görüntülenir.
23. Listeyi göster'i seçin.
24. Bir müşteri hesabı seçin veya varsayılan girişi kabul edin. Varsayılan olarak liste sayfasındaki veya bu sayfayı açtığınız sayfadaki seçili müşteri hesabıdır. Sayfayı bir liste sayfasından açtıysanız, listedeki müşteriler listesi sayfasında kullanılan tahsilatlar havuzuna eklenmiş müşterilerdir.