Görev yönetimi

Görev yönetimi, çalışanları işe almak (eklemek), sonlandırmak (çıkarma) ve aktarma (geçiş) için tamamlanması gereken görevler oluşturmanıza yardımcı olur. Görev yönetimi, denetim listeleri kavramını kullanır. Kontrol listesi, kuruma katılım, kurumdan ayrılma veya geçiş görevlerini içeren bir listedir. Görev yönetimi, görevleri birlikte gruplandırmak ve kişilere veya gruplara atamak için denetim listelerini kullanır. Ekleme, çıkarma ve geçişler için denetim listesi işlevi benzerdir.

Denetim listesine genel bakış

Denetim listesi bir görev grubudur. Denetim listeleri, görevleri gruplandırmak için esnek bir yol sağlar ve bunları yeniden kullanabilirsiniz (örneğin, ek çalışanları işe aldığınızda). Gereksinim duyduğunuz kadar çok sayıda denetim listesi oluşturabilir ve aynı görevleri birden çok denetim listesine atayabilirsiniz.

Examples

Aşağıdaki örneklerde, ekleme işleminde denetim listelerini nasıl kullanabileceğiniz gösterilmektedir. Ancak ekleme, çıkarma ve geçişler için denetim listesi işlevi benzer olduğundan bilgiler, çıkarma ve geçiş işlemleri için de geçerlidir.

Ekleme işleminin bir parçası olarak, İnsan kaynakları (İK) uzmanları gelen ve son işe alınan çalışanların ekleme ilerlemesini izleyen görevler oluşturabilir. Ekleme işlemi, çalışanın konumuna veya coğrafi konumuna bağlı olarak değişebileceğinden, farklı işe alma durumlarını karşılamak için çoklu ekleme listesi oluşturabilirsiniz.

Örnek 1

Amerika Birleşik Devletleri'nde işe alınan her çalışan, vergi stopaj formlarını doldurma gibi görevleri tamamlamalıdır. Ancak, şirket arabası atanması gibi görevler yalnızca yönetim düzeyi personele uygulanabilir. Bu durumda iki işe alıştırma kontrol listesi oluşturun: ABD merkezli çalışanlar ve yalnızca yöneticiler. Ardından, Amerika Birleşik Devletleri'nde orta düzey bir yönetici işe aldığınızda ABD merkezli çalışanlar denetim listesini seçin. Ancak, Amerika Birleşik Devletleri’nde bir yönetici işe alırken, gerekli tüm işe başlatma görevlerinin tamamlandığından emin olmak için her iki kontrol listesini de seçin.

Örnek 2

Bir şirketin hem mevsimsel çalışanları hem de düzenli olarak tam zamanlı çalışanları vardır. Bazı görevler (yeni çalışanın varış süresini doğrulama gibi) her iki türden çalışan için geçerlidir ancak bazı ek görevler yalnızca düzenli olarak tam zamanlı çalışanlar için geçerlidir. Bu durumda iki denetim listesi oluşturun. Her iki denetim listesi de mevsimsel ve düzenli tam zamanlı çalışanlara uygulanan görevleri içerir, ancak yalnızca bir kontrol cetveli düzenli tam zamanlı çalışanlara özgü görevleri içerir.

Görev yönetimi çalışma alanı

Görev yönetimi çalışma alanı, ekleme, çıkarma ve geçiş işlemlerinde kişilere atanan tüm görevleri listeler. Bir işlemle ilgili görevleri görüntülemek için, sol üst köşedeki uygun sekmeyi seçin: Ekleme, Çıkarma veya Geçişler. Varsayılan olarak, Görev yönetimi çalışma alanına yalnızca İK uzmanları erişebilir.

Ekleme sekmesi, gelen çalışanları gösteren Yakında başlıyor listesini ve yeni işe alınan çalışanları gösteren Yeni işe alınanlar listesini içerir. Her iki listede de yalnızca bir çalışan seçebilirsiniz. Bir çalışan seçtiğinizde, o çalışanın ekleme ile ilişkili olduğu tüm görevler sayfanın sağ tarafında gösterilir. Ekleme sekmesi ayrıca gelen veya son işe alınan çalışanların tüm görevlerini gösteren bir Tüm görevler listesi de içerir. Son olarak ise, süresi geçen görevlerin bir listesini ve geçerli kullanıcıya atanan görevlerin listesini içerir.

Çıkarma sekmesi, şirketten çıkan çalışanların listesini ve şirketten zaten çıkış yapmış olan çalışanların listesini içerir. Her iki listede de yalnızca bir çalışan seçebilirsiniz. Bir çalışan seçtiğinizde, o çalışanın çıkarma ile ilişkili olduğu tüm görevler gösterilir. Çıkarma sekmesi ayrıca çıkan veya çıkmış çalışanların tüm görevlerini gösteren bir Tüm görevler listesi de içerir. Son olarak ise, süresi geçen görevlerin bir listesini ve geçerli kullanıcıya atanan görevlerin listesini içerir.

Geçişler sekmesi, pozisyon değiştiren veya yakın zamanda pozisyonlarını değiştiren tüm çalışanlar için tüm görevleri gösteren tüm görevler listesini içerir. Ayrıca süresi geçmiş görevlerin listesi ve geçerli kullanıcıya atanan görevlerin listesi de vardır.

Her üç sekmede İK asistanları ve yöneticiler aşağıdaki faaliyetleri tamamlayabilir:

• Bir çalışana denetim listesi uygulama
• Görevin durumunu güncelleştirme
• Görevi yeniden atama
• Görevin son tarihini güncelleştirme

Note

Varsayılan olarak, Ekleme sekmesi, son yedi gün içinde işe alınan çalışanları gösterir. Bu ayarı değiştirmek için, İnsan kaynakları parametreleri sayfasında, Genel sekmesinde En son işe alımlar için bir zaman dilimi belirleyin. En son işe alımlar listesindeki bilgiler belirli sayıda gün, ay veya yıl için gösterilebilir. Örneğin, son 14 günde işe alınan çalışanların listesini görüntülemek için Dönem alanını 14 olarak ve Birim alanını Gün olarak ayarlayın. Human resources parametreleri sayfasında, Çıkarma sekmesinde gösterilen çıkan ve çıkmış çalışanlara ait tarih aralığını da güncelleştirebilirsiniz. Bu ayarlar Personel yönetimi çalışma alanında da geçerlidir.

Görevleri ayarlama

Görevleri tek olarak oluşturup birden çok denetim listesinde yeniden kullanabilirsiniz. Görev oluşturmak için, Ekleme kurulumu sayfasında, Görevler sekmesinde, Yeni'yi seçin.

Görevi seçip ardından menüden Denetim listelerine uygula'yı seçerek oluşturulan bir görevi birden çok denetim listesine atayın.

Alternatif olarak, görevleri doğrudan bir denetim listesine ekleyebilirsiniz. Bir denetim listesine görev eklemek için, Ekleme kurulumu sayfasında, Denetim listesi sekmesinde, görevi eklemek için yeni bir denetim listesi oluşturun veya görevi varolan bir denetim listesine ekleyin.

Kitaplıktaki bir görevi düzenlemek için görev kitaplığı menüsünden Düzenle'yi seçin. Görev herhangi bir denetim listesiyle ilişkiliyse, Görevi düzenle sayfasında bu denetim listeleri gösterilir. Denetim listelerindeki görevleri düzenlemelerle güncelleştirmek istiyorsanız, Denetim listelerine uygula bölümünde bu denetim listelerini seçin.

Kitaplıktan görevleri silmek için Sil seçeneğini belirleyin. Bir görev herhangi bir denetim listesiyle ilişkilendirilmişse, bu eylem söz konusu denetim listesinden görevi silmez. Görevi ayrı bir eylemde denetim listesinden kaldırmanız gerekir.

Note

Bir görevi doğrudan bir denetim listesine eklerseniz diğer denetim listelerinde bunu yeniden kullanamazsınız.

Aşağıdaki tablo, iki yöntemden birini kullanarak görev oluşturduğunuzda kullanılabilir olan alanları tanımlar.

Alan	Açıklama
Görev	Görevin adını girin.
Açıklama	Görevin bir açıklamasını girin.
Optional	Görevin isteğe bağlı olup olmadığını ve yalnızca bilgilendirme amaçlı olup olmadığını belirtin.
Görev bağlantısı	Harici bir web sayfasının veya kullanıcının görevi tamamlaması gereken uygulamada belirli bir sayfanın URL'sini girin. Daha fazla bilgi için bkz. Görev bağlantıları bölümü.
Atama türü	Görevleri belirli bir çalışana, pozisyona veya pozisyon grubuna, etkilenen çalışanın yöneticisine (yani, ekleme, çıkarma veya geçiş sürecinin parçası olan çalışana) veya etkilenen çalışana atayın. Atama tipini seçin. Daha fazla bilgi için bkz. Atama tipleri bölümü.
Atanan	Görevi atanacak olan belirli bir çalışanı, pozisyonu veya pozisyon grubunu seçin.
İlgili kişi	Görevle ilgili sorular varsa bağlantı kurulacak kişiyi belirtin.
Son tarih sapması	Görevin sona ermesi sırasında ekleme, sonlandırma veya geçiş tarihinden önceki veya sonraki gün sayısını belirtin. Daha fazla bilgi için bkz. Görev son tarihleri ve Son tarih sapması alanı bölümü.
Yönergeler	Görevi tamamlamaya yönelik talimatları girin. Daha fazla bilgi için Talimatlar bölümüne bakın.

Görev bağlantıları

Görev bağlantısı, Dynamics 365 uygulamasında harici bir web sayfasına veya bir sayfaya bağlantı sağlar. Göreve atanan kişinin görevi tamamlamak için belirli bir web sayfasına veya Dynamics 365 uygulamasındaki belirli bir sayfaya gitmesi gerekiyorsa bir görev bağlantısı belirtin. Görev bağlantısı oluşturduğunuzda aşağıdaki seçeneklerden birini belirleyin:

• Menü öğesi – Dynamics 365 uygulamasındaki tüm sayfaların listesini göstermek için bu seçeneği belirleyin. Listede bir sayfa seçin.

• URL – Bu seçeneği belirleyin ve göreve atanan kişinin gitmesini istediğiniz web sayfasının URL'sini girin. Belirtilen sayfa, Dynamics 365 uygulamasının parçası olmayan bir sayfa olabilir.

• Çalışan ayrıntıları – Bu seçeneği belirlerseniz, aşağıdaki seçeneklerden birini belirleyin:

  • Çalışan self servis eylemleri – Bu seçenek, Çalışan self servis'de bulunan sayfaların listesini gösterir. Eklenen çalışana atanmış görevin, Çalışan self servis'te tamamlanması gerekiyorsa kullanın. Örneğin, çalışanın kendi kişisel ilgili kişi bilgilerini girmesini istiyorsanız, Çalışan self servis eylemleri'ni seçin ve Kişisel Ayrıntılar>Kişisel Bilgiler'i seçin.
  • Çalışan yönetim eylemleri – Bu seçenek, çalışanın kaydıyla ilişkili olan, ancak çalışanların erişemediği sayfaların listesini gösterir. Örneğin, görev sahibinin ücret bilgileri gibi eklenen bir çalışana özgü bilgileri girmesini istiyorsanız , Çalışan yönetimi eylemleri'ni ve ardından Dengeleme>Sabit dengelemesi'ni seçin.

Atama türleri

Bir çalışan işe alındığında, işten çıkarıldığında veya transfer edildiğinde, bir veya daha fazla onay listesi seçilebilir. Denetim listesi seçildikten ve işe alma, sonlandırma veya aktarım işlemi tamamlandıktan sonra, görevler oluşturulur ve ilerlemeyi izlemek için kullanıcılara atanır.

Görev oluşturulduğunda, belirli bir kullanıcıya atanır. Görevin atandığı kullanıcı, o görev için seçilen atama türüne bağlıdır. Aşağıdaki değerler, Atama türü alanında kullanılabilir:

• Çalışan – Görevi belirli bir çalışana atayın. Bu değeri seçtikten sonra, Atanan kişi alanında çalışanı seçin.

• Konum – Görevi belirli bir konuma atayın. Bu değeri seçtikten sonra, Atanan kişi alanında konumu seçin.

  Örneğin, bt mühendisi her zaman yeni bir çalışan için dizüstü bilgisayar hazırlamakla sorumludur. Bu durumda dizüstü bilgisayar yapılandırması görevini oluştururken atama türü olarak Pozisyon'u ve ardından pozisyon olarak BT mühendisi'ni seçin. Ardından, bir çalışanı işe alıp denetim listesini atadığınızda, dizüstü bilgisayar yapılandırma görevi, işe alma eyleminin girildiği sırada BT mühendisi konumunda olan çalışana atanır.

• Grup – Görevi bir pozisyon grubuna atayın (atama grubu). Bu değeri seçtikten sonra, Atanan kişi alanında grubu seçin. Daha fazla bilgi için, bkz. Atama grupları ayarlama (İsteğe bağlı) bölümü.

• Yönetici -Görevi; işe alınan, işten çıkarılan veya aktarılan çalışanın yöneticisine atayın.

  Important

  Bir denetim listesi uygulandığında; işe alınan, işten çıkarılan veya transfer edilen çalışana herhangi bir konum atanmamışsa yönetici saptanamaz. Bu durumda, görev denetim listesi sahibine atanır. Daha fazla bilgi için bkz. Denetim listelerini ayarlama bölümü.

• Çalışan - İşe alınan, sonlandırılan veya transfer edilen çalışanı atayın.

Görev son tarihleri ve Son tarih sapması alanı

Görev son tarihleri, istihdam başlangıç tarihi, sonlandırma tarihi veya geçiş tarihine dayanır. Diğer görevlerin daha sonra tamamlanması için, bazı görevlerin bir çalışanın başlangıç tarihinden önce tamamlanması gerekir. Bir görev tanımlarken, Başlangıç tarihi, sonlandırma tarihi veya geçiş tarihine göre bir son tarih belirtmek için Son tarih kaydırma alanını ayarlayın. Örneğin, bir BT mühendisi bu çalışanın başlangıç tarihinden iki gün önce yeni bir çalışan için dizüstü bilgisayar hazırlaması gerekir. Bu durumda, dizüstü bilgisayar konfigürasyon görevini oluşturduğunuzda, Son tarih sapmaalanını -2 olarak ayarlayın. Ardından, bir çalışanın başlangıç tarihi 5 Mayıs ise, görevin son tarihi 3 Mayıs'tır.

Note

Görevi oluşturduktan sonra son tarihleri ayarlayabilirsiniz.

Son tarihler, denetim listesiyle ilişkilendirilmiş takvime göre hesaplanır. Daha fazla bilgi için bkz. Denetim listelerini ayarlama bölümü.

Yönergeler

Karmaşık görevler birden çok adım gerektirebilir veya görevi gerçekleştiren kişinin ek bilgi sağlaması gerekebilir. Yönergeler alanına, göreve atanan kişinin görevi tamamlamasına yardımcı olacak yönergeleri veya ek bilgileri girin.

Denetim listelerini ayarlama

Denetim listesi bir görev grubudur. İhtiyacınız olan sayıda denetim listesi oluşturabilir ve aynı görevleri birden çok denetim listesine atayabilirsiniz.

Denetim listesinde yeni bir görev oluşturmak için Görevler menü çubuğundan Yeni'yi seçin. Yeni bir görev oluşturduğunuzda, birden çok denetim listesi arasında paylaşılabilmesi için görev kitaplığına eklemeyi seçebilirsiniz. Görevi kitaplığa yalnızca Görevi kitaplığa uygula seçeneği Evet olarak ayarlanmışsa ekleyebilirsiniz. Görevi görev kitaplığına eklerseniz Denetim listelerine uygula bölümünde bu denetim listelerini seçerek aynı anda diğer denetim listelerine de ekleyebilirsiniz. Görevi kitaplığa eklemezseniz, görev yalnızca içinde oluşturduğunuz denetim listesinde bulunur.

Denetim listesindeki bir görevi düzenlemek için Düzenle'yi seçin. Görev herhangi bir denetim listesiyle ilişkiliyse, bu denetim listeleri Görevi düzenle sayfasında görünür. Diğer denetim listelerindeki görevlerin düzenlemelerle güncelleştirilmesini istiyorsanız Denetim listelerine uygula bölümünde bu denetim listelerini seçin.

Denetim listesinden görevleri kaldırmak için Kaldır'ı seçin. Bu eylem yalnızca görevleri denetim listesinden kaldırır. Bunları görev kitaplığından silmez. Kitaplıktan bir görevi silmek için görev kitaplığı sayfasına gidin ve Sil'i seçin.

Bir denetim listesi oluşturduğunuzda, bir sahip ve takvim belirtirsiniz.

Görevin Atama türü alanı Konum, Yönetici veya Grup olarak ayarlanmışsa ancak atama türünden belirli bir kişi türetilemiyorsa, görev denetim listesi sahibine atanır. Görevlerin denetim listesi sahibine atandığı durumlara bazı örnekler aşağıda verilmiştir:

• İşe alınan veya işten çıkarılan çalışana bir konum atanmaz. Çalışanın pozisyon ataması olmadığından yönetici belirlenemez.
• Atama türü alanı Pozisyon olarak ayarlanmıştır ancak görev oluşturulduğu sırada pozisyona herhangi bir çalışan atanmamış. Örneğin, Dizüstü Bilgisayar Kurma görevi, pozisyon numarası 000876 ( Teknik Destek Uzmanı) olarak atanır. Bir çalışanın işe alma sırasında, pozisyon 000876'ya hiçbir çalışan atanmaz. Bu nedenle, denetim listesi sahibi için bir görev oluşturulur.
• Atama türü alanı Grup olarak ayarlanmıştır ancak görev oluşturulduğu sırada gruptaki pozisyonlara herhangi bir çalışan atanmamış.

Denetim listesi için belirtilen takvim, bu denetim listesinin parçası olan görevlerin son tarihini hesaplamak için kullanılır. Çalışma ve çalışma dışı günler takvim kurulumunda tanımlanır. Görevlerin son tarihi hesaplandığında ve çalışma dışı günler hariç tutulduğunda çalışma günleri dahil edilir. Çalışma dışı günler hafta sonlarını ve tatilleri içerir.

Takvimi ayarladıktan sonra bir denetim listesi şablonuyla ilişkilendirin. Bu şekilde, denetim listesindeki tüm görevlerin son tarihi aynı şekilde hesaplanır. Birden çok takvim ayarlayabilirsiniz, ancak her denetim listesi yalnızca bir takvimle ilişkilendirilebilir.

Atama grupları ayarlama (İsteğe bağlı)

Bazen bir görevden bir grup kişi sorumlu olur. Örneğin, dizüstü bilgisayarların yeni kişiler için hazırlanmasından bir grup BT çalışanı sorumlu olabilir.

Atama grubu ayarlamak için şu adımları izleyin:

1. Grup ataması sayfasında, Yeni'yi seçin.
2. Bir ad (örneğin, BT dizüstü bilgisayar) ve grup için bir açıklama girin.
3. Kaydetseçeneğini seçin.
4. Üyeler hızlı sekmesinde Ekle'yi seçin.
5. Pozisyonlar alanında, görevden sorumlu tüm pozisyonları seçin.

Atama grubu oluşturulduktan sonra, görev oluşturulduğunda kullanılabilir. Bir görev için belirli bir grup seçmek üzere, Atama türü'nde Grup seçmeniz gerekir. Oluşturduğunuz grup bundan sonra Atanan kişi alanında seçilebilecek.

Important

Görev bir gruba atanmışsa, gruptaki bir kişi bunu tamamladığında görev Tamamlandı olarak işaretlenir. Görevler işe alma, sonlandırma veya geçiş sırasında oluşturulur. Bunlar, gruba dahil edilen pozisyonlara atanan kullanıcılar için oluşturulur.

Görev grupları ayarlama (İsteğe bağlı)

Ekleme, çıkarma veya geçiş işlemi birçok görev içerebilir. Tüm gerekli görevleri bir denetim listesine atamayı kolaylaştırmak için, ilgili görevleri kategorilere ayırmak için isteğe bağlı görev grupları oluşturun. Örneğin, yeni bir çalışan için İK, BT ve Maaş bölümlerinin her birinin özel görevleri olması gerekir. Bu nedenle, aşağıdaki görev gruplarını oluşturursunuz: İK, BT ve Maaş. Daha sonra, bir görev oluşturduğunuzda, bu görev gruplarından birini bununla ilişkilendirebilirsiniz.

Bir görevi denetim listesine eklemek istediğinizde, görev listesini istenen görevin atandığı görev grubuna göre filtreleyin. Örneğin, bir kontrol cetveli şablonu oluşturduğunuzda, listeye filtre uygulayabilir ve yalnızca BT görev grubuna atanmış BT görevlerinin gösterilmesini sağlayabilirsiniz. Bu nedenle, yalnızca ilgili BT görevlerinin seçildiğinden emin olabilirsiniz.

Denetim listelerini kullanma

Bir çalışan işe alındığında, işten çıkarıldığında veya transfer edildiğinde bir veya daha fazla onay listesi seçilebilir. Görev bitiş tarihleri ve çalışan atamaları işe alma, sonlandırma veya geçiş işlemi tamamlandıktan sonra oluşturulur. Örneğin, İşe alma veya İşe alma ve ayrıntı ekleme düğmesini seçtiğinizde, görevler, atama türüne göre bireyler için oluşturulur.

Her göreve, çalışanın işe başlama tarihinden son teslim tarihi farkını ekleyerek veya çıkararak bir son teslim tarihi atayın. Daha fazla bilgi için bkz. Görev son tarihleri ve Son tarih sapması alanı bölümü.

Personel eylemleri kullanıyorsanız, görevler Tamamlandı düğmesi seçildiğinde veya eylem onaylandığında oluşturulur.

Görev yönetimi çalışma alanında, çalışanı basit liste sayfasında veya ayrıntılar sayfasında seçerek ve Denetim listesi uygula'yı seçerek bir çalışana denetim listesi uygulayabilirsiniz. Hedef tarih alanının değeri, görevlerin son tarihinin hesaplanmasında kullanılır. Genellikle, hedef tarih çalışanın işe alma, sonlandırma veya geçiş tarihiyle eşleşmelidir.

Ayrıca, Çalışan sayfasını açıp, menüden Denetim listeleri'ni seçerek bir çalışana denetim listesi uygulayabilirsiniz.

Görevleri tamamlama

Çalışan self servis sayfasında, bir çalışan kendine atanan tüm görevleri görüntüleyebilir. Atanan her görev için sayfada Görev, Açıklama, Yönergeler ve Kişi kişisi değerleri gösterilir. Ek olarak, her görev için çalışan, Dynamics 365 uygulamasında ilişkili harici web sayfasını veya ilişkili sayfayı açabilir.

Görevleri varsayılan panoda da görüntüleyebilirsiniz. Görevleri varsayılan panoda görüntülemek için:

1. Kullanıcı Seçenekleri – Tercihler – Görev Yönetimi'ne gidin.
2. Varsayılan panoda görevleri görüntüle seçeneğini Açık olarak ayarlayın.

Note

Seçeneğin Kullanıcı seçenekleri'nde görüntülenmesi için, Özellik yönetimi'nde Görev yönetimi özelliğinin açık olması gerekir.

Görevler, Devam ediyor, İptal edildi veya Tamamlandı olarak işaretlenebilir. Bir gruba bir görev atandıysa, gruptaki bir kişi tamamladığında Tamamlandı olarak işaretlenir.

Ayrıca görevleri yeniden atayabilirsiniz.