Microsoft 365 çözümü kullanarak sözleşmeleri yönetme

Bu makalede, Microsoft 365'in Microsoft Syntex ve bileşenlerini kullanarak kuruluşunuz için sözleşme yönetimi çözümünün nasıl oluşturulacağı açıklanır. Benzersiz iş gereksinimlerinize uygun bir çözüm planlamanıza ve oluşturmanıza yardımcı olacak bir çerçeve sağlar. Bu çözüm sözleşme yönetiminden bahsetse de, iş veya fatura deyimleri gibi başka belge yönetimi çözümleri oluşturmak için uyarlayabilirsiniz.

İş sorununu tanımlama

Sözleşme yönetim sisteminizi planlamanın ilk adımı çözmeye çalıştığınız sorunu anlamaktır. Bu çözüm için dört önemli sorunun çözülmesi gerekir:

• Sözleşmeleri tanımlama. Kuruluşunuz faturalar, sözleşmeler, iş ekstreleri gibi birçok belgeyle çalışır. Bazıları e-posta yoluyla gönderilen dijital varlıklar, bazıları ise geleneksel postalar aracılığıyla gönderilen kağıt varlıklardır. Diğer tüm belgelerden tüm müşteri sözleşmelerini tanımlayıp bunları bu şekilde sınıflandırmak için bir yönteme ihtiyacınız vardır.

• Sözleşme onaylarının geçmişini izleyin. Kuruluşunuzun, sözleşmelerin onaylanıp onaylanmamış olup olmadığını ve ödemenin işlenip işlenmediğini bulmak için güvenilir bir yönteme ihtiyacı vardır.

• Sözleşme onaylarını yönetmek için site. Kuruluşunuzun tüm gerekli paydaşların sözleşmeleri kolayca gözden geçirebileceği işbirliğine dayalı bir site ayarlaması gerekir. Paydaşlar gerekirse sözleşmenin tamamını gözden geçirebilmeli, ancak çoğunlukla her sözleşmeden birkaç önemli alan (örneğin, müşteri adı, PO numarası ve toplam maliyet) görmeyi önemsemelidir. Paydaşlar gelen sözleşmeleri kolayca onaylayabilmeli veya reddedebilmelidir.

• Gözden geçirilmiş sözleşmeleri yönlendirme. Onaylanan ve reddedilen sözleşmelerin belirli bir iş akışı üzerinden yönlendirilmesi gerekir. Onaylanan sözleşmelerin ödeme işleme için bir iş ortağı uygulamasına yönlendirilmesi gerekir. Reddedilen sözleşmelerin ek gözden geçirme için yönlendirilmesi gerekir.

Çözüme genel bakış

Bu sözleşme yönetimi çözümü kılavuzu, Microsoft 365'in dört bileşenini içerir:

• Microsoft Syntex: Sözleşme dosyalarınızı tanımlamak ve sınıflandırmak ve ardından bunlardan uygun verileri ayıklamak için modeller oluşturun.

• Microsoft SharePoint listeleri: Sözleşmeleri iş dostu bir biçimde sunmak için modern SharePoint listelerinde sağlanan biçimlendirmeyi kullanın.

• Microsoft Teams: Proje katılımcılarınızın sözleşmeleri gözden geçirmesine ve yönetmesine olanak sağlamak için Teams kanalının ve ilişkili sekmelerin işlevselliğini kullanın.

• Power Automate: Sözleşmeleri onay süreci boyunca ve ardından ödeme için üçüncü taraf bir uygulamaya yönlendirmek için akışları kullanın.

Her şey nasıl çalışır?

1. Belgeler bir SharePoint belge kitaplığına yüklenir. Belge kitaplığına bir Syntex yapılandırılmamış belge işleme modeli uygulandı. Aranacak şekilde eğitilen bir "sözleşme" içerik türüyle eşleşip eşleşmediğini görmek için her dosyayı denetler. Eşleşme bulursa, dosyayı "sözleşme" olarak sınıflandırır ve belgenin içerik türünü güncelleştirir.

2. Model ayrıca paydaşların görmekle ilgilendiği her sözleşme dosyasından Müşteri, Yüklenici ve Ücret tutarı gibi belirli verileri çeker.

   Aşağıdaki sayfada modelin tanımlamak üzere eğitilmiş olduğu bir sözleşme örneği verilmiştir.

   

3. Microsoft Teams'de tüm paydaşlar, belge kitaplığındaki tüm sözleşmelerin onay veya reddedilmek üzere görünür olduğu güvenli bir Teams kanalının üyeleridir. Teams işlevselliği kullanılarak, yeni sözleşmelerin gözden geçirilmesi gerektiğinde tüm paydaşlara bildirim gönderilir.

4. Power Automate kullanılarak sözleşmeler Teams kanalındaki onay sürecine taşınır. Bir üye bir sözleşmeyi onayladığında, sözleşme durumu onaylandı olarak değiştirilir, tüm üyelere bir Teams gönderisi aracılığıyla bildirim gönderilir ve sözleşmenin ödemeye hazır olduğunu göstermek için bir satır öğesi oluşturulur. Bu işlem, ödeme için doğrudan üçüncü taraf bir finansal uygulamaya yazılacak şekilde uzatılabilir.

5. Bir üye bir sözleşmeyi reddettiği zaman, durum reddedildi olarak değiştirilir ve tüm üyeler bir Teams gönderisi aracılığıyla bildirilir.

6. Bu çözümün sonucu, kuruluşunuz için otomatik bir iş sürecidir. Çalışanlar, belgelerinizin onay iş akışını başlatmak ve izlemek için Teams'deki özel kutucuk görünümünü kolayca kullanabilir.

   

Lisans gereksinimleri

Bu çözüm, tümü Microsoft 365 Kurumsal (E1, E3, E5, F3) veya İş (Temel, Standart veya Premium) lisansının parçası olarak kullanılabilen aşağıdaki işlevlere dayanır:

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Syntex'i kullanmayı öğrenin

Microsoft Syntex'da yeni misiniz? Yapay zeka kullanarak içeriği yönetmek için Syntex'i kullanmayı öğrenin.

Microsoft Syntex giriş öğrenme yolu, hızlı ve kolay bilgi yönetimi için belgeleri sınıflandırmak, metin ayıklamak ve belgelerinizi etiketlemek için yapılandırılmamış, serbest biçimli ve yapılandırılmamış belge işleme modellerini nasıl kullanabileceğinizi öğretir.

Çözümü oluşturma

Sonraki bölümlerde sözleşme yönetimi çözümünüzü yapılandırma hakkında ayrıntılı bilgi verilecektir. Üç adıma ayrılmıştır:

• Adım 1. Sözleşme dosyalarını tanımlamak ve verileri ayıklamak için Microsoft Syntex kullanma
• Adım 2. Sözleşme yönetim kanalınızı oluşturmak için Microsoft Teams'i kullanma
• Adım 3. Anlaşmalarınızı işlemek üzere akış oluşturmak için Power Automate'i kullanma