Aracılığıyla paylaş

Senaryo: Microsoft 365 için belge işleme ile rutin belgeleri otomatik olarak oluşturma

Düzenli olarak oluşturulması gereken dosyalar için modern şablonlar oluşturmak için içerik derleme hizmetini kullanın. Dosyalar daha sonra el ile istek veya otomasyon aracılığıyla bu şablonlara göre oluşturulabilir.

Kullanılan özellikler:

  • İçerik derlemesi
  • SharePoint listeleri
  • Power Automate

Üretim ortamında bilgisayar kullanan genel bir iş insanının görüntüsü.

Rutin bakım raporları

günlük denetim veya bakım raporlarının oluşturulmasını otomatikleştirmek için içerik derlemesini kullanabilirsiniz. Bu raporlar genellikle, inceleme sonrasında kullanıcı tarafından girilen belirli alanlara veya değerlere sahip çok sayıda standartlaştırılmış metne sahiptir.

Bugün, kullanıcılar parçaları fiziksel olarak inceler ve bir liste ya da form ya da fiziksel kağıt raporları doldurur. Bu, bu verilerin daha fazla kullanılabilecek dijital içeriğe dönüştürülmesi için daha fazla çalışma yapılmasına neden olur.

Belge işleme çözümü uygulamak için:

Belge işlemeyi kullanarak rutin belgeler oluşturma adımlarını gösteren diyagram.

  1. Raporları depolamak istediğiniz bir belge kitaplığı ayarlayın. 

  2. Ön cephe çalışanları tarafından doldurulması gereken sütunları içeren bir SharePoint listesi ayarlayın. 

  3. Belge kitaplığına gidin ve var olan bir raporu kullanarak modern bir şablon oluşturun. Ön cephe çalışanları tarafından girilen değerler için alanlar oluşturun. Alanları daha önce ayarladığınız SharePoint listesinin sütunlarıyla ilişkilendirin. 

  4. Şimdi belge oluşturmak için eylemini kullanarak bir Power Automate akışı oluşturun ve tetikleyiciyi kullanarak listedeki öğeleri alın. Bu eylem, ön cephe çalışanı tarafından listeye yeni bir girdi eklendiğinde yeni bir rapor oluşturulmasını sağlar. 

  5. Microsoft Forms kullanarak, ön çalışanlar için listeye değer girmeleri veya değerleri eklemeleri için listenin kendisini kullanıma sunmaları için bir form oluşturabilirsiniz. 

Artık ön cephe çalışanlarının forma girdiği değerlere göre oluşturulduklarında tüm günlük raporları gözden geçirebilirsiniz. 

Not

Bu örnekte veri kaynağı olarak SharePoint listesi kullanılıyor olsa da, gerekli Power Automate bağlayıcısına erişiminiz varsa belge oluşturmak için herhangi bir veri kaynağını tetikleyici olarak kullanabilirsiniz. 


Belge işleme için diğer senaryolara ve kullanım örneklerine bakın

  • Last updated on