Aracılığıyla paylaş

SharePoint eSignature'ı ayarlama

  • Makale

Not

SharePoint eSignature, ABD pazarında kullanılabilir. Kiracının konumu ABD ise, bu kiracı için SharePoint eSignature kullanılabilir. ABD'de bulunan, çok coğrafi özellikli kiracılar için eSignature yalnızca ev coğrafi bölgesinde kullanılabilir. SharePoint eSignature bu yılın ilerleyen bölümlerinde diğer bölgelerde kullanıma sunulacaktır.

SharePoint eSignature hizmeti Microsoft 365 yönetim merkezinde ayarlanır. Başlamadan önce Başlamadan önce bölümünü okuyarak bu özelliğin gereksinimlerinize uygun olup olmadığını belirleyin.

Önkoşullar

Lisanslama

SharePoint eSignature'ı kullanabilmeniz için önce Syntex kullandıkça öde'de bir Azure aboneliğini bağlamanız gerekir. Syntex'teki taksonomi etiketleme işlemlerin türüne ve sayısına göre faturalandırılır.

İzinler

Microsoft 365 yönetim merkezine erişebilmek ve SharePoint eSignature'ı kurabilmek için SharePoint Yöneticisi veya Genel Yönetici olmanız gerekir.

Önemli

Microsoft, rolleri en az izinle kullanmanızı önerir. Bu, kuruluşunuzun güvenliğini artırmaya yardımcı olur. Genel Yönetici, mevcut bir rolü kullanamıyorsanız acil durum senaryolarıyla sınırlı olması gereken yüksek ayrıcalıklı bir roldür.

Not

Dış alıcılardan imza isteğinde bulunacaksanız, SharePoint ve OneDrive ile konuk paylaşımı için Microsoft Entra B2B tümleştirmesini etkinleştirmeniz gerekir. Dış alıcılar kuruluşunuzun dışındaki kişilerdir ve kiracınıza konuk olarak eklenir. Microsoft Entra B2B, konukların kimlik doğrulaması ve yönetimini sağlar. Daha fazla bilgi için bu makalenin devamında yer alan Dış alıcılar bölümüne bakın.

SharePoint eSignature'ı ayarlama

  1. Microsoft 365 yönetim merkezinde Kurulum'u ve ardından Microsoft Syntex ile içerik yapay zekası kullan'ı seçin.

  2. Microsoft Syntex ile içerik yapay zekası kullan sayfasında Microsoft Syntex'i yönet'i seçin.

  3. Microsoft Syntex'i Yönet sayfasında eSignature'ı seçin.

  4. Mevcut müşteriler için hizmet koşullarını okuyun ve ardından Aç'ı seçerek hizmeti etkinleştirin.

  5. Yeni Syntex müşterileri için, faturalama bilgilerinizi girip hizmet koşullarını kabul ettikten sonra SharePoint eSignature hizmeti açılır. eSignature sayfasında:

    • Hizmeti kapatmak için Kapat'ı seçin.
    • Hizmetin kullanılabilir olduğu siteleri yönetmek için bkz. Siteleri yönetme.

Siteleri yönetme

Varsayılan olarak, SharePoint eSignature tüm SharePoint sitelerindeki kitaplıklar için açıktır. Kullanıcıların eSignature kullanabilecekleri siteleri sınırlamak için bu adımları izleyin.

  1. Microsoft Syntex'i Yönet sayfasında eSignature'ı seçin.

  2. eSignature panelinde, Syntex eSignature'ın açık olduğu SharePoint kitaplıkları'nın altındaSiteleri seç'i seçin.

    a. Bu hizmetin hangi site veya siteler için etkinleştirilmesi gerektiğini seçin.

    b. Bu hizmete kullanıcı erişimini kısıtlamak için Seçili sitelerde SharePoint kitaplıkları veya Kitaplıkları yok'u seçin ve yönergeleri izleyerek siteleri seçin veya en fazla 100 site listeleyen bir CSV dosyasını karşıya yükleyin. İçerik merkezi sitenizin eklenmesini istiyorsanız bu siteyi eklediğinizden emin olun. Ardından, seçtiğiniz siteler için site erişim izinlerini yönetebilirsiniz.

    c. Kaydet'i seçin.

Not

Microsoft 365 kiracısında ilk eSignature isteğinin yürütülmesi normalden biraz daha uzun sürebilir. Birkaç saniye ile birkaç dakika sürebilir; ancak sonraki istekler normal şekilde yürütülür. Yöneticilerin bir SharePoint sitesinde son kurulum adımı olarak ilk eSignature isteğini oluşturmasını öneririz.

eSignature'ı kapatma

  1. Microsoft Syntex'i Yönet sayfasında eSignature'ı seçin.

  2. SharePoint eSignature açıksa Bir Kapat düğmesi görünür. SharePoint eSignature'ı kapatmak için Kapat'ı seçin.

Dış alıcılar

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B, konukların kimlik doğrulaması ve yönetimini sağlar. Dış imzalayanlar veya alıcılar kiracınızda konuk olarak kabul edilir. Kuruluşunuzun dışındaki imzalayanlara istek gönderebilmek için SharePoint ve OneDrive için Microsoft Entra B2B tümleştirmesini etkinleştirmeniz gerekir.

Kimlik Doğrulama

Dış alıcıların imza için bir belgeye erişebilmeleri için önce kimlik doğrulamasına ihtiyaçları olabilir. Dış alıcılar için gereken kimlik doğrulama türü, konuk kullanıcılar için SharePoint düzeyinde veya kiracı düzeyinde yapılandırmaya bağlıdır. Ayrıca, dış kullanıcı Microsoft 365 kiracısı olan bir kuruluşa aitse, belgeyi imzalamaya çalışırken kuruluşunun kurulumunun kimlik doğrulama deneyimini etkilemesi mümkündür. Daha fazla bilgi için bkz. Sitedeki konuklarla işbirliği.

Koşullu erişim

Belirli koşullu erişim , dış alıcıların (kuruluşunuzun veya Microsoft 365 kiracısının dışındaki imzalayanların) belgeyi imzalayıp imzalayamayacağını belirleyebilir. Yönetici kurulumuna bağlı olarak, dış imzalayanlar imza için belgeye erişemeyebilir ve belgeyi okuyamayabilir. Diğer bazı durumlarda, imzalama için belgeye erişebilirler, ancak imzalama işlemi başarısız olur. Bunu çözmenin yaygın yollarından biri , Microsoft eSignature Hizmeti'ni Microsoft Entra yönetim merkezi aracılığıyla onaylanan uygulamalar listesine eklemektir.

Belge depolama ve saklama

Belge depolama

SharePoint eSignature, istekte bulunan bir kullanıcının eSignature'ın etkinleştirildiği SharePoint kitaplığına kaydedilmiş bir PDF belgesinden imza isteği başlatmasına olanak tanır. Tüm gerekli taraflar imzaladıktan sonra, SharePoint eSignature hizmeti imzalanan belgenin bir kopyasını özgün belgenin (kaynak klasör) klasörüne kaydeder. Gönderen, belgeyi görüntülemek için bir bağlantı ve imzalı belgenin kaydedildiği SharePoint klasörüne ayrı bir bağlantı içeren bir e-postada bildirilir.

İmza isteği gönderilmeden ve isteğin tamamlanmasından önce, gönderenin belgeye ve kaynak klasöre yazma iznine sahip olduğundan emin olmak için belirli denetimler yapılır. İmza isteği devam ederken izin değişirse, hizmet imzalanan belgenin bir kopyasını kaynak klasöre kaydedemeyebilir. Bu olay şu durumlarda gerçekleşebilir:

  • İsteği gönderenin artık kaynak klasöre erişimi yok. Örneğin, gönderenin erişimi, kaynak klasörün sahibi veya SharePoint yöneticisi tarafından iptal edilmiştir.

  • Gönderenin kaynak klasöre ilk yazma izni yalnızca görüntülemek üzere düşürüldü.

  • Kaynak klasör silindi.

Belge saklama

SharePoint'te bir belge için imza isteği oluşturulduğunda, SharePoint eSignature hizmeti belgenin çalışan bir kopyasını oluşturur. İmzalamaları için tüm alıcılara gönderilen bu çalışan kopyadır ve gönderenin isteklerinin durumunu nasıl izleyebildiğini gösterir. İsteğin çalışma kopyası SharePoint'teki gizli belge kitaplığında depolanır. İmza yalnızca tüm taraflar imzalandıktan sonra istek belgesinin çalışma kopyasına eklenir; aksi takdirde, taraflardan biri imzasını eklemiş olsa bile imzasız olarak görünür.

İsteğin çalışma kopyası beş yıl boyunca veya SharePoint veya kiracı yöneticisi tarafından ayarlanan belge saklama ilkesine uygun olarak depolanır ve saklanır. Bekletme ilkeleri hakkında daha fazla bilgi edinin.

İmza isteğiyle ilgili olarak gönderilen her e-posta bildirimi, alıcının belgeyi görüntülemesine, gözden geçirmesine ve imzalamasına olanak tanıyan bir URL bağlantısı içerir. İstek terminal durumuna ulaştığında (durum Tamamlandı, İptal Edildi veya Reddedildi olduğunda), alıcının belgeyi görüntülemesi, indirmesi ve tercih ettiği bir konumda depolaması için 30 günü vardır. Bağlantının süresi dolduktan sonra, belgeye erişmek için artık kullanılamaz.

Daha fazla koruma için, gönderen bir isteği iptal ettiğinde alıcılar istek belgesine erişimi hemen kaybeder. Alıcılar tarafından alınan e-posta bildirimi, isteği görüntülemek için bir URL bağlantısı içermez.