Bekletme ilkelerini kullanırken e-posta arşivle ve silme sorunlarını çözme

Makale
06/24/2024
Şunlara uygulanır:

Exchange Online, Microsoft Purview

Bu makalede, mesajlaşma kaydı yönetiminin (MRM) Exchange Online'de e-posta iletilerini doğru şekilde silmesini veya arşivlemesini engelleyen bazı yaygın sorunlar incelenmektedir. Ayrıca kök nedeni belirleme ve sorunları çözme adımlarını da sağlar.

Not

Bu sorun giderme adımları, birincil posta kutusunun şirket içinde barındırıldığı ve arşiv posta kutusunun Exchange Online olduğu Exchange karma dağıtımları için de geçerlidir. Bu tür dağıtımlarda, şirket içi Exchange Yönetim Kabuğu'nı kullanarak bu adımları gerçekleştirin.
Exchange Online'de, Yönetilen Klasör Yardımcısı (MFA), posta kutularını en az yedi günde bir işlenmek üzere ayarlanır. MFA genellikle posta kutularını her gün işlese de işlemin tamamlanması yedi güne kadar sürebilir. İşlemin çalışmasını beklemek yerine cmdlet'ini Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> çalıştırarak zorlayabilirsiniz.
MRM, 10 MB'tan küçük posta kutularını işlemez.
Hesap devre dışı bırakılmışsa ve posta kutusu türü normalse MRM posta kutusunu işlemez. Bu nedenle, uygulanan sonraki ayrı tutmalar Saklama İzleme Posta Kutusu Tanılama günlüklerinde gösterilmez.

Yaygın nedenler

MRM'nin bir posta kutusunu beklendiği gibi işlememe nedenlerinin çeşitli nedenleri vardır. Örneğin:

Posta kutusu bekletme saklamaya alınır. Yani, posta kutusunun RetentionHoldEnabled özelliği True olarak ayarlanır. Örneğin, posta kutusu PST İçeri Aktarma hizmeti kullanılarak geçirilir.
Posta kutusunun ElcProcessingDisabled özelliği True olarak ayarlanır. Bu ayar, MFA'nın posta kutusunu işlemesini engeller.
Posta kutusunda bir bekletme etiketi uygulanmış, ancak etiket şu anda devre dışı. Bu nedenle, posta kutusundaki iletiler hiçbir zaman arşivlenemez veya silinmez.
İşlenecek posta kutusu büyük ve birçok öğe içeriyor. Bu, MFA'nın içeriği daha yavaş bir hızda arşivlesine veya silmesine neden olabilir.
Posta kutusuna uygulanan bekletme ilkesi yalnızca kişisel etiketler içerir. Kullanıcı bu etiketleri el ile uygulamazsa, MRM posta kutusunu işlemeyebilir.

Sorun giderme

Posta kutusunun RetentionHoldEnabled özelliğini denetleyin

Posta kutusunun RetentionHoldEnabled özelliğini almak için Get-Mailbox cmdlet'ini kullanın. Özellik True olarak ayarlandıysa False olarak ayarlayın.

Posta kutusunun ElcProcessingDisabled özelliğini denetleyin

Posta kutusunun ElcProcessingDisabled özelliğini almak için Get-Mailbox cmdlet'ini kullanın. Özellik True olarak ayarlandıysa False olarak ayarlayın. Bu özellik hakkında daha fazla bilgi için bkz. ElcProcessingDisabled ile RetentionHoldEnabled arasındaki fark.

Posta kutusuna uygulanan bekletme ilkelerini ve etiketlerini gözden geçirin

Etkilenen posta kutusuna atanan bekletme ilkelerini ve etiketlerini denetlemek için Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy ve Get-Mailbox cmdlet'lerini kullanın.

İşte birkaç örnek:

Exchange Online kiracınızdaki tüm bekletme ilkelerini almak için aşağıdaki cmdlet'i çalıştırın:
```
Get-RetentionPolicy
```

Posta kutusuna atanan MRM ilkesine hangi ilke etiketlerinin eklendiğini denetlemek için aşağıdaki cmdlet'i çalıştırın:

Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

Posta kutusunun Ve atanan bekletme ilkesinin RetentionHoldEnabled özelliğini almak için aşağıdaki cmdlet'i çalıştırın:
```
Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*
```
Kullanıcının atanmış bekletme ilkesine önceden dahil edilenlere ek olarak hangi kişisel saklama etiketlerini kabul ettiğini denetlemek için aşağıdaki cmdlet'i çalıştırın:
```
Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox
```
Belirli bir bekletme ilkesi etiketinin ayrıntılarını gözden geçirmek için aşağıdaki cmdlet'i çalıştırın:
```
Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl
```

Devre dışı bırakılan veya eylemlerin hiçbir zaman arşive taşınamayacak veya hiçbir zamansilinmeyecek şekilde ayarlandığı bekletme etiketlerine dikkat edin. Bir etikete atanan süre, önceliğini belirlemede önemli bir faktördür. Bu nedenle, bu etiketler uygulanan diğer etiketlere göre öncelikli olduğundan, en uzun süreli etiketleri ( arşive hiçbir zaman taşıma veya hiçbir zaman silme gibi) denetleyin.

Not

Posta kutusunun tamamı için geçerli olan varsayılan arşiv ilkesi etiketi Takvim, Görevler ve Notlar için de geçerlidir. Bu klasörlere hiçbir zaman arşive taşıma eylemi olmayan kişisel bir arşiv etiketi uygulayamazsınız. Özel durum: Web üzerinde Outlook kullanarak Notlar'a etiket uygulayabilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz . Bekletme İlkesi Etiketlerini destekleyen varsayılan klasörler.

Posta kutusunda Varsayılan Arşiv ve Varsayılan Bekletme'yi denetleyin

Posta kutusuna Varsayılan Arşiv veya Varsayılan Bekletme ilkesi etiketinin uygulanıp uygulanmadığını denetleyin. Bu durumda şunları yaptığınızdan emin olun:

Arşive hiç gitme veya hiçbir zamansilme eylemi olmayan klasörlere daha önce hiçbir kişisel arşiv veya bekletme etiketi uygulanmamıştı.
Posta kutusunun tamamına devre dışı veya varsayılan arşiv veya bekletme etiketi uygulanmadı.
Varsayılan Arşiv etiketi (veya uygulanmış olan diğer ilke etiketleri), PR_ROAMING_XMLSTREAM özelliğinde yer alan bekletme ilkesi etiketleri listesinde bulunur. Herhangi bir etiket eksikse IPM'yi silin. PR_ROAMING_XMLSTREAM özelliğini içeren Configuration.MRM iletisi ve etkilenen posta kutusunun anahtarıyla birlikte Start-ManagedFolderAssistant cmdlet'ini -FullCrawl kullanın. Bunu yapmak IPM'yi yeniden oluşturur. Configuration.MRM gizli iletisi ve PR_ROAMING_XMLSTREAM yeni ilke etiketine sahip olacak şekilde güncelleştirir.

Aşağıdaki adımları izleyerek PR_ROAMING_XMLSTREAM özelliğini denetlemek için MFCMAPI kullanabilirsiniz:

Outlook'ta etkilenen posta kutusunu ayarlayın.
MFCMAPI'i indirin. Outlook'un 64 bit sürümünü kullanıyorsanız 64 bit derlemesini indirin. Aksi takdirde 32 bit derlemeyi indirin.
MFCMAPI'yi açın, Araçlar>Seçenekleri'ni ve ardından MAPI_NO_CACHE ve MDB_ONLINE'ı seçin.
Oturum>Açma'yı seçin, etkilenen posta kutusunu içeren profili seçin ve ardından Tamam'ı seçin.
Etkilenen posta kutusuna çift tıklayın, Kök Kapsayıcı>Bilgi Deposu'nun En Üstünde'yi genişletin.
Bilgi Deposu'nun Üst kısmında (veya kullanıcı posta kutusu İngilizce dışında bir dile ayarlandıysa eşdeğeri) Gelen Kutusu'na sağ tıklayın ve İlişkili içerik tablosunu aç'ı seçin.
Üst bölmeyi İleti Sınıfı sütununa göre sıralayın ve IPM'yi seçin. Configuration.MRM.
Alt bölmede Ad sütununa göre sıralayın ve PR_ROAMING_XMLSTREAM özelliğini bulun.
PR_ROAMING_XMLSTREAM çift tıklayın, Metin bölümündeki XML'yi kopyalayın, Not Defteri'ne yapıştırın ve ardından içeriği .xml dosyası olarak kaydedin.
Posta kutusuna uygulanan gerçek bekletme ilkesi etiketlerini görmek için .xml dosyasını bir web tarayıcısında açın.

Klasörlere veya tek tek öğelere uygulanan kişisel etiketleri denetleme

Kişisel arşiv veya bekletme etiketlerinin klasörlere doğru uygulanıp uygulanmadığını denetlemek için MFCMAPI'yi de kullanabilirsiniz. Bunu yapmak için yukarıda bahsedilen benzer adımları kullanın, etkilenen klasörü seçin ve arşiv etiketleri veya bekletme etiketleri özelliklerini denetleyin. Bunu tek tek e-posta iletileri için de yapabilirsiniz.

Posta kutusunun tamamı için geçerli olan bir Varsayılan Arşiv ilkesiyle ilgileniyorsanız, aşağıdakiler gibi arşiv ilkesi özelliklerini görmezsiniz:

PR_ARCHIVE_TAG
PR_ARCHIVE_PERIOD
PR_ARCHIVE_DATE
PR_POLICY_TAG
PR_RETENTION_DATE

Bu özellikler yalnızca kişisel arşiv etiketi, varsayılan klasör bekletme etiketi veya kişisel saklama etiketi uygulandığında görünür.

Birincil posta kutusu ve arşiv posta kutusu klasör istatistiklerini toplama

Uygulanan en eski öğeler ve ilkeler hakkında bilgi toplamak için aşağıdaki komutları çalıştırın:

Birincil posta kutusu için:

Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

Arşiv posta kutusu için:

Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

Komut çıkışında, belirli bir klasörde en erken alınma tarihine sahip öğeyi arayın. Aşağıdaki kılavuzu kullanın:

Gelen Kutusu, Gönderilmiş Öğeler, Gereksiz Email ve kullanıcı tarafından oluşturulan alt klasörlerinden herhangi biri dahil olmak üzere Bilgi Deposu'nun En Üstünde yer alan tüm klasörlerin OldestItemReceivedDate değerini denetleyin. Silinmiş Öğeleri, Kişileri, Takvimi (yalnızca yinelenen toplantılar) ve Görevleri dışla (yalnızca yinelenen görevler). Ardından , OldestItemReceivedDate değerini çalışma dışı ilkede belirtilen Bekletme Yaşı değeriyle karşılaştırın.
Not
- Silinmiş öğeler, yinelenen takvim öğeleri ve görevler hakkında daha fazla bilgi için bkz. Farklı öğe türlerinin yaşını belirleme.
- Kişiler, başlangıç veya son kullanma tarihi damgaları olmadığından bekletme ilkeleri tarafından işlenmez.
Kurtarılabilir Öğeler klasöründeki öğeler için, bunun yerine OldestItemLastModifiedDate değerini denetleyin ve etkilenen posta kutusunda ayarlanan RetainDeletedItemsFor özelliğiyle karşılaştırın.

Çıktıda, klasörlere hangi ilkelerin uygulandığını da denetleyin ve devre dışı bırakılan kişisel etiketlerin, etkin kişisel etiketlerin ve hatta bekletme uyumluluk ilkelerinin beklenen ilkeyi geçersiz kılıp geçersiz kılmadığını belirleyin. Aşağıdaki sütunları gözden geçirin:

DeletePolicy
ArchivePolicy
CompliancePolicy
RetentionFlags

Bu sütunlar, klasörlere varsayılan klasör bekletme etiketinin mi, kişisel saklama etiketinin mi yoksa kişisel arşiv etiketinin mi uygulandığını gösterir. RetentionFlags sütunu şunları da gösterebilir:

Açık bekletme etiketinin veya arşiv etiketinin uygulanıp uygulanmadığı (açık etiketler ilkelerin el ile uygulandığını ve devralınmadığını gösterir)
Klasörün MFA tarafından yeniden taranıp taranmayacağı

Not

Arşiv posta kutusunda klasörlere uygulanan ilkeler genellikle birincil posta kutusunda bulunan klasörlerden devralınır. Ancak, kullanıcılar arşiv posta kutusu içindeki bir klasöre farklı bir kişisel etiket uygulayabilir. Daha fazla bilgi için bkz. Arşivdeki bir klasöre bekletme etiketi uygulama.

MRM tanılama günlüklerini denetleme

MRM tanılama günlüğünü toplamak için aşağıdaki PowerShell komutunu çalıştırın:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

MFA posta kutusunu işlerken herhangi bir hata oluşup oluşmadığını belirlemek için günlüğü gözden geçirin. Geçerli sorunla ilgili olup olmadığını belirlemek için son hatanın tarihini denetleyin.

Not

Günlükte "kaynak iyi durumda değil" hata iletileri varsa, bu, posta kutusu işlemenin kısıtlandığını gösterir. Posta kutusunun boyutu ve içerdiği öğe sayısı nedeniyle MRM, posta kutusunu çok yavaş işliyor. Ne yazık ki büyük posta kutularıyla çalışırken azaltma kaçınılmazdır.

Hiçbir günlük görmüyorsanız ve "günlük bulunamadı" hata iletisi alırsanız, bu MRM'nin posta kutusunu hatasız işlediği anlamına gelir.

Ayrıca, MFA'nın posta kutusunun içeriğini işleyip işlemediğini gösterebilecek aşağıdaki ek özellikleri de denetlemeniz gerekir:

ElcLastRunUpdatedItemCount: Son çalıştırmada MFA tarafından etiketlenen veya etiketlenmeyen tek tek öğelerin sayısı
ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: MFA'nın son çalıştırmada arşiv etiketiyle güncelleştirmiş olduğu öğelerin sayısı
ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: MFA'nın son çalıştırmada süre sonu (silme) etiketiyle güncelleştirmiş olduğu öğe sayısı
ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: Silinmiş Öğeler klasöründen süresi dolan ve otomatik olarak Kurtarılabilir Öğeler klasörüne taşınan öğe sayısı
ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: MFA'nın son çalıştırmada Kurtarılabilir Öğeler klasöründen sildiği öğe sayısı
ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: Birincil posta kutusunun Gelen Kutusu veya Bilgi Deposu'ndan arşiv posta kutusunun Gelen Kutusu'na veya Bilgi Deposu'nun En Üstünde'ye taşınan öğelerin sayısı
ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: Birincil posta kutusunun Kurtarılabilir Öğeler klasöründen arşiv posta kutusunun Kurtarılabilir Öğeler klasörüne taşınan öğelerin sayısı
ElcLastSuccessTimestamp: MFA'nın posta kutusunu en son hatasız işlediği zaman (MRM azaltma durumunda, bu hatalar geçici olabilir. Bu, öğelerin taşınmaya veya silinmeye devam edeceği, ancak normalden daha yavaş bir hızda olacağı anlamına gelir.)

Bu özellikleri almak için aşağıdaki PowerShell komutlarını çalıştırın. Bu komutlar XML'yi ayrıştırır ve "Elc" ile başlayan yaşam döngüsüyle ilgili Email özelliklerini döndürür.

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Sorunu hala çözemiyorsanız Microsoft Desteği başvurun.

En iyi uygulamalar

Bir hesap, Dava Tutma'ya yerleştirildikten hemen sonra arşiv posta kutusunu etkinleştirmenizi öneririz. Bu özellikle kullanıcının çok fazla e-posta trafiği varsa geçerlidir. Bunu yapmak Kurtarılabilir Öğeler klasörünün dolmasını önlemeye yardımcı olabilir ve kullanıcıların öğeleri birincil posta kutularından daha fazla silmeye devam etmesine olanak tanır. Ayrıca, kullanıcının Microsoft 365 lisansına bağlı olarak otomatik genişletme arşivlemeyi etkinleştirmenizi öneririz.

MRM'nin öğeleri arşive taşımasını engelleyebileceğinden, birincil posta kutusunun Kurtarılabilir Öğeler klasörünün en yüksek kotada olmaması gerektiğine dikkat edin. Posta kutusu klasör sınırları ve posta kutusu depolama sınırları hakkında daha fazla bilgi için bkz. Exchange Online sınırları.

Aracılığıyla paylaş