Önemli e-posta bilgileri ve taslak yanıtlar alma

Müşteri e-postalarından önemli bilgileri hızlı bir şekilde almak ve doğru yanıtı hazırlamak, yoğun müşteri hizmetleri temsilcileri için zor olabilir. Microsoft 365 Servis için Copilot saniyeler içinde sizin için yapıyor? Outlook'ta bir e-postayı açtığınızda, Servis için Copilot e-postadaki en önemli bilgilerin bir özetini görüntüler. Yan bölmede görünür olan bir özetle kolayca yanıt taslakları oluşturabilir ve hatta daha da kolay bir şekilde Servis için Copilot'un yanıtı sizin için oluşturmasını sağlayabilirsiniz. E-postanın içeriğine ve bağlamına göre önerilen bir taslak oluşturmak için AI kullanır. Önerilen taslağı olduğu gibi veya kendi yanıtınız için başlangıç noktası olarak kullanın.

Önerilen içerik yanıt e-postanızın gövdesinde bulunan içeriklerin yerini almaz. Var olan içeriğe eklenir.

Temel e-posta bilgilerini görüntüleme

Servis için Copilot, en az 1.000 karakter veya yaklaşık 180 sözcük içeren e-postalar veya e-posta ileti dizileri için önemli bilgilerin bir özetini oluşturur. Özet, 400 karaktere kadar madde işaretli bir listedir. Temel e-posta bilgileri kartı aşağıdakileri içerir:

• E-posta özetinde kullanılan e-posta verileri, alıntı numaralarıyla birlikte. E-postadaki tam alıntı metnini ve bunu alıntılayan kişinin adını görmek için atıf numarasını seçin.
• Yapay zeka yardımıyla e-postaya yanıt vermek için bir e-posta düğmesi taslağı hazırlayın.
• Özeti kopyalama veya hakkındaki geri bildirim paylaşma seçenekleri.

Yardımcı Pilot ile e-posta taslağı oluşturma

Servis için Copilot bölmesinde E-posta taslağı oluştur'u seçtiğinizde, yanıt taslağı oluşturmak için aşağıdaki önceden tanımlanmış istemlerden birini seçebilirsiniz:

• Bir arama önerin: Müşteriyi aynı gün veya ertesi gün aramayı teklif etmek.
• Daha fazla bilgi isteme: Sorunun çözülmesine yardımcı olmak için müşteriden daha fazla ayrıntı isteme.
• Geri bildirimle empati kurun: Şikayetini ifade eden bir müşteriye empatik bir yanıt vermek.
• Ürün/hizmet ayrıntılarını sağlayın: Belirli bir ürün veya hizmetle ilgili ayrıntıları sunmak veya müşteri sorularını yanıtlamak.
• Müşterinin sorununu çözün: Müşterinin sorununa bir çözüm (ve varsa çözüm adımları) sağlama.
• Özel: Yanıt için kendi isteminizi sağlamanıza olanak tanır.

Özel istemi kullanma

Konuşma konuları eklemek, e-postaya yönelik hedeflerinizi sağlamak ve e-postanın uzunluğunu ve tonunu belirlemek için özel istemi kullanın. Ardından yanıtı oluşturmak için Yanıt oluştur okunu seçin. Müşterinizle paylaşmadan önce her zaman yanıtı gözden geçirin. Gerekirse özel istemi düzeltebilir ve yanıtı güncelleştirmek için Yenile'yi seçebilirsiniz.

Not

• E-posta gövdesindeki mevcut içerik değiştirilmez. Önerilen içerik e-posta gövdesindeki mevcut herhangi bir içeriğe eklenir.
• Dahili e-posta adresleri içeren e-postalar için önerilen içerik oluşturabilirsiniz. Tüm e-posta adresleri dahiliyse yalnızca özel istem girme seçeneğini görürsünüz. Harici bir e-posta adresi eklerseniz, önceden tanımlanmış yanıt kategorileri kullanılabilir hale getirilir.

Özel istem bölmesinde, aşağıdaki eylemleri gerçekleştirebilirsiniz:

• Özel istem girdiğinizde, e-postanızın içeriğine göre önerilen istemler görüntülenir. Önerilen bir istem seçerek özel istemin metin kutusuna ekleyebilirsiniz.
• Önerilen içeriğin üzerine gelebilir ve bir istem kaydetmek için Sık Kullanılanlar simgesini seçebilirsiniz. Kaydedilmiş istemlerinizi görmek ve kullanmak için sık kullanılanlar sekmesini seçin. Sık kullanılanlar sekmenizden istem kaldırmak için sık kullanılanlar simgesinin işaretini kaldırabilirsiniz.
• Farklı bir öneri oluşturmak için Diğer seçenekler'i seçin.

Önerilen yanıtları inceleme ve kopyalama

Önceden tanımlanmış istemlerin birini seçtiğinizde Yardımcı Pilot önerilen bir yanıt oluşturur. Önerilen e-posta taslağında aşağıdakiler bulunur:

• E-posta içeriğini oluşturmak için kullanılan servis talebini görüntüler. Taslak gereksinimlerinize uygun değilse başka bir servis talebi seçebilirsiniz.
• İçeriği sınırlama seçenekleri. Önceki öneriyle ilgili yeni bir istem sağlayarak önerilen e-posta taslağını daha da sınırlayabilirsiniz. Böylece e-posta yanıtlarınıza hassas ayarlama yapabilirsiniz. Taslak düzelt'i kullanarak taslağın uzunluğunu ve tonunu ayarlayabilir veya e-posta taslağına ek ayrıntılar ekleyebilirsiniz.
• Servis için Copilot tarafından oluşturulan taslak e-posta, e-postayla aynı dildedir. Ancak Taslağı ayarla altındaki Taslak dili seçeneğini kullanarak, e-posta taslağını başka bir dile ayarlayabilirsiniz.
• Diğer seçenekler, baştan başlamanızı veya oluşturulan taslağın önceki sürümünü geri yüklemenizi sağlar.

Gerekli değişiklikleri yapın ve ardından içeriği e-posta gövdesine yapıştırmak üzere uygulama için E-postaya ekle'yi seçin.

Not

E-posta gövdesinde var olan içerik değiştirilmez. Önerilen içerik e-posta gövdesindeki mevcut içeriğe eklenir.

Ayrıca yanıtın tamamını taslağınıza kopyalamak için E-postaya kopyala'yı da seçebilirsiniz. Alternatif olarak, yanıtın bir kısmını seçin ve seçimi kopyalayıp yapıştırmak için sağ tıklama menüsünü kullanın.