Süreç tasarımı

Bir süreç otomasyonu tasarlarken, ilk adım ne zaman ve ne şekilde otomatikleştirileceğine karar vermektir. Şu anda sahip olduğunuz iş sürecine bakarak, öncelikle sürecin hangi parçasının otomatikleştirileceğini belirlemeniz gerekir.

Otomasyon alanlarını tanımlama

Otomasyon yoluyla elde edebileceğiniz olası yararlar şu kategorilerde gruplandırılır:

  • Tutarlı olarak standartlaştırılmış iş kuralları uygulama

  • Yinelenen işlemlerde el ile çalışmayı azaltma

  • İnsan hatasını azaltma

  • Onayları kolaylaştırın

  • Yüksek hacimli işlemlerde verimlilik kazanma

  • Sistemler arasında etkin şekilde veri taşıma (el ile veri girişini azaltma)

  • Mevcut kaynakların en üst düzeyde kullanılabilmesini sağlama

  • İş verimini artırma

Standartlaştırılmış iş kuralları uygulama

İş kuralları, iş ilkelerinizi uygulayan if/then (ise/o durumda) mantığıdır. Bunları otomatikleştirmek, bu kurallara her zaman tutarlı şekilde uyulmasını sağlar.

Örnek gider raporlama senaryomuzda iş kuralı, bir gider raporunun $10.000 tutarını aşması durumunda CFO tarafından da onaylanmasını gerektirir. Bu süreç otomatikleştirildiğinde Abhay, hiçbir yüksek tutarlı gider raporunun gözden kaçmamasını sağlar.

Yinelenen süreçleri otomatikleştirme

Yinelenen işlemlerin otomatikleştirilmesi, çalışanlarınızın mental ve fiziksel olarak yorulmasını önlemeye yardımcı olur. Her zaman aynı şekilde yapılan işlemlerin, otomasyon için dikkate alınması gerekenler listenizde üst sırada yer alması gerekir.

Örneğin, muhasebeci Abhay'ın gider formlarını ve makbuzlarını herkesten toplaması gerekir. Makbuzlar bir restorandan alınan kağıt makbuzlar veya satıcılardan gelen basılı faturalar olabilir. abhay'in bu kağıtları el ile tarayarak PDF dosyasına aktarması ve saklaması gerekir. Abhay'in ayrıca gönderilen her gider raporu için kağıt üzerindeki yazılı öğeleri girmesi ve mali sistemden aktarması gerekir.

İnsan hatasını azaltma

Bir sistemden diğerine değer kopyalama ve yapıştırma gibi görevler veya kağıt formlardaki verilerin yazılması, insan hatalarının ortaya çıktığı işlemlerdir.

Gider raporlama senaryosu için, Abhay'in çalışanın bankacılık ayrıntılarını bulup ardından bankacılık sistemine erişerek çalışana nakit olarak geri ödeme yapmasını gerektiren bir durum örnek olarak verilebilir.

İnsan hatasını azaltmak amacıyla otomatikleştirilebilecek olası iş süreci alanları.

Muhasebeci Abhay için bir iş süreci akışını gösteren diyagram. Süreçteki iki adım ("Çalışanın banka bilgilerini arama" ve "Başvuran kişiye nakit geri ödemesi yapma"), Power Automate'in bu adımları otomatikleştirerek insan hatalarını azaltabileceği olası alanları göstermek için kırmızı renkle daire içine alınmıştır.

Onayları kolaylaştırın

İnsanlar görevlerini gerçekleştirmeyi unuttuklarında farklı türde bir hata oluşur. Kendilerine atanan görev veya işlem üzerinde çalışmaları gerektiğini anımsatmak için otomasyon ayarlayabilirsiniz.

Örneğin, Lee bir gider raporu gönderir ancak Nick bir süre onay isteğine yanıt vermez. Nick'e karar vermesi gerektiğini hatırlatmak için bir otomasyon ayarlanabilir ve doğrudan anımsatıcıdan yanıt vermesi için bir düğme eklenebilir.

İş sürecinin sorunsuz ilerlemesi amacıyla otomatikleştirilebilecek olası iş süreci alanları.

Muhasebeci Abhay için bir iş süreci akışını gösteren diyagram. Onay süreci, durumu denetlemek için bir tetikleme otomasyonu ayarlanarak onaylara gönderilen anımsatıcı otomatikleştirilecek şekilde değişir. Onay işlemi tamamlandığında, otomasyon sonlandırılır; onay işlemi tamamlanmazsa onaylayan kişiye bir anımsatıcı gönderilir ve onay tamamlanıncaya kadar denetlemek için anımsatıcı otomasyonu yeniden çalıştırılır.

Yüksek hacimli işlemlerde verimlilik kazanma

Otomatikleştirmek isteyebileceğiniz başka bir alan yüksek hacimli işlemlerdir. Yüksek hacimli işlemler günlük olarak çok sık ortaya çıkan işlemlerdir. Tekrarlayan süreçlerle yakından bağlantılıdır ancak biraz farklıdır. Otomatikleştirilebilen bir veya iki adıma sahip olabilecek bir işleminiz olabilir. Ancak, bir işlemin birçok kez yapılması gerekiyorsa, küçük geliştirmelerin bile büyük etkileri olabilir.

Örneğin, gider raporlama senaryosu 1.000 satış temsilcisini kapsıyorsa, her bir dakikalık iyileştirme iki günlük çalışma süresinden tasarruf edilmesine eşit bir etki yaratır. Analiz özellikleri kullanılarak fiili etki analiz edilebilir.

Veri girişini otomatikleştirme

Birbirleriyle iletişimi olmayan iki sistemleriniz olduğundan verileri el ile giriyor olabilirsiniz. Gider raporlaması senaryomuzda bu durum, Abhay'in veri girişini muhasebe sistemine gönderilen gider raporundaki değerleri yeniden girerek gerçekleştiriyor olmasıdır.

Verimliliği artırmak için örnek senaryo.

Mevcut kaynakların en üst düzeyde kullanılabilmesini sağlama

Otomasyon açısından uygun olan diğer adaylar insan etkileşimi olmadan çalıştırılabilecek işlemlerdir. Bu tür bir işlemin tanımlanması kolay değildir bu nedenle en iyi yöntem iş saatleri dışında tamamlanabilecek işlemler olup olmadığını değerlendirmektir. Bu tür bir otomasyon, kişilerin "çarpanı" olarak davranır ve diğer kaynaklarınızı (bilgisayarlar gibi) tam olarak kullanır.

Ayrıca, bir insan etkileşimiyle karşılaştırıldığında çok fazla zaman alan işlemler için de otomasyon kullanabilirsiniz ancak otomasyonun bitmesi için aceleniz olmadığında geceleri çalışacak şekilde ayarlanması durumunda uygun olacaktır. Örneğin, bir kişi mesaiye gece gelen siparişleri işleyerek başlıyorsa, siparişleri geldiği gibi işleyen bir otomasyon oluşturabilirsiniz; böylece takımını sabah ilk iş olarak siparişleri karşılamaya başlayabilir.

09.00 ile 18.00 arasında çalışan bir kişiyi ve 18.00 ile 09.00 arasında ilgili işlemi gerçekleştiren otomasyonu gösteren diyagram.

İş verimini artırma

Mevcut kaynakların kullanımını en üst düzeye çıkarmaya benzer olarak, otomasyon da belirli bir işlemin verimini artırmanıza yardımcı olur. Bu tür otomasyonla, geçerli işleminiz otomasyona paralel olarak insanlar tarafından gerçekleştirilebilir.

Örneğin, muhasebeci Abhay gider raporlarını işleyen tek kişi olabilir ve standart çalışma saatleri 09.00 ile 18.00 arasında olabilir. Bir otomasyon ayarlayarak, Power Automate'in gider raporlarını da işlemesini sağlayabilirsiniz; bu durumda hem Abhay hem de otomasyon işlem yaparak daha yüksek bir verim elde edilmesini sağlar.

24 saat boyunca çalışan otomasyona paralel olarak 09.00 ile 18.00 arasında işlem yapan bir kişiyi gösteren diyagram.

Örnek senaryo

Aşağıdaki örnekte tüm otomasyon alanları uygulandığında, bir gider raporunun verimi artıracak iyileştirmelerle nasıl Power Automate kapsamına alınabileceği ve bu şekilde mevcut kaynakların nasıl en iyi duruma getirileceği, veri girişlerinin nasıl otomatikleştirileceği ve onayların nasıl iyileştirilebileceği gösterilmektedir.

Tüm otomasyonlar uygulandıktan sonraki süreci gösteren diyagram.