Copilot Studio ve SAP ile tedarik siparişi onay eşleştirmesini otomatikleştirme

SAP gibi bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sisteminde tedarikçi sipariş onaylarının açık satın alma siparişleriyle uçtan uca eşleşmesini otomatikleştirmek için Microsoft Copilot Studio aracılarını kullanın.

Bu yaklaşım, bir tedarik kuruluşunun gelen sipariş onaylarının büyük çoğunluğunu otomatik olarak onaylamasını sağlarken, yalnızca orijinal tutarsızlıkları gözden geçirilmek üzere bir tedarik uzmanına yönlendirebilir. Çok aracılı bir sistem onay verilerini ayıklar, kayıt satın alma siparişiyle karşılaştırır, tolerans kuralları uygular ve doğrulanan sonuçları minimum el ile müdahaleyle ERP sistemine geri yazar.

Tip

Bu makalede örnek bir senaryo ve Microsoft Copilot Studio ve SAP kullanarak tedarik siparişi onay eşleştirmesini otomatikleştirmenin görsel bir gösterimi sağlanır. Bu çözüm, birçok farklı senaryo ve sektör için kullanabileceğiniz genelleştirilmiş bir örnek mimaridir. Bu makale en iyi uygulamalarla sınırlıdır.

Mimari diyagramı

Alım, düzenleme, doğrulama kapısı ve otomatik sipariş onay eşleştirme sonuçları içeren çok aracılı mimarinin diyagramı.

Workflow

Bu mimari, sipariş onay eşleştirme iş akışını otomatikleştirir:

  1. Onay alımı: Tedarikçiler, paylaşılan posta kutusu veya elektronik veri değişim (EDI) akışı gibi izlenen bir kanaldan gelen sipariş onaylarını (sipariş onayları) bir veya daha fazla satın alma siparişi için onay ayrıntılarıyla birlikte gönderir. Sipariş teyitlerini yakalamaya yönelik Power Automate bulut akışı tetikleyicisi.

  2. Bildirim depolama: bulut akışları Power Automate gelen sipariş onaylarını Dataverse'e kaydeder.

  3. Tetikleyici: Dataverse tetikleyicisini kullanan bir Power Automate bulut akışı, düzenleyici aracıyı başlatır. Bir sipariş bildirimi Dataverse'e kaydedildiğinde akış çalışır.

  4. Alan ayıklama: Copilot Studio yerleşik bir ayıklama aracısı bildirimi okur ve anahtar alanları (satın alma siparişi numarası, satır öğeleri, miktarlar, fiyatlar, ölçü birimi ve onaylanan teslim tarihleri) tutarlı bir iç şemada normalleştirir.

  5. Satın alma siparişi alma: Düzenleyici aracısı, satın alma siparişi numarasını anahtar olarak kullanarak SAP bağlayıcısı aracılığıyla ilgili satın alma siparişini SAP'den alır.

  6. Eşleştirme ve doğrulama: Eşleşen aracı, satınalma siparişinin onayını satır satır, miktarlar, fiyatlar, tarihler ve diğer yapılandırılmış alanlar arasında karşılaştırır. Ardından aracı, siparişin otomatik olarak onaylanıp onaylanamayacağını belirlemek için kuruluşun tam eşleşme gereksinimlerini, iş tanımlı toleranslarını veya her ikisinin birleşimini içerebilen eşleşen ölçütleri uygular.

  7. Otomatik onay: Onay tolerans dahilinde eşleştiğinde aracı siparişi onaylar ve sonucu otomatik olarak SAP'ye yazar ve hiçbir insan müdahalesi olmaz.

  8. Özel durum için görev aktarma: Bir tutarsızlık algılandığında, aracı Microsoft Teams aracılığıyla bir tedarik uzmanına yükseltir. Temsilci, kişinin istisnayı hızla çözebilmesi için alındı onayını, satın alma siparişini ve belirli farklılıkları sağlar.

  9. Günlüğe kaydetme ve denetim: Microsoft Dataverse, onay veya yükseltme olsun her sonucu kaydeder ve raporlama ve sürekli iyileştirme için birleşik bir denetim izi ve özel durum izleme katmanı sağlar.

Components

Bu hizmetler ve teknolojiler sipariş onaylarını alır, onay verilerini ayıklar, SAP'deki satın alma siparişleriyle eşleştirir, eşleşen siparişleri onaylar ve özel durumları yükseltip izler.

Component Mimarideki rol
Copilot Studio Çok aracılı sistemi barındırıyor. Orkestratör ajan, özelleşmiş bir ayıklama ajanı ile bir eşleştirme ajanını koordine eder, tolerans kurallarını yönetir ve otonom onay ile insana eskalasyon arasında karar verir.
SAP ERP Satın alma siparişleri için kayıt sistemi görevi görür. Aracılar satın alma siparişi verilerini alır ve SAP bağlayıcısı aracılığıyla onaylanan siparişleri geri yazar.
Power Automate bulut akışları Alım kanallarındaki yeni onayları algılayın ve ajan ağını tetikleyin. Bağlayıcılar, e-posta veya EDI kaynaklarına ve SAP'ye tümleştirme noktaları sağlar.
Dataverse Gelen sipariş onayları için referans kaynak olarak kullanılır ve durum tabanlı orkestrasyonu mümkün kılar. Durum, denetim günlüğü ve özel durum izleme katmanı sağlayarak raporlama ve idare için her onayın ve yükseltmenin birleşik bir kaydını sağlar.
Microsoft Ekipleri Tedarik uzmanlarına istisna eskalasyonları ve bildirimleri ileterek hızlı çözüm için teyidi, satın alma siparişini ve belirli tutarsızlıkları sunar.
Microsoft Entra ID Aracıların SAP ve Dataverse'e karşı okuma ve yazma işlemleri için en az ayrıcalıklı hizmet hesapları da dahil olmak üzere kimlik ve erişim denetimi sağlar.

Senaryo ayrıntıları

Bu kullanım örneği, bir ERP sistemine karşı tedarikçi sipariş onaylarını onaylamak için güvenilir, otomatik ve denetlenebilir bir süreç oluşturmaya yönelik kurumsal bir yaklaşımı temel alır ve el ile yapılan çabayı en aza indirir.

İş zorluğu

Büyük ölçekte satın alan kuruluşlar büyük hacimlerde tedarikçi siparişi onayları alır. Geçmişte, bu onayların önemli bir kısmı el ile denetlenir ve anahtarlanır: tedarik personeli her bildirimi açar, SAP'de eşleşen satın alma siparişini bulur ve miktarları, fiyatları ve tarihleri el ile karşılaştırır.

Bu el ile gerçekleştirilen işlem yavaş, maliyetli ve hataya açıktır. Büyüdükçe iyi ölçeklenmez, nitelikli satın alma personelini istisna yönetimi yerine tekrarlayan kontrollerle meşgul eder ve bölgeler ile tedarikçi formatları genelinde eşleştirme ve tolerans kurallarının tutarlı biçimde uygulanmasını zorlaştırır.

Çözüm

Copilot Studio’da, satın alma siparişi teyitlerinin işlenmesini otomatikleştiren çok aracılı bir mimari uygulayın. Çözüm, onay verilerini ayıklamak, SAP'den satın alma siparişlerini almak, iş tanımlı eşleştirme ölçütleri uygulamak ve onayların otomatik olarak onaylanıp onaylanamayacağını veya insan incelemesi gerekip gerekmediğini belirlemek için özel aracılar kullanır.

Mimari, güvenilir ve denetlenebilir bir süreç oluşturmak için aracı düzenleme, SAP tümleştirmesi, Power Automate bulut akışları ve Dataverse tabanlı izlemeyi birleştirir. Tedarik uzmanları, rutin onaylar otomatik olarak işlenirken özel durumlara odaklanır.

Önemli özellikler:

  • Bildirim alımını ve işlemeyi otomatikleştirme.
  • Sağlayıcı onaylarını farklı biçimlerde normalleştirin.
  • Tam eşleşme gereksinimleri veya yapılandırılabilir toleranslar gibi kuruluş eşleştirme ölçütlerini uygulayarak satın alma siparişlerine karşı onayları doğrulayın.
  • Özel durumları tedarik uzmanlarına iletin.
  • İdare ve raporlama için bir denetim izi sağlayın.

Sonuç: Bu desenle, bir kuruluş çoğu sipariş onayını el ile işlemeden doğrudan işlemeye taşıyabilir ve bu da tedarik uzmanlarını rutin denetim yerine özel durumlara odaklanmaya serbesttir. Yaklaşım, finans ve satış gibi etki alanlarındaki diğer yüksek hacimli, belge temelli işlemler için yeniden kullanılabilir bir şema sağlar.

Considerations

Bu değerlendirmeler, bir iş yükünün kalitesini artıran bir dizi rehber ilke olan Power Platform Well-Architected'ın temellerini uygular. Daha fazla bilgi edinmek için Microsoft Power Platform Well-Architected'ı inceleyin.

Reliability

  • Hata yalıtımı: Çıkarma hatalarını, eşleştirme hatalarını ve SAP tümleştirme sorunlarını birbirinden bağımsız olarak ele alın; böylece başarısız olan tek bir alındı kaydı, toplu işlemin geri kalanını asla engellemez.

  • Aynı anda işleme: Yinelenenleri algılamak ve atlamak için satın alma siparişi numarasını ve onay tanımlayıcısını kullanın ve bir ileti yeniden teslim edilirse yinelenen onayları önleyin.

  • Yedek mekanizmalar: Otomatik olarak işlenemeyen onayları, hiçbir onayın kaybolmaması için insan müdahalesi gerektiren bir istisna kuyruğuna yönlendirin.

  • Çift katmanlı günlüğe kaydetme: Dataverse'de sonuçları kaydedin ve hata durumunda ikincil bir bildirim gönderin, böylece bir günlük adımı başarısız olsa bile özel durumlar görünür durumda kalır.

Security

  • Erişim denetimi: Alım kanallarını, Dataverse tablolarını ve SAP hizmet hesabını yalnızca yetkili kimliklerle kısıtlayın.

  • En az ayrıcalık: Aracılara satın alma siparişlerine okuma erişimi verin ve yalnızca ihtiyaç duydukları sipariş onayı işlemlerine yazma erişimi verin.

  • Veri koruma: Ticari açıdan hassas fiyatlandırma bilgilerini içerebilen onay verilerini güvenli bir şekilde işleyin ve aktarım sırasında ve depolanırken hassas alanları koruyun.

  • Uyumluluk: Doğrulama ve denetim kurallarını kuruluşun finansal denetim ve kayıt saklama gereksinimleriyle uyumlu hale getirme.

Operasyonel Mükemmellik

  • Standartlaştırma: Eşleştirme mantığını basit ve tutarlı tutmak için çeşitli sağlayıcı onay biçimlerini tek bir iç şemada normalleştirin.

  • Belgeler: Yaygın özel durum türleri, sağlayıcı biçimi sorunları ve SAP yapılandırma değişiklikleri için runbook'ları koruyun. Tam eşleşme gereksinimleri, toleranslar ve yükseltme koşulları dahil olmak üzere eşleşen ölçütleri belgeleyin.

  • Destek süreci: Aracı çalıştırma geçmişini yorumlamak, hataları tanılamak ve el ile kurtarma gerçekleştirmek için tedarik ve BT destek ekiplerini eğitin.

  • Değişiklik yönetimi: Yayından önce üretim dışı bir ortamda ayıklama, eşleştirme ve SAP eşlemelerinde yapılan değişiklikleri doğrulayın ve aracı ve akış tanımları için kaynak denetimini kullanın.

Performans Verimliliği

  • İşleme kapasitesi: Çözümü yüksek günlük hacimlere göre boyutlandırın ve bağlayıcıların izin verdiği durumlarda alındı bildirimlerini paralel olarak işleyin.

  • İyileştirme: Gereksiz SAP sorgularını önlemek için satıcı ve satın alma siparişi aramaları gibi sık kullanılan başvuru verilerini önbelleğe alın.

  • Bağlayıcı kısıtlaması: Platform ve SAP bağlayıcısı sınırlarını göz önünde bulundurun ve tepe yükleri için Dataverse üzerinden kuyruklama ekleyin.

  • Ölçeklenebilirlik: Çekirdek eşleştirme akışını yeniden tasarlamadan aynı düzenleyici desenini yeni etki alanlarına ve belge türlerine genişletin.

Deneyim İyileştirme

  • Self servis: Tedarik uzmanlarının, BT’ye bağımlı olmadan, eskale edilmiş alındı bildirimlerini doğrudan çözmesini ve yeniden işlemesini sağlayın.

  • Şeffaflık: Dataverse aracılığıyla işleme durumunu ve istisna kuyruklarını görünür kılın; eğilim ve performans raporlaması için Power BI’da analizlerden yararlanın.

  • Net eskalasyonlar: Her eskalasyonu yapılandırılmış bir özetle sunun: teyit, satın alma siparişi, spesifik farklılıklar ve önerilen işlem.

  • Hedef hizmet düzeyi: Çoğu bildirimi otomatik olarak onaylama ve ona karşı izleme gibi doğrudan bir hedef ayarlayın.

Sorumlu AI

  • Güvenilirlik ve güvenlik: Ajan çıktılarının doğruluğunu sürekli izleyin ve ERP sistemini etkilemeden önce anomali ve istisnaların gözden geçirilmesi için insan denetimini süreçte tutun.

  • Gizlilik ve güvenlik: Aracıların işlediği verilerin geçerli gizlilik ve veri işleme ilkelerine uygun olduğundan emin olun.

  • Şeffaflık: Ajan kararlarını izlenebilir kılın; her onay ve eskalasyonun denetimi için günlükler erişilebilir olsun.

  • Sorumluluk: İstisnalar ve uç durumlarda sorumluluğun tedarik ekibinde kalmasını sağlamak için insan denetimli inceleme kullanın.

Contributors

Microsoft bu makaleyi korur. Bu makaleyi aşağıdaki katkıda bulunanlar yazdı.

Asıl yazarlar:

  • Last updated on