Not
Bu sayfaya erişim yetkilendirme gerektiriyor. Oturum açmayı veya dizinleri değiştirmeyi deneyebilirsiniz.
Bu sayfaya erişim yetkilendirme gerektiriyor. Dizinleri değiştirmeyi deneyebilirsiniz.
Bu örnek olay incelemesinde, Kanada'nın en büyük sinema zincirlerinden biri olan Cineplex'in iş süreçlerini kolaylaştırmak, manuel işleri azaltmak ve departmanlar arasında verimliliği artırmak için operasyonlarını bir dizi otomasyonla nasıl dönüştürdüğünü öğreneceksiniz. Vergi ve Hazine Başkan Yardımcısı Bo Wang'ın öncülüğündeki ekip, Cineplex'in dijital dönüşümüne yön veren Power Platform için bir Otomasyon Mükemmeliyet Merkezi kurdu.
Fatura işleme, bordro, finansal raporlama, müşteri geri bildirimi, envanter, işe alım, bilet satışları ve e-posta işleme gibi kritik alanlardaki otomasyonlarla Cineplex, üretkenliği artıran ve kuruluş genelinde daha iyi karar vermeyi destekleyen daha hızlı ve daha doğru iş akışları elde etti.
Ekip, e-posta işlemede anahtar kelime çıkarma gibi yapay zeka yetenekleriyle otomasyonu geliştirmek için AI Builder kullanıyor; bu da sistem uyumluluğunu iyileştiriyor ve yoğun zamanlarda yüksek hacimli e-posta mesajlarını işliyor.
Tüm hikayeyi okuyun: Cineplex, Power Platform ve üretken yapay zeka ile yılda 30.000 saat tasarruf sağlıyor
İş zorlukları
Cineplex, Power Platform çözümlerini uygulamadan önce şu zorluklarla karşılaştı:
Manuel süreçler: İş süreçleri manuel ve zaman alıcıydı, önemli ölçüde insan çabası gerektiriyordu ve hata olasılığını artırıyordu.
Verimsizlikler: Finans ve misafir hizmetleri gibi çeşitli departmanlarda gecikmelere ve üretkenliğin düşmesine neden olan verimsizlikler vardı.
Entegrasyon eksikliği: Mevcut sistemlerde derin entegrasyon yoktu, bu da parçalanmış iş akışlarına neden oluyor ve departmanlar arasında veri paylaşımını zorlaştırıyordu.
Ölçeklenebilirlik sorunları: Şirket, artan iş ihtiyaçlarını karşılamak için çözümlerini ölçeklendirmede zorluklarla karşılaştı ve bu da hızla genişleme ve uyum sağlama yeteneklerini engelledi.
Sınırlı otomasyon: Minimum otomasyon kullanımı vardı, bu da daha yüksek operasyonel maliyetlere ve daha fazla insan hatası olasılığına yol açtı.
Uygulama yaklaşımı
Verimliliği artırmak ve manuel çalışmayı azaltmak için iş süreçlerini otomatikleştirmek için Cineplex ekibi şu uygulama yaklaşımını izledi:
Otomatikleştirilecek temel görevler belirlendi: Cineplex, otomasyonun manuel çalışmayı azaltabileceği ve verimliliği artırabileceği alanlar buldu.
Bir pilot projeyle başladı: Ekip, bir departmanda bir pilot projeyle başladı. Otomasyon sürecini test etmek ve iyileştirmek için pilot projeyi kullandılar.
Genişletilmiş kullanım: Kuruluş genelinde başarılı otomasyonları kullanıma sundular.
Bir Mükemmeliyet Merkezi (CoE) oluşturuldu: Cineplex, otomasyon projelerini yönetmek, idare etmek ve ölçeklendirmek için tasarlanmış kapsamlı bir araç ve bileşen seti olan Otomasyon Kiti'ni benimsedi. Kit, Cineplex'e otomasyon portföyünün tek bir görünümünü sunarak ilerlemeyi izlemelerine, yatırım getirisini (ROI) ölçmelerine ve otomasyon için yeni fırsatları belirlemelerine olanak tanıdı.
Bütünleşik AI yetenekleri: Şirket, otomasyon süreçlerini geliştirmek için AI Builder gibi AI araçlarını kullandı.
İzleyin ve iyileştirin: Cineplex, otomasyonların başarısını sürekli olarak değerlendirir ve gerektiğinde iyileştirmeler yapar.
Otomatikleştirilecek temel görevleri belirleme
Cineplex, Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) sistemi aracılığıyla siparişleri yönetmek ve kartları ayrı bir sistemde etkinleştirmek için Power Automate kullanarak hediye kartı aktivasyonu ile otomasyon yolculuğuna başladı. Bu başarının ardından, yüksek hacimli mesajları yönetmek, bilgi çıkarmayı otomatikleştirmek ve uygun departmanlara yönlendirmek için AI Builder kullanarak e-posta işleme otomasyonunu hayata geçirdiler.
Cineplex, şirket genelinde kullanımı genişletirken, aşağıdakiler de dahil olmak üzere diğer görevleri de otomatikleştirdi:
Fatura işleme: Cineplex, fatura verilerinin çıkarılmasını ve işlenmesini otomatikleştirerek manuel veri girişi için gereken zamanı ve çabayı azaltır ve hataları en aza indirir. Bu otomasyon, faturaların hızlı ve doğru bir şekilde işlenmesini sağlayarak genel finansal verimliliği artırır.
Bordro yönetimi: Şirket, bu görevleri otomatikleştirerek bordro hesaplamalarını ve veri girişini kolaylaştırdı. Bu otomasyon, çalışanlara doğru ve zamanında ödeme yapılmasını sağlayarak çalışan memnuniyetini artırır ve idari iş yükünü azaltır.
Finansal raporlama: Cineplex, finansal raporların oluşturulmasını ve dağıtımını otomatikleştirdi. Bu otomasyon, zamanında ve doğru finansal içgörüler sağlayarak daha iyi karar vermeyi ve stratejik planlamayı mümkün kılar. Otomatik raporlama ayrıca insan hatası riskini azaltır ve finansal verilerde tutarlılık sağlar.
Müşteri geri bildirim analizi: Cineplex, eyleme geçirilebilir içgörüler oluşturmak üzere müşteri geri bildirimlerini analiz etmek için yapay zekayı kullanır. Yapay zeka, şirketin müşteri tercihlerini ve iyileştirme alanlarını anlamasına yardımcı olarak gelişmiş müşteri deneyimlerine ve daha hedefli pazarlama stratejilerine yol açar.
Envanter yönetimi: Envanter takibi ve yeniden stoklama süreçlerinin otomasyonu, Cineplex'in optimum stok seviyelerini korumasını sağlar. Bu otomasyon, stokların tükenmesi veya aşırı stoklama riskini azaltarak daha iyi envanter kontrolü ve maliyet tasarrufu sağlar.
Çalışan işe alımı: Cineplex, belge toplama, eğitim planlaması ve oryantasyon gibi çeşitli görevleri otomatikleştirerek yeni çalışanlar için işe alım sürecini kolaylaştırır. Bu otomasyon, işe alım deneyimini hem yeni işe alınanlar hem de İK personeli için daha sorunsuz ve daha verimli hale getirir.
Bilet satış raporlaması: Şirket, bilet satış verilerinin derlenmesini ve analizini otomatikleştirdi. Bu otomasyon, satış performansına ilişkin gerçek zamanlı içgörüler sağlayarak Cineplex'in promosyonlar, fiyatlandırma ve envanter yönetimi hakkında bilinçli kararlar almasına yardımcı olur.
Hediye kartı etkinleştirme kullanım senaryosunun otomasyonu
Cineplex'in hediye kartı aktivasyon otomasyonu, Microsoft Power Automatefizibilitesini ve faydalarını test etmek için bir pilot proje olarak hizmet etti. Amaç, CRM sistemlerini hediye kartı etkinleştirme sistemiyle entegre ederek çevrimiçi satın alınan fiziksel hediye kartlarını etkinleştirmenin manuel, zaman alıcı sürecini kolaylaştırmaktı. Pilot uygulama, sipariş alımından etkinleştirmeye kadar tüm süreci otomatikleştirdi:
Zamanlanmış bulut akışı: Power Automate bulut akışı günde iki kez çalışacak şekilde zamanlanır. Bu otomatik süreç, hediye kartı siparişlerinin zamanında işlenmesini sağlayarak gecikmeleri azaltır ve müşteri memnuniyetini artırır.
Masaüstü akışı: Bulut akışı, hediye kartı etkinleştirmesinde yer alan sistemlerle etkileşimi işleyen bir masaüstü akışı başlatır. Bu masaüstü akışı, sistemlerde oturum açma ve çeşitli ekranlarda gezinme gibi manuel müdahale gerektirecek adımları otomatikleştirir.
CRM sistemiyle tümleştirme: Masaüstü akışı, hediye kartı siparişlerini almak için CRM sistemine erişir.
Etkinleştirme sistemiyle etkileşim: Ardından akış, kartları yüklemek ve etkinleştirmek için ayrı hediye kartı etkinleştirme sistemiyle etkileşime girer. Bu adım, aktivasyon sistemine gerekli bilgilerin girilmesini ve kartların başarıyla etkinleştirildiğinin onaylanmasını içerir.
Hata işleme ve bildirimler: Akış, süreç sırasında ortaya çıkan sorunları yönetmek için hata işleme mekanizmaları içerir. Manuel müdahale gerekiyorsa ilgili ekip üyelerine bildirimler gönderilir. Otomatik bildirim, herhangi bir sorunun hızlı bir şekilde ele alınmasını sağlayarak etkinleştirme sürecindeki kesintileri en aza indirir.
Otomasyon işlemi, botun bir özet e-posta iletisi ve etkinleştirilen tüm siparişlerin günlüklerini gönderdiği son bir adımı içerir. Özet e-posta iletisi, sürece görünürlük sağlar ve ekibin hediye kartı etkinleştirmelerinin durumunu izlemesine yardımcı olur.
Bilet iadeleri kullanım senaryosunun otomasyonu
Cineplex ekibi, tüm iade sürecini yönetmek için Power Automate kullanan bir iş akışı tasarladı. Bu otomasyon, geri ödeme taleplerini ele almanın manuel, zaman alıcı sürecini kolaylaştırmayı, verimlilik ve doğruluk sağlamayı amaçladı. İş akışı birkaç önemli adım içerir:
Geri ödeme taleplerini yakalayın: Sistem, e-postalar, çevrimiçi formlar ve müşteri hizmetleri etkileşimleri gibi çeşitli kanallardan geri ödeme taleplerini otomatik olarak toplar. Geri ödeme taleplerinin toplanması, tüm geri ödeme taleplerinin merkezi bir sistemde toplanmasını sağlayarak taleplerin kaçırılması veya gecikmesi riskini azaltır.
Bilgileri doğrulayın: İş akışı, rezervasyon kimliği ve ödeme ayrıntıları gibi tüm gerekli bilgilerin doğru bir şekilde yakalanmasını ve doğrulanmasını sağlar. Bu adım, hataları önlemek ve geri ödemelerin doğru bir şekilde işlenmesini sağlamak için çok önemlidir.
Geri ödemeleri işleyin: Sistem, geri ödemeleri doğrudan müşterinin orijinal ödeme yöntemine işlemek için Cineplex'in ödeme sistemleriyle entegre olur. Bu entegrasyon, geri ödemelerin sorunsuz ve zamanında işlenmesine olanak tanıyarak müşteri memnuniyetini artırır.
Müşterileri bilgilendirme: Müşterilere, geri ödeme taleplerinin alındığını ve işlendiğini bildirmek için otomatik bildirimler gönderilir. Bu adım, müşterileri bilgilendirir ve geri ödeme süreci boyunca şeffaflık sağlar.
E-posta işleme kullanım senaryosunun otomasyonu
Cineplex, e-posta işlemlerini otomatikleştirmeden önce, zaman alıcı ve hatalara açık olan yüksek hacimli e-postaları manuel olarak işleme konusunda zorluklarla karşılaşıyordu. Özellikle yoğun tatillerde, e-posta iletilerinin manuel olarak ele alınması, yanıtların gecikmesine, tutarsız işlemeye ve önemli kaynak tahsisine yol açarak personeli daha stratejik görevlerden uzaklaştırdı. Diğer bir zorluk da, e-posta sorgularının genellikle talebi işlemek için gereken temel bilgilerin eksik olmasıydı ve bu da departmanlar arasında uzun e-posta zincirlerine yol açtı.
E-posta işlemeyi otomatikleştirmek için Cineplex şu adımları uyguladı:
E-posta sıralamasını ve kategorizasyonunu otomatikleştirin: Cineplex, e-posta mesajlarını önceden tanımlanmış kurallara göre otomatik olarak sıralar ve kategorilere ayırarak manuel müdahale ihtiyacını azaltır. Bu adım, e-postaların uygun departmanlara veya kişilere yönlendirilmesini sağlayarak yanıt sürelerini hızlandırır ve verimliliği artırır.
Otomatik yanıtlar ayarlayın: Cineplex, sık sorulan sorular için otomatik yanıtlar ayarlayarak müşterilerle zamanında ve tutarlı iletişim sağlar. Bu otomatik yanıtlar, alındığının anında onaylanmasını sağlar ve sık sorulan soruları ele alarak müşteri memnuniyetini artırır.
Üretken yapay zekayı ve AI Builder'i entegre edin: Cineplex, bilet oluşturma ve müşteri desteği gibi süreçleri kolaylaştırmak için e-posta otomasyonunu diğer dahili sistemlerle entegre etti. Bu entegrasyon, bilgilerin sistemler arasında sorunsuz bir şekilde akmasını sağlayarak manuel veri girişini azaltır ve hataları en aza indirir.
Diğer sistemlerle entegre: Cineplex, bilet oluşturma ve müşteri desteği gibi süreçleri kolaylaştırmak için e-posta otomasyonunu diğer dahili sistemlerle entegre etti.
İzleyin ve optimize edin: Cineplex, verimli ve etkili kalmalarını sağlamak için otomatik iş akışlarını sürekli olarak izler ve optimize eder. Düzenli izleme, ekibin herhangi bir sorunu veya darboğazı belirlemesine ve performansı artırmak için gerekli ayarlamaları yapmasına olanak tanır.
