Power BI'da işbirliği yapma ve paylaşma

Tamamlandı

Sürüm denetimi yaygın bir sorundur. Örneğin, iş arkadaşlarınızla bir proje üzerinde çalışırken sonunda aynı raporun 10 sürümüyle karşı karşıya kalabilirsiniz. Bu gibi durumlarda siz ve iş arkadaşlarınız bir raporu düzenler ve güncelleştirirken sık sık en güncel raporun hangisi olduğunu (varsa) izleyemez duruma gelirsiniz.

Raporun farklı sürümleriyle çalışma sorununu gösteren resim.

Power BI sizin ve iş arkadaşlarınızın aynı panolar ve raporlar üzerinde eş zamanlı çalışmanıza olanak tanıyarak işbirliğini basitleştirir ve sonucu geliştirir. Ayrıca siz ve iş arkadaşlarınız verileri keşfedip raporlarda ve panolarda değişiklik yaparken, temel alınan veriler etkilenmez.

Herkesin Power BI raporunun aynı sürümüyle çalıştığını gösteren resim.

Power BI'da iş arkadaşlarınızla birçok yoldan işbirliği yapabilirsiniz. Bu ünite söz konusu yollardan üçüne odaklanır: paylaşma, açıklama ekleme ve yazdırma.

İpucu

İş arkadaşınızla paylaşamıyorsanız, bunun nedeni sizin veya iş arkadaşınızın sahip olduğu Power BI lisansının türü olabilir. Yardım için Power BI yöneticinizle görüşün.

Paylaşma

Bu bölümde tasarımcıların tüketicilerle nasıl içerik paylaştığı ve tüketicilerin bu içeriği başkalarıyla nasıl paylaştığı incelenir. Bölgesel satış yöneticisi olduğunuzu ve diğer yöneticilerle birlikte üst düzey yönetim için bir sunu hazırladığınızı düşünün. Siz ve iş arkadaşlarınız veri odaklı bulgularınızı toplamak, düzenlemek, analiz etmek ve sunmak için baştan sona kadar Power BI'da çalışacaksınız. Takımınızdaki herkes aynı paylaşılan içeriği kullanacak ve Power BI çerçevesi içinde birbiriyle iletişim kuracak.

1. Adım: Power BI tasarımcıları içeriği Power BI tüketicileriyle paylaşır

Sunu üzerinde çalışmaya başlamadan önce tasarımcı arkadaşlarınızdan içeriği almalısınız. Bu içeriği uygulamalar, panolar ve raporlar aracılığıyla bulabilirsiniz. Tasarımcılar bu içeriği sizinle ve diğer yöneticilerle birkaç farklı yoldan paylaşabilir:

  • Tek tek panoların veya tek tek raporların bağlantılarını paylaşma.
  • İçeriğin bağlantısını gönderme
  • İçeriği Power BI'ınıza yükleme
  • Power BI uygulaması gönderme.

Tasarımcı size ve diğer yöneticilere e-postayla bir bağlantı gönderebilir. Bağlantıyı seçtiğinizde ve yüklediğinizde, bu pano veya rapor Benimle paylaşılan içerik olarak gösterilir. Bu modülün önceki ünitelerinde açıklandığı gibi, paylaşılan içerik gezinti bölmesi > Benimle paylaşılan altında ve Giriş sayfasında görüntülenebilir.

Benimle paylaşılan sekmesinin ve Giriş sekmesinin Benimle paylaşılan bölümünün ekran görüntüsü.

Tasarımcı bir uygulama paylaşır

Bazen panolarla raporları bir uygulamada paketleyip uygulamayı sizinle paylaşmak tasarımcı açısından daha kolay olabilir. Uygulamayla, tüm ilgili içerik kolayca bulunabilir çünkü hepsi tek bir uygulamanın parçasıdır. Tasarımcılar yükleme bağlantısı göndererek, uygulamayı Power BI çalışma alanınıza otomatik olarak yükleyerek veya uygulamayı alabileceğiniz bir web sitesine göndererek uygulama paylaşabilir.

Uygulama nasıl paylaşılırsa paylaşılsın Power BI'da gezinti bölmesindeki Uygulamalar başlığı altında ve Giriş sayfasında gösterilir.

Power BI Uygulamaları sekmesinin ve sayfasının ekran görüntüsü.

Artık tasarımcılar içeriği sizinle ve diğer yöneticilerle paylaştığına göre, projeye başlamaya sıra gelmiştir. Tasarımcılar tüm yöneticilere içerik üzerinde erişim verdiğinden büyük toplantıya hazırlanmak için herkes birlikte çalışmaya başlayabilir.

Bununla birlikte bir zorlukla daha karşılaşabilirsiniz: Siz diğer iş arkadaşlarınızın yardımını istersiniz ama tasarımcı onlara içerik üzerinde izin vermemiştir.

2. Adım: Tüketiciler içeriği şirket içindeki ve dışındaki iş arkadaşlarıyla paylaşır

Power BI tüketicisi olarak, tasarımcının size yeniden paylaşım izinleri vermiş olması koşuluyla, siz de içeriği paylaşabilirsiniz.

Bu içeriğin herhangi bir bölümünü yeniden paylaşmaya karar verirseniz gezinti bölmesinde Benimle paylaşılan sekmesine gidin. Paylaşılan sütununda "paylaş" simgesi varsa, bu simgeye tıklayarak paylaşabilirsiniz.

Örnek "Benimle paylaşılan" listesinin ekran görüntüsü.

Aşağıdaki resimde iki iş arkadaşının şirket içinden olduğuna ve diğer ikisinin olmadığına dikkat edin. Şirket dışından iş arkadaşları Alıcıların raporunuzu paylaşmasına izin verin onay kutusu seçili olsa bile asla yeniden paylaşamazlar.

E-postaların eklendiği Raporu paylaş iletişim kutusunun ekran görüntüsü.

Panoya açıklama ekleme

Pano paylaşıldığında bu panoya erişimi olan herkes açıklamaları kullanarak doğrudan panonun içinden birbirine ileti gönderebilir. Aşağıdaki senaryo yorum ekleme işlemini açıklamaktadır.

Bu senaryoda Cassandra bir pano oluşturmuş ve takımıyla paylaşmıştır. E-postayla grafik ve ileti göndermek yerine panoyu paylaşır ve bir açıklama ekler.

Açıklama içeren örnek bir paylaşılan panonun ekran görüntüsü.

Pazartesi günü yapılacak toplantının hazırlıkları kapsamında tüm takımı panoyu görüntüler, raporun güncelleştirilmiş sürümünü gözden geçirir ve pano tuvalinde konuşmaya devam eder.

İki tür açıklama vardır: genel olarak panoyla ilgili olanlar ve belirli bir görselle ilgili olanlar. Grafik simgesi bu açıklamanın belirli bir görsele bağlı olduğunu anlamanızı sağlar. Simge seçildiğinde panoda ilgili görsel vurgulanır.

İş arkadaşınız için @ simgesini kullanan örnek açıklamanın ekran görüntüsü.

İş arkadaşlarınızın dikkatini çekme

İster panoyla ister belirli bir görselle ilgili açıklamada bulunun, @ işaretini kullanarak iş arkadaşlarınızın dikkatini çekebilirsiniz. Siz @ işaretini yazdığınızda Power BI bir açılan liste açar. Bu listeden kuruluşunuzdaki kişileri arayabilir ve seçebilirsiniz. Önünde @ işareti bulunan tüm doğrulanmış adlar mavi yazı tipiyle görüntülenir.

İşbirliği yapmanın ve paylaşmanın üçüncü yolu materyali yazdırmaktır. Bazı durumlarda, örneğin bir konferansta konuşma yaparken, yasal belgeleri gönderirken veya ağ bağlantısı olmayan bir yerde sunu yaparken Power BI panolarınızın ve raporlarınızın basılı kopyalarını dağıtmanız gerekebilir. Hazırlık olarak panoların, raporların, ayrıca belirli birkaç kutucuğun ve rapor görselleştirmesinin kopyasını yazdırmak istersiniz.

Panoyu yazdırmak için eylem menüsünün sol üst köşesinden Dışarı Aktar’ı ve sonra da Bu sayfayı yazdır’ı seçin.

Genişletilmiş Power BI Dışarı Aktar menüsünün ekran görüntüsü ve Bu sayfayı yazdır vurgulanmış.

Raporlar bir kerede bir sayfa olarak yazdırılabilir veya önce PDF'ye aktardıysanız raporun tüm sayfalarını bir kerede yazdırabilirsiniz.

Genişletilmiş Power BI Dışarı Aktar menüsünün ve PDF seçeneğinin vurgulandığı ve Geçerli Değerler seçiliyken Dışarı Aktar seçeneğinin ekran görüntüsü.

Kutucuklar ve görseller panoların ve raporların içinde yer alır. Tek bir kutucuğu veya görseli yazdırmak için önce bunu tek başına açmanız gerekir. Pano kutucuğunu veya rapor görselini Dışarı Aktar, Bu sayfayı yazdır’ı kullanarak yazdırabilmek amacıyla açmak için Odak modunu ve Tam ekran modunu kullanabilirsiniz.

Bir kutucuğu yazdırmak üzere açabileceğiniz Odak modu simgesinin vurgulandığı kutucuğun ekran görüntüsü.

Not

Gördüğünüz yazdır iletişim kutusu kullandığınız tarayıcıya bağlıdır.

Power BI raporlarını PowerPoint'e aktarma

Raporları takımınızla paylaşmanın bir diğer yolu raporu PowerPoint'e aktarmaktır. Her rapor sayfası Power BI'daki canlı raporun bağlantılarını içeren bir slayt olur.

Power BI'da raporu seçerek tuvalde görüntüleyin. Raporu Giriş sayfanızdan, Uygulamalar'dan veya gezinti bölmesinin başka bir bölümünden de seçebilirsiniz. Power BI'da menü çubuğundan Dışarı Aktar > PowerPoint'i seçin.

Raporu PowerPoint'e aktarma işleminin animasyonu.

Geçerli değerler'i veya Varsayılan değerler'i seçebileceğiniz bir açılan pencere görüntülenir. Kullanıcıların çoğu Geçerli değerler seçeneğini kullanır. Bu seçenek dilimleyici ve filtre değerlerinde yaptığınız etkin değişiklikleri de dahil ederek raporu geçerli durumunda dışarı aktarır. Varsayılan değerler seçeneği yaptığınız değişiklikleri içermeyen özgün raporu dışarı aktarır.

Dışarı aktarma tamamlandığında dosyayı indirebilir, PowerPoint ile açabilir ve aynı diğer PowerPoint destelerini yaptığınız gibi değiştirebilir veya geliştirebilirsiniz.