Konuları benimsemeye başlama
Benimsemeye başlamadan önce bilgi yönetimi ve Konular ile ilgili kavramları anlamanız gerekir. Aşağıdaki diyagramda konu bulma ve küratörleme sırasında neler olduğu gösterilmektedir:
- Bulma: Kullanıcılar, konu kartları aracılığıyla her gün kullandıkları uygulamalardaki bilgileri keşfedebilir ve Microsoft Search'teki konuları da bulabilir.
- Kürasyon: Konu uzmanları (KOBİ' ler) konuları konu sayfaları aracılığıyla daraltıyor ve yapay zeka girişlerinden öğreniyor. Konu merkezi, kullanıcıların keşfedebileceği ve uzmanların yönetebileceği konu sayfalarını içerir.
- Tanımlama: Microsoft Graph ve Yapay Zeka (AI) bilgisi ile kişiler (konular, beceriler vb.) tanımlanır ve otomatik olarak ilgili konular halinde düzenlenir. SharePoint içeriği güvenlik içeriğiyle dizine eklenir.
- Uzantı: Microsoft Graph içerik bağlayıcılarıyla (yakında), dış hizmetlerden ve veri depolarından bilgi alabilirsiniz.
Daha fazla bilgi için giriş için genel bakışı gözden geçirebilirsiniz.
Unutmayın:
- Daha fazla içerik kullanılabilir olduğunda konu bulma iyileştirilir.
- Bilgiler yeni bir deneyimde sunulsa bile verilerinizin güvenliği, gizliliği ve konumu korunur.
- Kullanıcıların Konuları görüntülemek için lisansa sahip olması gerekir.
- Keşif başlangıçta İngilizce içeriktedir.
Hazırlanmaya yardımcı olmak için şu sorulara göz atabilirsiniz:
- Konu bulma için hangi içerik kullanılmalıdır?
- Konuları kim yönetecek?
- Konu kartlarını ve öne çıkanları kimler görecek?
- Hangi konular beklenir?
Konulardan en iyi şekilde çıkmak için bu önkoşul listesini gözden geçirin:
| Ürün veya özellik | Açıklama |
|---|---|
| Modern SharePoint sayfalarıyla SharePoint Online | Konu madenciliği yalnızca SharePoint sitelerindeki içeriği içerir ve konu kartları yalnızca modern sayfalarda gösterilebilir. |
| Microsoft Graph | Microsoft Graph ayarlarıyla konuların Arama veya Delve'e dahil edilip edilmediğini veya dışlanıp dışlanmayacağını denetleyebilirsiniz. |
Benimsemeyi planlama
Konuların benimsenmesini planlamak için şunları yapmanız gerekir:
Yaklaşımınızı ve hedef senaryolarınızı planlayın:
- Senaryoları tanımlamayı ve önceliklendirmeyi düşünün.
- Dahil etmeniz gereken proje katılımcılarını ve proje ekibi üyelerini düşünün.
- İstediğiniz iş sonuçlarını ve başarıyı nasıl ölçeceğini belirleyin.
Kuruluşunuzu Engage:
- Dahil olması gereken iş gruplarını ve iş ekiplerini belirleyin ve bunları planladığınız senaryolarla uyumlu hale getirme.
- En iyi çözüme ulaşmak için yineleme yapmak için kritik ve erken geri bildirim almak için bazı erken benimseyenlerin nasıl etkileşime geçebileceğini düşünmeye başlayın.
- Topluluğu oluşturmaya başlayın ve kuruluşunuzdaki farklı grupların Konuları nasıl kullanabileceğini düşünün.
Kuruluşunuzu eğitme: Çoğu kişi konu kavramını ve konu kartlarının ilgili bilgileri nasıl derlediğini sezgisel olarak anlar ve değeri anlar ve görür. Ancak Konuların nasıl kullanılmasını istediğinizi göstermek için kendi kültürünüze ve kuruluşunuza göre uyarlanmış eğitimler oluşturmak isteyebilirsiniz. Bazı eğitim kaynakları:
- Bilgi & Content Services kaynak merkezi. Genel bakışları ve özellik bilgilerini, kayıtlı ofis saati videolarını ve sunularını ve iş ortakları ve teklifleri hakkındaki bilgileri içerir.
- Eğitim ve kullanıcı yardımı içeriğini kullanıcılarınızla paylaşın.
-
- Uygulama topluluklarınız veya şampiyon ağlarınız zaten mevcut olabilir. Bu ağlar sosyalleşip yardımcı olmak ve eşleri birbirine yardımcı olmak için harika yollardır. Ayrıca, değerli olabilecek başarı hikayelerini paylaşabilirler. Tavsiyelerde bulunabilir ve heyecan oluşturabilirler.
Hedef senaryolar
Başarılı bir şekilde kullanabilmek için kuruluşunuzdaki Konuları nasıl kullanmak istediğinizi belirleyin. Bilgi yönetimi ve konuların kuruluşunuza yardımcı olabileceği birkaç senaryo aşağıdadır:
- Rol ekleme & eğitimi: Yeni kuruluşun terminolojisini, önemli projelerini ve kültürünü anlamak, eklemenin önemli adımlarıdır. Konuların kolay bulunması, yeni çalışanların yeni iş, rol veya projeleri hızla artırmalarına yardımcı olabilir.
- Uzmanlık bulma ve bilgi paylaşımı: Konular yönetildiğinde ve paylaşıldığında, kuruluşunuzdaki kişiler gündelik işlerinde onlara yardımcı olacak bilgileri ve uzmanları daha kolay bulabilir.
- Genişletilmiş karar alma ve pazara çıkış süresi: Bilgilere ve uzmanlara ulaşmak kolay olduğunda, daha kolay kararlar alabilir ve projelerin zaman aşımını tıraş edebilirsiniz.
Rol ekleme için örnek senaryo
bir İk yöneticisinin yeni çalışanlara şirkete ve ekiplerine hızlı bir şekilde katılmalarına yardımcı olacak bilgiler sağlaması gerekir. Onları hızlı ve verimli bir şekilde eklemeleri gereken doğru kaynaklara, belgelere ve ekip üyelerine yöneltmek isterler. Yeni çalışanın birden çok depoda arama yapmak veya zaten kullanmakta olduğu uygulamalardan ayrılmak zorunda kalmadan ihtiyaç duyduğu bilgileri hızla bulmasına olanak tanıyan bir çözüm arıyor.
Örneğin:
- Bir çalışan (Jordan) yeni bir rol üstleniyor veya yeni işe alındı ve yeni bir rolle başlıyor. Jordan mümkün olan en kısa sürede işe dahil olmak ve üretken olmak istiyor. Ama Jordan'ın da başlangıç yeri bulmak için yardıma ihtiyacı var.
- Jordan'dan önce rolde olan bir iş arkadaşı (Kim), yeni çalışanlara ve bu bilgileri arayan herkese yardımcı olabilecek konu sayfaları oluşturdu.
- Kim bir SME'ydi ve doğrulanmamış konu sayfalarına bakma izni vardı. Doğrulanmamış konu sayfaları, yapay zekanın keşfedip oluşturdukları için harika başlangıç noktalarıdır ve Kim uzman kaynakları, tanımlar ve diğer kaynakları sabitlemek için bunları düzenleyebildi.
- Jordan, SharePoint'te yeni bir gönderiyi okurken bir konu vurgusu görür ve terimin tanımını ve daha fazla soruyla kiminle iletişim kuracaklarını hızlıca almak için üzerine gelin. Jordan daha önce bu bilgiyi aramak ve bir şey hakkında soracakları kişiyi görmek için iş arkadaşlarıyla iletişime geçmek zorunda kalabilirdi.
- Bu bilgileri konular aracılığıyla açığa çıkarmak güçlü olabilir. Bu bilgiler daha önce kullanılabilir olsa da, silolanmış ve bulunması zor olabilir. Bunu Jordan'ın kullandığı uygulamalara getirmek ve bu uzmanları bulmalarına yardımcı olmak, katılım ve topluluk duygusunu da yönlendirebilir. Yeni rolle ilgilenirken daha güçlü hissetmelerine de yardımcı olabilir.
Bu senaryoyı otomatikleştirdiğinizde şunların yapıldığından emin olabilirsiniz:
- Yeni çalışanlar doğru projelerde doğru kişilerle hızlı bir şekilde bağlantı kurabilir.
- Yeni çalışanlar, işlerinin akışı içinde en son proje bilgilerine anında erişebilir.
- Arama süreleri büyük ölçüde azalır.
- Ekleme süreleri büyük ölçüde azalır.
Müşteri çağrı merkezi için örnek senaryo
Müşteri hizmetlerinin olağan dışı vergi sorularına yardımcı olmak için dosyaları ve uzmanları hızla bulmasını ve başkalarının Konular ile kolayca erişmesi için yanıtı hızla belgeleebilmesini sağlayabilirsiniz.
Örneğin, destek temsilcisinin müşterileri destekleyebilecekleri bilgi bankası makaleleri, belgeleri ve ilkeleri hızla bulması gerekir. Çeşitli veri tabanları, depolar veya uygulamalar aracılığıyla el ile ele geçirmek veya bir çağrı göndermek zorunda kalmadan doğru bilgileri doğru zamanda bulmak isterler. Ayrıca, ana çağrı isteminde kalmalarına ve konuşmalarının akışındaki ilkelere, düzenlemelere ve yönergelere erişmelerine olanak tanıyan bir çözüm arıyor ve böylece sorulara hızla yanıt verebiliyor ve olayı güncelleştirebiliyorlar.
Bu senaryoyla Konular'ı otomatikleştirdiğinizde şunları sağlayabilirsiniz:
- Destek arama süreleri azalır.
- 2. ve 3. katman desteğine yükseltmeler azaltılır.
- Belirli bir durumda geri arama sayısı azaltılır.
- Müşteri memnuniyeti artar.
Senaryolarınızın önceliklerini belirleme
Senaryolarınızı tanımladıktan sonra senaryoların önceliklerini belirleyebilirsiniz:
Bunların önceliklerini belirlemenin bir yolu, senaryolarınızı etkiyi ve uygulama kolaylığını gösteren bir kılavuzda çizmektir. Hem yüksek etkiye sahip hem de uygulanması kolay senaryolar arayın ve bunları en yüksek önceliğiniz haline getirin. Düşük etki ve uygulanması zor senaryolar en düşük önceliğinizdir. Yüksek etkiye sahip, uygulanması kolay bir senaryoyla hızlı bir galibiyet elde ettiğinizde, bu durum insanların heyecanlanıp konuları kullanma olanaklarını görmesine yardımcı olur.
Başlangıçta odaklanmak için birkaç önemli senaryo seçin, geri bildirim almak için erken benimseyenlerinizle birlikte çalışın ve ardından aşamalar halinde dağıtın. Bu şekilde, zaman içinde benimsemeyi geliştirebilmeniz için yineleme yapabilir, iyileştirmeler yapabilir ve geri bildirim kazanabilirsiniz.
Paydaşları belirleme
Projeniz için paydaşları belirleyin. Önemli roller Yönetici sponsoru, Başarı sahibi ve Şampiyonlar'dır.
| Rol | Sorumluluk | Bölüm |
|---|---|---|
| Yönetici sponsorları | Üst düzey vizyon ve değerleri şirkete iletme | Yönetici liderliği |
| Proje müşteri adaylarını | Başlatma yürütme ve dağıtım işleminin tamamını denetleme | Proje yönetimi |
| Bilgi yöneticileri | Konuları ayarlama ve yapılandırma | BT departmanı |
| Bilgi yöneticileri | Konuları yönetme ve taksonomiyi denetleme | Herhangi bir departman |
| Taksonomi yöneticileri | Taksonomiyi denetleme | Herhangi bir departman |
| Konu uzmanları ve konu katılımcıları | Konuları ve açıklamaları oluşturma veya gözden geçirme | Herhangi bir departman |
| Şampiyonlar | İtiraz işlemeyi yaygınlaştırmaya ve yönetmeye yardımcı olun | Herhangi bir departman (personel) |
| Kiracı yöneticisi | Kiracı düzeyi ayarlarını yapılandırma | BT departmanı |
| Power Platform yöneticisi | Dataverse ortamını yapılandırma | BT departmanı |
| Arama yöneticisi veya yöneticisi | Arama ayarlarını yapılandırma | BT departmanı |
Daha büyük bir kuruluşta, bu rollerde birden çok kişi olabilir ve aralarında koordinasyonu yönlendirmeniz gerekir. Daha küçük bir şirkette, tek bir kişi bu rollerden birkaçını gerçekleştirebilir. Projenin farklı aşamalarında farklı roller daha fazla yer alabilir. Örneğin, yöneticiler özellikleri ayarlamaya daha çok katılırken, konu uzmanları ve şampiyonlar konuları tanımlamaya başlayana kadar bu işe dahil olmaz.
Dağıtımınız boyunca bu rollerin her birinin yerine getirilmesini önersek de, tanımladığınız çözümü kullanmaya başlamak için tümünün gerekli olmadığını fark edebilirsiniz.
Başarı planı oluşturma
Kuruluşunuzdaki Konuların başarısını ölçmek için bu göstergeleri kullanın. Bak:
- Konu kullanımı:
- Konu gösterimleri
- Konu miktarı: Hem onaylandı hem de seçilen konu listenizde doğrulanmadı.
- Yayımlanan konu sayfası sayısı.
- Konu kartlarından son kullanıcı geri bildirimi.
- Çalışan memnuniyeti anketleri yapın. Konular, çalışanların bilgi bulma becerisini geliştirmelidir, bu nedenle bu deneyimle ilgili görüşlerini ve geri bildirimlerini toplamanın yollarını bulun.
- Arama analizine olumlu etki. Konular arama deneyiminde göründüğünden, insanlar aramadaki konuları daha kolay bulabildiğinden, zaman içinde bırakılan aramaların daha düşük oranlarını görebilirsiniz.
Şampiyon ağ oluşturma
Kuruluşunuzda bir şampiyon ağı oluşturun. Şampiyonlar önemli çünkü yapabilecekleri:
- Ekiplerinde etki çemberi oluşturma
- Sürücü konu yönetimi & bakımı
Farklı rollerden (Bilgi Yöneticileri ve konu uzmanları) şampiyonları işe alabilirsiniz.
Birçok şampiyon ağ, platform olarak Viva Engage kullanır. Viva Engage'da insanlar soru gönderebilir, yanıtlar alabilir ve başarı hikayelerini paylaşabilir. Diğer ekiplerin kendi senaryolarını düşünebilmesi için şirketiniz genelindeki kişilerin ağına güvenerek iş akranlarına tavsiyelerde bulunabilir ve ekiplerinin Konuları nasıl kullandığını gösterebilirsiniz.
Bazı kuruluşlar, belirli bir proje üzerinde çalışmak üzere kişi gruplarını toplamak için hackathons (resmi veya resmi olmayan, sanal veya bizzat) kullanıyor. Örneğin, konu uzmanlarınızı toplayabilir ve bir dizi konu sayfası seçmek için birlikte çalışmalarını sağlayabilirsiniz.
Şampiyonlarınızı nasıl tanıyabileceğinizi düşünün. Etkinliklerini ödüllendirmek, tanınmalarını sağlamak ve ilgi çekici bir topluluk oluşturmak, çalışanların yatırımlarından bir şey elde ederken önemli bir şeye katkıda bulunduklarını hissetmelerine neden olabilir.
Kullanıma sunulmaya hazır olduğunuz için devam eden katılımı teşvik ettiğinizden emin olmak istiyorsunuz.
- Şampiyonlarınız için etkin Viva Engage gruplarını koruyun.
- Başarı hikayelerini paylaşın.
- Hikaye paylaşmak veya yeni özellikler eklemek için düzenli aralıklarla katılım etkinlikleri düzenleyin.
- İnsanlar için zorluklar ayarlayın ve yarışmalar çalıştırın.
Sonraki adımlar
Konuları kullanıma sunulmaya hazır olduğunuzda, kişileri dahil etmeniz gerekir.
- Özellik kümesini tanıtmaya başlayın ve senaryolarını düşünmelerini sağlayın.
- Paydaşları toplayın ve senaryolar oluşturun.
- Topluluğu yönlendirin ve onlarla nasıl etkileşim kurabileceğinizi düşünün.
- Ardından hazırlık adımlarını tamamlayın. Bazıları teknik hazırlık, bazıları ise iş için hazır olma durumu olabilir.
- Son olarak sosyalleşin ve tanıtın.
- Tartışmaya katılın ve Konular Topluluğu'nda en son olayları görün.
Geri Bildirim
Çok yakında: 2024 boyunca, içerik için geri bildirim mekanizması olarak GitHub Sorunları’nı kullanımdan kaldıracak ve yeni bir geri bildirim sistemiyle değiştireceğiz. Daha fazla bilgi için bkz. https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Gönderin ve geri bildirimi görüntüleyin