Аналізуйте та поширюйте дані за допомогою шаблонів Excel

Excel надає вам потужні можливості з аналізу й представлення даних. Завдяки шаблонам Excel можна легко створювати настроювані засоби аналізу та ділитися ними з іншими користувачами у своїй організації.

Використовуйте шаблони Excel для наведених цілей

• Прогноз збуту

• Керування воронкою продажів

• Оцінювання потенційних клієнтів

• Планування території

• І багато іншого...

  Ви можете спробувати шаблони Excel , що містять програми для взаємодії з клієнтами (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing і Dynamics 365 Project Service Automation), щоб швидко побачити те, аналіз якого типу можна виконувати.

  

Створення нового шаблону Excel

Нижче наведено процедуру створення шаблону Excel.

Крок 1: Створити новий шаблон із наявних даних

Створювати шаблони Excel можна у двох розташуваннях

• Зі сторінки параметрів. Перейдіть до налаштувань>Шаблони>> документів new(). Вам потрібна відповідна кількість дозволів для доступу до сторінки параметрів, наприклад, як у системного адміністратора або настроювача системи.

• Зі списку записів Наприклад, перейдіть до Продажі>Потенційні угоди>Мої відкриті потенційні угоди. На панелі меню натисніть Шаблони Excel>Створити шаблон Excel.

  

  З’явиться сторінка Створення шаблону.

  

Виберіть дані, які потрібно додати до шаблону

1. Клацніть Шаблон Excel.

2. Виберіть сутність (тип запису), щоб включити дані цієї сутності. Перегляди, які можна вибрати в наступному полі, залежать від сутності, яку ви виберете.

3. Виберіть подання.

4. Натисніть кнопку Змінити стовпці, щоб додати, видалити і налаштувати властивості для стовпців і включити до шаблону.

5. Натисніть кнопку Завантажити файл для створення файлу шаблону.

Попередження

Ви також можете завантажити шаблон, що не містить жодних даних, за винятком стовпців, пов'язаних із типом запису (об'єкту), за допомогою Настройки>Керування даними>Шаблони для імпорту даних. Для отримання додаткових відомостей, див. розділ Завантаження звіту із програми.

Важливо

Шаблон документа, завантажений з одного середовища, можна використовувати лише в межах цього середовища. Міграція з оточення в середовище для шаблонів Word або Excel наразі не підтримується.

Під час створення шаблону Excel максимум 50 записів експортуються у файл шаблону.

Крок 2. Настроювання даних в Excel

Відкрийте створений шаблон в локальному екземплярі Excel для настроювання даних.

Важливо

Не використовуйте Excel online для настроювання даних шаблону, оскільки не можна зберегти зміни. Після закриття вкладки всі оновлення даних шаблонів, зроблених у Excel Online, буде втрачено.

Розглянемо простий приклад настроювання шаблону Excel за допомогою зразка даних

Приклад налаштування даних потенційних угод

1. Натисніть Увімкнути редагування, щоб дозволити настроювання електронної таблиці Excel.

2. Додайте новий стовпець і назвіть його "Очікувані доходи".

   

3. Створити формулу для очікуваного доходу. Не посилайтеся на клітинки, що використовують їхні адреси; натомість визначайте і використовуйте імена.

   

4. Створення зведену таблицю і діаграму. Ці та інші кроки демонстративні кроки буде роз’яснено в майбутніх оновленнях до цієї теми.

   Розмістіть доданий користувачем вміст вище або праворуч від наявної таблиці даних. Це запобігає перезапису вмісту, якщо ви додасте нові дані в згодом і створите новий шаблон Excel. Для отримання додаткової інформації, див. Найкращі приклади і міркування щодо використання шаблонів Excel.

   

5. Збережіть електронну таблицю.

   Тепер можна передати шаблон Excel.

Крок 3: Завантажити шаблон і поділитися з іншими

Настроївши шаблон Excel відповідно до своїх потреб, ви можете передати його. Місце, куди ви завантажуєте шаблон, визначає його доступність.

Адміністратори можуть передати шаблон Excel, скориставшись параметрами на сторінці «Параметри». Шаблон, переданий зі сторінки "Настройки", доступний для всіх користувачів організації.

Для адміністраторів: "Передавання шаблонів Excel"

1. Виберіть Настройки>Шаблони>Шаблони документів.

2. Клацніть Завантажити шаблон.

3. Перетягніть файл Excel в діалогове вікно або перейдіть до файлу та завантажте його.

   

4. Натисніть Завантажити.

   Користувачі, які не є користувачами, можуть завантажити шаблон для власного використання зі списку записів.

Адміністратори або інші користувачі, які бажають створити особистий шаблон: "Передавання шаблонів Excel"

1. Відкрийте сторінку зі списком записів, наприклад список "Потенційні угоди". Перейдіть до Продажі>Потенційні угоди>Мої відкриті потенційні угоди.

2. На панелі меню натисніть Шаблони Excel>Створити шаблон Excel.

3. Натисніть Шаблон Excel>Завантажити.

   

4. Перетягніть файл у діалогове вікно або перейдіть до файлу та завантажте його.

5. Натисніть Завантажити.

Крок 4: Виберіть, хто може використовувати новий шаблон

Доступ до новоствореного шаблону Excel залежить від того, як ви завантажили його і яку роль безпеки надали. Обов'язково перевіряйте Використання ролей безпеки, щоб керувати доступом до шаблонів.

Якщо ви завантажили шаблон зі сторінки "Настройки"

Сторінка відомостей для завантаженого шаблону Excel буде виглядати як вказано тут.

Шаблони, передані зі сторінки "Настройки", доступні для всіх користувачів організації. Вам не потрібно виконувати подальші дії.

Якщо шаблон завантажено зі списку записів

Сторінка відомостей для завантаженого шаблону Excel буде виглядати як вказано тут.

Завантажені зі списку шаблони доступні для користувачів, які їх завантажили. Щоб спільно використовувати шаблони з іншими, виконайте такі дії:

1. З інформаційної сторінки шаблону виберіть Спільний доступ.

2. Використовуйте сторінку Спільно використовувати шаблон особистого документа, щоб поділитися шаблоном Excel з іншими та щоб установити дозволи.

   

Експортуйте та аналізуйте дані за допомогою нового шаблону

Щоб скористатися шаблоном Excel, виконайте наведені нижче дії.

Крок 1: Виберіть сутність для аналізу

Виберіть сутність (тип запису), яку потрібно проаналізувати за допомогою створеного шаблону Excel. Наприклад, перейдіть до Продажі>Потенційні угоди>Мої відкриті потенційні угоди. Дві нові потенційні угоди були додані після того, як було створено цей шаблон.

Крок 2. Експорт даних за допомогою шаблону Excel

Виберіть створений шаблон Excel.

Цей шаблон було створено зі сторінки "Настройки", тому він з'явиться у меню під назвою Шаблони Excel. Якщо б його було створено зі списку записів, він би відображався у розділі Особисті шаблони Excel.

Якщо у вас є Microsoft Excel Online, ви можете бачити дані у вікні Excel в програмах для взаємодії з клієнтами (наприклад, Dynamics 365 Sales і Customer Service). Якщо ні, або якщо ви хотіли б створити натомість файл Excel, клацніть Завантажити< і назву шаблону>

Крок 3. Аналіз даних в Excel

Те, що ви бачите в електронній таблиці Excel, базується на двох речах:

• Записи. Записи експортованого файлу Excel залежать від подання, з якого ви експортуєте дані. Наприклад, якщо вибрано "Закриті потенційні угоди", такі записи можна побачити, навіть якщо ви використовували шаблон, створений за допомогою "Мої відкриті потенційні угоди".

• Стовпці. Використаний шаблон визначає, які стовпці показуватимуться в таблиці в експортованому файлі Excel. Наприклад, перегляд "Закриті потенційні угоди" має такі стовпці: потенційні клієнти, статус, фактичний дохід і фактична дата закриття. Але якщо шаблон, що використовувався, базувався на "Моїх відкритих потенційних угодах", ви побачите стовпці, пов’язані із переглядом, та будь-яке фільтрування стовпців, яке виконувалося під час створення шаблону.

Крок 4: Спільно використовуйте результати з іншими користувачами

У разі використання Excel збережіть копію в мережі або на комп’ютері. Надішліть файл іншим користувачам для перегляду та вводу даних.

Спробуйте взірець шаблону Excel

Є чотири шаблони Excel, що містять програми для взаємодії з клієнтами.

Зразки шаблонів Excel були створені з конкретного типу записів (сутності). Шаблон можна буде застосувати лише до записів одного типу.

Ім’я	Об'єкт
Керування воронкою продажів	Потенційна угода (область «Збут»)
Огляд кампанії	Кампанія (область «Маркетинг»)
Стан SLA інцидентів	Інцидент (область «Послуги»)
Зведення інцидентів	Інцидент (область «Послуги»)

Щоб застосувати зразок шаблону Excel

1. Відкрийте список записів з інформацією з типом сутності, який відповідає зразку шаблону. Наприклад, відкрийте список потенційних угод продажів, щоб застосувати шаблон "Керування воронкою продажів".

2. Натисніть >Шаблони Excel, а тоді під Шаблонами Excel виберіть зразок шаблону.

3. Завантажте шаблон або відкрийте його в місці в Excel.

Чайові

Ви можете експортувати шаблони, які входять до складу програм для взаємодії з клієнтами, змінювати їх, а потім повторно імпортувати як нові шаблони. Це прискорить створення власних настроюваних шаблонів Excel.

Найкращі методики та зауваження щодо використання шаблонів Excel

Щоб створювати й ефективно використовувати шаблони Excel, потрібно враховувати деякі моменти.

Перевірте шаблони Excel

Excel має безліч функцій. Варто перевірити настроювання, щоб побачити, чи всі функції Excel працюють належним чином у ваших шаблонах.

Конфіденційність і зведені діаграми

За замовчуванням дані зведеної діаграми не оновлюються, коли відкрита електронна таблиця. Це може створити призвести до проблеми з безпекою, якщо певні дані зведеної діаграми не повинні бути видимими для користувачів з недостатніми правами.

Розглянемо наведений нижче сценарій.

• Адміністратор створює шаблон із конфіденційними даними у зведеній діаграмі та передає цей шаблон.

• Продавець, який не повинен мати доступ до конфіденційних даних у зведених діаграмах, використовує шаблон, щоб створити файл Excel і зробити певний аналіз даних.

  Результат. Продавець може переглянути дані зведеної діаграми, переданої адміністратором, включно з поданнями, до яких він не має доступу.

  Крім цього iOS не підтримує оновлення зведених даних і зведених діаграм під час використання програми Excel на iOS пристроях.

  рекомендація Рекомендація. Конфіденційні дані не повинні включатися у зведені таблиці і зведені діаграми.

Налаштуйте дані зведеної діаграми на автоматичне оновлення

За замовчуванням зведені дані діаграми не оновлюється автоматично при відкритті електронної таблиці. Звичайні діаграми оновлюються автоматично.

У файлі Excel клацніть правою кнопкою на зведеній діаграмі та виберіть пункт Параметри зведеної діаграми>Оновлювати дані під час відкриття файлу.

Додавання нових даних

Якщо ви хочете додати вміст до шаблону Excel, помістіть ваші дані вище або праворуч від наявних. Другий варіант – розміщення нового вмісту на другому листі.

Шаблони Excel із зображеннями можуть спричинити помилку

Якщо ви намагаєтеся аналізувати дані програм з шаблоном Excel, який містить збережені в ньому зображення, може відображатися таке повідомлення про помилку: «Під час спроби зберегти книгу сталася помилка. У результаті книгу не було збережено». Спробуйте видалити зображення з шаблону та перезавантажити його.

Шаблони Excel та програми Office Mobile у Windows 8.1

Шаблони Excel не відкриваються на пристроях із Windows 8.1 із застосунком Office Mobile. Натомість з’являється таке повідомлення про помилку: "Більшу частину документа було за можливості відновлено, однак його не можна редагувати. Щоб виправити цю проблему, спробуйте відкрити та відновити документ на вашому комп’ютері».

Це відома проблема.

Використання назв стовпців таблиці і назв діапазонів у формулах

Створюючи формули Excel, не використовуйте заголовки стовпців або номери клітинок. Натомість використовуйте назви стовпців таблиці і визначайте назву для клітинки або діапазону клітинок.

Використовуйте ролі безпеки, щоб керувати доступом до шаблонів

Адміністратори можуть керувати доступом до шаблонів Excel із більшою деталізацією. Наприклад, ви можете дати продавцям доступ для читання, а не для редагування шаблону Excel.

1. Послідовно виберіть елементи Настройки>Безпека>Ролі безпеки.

2. Виберіть роль і клацніть вкладку «Керування бізнесом».

3. Виберіть Шаблон документа, щоб установити доступ до шаблонів, доступних для всієї організації. Виберіть Особистий шаблон документа для шаблонів з доступом для окремих користувачів.

4. Натисніть кола, щоб налаштувати рівень доступу.

   

Перегляд і видалення особистих шаблонів документів

Щоб видалити шаблони особистих документів, виконайте такі дії:

1. Натисніть Розширений пошук ().

2. Для Шукати виберіть Особисті шаблони документів.

3. Натисніть Результати(!).

4. Виберіть шаблон особистого документа, який потрібно видалити, і натисніть кнопку Видалити ().

Шаблон Excel не завантажується в Microsoft Edge

Якщо ваш шаблон Excel не завантажується під час використання Microsoft Edge як браузера, оновіть версію Microsoft Edge і спробуйте знову.

Зауваження про дотримання приватності

Якщо ви використовуєте Microsoft Dynamics 365 (online), під час експорту даних до статичного аркуша створюється локальна копія експортованих даних, яка зберігається на вашому комп’ютері. Дані передаються від Dynamics 365 (online) до комп’ютера через безпечне підключення, і між локальною копією та службою Dynamics 365 (online) не зберігається жоден зв’язок.

Коли ви експортуєте дані до динамічного аркуша або зведеної таблиці, зберігається зв’язок між аркушем Excel і Dynamics 365 (online). Під час кожного оновлення динамічного аркуша або зведеної таблиці, відбувається автентифікація в Dynamics 365 (online) за допомогою ваших облікових даних. Ви зможете побачити дані, для яких ви маєте дозвіл на перегляд.

Адміністратор вказує, чи дозволено користувачам організації експортувати дані до Excel, за допомогою ролей безпеки.

Див. також

Завантаження шаблону для імпорту даних
Використання шаблонів Word