Імпорт даних та керування процесом пошуку повторюваних записів

Стаття
09/12/2023

Швидко імпортуйте клієнтські дані й відомості про збут у програму. Дані імпортуються в більшість типів записів.

Dynamics 365 обробляє імпорт у фоновому режимі. Після завершення імпорту можна переглянути, які записи імпортовано успішно, частково або не імпортовано зовсім. Щоб виправити записи, які не вдалося імпортувати, експортуйте їх в окремий файл, виправте та повторіть спробу (за необхідності можна видалити всі записи, пов’язані з попереднім імпортом).

Підтримувані типи файлів

Ви можете імпортувати дані з файлів наведених нижче типів.

Файл даних із роздільниками-комами (.csv)
Шаблони Excel із Dynamics 365
Додаткові відомості: Експорт даних у файли Word або Excel

Підготовка файлу для імпорту

Ці вказівки допоможуть забезпечити успішний імпорт.

Створіть для записів кожного типу окремий файл.
Переконайтеся, що файл має один із перелічених нижче форматів.
- CSV-файл: файл даних із розширенням CSV. Зазвичай CSV-файл містить поля та записи в текстовому форматі, у якому поля розділені комами.
- Шаблон Excel
Якщо ви імпортуєте CSV-файл, переконайтеся, що він має правильні роздільники. Дані можна розділяти дані подвійними (") або одиночними (’) лапками.
Переконайтеся, що в першому рядку файлу містяться заголовки стовпців. Якщо в стовпців немає заголовків (текст підписів кожного стовпця, розташований у першому рядку книги або файлу), додайте їх.
Нотатка

Переконайтеся, що CSV-файл не містить наведених нижче елементів.
- кілька рядків у першому рядку (рядку заголовку);
- Лапок у першому рядку. Dynamics 365 розділяє дані лапками.
- Даних, розділених крапкою з комою (; ) або комою (,). Dynamics 365 розділяє поля комою або крапкою з комою.
Важливо

Дані імпортуватимуться швидше, якщо вони автоматично зіставлятимуться під час імпорту. Для цього корисно зіставити заголовки стовпців із короткими іменами полів у Dynamics 365. Коротке ім’я – це стандартний підпис атрибута, показаний у формі, списку або звіті. Коротке ім’я для кожного атрибута може бути змінено в області налаштувань користувачем, який має відповідний роль безпеки.
Переконайтеся в наявності даних для всіх обов’язкових полів.

Запис буде імпортовано, лише якщо у програмі буде зіставлено всі обов’язкові поля, а також усі вихідні стовпці, зіставлені з обов’язковими полями, будуть заповнені даними. Обов’язкове поле – це атрибут, без якого не зберегти запис. Ви можете заздалегідь визначити обов’язкові поля або вказати відсутні обов’язкові зіставлення під час імпорту. В обох випадках слід переконатися, що для кожного запису є необхідні дані. Щоб визначити, які поля є обов’язковими, відкрийте форму для тип запису так, ніби створюється новий запис, і визначте поля, позначені червоною зірочкою (*).

У наведеному нижче списку перелічено стандартні обов’язкові поля для типів записів, які імпортуються найчастіше.
- Обліковий запис: Ім’я облікового запису
- Контакти: прізвище
- Лід: Тема, прізвище, назва компанії
- Продукт: Одиниця вимірювання за замовчуванням, група одиниць, підтримувані десяткові дроби

Наприклад, у рядках нижче показано, як можуть виглядати дані для CSV-файлу, який містить потенційних клієнтів. Перший рядок містить імена полів, а інші рядки імпортуються як дані.

Company,Last Name,First Name,Topic,Email,Mobile Phone
"Designer Bikes""Groth""Brian""Mountain bikes""someone@example.com""555-555-0112"
"Major Sporting Goods""Bedecs""Anna""Components""555-555-0171"

Нотатка

За замовчуванням максимальний розмір імпортованих файлів становить 8 мегабайтів (МБ).

Імпорт записів із шаблону Excel

Запустіть імпорт однією з наведених нижче дій.
- Перейдіть до подання списку сутності, до якої потрібно імпортувати (наприклад, списку потенційних клієнтів), і виберіть на панелі команд пункт Імпортувати з Excel .
- Якщо ви адміністратор, перейдіть до розділу Настройки>Додаткові параметри>Керування>даними Імпорт. На сторінці «Мій імпорт» натисніть кнопку «ІМПОРТУВАТИ ДАНІ » на панелі інструментів.
Виберіть Вибрати файл , щоб завантажити файл.
Виберіть Далі. Усі поля у вихідному файлі зіставляються автоматично.
Виберіть Завершити імпорт.

Імпорт записів із CSV-файлу

Підготуйте файл імпорту, як описано в розділі Підготовка файлу до імпорту.
Запустіть імпорт однією з наведених нижче дій.
- Перейдіть до подання списку для сутності, до якої потрібно імпортувати (наприклад, списку потенційних клієнтів), і виберіть Імпортувати з CSV на панелі команд.
- Якщо ви адміністратор, перейдіть до розділу Настройки>Додаткові параметри>Керування>даними Імпорт. На сторінці «Мій імпорт» натисніть кнопку «ІМПОРТУВАТИ ДАНІ » на панелі інструментів.
Виберіть файл для передачі.
Виберіть Далі.
Якщо у вас визначено альтернативний ключ, виберіть його з розкривного списку альтернативний ключ .

Альтернативний ключ замість первинного ключа однозначно ідентифікує й оновлює записи під час імпорту. Певні зовнішні системи даних не зберігають первинні ключі. У такому разі записи однозначно ідентифікуються за альтернативним ключем. Додаткові відомості: Як працюють альтернативний ключ та пошук повторів під час імпорту
У розкривному списку Розділювач даних виберіть роздільник даних, який ви використовували у файлі .csv.
Виберіть Переглянути зіставлення.
На сторінці Перегляд зіставлень перевірте, як заголовки стовпців зіставляються з полями в Dynamics 365.
- Ліворуч за замовчуванням у розділі «Основні поля » на сторінці «Перегляд зіставлень » відображаються всі обов’язкові поля для сутності, які необхідно зіставити для успішного імпорту даних.
- Якщо вибрано альтернативний ключ, усі його поля також стануть обов’язковими, зокрема для зіставлення.
- Якщо заголовки стовпців вихідного файлу збігаються з короткими іменами полів, ці поля зіставляються автоматично. Усі зіставлені поля показуватимуться із зеленою позначкою.
- Якщо заголовки стовпців не збігаються, незіставлені поля показуватимуться з червоним знаком оклику. Виберіть поле Dynamics 365 для зіставлення з досі незіставленим заголовком файлу.
- Щоб швидко відфільтрувати лише незіставлені поля, виберіть «Незіставлені » в розкривному списку «Атрибути карти».
У розділі «Необов’язкові поля » на сторінці «Рецензування зіставлень » ліворуч відображаються заголовки стовпців у вихідному файлі. Якщо заголовки стовпців збігаються з короткими іменами полів, поля буде автоматично вибрано у відповідних розкривних списках.
- Якщо заголовки стовпців не збігаються, незіставлені поля показуватимуться з червоним знаком оклику.
- Виберіть поле Dynamics 365 для зіставлення з досі незіставленим заголовком файлу.
- Ви також можете вибрати «Ігнорувати » з розкривного списку для одного або кількох необов’язкових полів. Дані з проігнорованих стовпців не імпортуватимуться до. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys
Якщо будь-який стовпець у вихідному файлі містить фіксований набір значень, його потрібно зіставити з полем типу набір параметрів типу. Стовпець цього типу має такі значення, як «Так» або «Ні», «Гарячий», «Теплий» або «Холодний». Для цього натисніть кнопку поруч з полем набір параметрів. Відкриється розділ набір параметрів картографування :
- Для кожного елемента Значення вихідного параметра виберіть елемент зі списку Значення параметрів Dynamics 365, щоб зіставити його, і натисніть кнопку ОК.
- Розкривний список Значення параметрів Dynamics 365 об’єднує значення, доступні у вхідному файлі, зі значеннями, які вже є в базі даних Dynamics 365. Приклад.
  - Значення у файлі імпорту: Низький, Високий
  - Значення, які вже є в Dynamics 365: холодний, теплий, гарячий
  - Результуючі цільові значення: Холодний, Теплий, Гарячий, Низький, Високий
- Після імпорту майстер додасть усі зіставлені значення в Dynamics 365, але незіставлені значення (які наразі відсутні в Dynamics 365) виключить із файлу імпорту. Наприклад, можна зіставити вихідне значення «Низький рівень» з кінцевим значенням «Низький», але вихідне значення «Високий рівень» – з кінцевим значенням «Високий» (нове). Залежно від цих зіставлень майстер імпорту створить «Високий рівень» як кінцеве значення Dynamics 365. Але він не створить «Низький рівень» як кінцеве значення у Dynamics 365, оскільки ви не зіставили з цим значенням жодного джерела.
  
  Нотатка
  
  Крім того, ви можете зіставити стовпець у вихідному файлі з полем типу «Два параметри» або «Набір параметрів із множинним вибором» (де поле може мати кілька значень). Необхідно зіставити кожне значення вихідного параметра з елементами списку значень параметрів Dynamics 365. У разі зіставлення з полем типу «Множинний вибір набір параметрів» якщо вихідний файл містить значення, недоступні в Customer Insights - Journeys ньому, нові значення не створюватимуться Customer Insights - Journeys.
Якщо деякі дані у вихідному файлі посилаються на інші наявні записи Customer Insights - Journeys, потрібно зіставити стовпець у вихідному файлі з полем Customer Insights - Journeys підстановки.

Наприклад, вам може знадобитись імпортувати файл із назвою Leads.csv, який містить записи клієнтів. Стовпець «Клієнт» у Leads.csv містить пов’язані дані облікового запису або контактної особи. Щоб зіставити його, натисніть кнопку поруч із полем підстановки. Відкриється розділ «Довідник підстановки», у якому перелічено сутності, пов’язані з поточною сутністю.

Для кожної сутності виберіть поля для пошуку під час імпорту, щоб зберегти зв’язки між записами, а потім натисніть кнопку ОК.
Щоб зберегти настройки зіставлення до наступного разу, введіть ім’я в полі Назвіть карту даних. Таким чином, коли наступного разу вам доведеться імпортувати схожий набір даних, ви зможете використати це зіставлення ще раз.
Коли будете готові продовжити, виберіть «Завершити імпорт», щоб імпортувати ці дані за допомогою зіставлень.

Як альтернативний ключ і пошук повторів працюють під час імпорту

Зверніть увагу на те, як працює альтернативний ключ та пошук повторів під час імпорту записів у: Customer Insights - Journeys

Якщо пошук повторів вимкнено, а альтернативний ключ не визначено в Customer Insights - Journeys
Процес імпорту створює нові записи. Якщо знайдено відповідність GUID, процес імпорту оновлює запис.
Якщо пошук повторів вимкнено та вибрано альтернативний ключ
Записи з тими самими альтернативний ключ даних оновлюються, а інші записи створюються в. Customer Insights - Journeys
Якщо пошук повторів вимкнено, а альтернативний ключ не вибрано
У цьому сценарії альтернативний ключ розглядається як первинний ключ, оскільки він доступний у Customer Insights - Journeys. Імпорт записів, які містять той самий альтернативний ключ, завершиться помилкою з відповідним повідомленням.
Якщо пошук повторів увімкнено, а альтернативний ключ не визначено
Діє правило пошуку повторів. Процес імпорту створює нові записи. Якщо знайдено будь-яку відповідність GUID, процес імпорту оновлює записи. Якщо будь-які записи відповідають правилу пошуку повторів, відображається повідомлення про помилку.
Якщо пошук повторів ввімкнено, а альтернативний ключ не вибрано У цьому сценарії альтернативний ключ розглядається як первинний ключ, оскільки він доступний у Customer Insights - Journeys. Імпорт записів з ідентичним альтернативним ключем завершиться помилкою з відповідним повідомленням. Правила пошуку повторів також застосовуються. Якщо будь-які записи відповідають правилу пошуку повторів, відображається повідомлення про помилку. Записи, які не відповідають правилу пошук повторів, будуть створені в. Customer Insights - Journeys
Якщо ввімкнено пошук повторів і вибрано альтернативний ключ
Процес імпорту оновлює записи відповідно до альтернативного ключа, а потім застосовує пошук повторів. Записи оновлюються, якщо альтернативний ключ збігається; інакше вони створюються в системі.

Перегляд результатів імпорту й виправлення помилок

Щоб виправити помилки, дочекайтеся завершення імпорту.

Перейдіть до розділу «Параметри»,>«Додаткові параметри>», «Керування>системними>даними», «Імпорт». Тут зібрані завдання для всіх останніх операцій імпорту.
Знайдіть завдання в списку та перевірте його перебіг. У стовпчику опис стану відображається стан імпорту за допомогою таких значень:
- Надіслано
- Розбір
- Перетворення
- Виконується імпорт
- Завершено
Після завершення імпорту у стовпцях Успіх, Помилка та Часткова помилка відображатиметься кількість записів, які було успішно імпортовано, не вдалося імпортувати або імпортовано частково.
Відкрийте файл імпорту, щоб переглянути записи, які було імпортовано частково або не імпортовано взагалі. Двічі клацніть запис файлу імпорту.
На відповідних вкладках перегляньте відомості про помилки, успіх або частковий імпорт записів.
На вкладці Помилки виберіть Експортувати рядки помилок, щоб експортувати рядки, які не вдалося імпортувати до нового файлу .csv. Виправивши помилки в цьому файлі, його можна імпортувати.

Видалення імпортованих записів

Перейдіть до розділу «Параметри»,>«Додаткові параметри>», «Керування>системними>даними», «Імпорт». Тут зібрані завдання для всіх останніх операцій імпорту.
Виберіть файл імпорту, який потрібно видалити, а потім виконайте одну з наведених нижче дій.
- Видалити вихідний файл імпорту: видаляє файл журналу імпорту та відомості про нього.
- Усі записи, імпортовані до цієї сутності під час цього імпорту: видаляє всі записи, імпортовані з вибраного файлу.
- Усі імпортовані записи з файлу .zip: видаляє файл імпорту разом із записами, імпортованими з файлу імпорту.

Поділитися через