Прогнози та бюджети проекту

Існує два способи для керування та контролю вашими проектами: прогнози та бюджети проекту.

Використовуйте прогнозування проектів, якщо ваша організація має операційну перспективу та якщо вона зосереджена на доходах і витратах, отриманих від конкретних транзакцій. Використовуйте бюджетування проекту, якщо ваша організація більше зосереджена на фінансових сумах.

Як прогнози проєктів, так і бюджети проєктів використовують прогнозні моделі для утримання прогнозованих сум транзакцій.

Кожен метод має свої переваги. Ви повинні врахувати наступні моменти, перш ніж вибрати метод для вашої організації.

Метод виділення	Прогнозування проектів	Бюджетування проекту
Розподіл періодів	Ви не можете чітко розподіляти транзакції за фінансовий період. Натомість, прогноз і контроль прогнозу ґрунтуються на терміні життя проекту. Оскільки прогнози складаються на основі певної дати, потрібно робити висновки про період із дати.	Ви можете розподілити транзакції по всьому проекту або фінансовому періоду. Якщо ви розподіляєте кошти протягом певного періоду, ви можете перенести невикористані суми на наступний фінансовий період.
Перегляд транзакцій	Ви можете переглядати транзакції у формах прогнозу, де ви бачите прогнози по всій компанії і по всіх проектах, незалежно від ієрархії. Щоб зосередитися на конкретному проекті, необхідно відфільтрувати дані.	Ви можете переглянути заплановані транзакції для окремої ієрархії проєктів. Таким чином, ви можете переглянути деталі транзакції для батьківського проекту або його підпроектів.
Змінні транзакції	Вводячи прогнозовані трансакції, можна використовувати всі наявні атрибути для фактичної трансакції. Це дозволяє отримати більш детальну інформацію в прогнозі. Наприклад, можна ввести відомості про кількість, працівників, товари або властивості лінії.	Вводячи дані про бюджет, можна використовувати лише суми, категорії та види діяльності.
безпеки	Прогнозування ґрунтується на транзакціях, які ви вводите у форми прогнозу, і не передбачає механізму контролю процесів. Будь-який працівник, який має дозволи на форму прогнозу, може переглядати інформацію без узгодження.	Для бюджетування використовується система документообігу, яка дозволяє керувати змінами та вести історію редагувань.
Типи записів	Прогнозні записи транзакцій ґрунтуються на кількості одиниць, а також на цінах за собівартість і одиницю продажу.	Деталізація бюджету ґрунтується на сумах, які розподіляються між витратами та доходами.
Прогнозні моделі	Оскільки кожен прогноз має бути пов'язаний із моделлю, можна створити кілька моделей прогнозу, а також настроїти підмоделі.	Бюджетування проектів обмежує прогнозні моделі, які використовуються для бюджетування. Менша кількість моделей прогнозів може допомогти підвищити узгодженість прогнозів.
Перевитрата коштів	Ви можете дозволити або заборонити вхід лише тих транзакцій, які призведуть до перевищення витрат.	Бюджетування проектів надає додаткові можливості контролю для користувачів. Ви можете дозволити попередження та перевитрату.
керування	Контроль прогнозу здійснюється за допомогою скорочення прогнозу. Фактичні суми віднімаються з прогнозних залишків транзакцій без будь-якого аудиторського сліду. Це може ускладнити відстеження місця фактичних транзакцій.	При контролі бюджету проекту фактичні суми віднімаються від сум у бюджеті, що залишився. Це дозволяє отримати більш чіткий контрольний слід.

Прогнози проектів

Під час використання прогнозування проектів можна вводити прогнозні трансакції у формах прогнозу для кожного типу трансакцій. Для прогнозованої трансакції можна використовувати всі атрибути, доступні для фактичної транзакції, наприклад прибутковість лінії, атрибути лінії, працівники або описи. Ви також можете спрогнозувати, через який час після того, як ви понесете витрати, ви будете виставляти рахунок клієнту.

Операції прогнозування проектів ґрунтуються на одиницях і сумах.

Кожен прогноз проекту має бути пов'язаний із моделлю прогнозу. Коли ви вводите прогнозну трансакцію, автоматично пропонується модель прогнозу. Модель прогнозу виступає в якості контейнера для прогнозованих угод.

Прогнозні моделі можна призначати як підмоделі для моделі. Це дає змогу прогнозувати за регіонами, періодами часу або відділами. Ви можете скопіювати прогнозовані транзакції в модель для створення нової моделі, а також перенести транзакції до загальної книги. Оскільки між прогнозом і моделлю існує взаємозв'язок один до одного, кожна модель прогнозу складає окремий бюджет на проект.

Прогнозні моделі можуть використовувати скорочення прогнозу як механізм управління проектами. При скороченні прогнозу фактичні операції зменшують прогнозні залишки транзакцій. Однак, оскільки скорочення прогнозу застосовується до найвищого проекту в ієрархії, воно забезпечує обмежене уявлення про зміни в прогнозі. Наприклад, якщо воркер пов'язаний з підпроектом, фактичні транзакції для цього працівника публікуються в батьківському проекті. Це може ускладнити відстеження змін, адже ви не зможете легко визначити, яка транзакція в якому підпроекті спричинила зниження прогнозованої суми. Тому рекомендується створити копію моделі прогнозу для використання скорочення прогнозу. Після цього за допомогою звітів можна переглянути початкові прогнози.

Ви можете переглядати, копіювати, видаляти або переносити прогнози проектів до бюджету загальної книги. При цьому контроль процесу відсутній. Будь-який працівник, який має дозвіл на форму прогнозу, може вносити зміни без перегляду.

• Переглянути– можна переглянути прогнозну операцію в тих самих формах, де було зроблено початкові записи.
• Копіювати або видаляти – під час копіювання прогнозних трансакцій рядки однієї моделі прогнозу до іншої моделі прогнозу. Коли ви видаляєте прогноз, ви видаляєте прогнозні трансакції з моделі прогнозу. Щоб обмежити прогнозовані трансакції, які копіюються або видаляються, виберіть конкретні типи трансакцій і дати. Це дає змогу копіювати або видаляти лише певні частини прогнозу.
• Перенесення – коли ви передаєте прогноз проекту до бюджету загальної книги, ви переносите прогнозні транзакції прогнозної моделі до бюджету загальної книги. Ви можете перезаписати будь-які раніше перенесені транзакції в бюджеті загальної книги, на який ви передаєте прогноз проекту.

Бюджети проектів

Бюджетування проектів є простішим методом, ніж прогнозування, хоча воно інтегрується з моделями прогнозування. Він використовує єдину форму введення для оригінальних деталей бюджету та перегляду, а також дозволяє робити прогнози, які базуються лише на сумі, категорії або діяльності.

При бюджетуванні проекту всі початкові бюджети та виправлення мають бути надіслані до робочого процесу проєкту для затвердження. Робочі процеси дають змогу краще контролювати процес і створювати запис історії змін.

Бюджетування проектів нагадує бюджетування в головній книзі, але є швидшим і простішим у налаштуванні. Багато параметрів у загальній книзі бюджетування, такі як послідовності чисел або валюта, не потрібно налаштовувати окремо для проектів.

Бюджети проектів автоматично пов'язуються з двома моделями прогнозу: однією для початкового бюджету та іншою для залишкового бюджету. Тому у звітах, які ґрунтуються на моделях прогнозів, можуть використовуватися бюджетні дані. Коли бюджет проекту виділяється, система створює прогнозні транзакції на основі пов'язаних моделей, які використовуються для звітності та контролю.

Прогнозні моделі

Прогнозні моделі мають однорівневу ієрархію. Це означає, що один прогноз проекту повинен бути пов'язаний з однією моделлю прогнозу.

Якщо використовується прогнозування проектів, моделі можна визначати як підмоделі. Потім ви можете створювати прогнози за відділами, періодами часу або регіонами. Наприклад, можна створити модель прогнозу на рік, а потім створити підмоделі для регіональних прогнозів на північний схід, південний схід, північний захід і південний захід, які подають регіональні голови. Вибираючи різні параметри в доступних звітах, можна переглянути інформацію за загальним прогнозом або за підмоделлю.