Управління документами з інтеграцією з Microsoft Teams

Керування документами за допомогою SharePoint дає змогу керувати поширеними типами документів, такими як Word, Excel, PowerPoint і OneNote. Ви також можете створювати папки для збереження та керування цими документами у програмах залучення клієнтів (наприклад, Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing та Dynamics 365 Project Service Automation), які зберігаються в SharePoint.

Завдяки інтеграції Microsoft Teams із Dynamics 365 ви можете використовувати керування документами з Microsoft Teams. Це дає змогу користувачеві співредагувати документи та автоматично синхронізувати документи з програмами залучення клієнтів за допомогою SharePoint. Для кожного клієнта існує один екземпляр SharePoint. Документи в Dynamics 365 і файли в Microsoft Teams знаходяться на одному сайті SharePoint. Дочірні сайти можуть бути різними, але кореневий сайт однаковий.

Немає автоматичного зв'язку між дозволами SharePoint і дозволами на програми залучення клієнтів. Щоб отримати доступ до документів між Microsoft Teams і програмами залучення клієнтів, вам потрібен чіткий дозвіл на використання керування документами для програм залучення клієнтів і SharePoint. Для довідок: Дозволи, необхідні для завдань керування документами

Використовуйте вкладку «Файли » в Microsoft Teams або вкладку «Документи » у програмах залучення клієнтів, щоб зберігати документи та керувати ними в контексті запису на сервері SharePoint. Документи зберігаються на сервері SharePoint, який дає змогу користувачу Microsoft Teams отримувати доступ до документів на сервері SharePoint, якщо користувач має відповідні дозволи.

Доступ користувача до файлів у Microsoft Teams або програмах залучення клієнтів залежить від його доступу до сайту SharePoint, на якому зберігається файл.

Примітка

• Гість користувача в Microsoft Teams отримуватиме повідомлення про помилку, коли намагатиметься отримати доступ до закріпленого запису програми взаємодії з клієнтами.
• Користувач, який є частиною каналу Microsoft Teams або команди, яка має доступ до програм для взаємодії з клієнтами, не матиме доступу до запису в Microsoft Teams.

Запитання й відповіді

1. Чи матимуть гостьові користувачі Microsoft Teams доступ до записів програми Dynamics 365?

Ні, вони бачитимуть повідомлення про помилку, коли намагатимуться отримати доступ до закріпленого запису.

2. Чи зможуть учасники чатів і каналів Microsoft Teams бачити закріплений запис програми Dynamics 365, якщо вони не мають ліцензії Dynamics 365?

Ні, вони побачать повідомлення про помилку під час спроби отримати доступ до закріпленого запису.

3. Чи можу я додати документ до свого запису, якщо він не закріплений на каналі Microsoft Teams?

Це залежить від того, чи налаштовано інтеграцію SharePoint у вашому клієнті Dynamics 365. Якщо у вас включена інтеграція з SharePoint, то ви можете додати документ.

Якщо у вас не включена інтеграція з SharePoint, вам потрібно закріпити запис на каналі Microsoft Teams, інакше ви не зможете додати документ до запису.

4. Що відбувається, коли я додаю документи до каналу Microsoft Teams, підключеного до запису програми Dynamics 365, а потім видаляю учасника з каналу?

Це залежить від того, чи має користувач дозволи на доступ до запису програми Dynamics 365.

Якщо у користувача є дозволи на доступ до запису програми, користувач може редагувати запис у Dynamics 365, але не може отримати доступ до файлів із Dynamics 365, SharePoint або Microsoft Teams.

Якщо він не має дозволу на доступ до запису програми Dynamics 365, користувач отримає помилку та не матиме доступу до файлу з Dynamics 365, SharePoint або Microsoft Teams

5. Які дозволи отримує користувач, коли я додаю їх до каналу Microsoft Teams, який має закріплені записи та документи, додані на вкладку «Файли»?

Це залежить від того, чи має користувач дозволи на доступ до запису програми Dynamics 365.

Якщо у них є дозвіл на доступ до запису програми Dynamics 365, то користувач зможе редагувати запис у Dynamics 365 і Microsoft Teams. Вони теж будуть читати, писати. видаляйте файли з Dynamics 365, SharePoint і Microsoft Teams.

Якщо вони не мають дозволу на доступ до вашого запису програми Dynamics 365, вони отримають повідомлення про помилку, але матимуть дозвіл на читання, запис і видалення під час доступу до файлу з Dynamics 365, SharePoint і Microsoft Teams.

6. Яке розташування вкладки «Файли Microsoft Teams» у SharePoint порівняно з пов'язаною вкладкою документів запису Dynamics 365?

Наведені нижче відомості застосовуються, якщо інтеграцію SharePoint не ввімкнуто для сутності в Dynamics 365.

Під час додавання файлу із запису програми Dynamics 365, пов'язаного з каналом Microsoft Teams, документ зберігається в папці SharePoint із шляхом до файлу [Ім'я команди] > Документи > [Ім'я каналу] > [Ім'я файлу]. Файл відображається на вкладці «Файли» каналу Microsoft Teams і пов'язаній сітці документів запису програми Dynamics 365.

Додавання файлу із запису програми Dynamics 365, не пов'язаного з каналом Teams, неможливе, оскільки інтеграцію з SharePoint не ввімкнено.

Під час додавання файлу з каналу Microsoft Teams, пов'язаного із записом програми Dynamics 365, документ зберігається в папці SharePoint із шляхом до файлу [Ім'я команди] > Документи >[Ім'я каналу] > [Ім'я файлу]. Файл відображається як на вкладці «Файли» каналу Microsoft Teams, так і на сітці, пов'язаній із документом запису Dynamics.

Під час додавання файлу з каналу Teams, не пов'язаного із записом програми Dynamics 365, документ зберігається в папці SharePoint із шляхом до файлу [Ім'я команди] > Документи > [Ім'я каналу] > [Ім'я файлу]. Файл відображається на вкладці «Файли» каналу Microsoft Teams.

Коли з каналом Microsoft Teams пов'язано кілька записів програми Dynamics 365, документ зберігається в папці SharePoint зі шляхом до файлу [Ім'я команди], > Документи >[Ім'я каналу] > [Ім'я файлу]. Файл відображається в каналі Microsoft Teams на вкладці «Файли» та сітці, пов'язаній із документом, для всіх записів програми Dynamics 365, пов'язаних із каналом.

Коли запис програми Dynamics 365 пов'язаний із каналом Microsoft Teams, файли, вже додані до цього каналу Microsoft Teams, відображаються в сітці, пов'язаній із документом для цього запису програми Dynamics 365.

Якщо запис програми Dynamics 365 раніше був пов'язаний із каналом Microsoft Teams, і користувач пов'язав його з новим каналом Microsoft Teams, у Dynamics 365 додається інше розташування документа для нового каналу Microsoft Teams, пов'язаного із записом. Користувачі можуть перемикатися між розташуваннями документів.

7. Яке розташування вкладки «Файли Microsoft Teams» у SharePoint у порівнянні з пов'язаною вкладкою документів запису програми Dynamics 365?

Наведені нижче відомості застосовуються, якщо інтеграцію SharePoint увімкнуто для сутності Dynamics 365.

Під час додавання файлу до запису програми Dynamics 365, пов'язаного з каналом Microsoft Teams із розташування документа для каналу Microsoft Teams, документ зберігається в папці SharePoint із шляхом до файлу [Ім'я команди] > Документи > [Ім'я каналу] > [Ім'я файлу]. Файл відображається як на вкладці «Файли» каналу Microsoft Teams, так і на сітці документів, пов'язаних із записом програми Dynamics 365 у розташуванні документа каналу Microsoft Teams.

Під час додавання файлу до запису програми Dynamics 365, пов'язаного з каналом Microsoft Teams через розташування документа для сайту за замовчуванням, документ зберігається на сайті SharePoint за замовчуванням, який було настроєно в середовищі Dynamics 365. Документ не відображається на вкладці файлів Microsoft Teams для каналу, пов'язаного із записом.

Під час додавання файлу із запису програми Dynamics 365, не пов'язаного з каналом Microsoft Teams, документ зберігається на сайті SharePoint за замовчуванням, на якому було настроєно середовище Dynamics 365.

Під час додавання файлу з каналу Microsoft Teams, пов'язаного із записом програми Dynamics 365, документ зберігається в папці SharePoint із шляхом до файлу [Ім'я команди] > Документи > [Ім'я каналу] > [Ім'я файлу]. Файл відображається як на вкладці «Файли» каналу Microsoft Teams, так і на сітці документів, пов'язаних із записом програми Dynamics 365 у розташуванні документа каналу Microsoft Teams.

Якщо з каналом Microsoft Teams пов'язано кілька записів Dynamics, документ зберігається в папці SharePoint із шляхом до файлу [Ім'я команди] > Документи > [Ім'я каналу] > [Ім'я файлу]. Файл відображається на вкладці «Файли» каналу Microsoft Teams і в сітці, пов'язаній з документом, у розташуванні документа для каналу Microsoft Teams для всіх записів програми Dynamics 365, пов'язаних із каналом.

Коли запис Dynamics пов'язаний із каналом Microsoft Teams, файли, вже додані до цього каналу Microsoft Teams, відображаються в сітці, пов'язаній із документом для цього запису програми Dynamics 365 у розташуванні документа каналу Microsoft Teams.

Коли запис Dynamics пов'язаний із каналом Microsoft Teams, файли, які вже додано до цього запису програми Dynamics 365 (на сайті SharePoint за замовчуванням, на якому було налаштовано середовище Dynamics 365), файли не відображаються на вкладці файлів каналу Microsoft Teams і залишаються на сайті SharePoint за замовчуванням, на якому було настроєно середовище Dynamics 365.

Якщо запис програми Dynamics 365 раніше був пов'язаний із каналом Microsoft Teams, і користувач пов'язує його з новим каналом Microsoft Teams, у програмі Dynamics 365 додається інше розташування документа для нового каналу Microsoft Teams, пов'язаного із записом. Користувачі можуть перемикатися між розташуваннями документів.

8. Хто яке місце може бачити?

Дозвіл на перегляд розташування залежить від дозволу користувача на доступ до папки в SharePoint. Якщо папка SharePoint була створена в каналі Microsoft Teams, то користувач матиме дозвіл на читання та запис.

9. Я видалив користувача з каналу Microsoft Teams, але він все ще має доступ до пов'язаного запису з Dynamics 365. Як я можу обмежити їхню здатність відкривати, редагувати та видаляти документ із Dynamics 365?

Доступ до файлів залежить від дозволів користувача в SharePoint. Щоб обмежити доступ користувача до цих файлів, видаліть їх із сайту SharePoint.

10. Що станеться, якщо я видалю обліковий запис Microsoft Teams?

Файли видаляються з Dynamics 365 і SharePoint.