Запитання й відповіді про функцію спостереження за зустрічами в Outlook

Ці поширені запитання (FAQ) описують вплив штучного інтелекту функції Microsoft 365 спостереження за зустрічами Copilot для продажів в Outlook.

Що таке функція відстеження зустрічей в Outlook?

Copilot для продажів допомагає продавцям створювати follow-up листи після зустрічей з клієнтами. Аналізуючи обговорення на зустрічі, він генерує персоналізовані та всеосяжні follow-up електронні листи, гарантуючи, що важливі моменти розглянуті, а пункти дій чітко повідомлені, тим самим зміцнюючи відносини з клієнтами.

Які можливості цієї функції?

Copilot для продажів використовує інтеграцію даних із CRM-системами, нотатками про зустрічі та журналами взаємодії з клієнтами. Аналізуючи цю інформацію, система визначає пункти дій, рішення та пункти обговорення з зустрічі. Потім він генерує індивідуальні follow-up електронні листи, включаючи необхідний контекст і забезпечуючи своєчасне та точне спілкування з клієнтами.

Для чого призначена ця функція?

Використання цієї функції призначене для автоматизації процесу створення follow-up листів після зустрічей із клієнтами. Він спрямований на фіксацію важливих моментів обговорення, пунктів дій і рішень, прийнятих під час зустрічі, а також створення індивідуальних електронних листів, які забезпечують своєчасну та точну комунікацію, зміцнюють відносини з клієнтами та сприяють ефективній співпраці.

Як оцінювалася функція супроводу зустрічі? Які показники використовуються для вимірювання продуктивності?

Ця функція оцінюється за допомогою комбінації порівняльного аналізу, людської оцінки та метрик залучення клієнтів. Ефективність оцінюється на основі таких критеріїв, як точність, релевантність, залученість і задоволеність клієнтів. Відповідь показники оцінюють ефективність follow-up листів.

Кінцеві користувачі надають постійний зворотний зв’язок щодо кожної функції Copilot, а також ітеративні вдосконалення, що сприяють оптимізації продуктивності системи за всіма функціями.

Які існують обмеження щодо цієї функції? Як користувачі можуть мінімізувати вплив обмежень під час використання системи?

Згенеровані системою follow-up листи можуть не повністю відображати складність або тонкощі, які обговорювалися під час зустрічі, що призводить до потенційних прогалин.

Щоб мінімізувати вплив, користувачі повинні уважно переглядати та адаптувати follow-up електронні листи, додаючи будь-які додаткові моменти або уточнення на основі власного розуміння обговорень на зустрічі.

Які фактори та параметри роботи дозволяють ефективно та відповідально використовувати систему?

• Конфіденційність і безпека даних: Впроваджуйте надійні заходи конфіденційності даних для захисту інформації клієнтів і забезпечення дотримання відповідних правил. Використовуйте безпечні канали зв’язку та методи шифрування для захисту конфіденційних даних.
• Навчання та інструкції для користувачів: Надання всебічного навчання користувачам щодо функцій, можливостей та обмежень системи. Встановити чіткі керівні принципи та найкращі практики для відповідального та етичного використання, наголошуючи на важливості точного представлення, шанобливого спілкування та дотримання правових та етичних стандартів.
• Дозволи користувачів і контроль доступу: впроваджуйте керування доступом на основі ролей, щоб обмежити функціональні можливості системи та доступ до даних на основі ролей і обов’язків користувачів. Переконайтеся, що користувачі мають відповідні дозволи, що відповідають їхнім посадовим обов’язкам, і санкціонований доступ до даних клієнтів.
• Моніторинг та аудит: Регулярно відстежуйте використання системи, взаємодію та результати, щоб виявити будь-які потенційні проблеми чи проблеми. Проводьте періодичні аудити для оцінки дотримання керівних принципів, заходів щодо захисту даних та етичних практик.
• Зворотний зв’язок і постійне вдосконалення: заохочуйте користувачів залишати відгуки про продуктивність системи, точність і взаємодію з користувачем. Активно шукайте інформацію від користувачів, щоб зрозуміти їхні потреби та визначити області для вдосконалення. Регулярно оновлюйте систему на основі відгуків і досягнень у технологіях.
• Прозорість і зрозумілість: Сприяйте прозорості, чітко повідомляючи користувачам, як працює система, які використовуються базові технології, а також будь-які обмеження чи потенційні упередження. Переконайтеся, що користувачі мають базове розуміння можливостей системи та поінформовані про її природу на основі штучного інтелекту.
• Підзвітність і виправлення помилок: Встановіть механізми для усунення помилок або неточностей, які можуть виникнути в контенті, створеному системою. Заохочуйте користувачів переглядати та виправляти будь-які неточності, беручи на себе відповідальність за кінцевий результат і гарантуючи, що він відповідає їхнім знанням і досвіду.

Пов’язані відомості

Як створити електронний лист із підсумком зустрічі з продажу