Шаблон: керування проектами
Організаціям потрібне централізоване місце для керування кількома проектами, оскільки вони забезпечують досягнення цілей різними робочими групами та відповідність критеріям успіху відповідно до плану.
Зазвичай керування проектами використовується для керування новими ідеями продуктів, створення планів проектів і відстеження проміжних етапів, а також для керування продуктивністю робочих груп.
Microsoft Power Platform надає організаціям рішення з малим обсягом коду або без нього для створення зручних рішень для керування проектами протягом усього їхнього життєвого циклу. У цій статті наведено кілька реальних прикладів того, як клієнти використовували Microsoft Power Platform для створення ефективних програм і робочих циклів для керування проектами.
Процедура визначення шаблону керування проектами
Бізнес-групи в організаціях бачать необхідність в інструментах для керування проектами, відстеження перебігу виконання та моніторингу результатів.
За типового сценарію керування проектами можна виконувати такі дії.
Планувати свою роботу для керування ідеями, планами, завданнями й проміжними етапами.
Відстежувати перебіг виконання за планом, повідомляти зацікавлених сторін про стан проекту та за необхідності ескалувати блокувальники.
Переглядати перебіг виконання, відстежувати результати й візуалізувати ключові аспекти перебігу виконання проекту.
Як клієнти використовують шаблони керування проектами
Програма Traveler компанії Custom Air Products and Services
Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) — це постачальник рішень для опалення, вентиляції та кондиціонування повітря (HVAC), що базується в Х’юстоні, який спеціалізується на проектуванні, будівництві, встановленні, модифікації та обслуговуванні обладнання для кондиціонування повітря як у промисловому, так і в комерційному сегментах індустрії HVAC.
Робочій групі з керування проектами CAPS потрібне було настроюване рішення, щоб відстежувати весь життєвий цикл елементів HVAC під час проходження ними процесу виробництва, з акцентом на якісне будівництво. Рішення необхідно було настроїти відповідно до потреб кожного відділу, а також щоб відстежувати перевірку якості та дозволити відповідальним особам здійснювати схвалення на кожному етапі процесу. Крім того, робоча група хотіла надати всім в організації можливість повідомляти про проблеми через мобільні пристрої. Однією з ключових проблем, з якою вони зіткнулися, було те, що документ «путівник» — документ, який використовувався для відстеження перевірки якості, — втрачався.
Ребекка Сакетт, асистент аналітика даних, знайшла Power Apps підписку Office 365 і почала експериментувати зі створенням додатків зі SharePoint списками, щоб замінити ручні процеси. Ребекка розробила Power Apps рішення для оцифрування документа мандрівника під назвою CAPS Traveler. Керівники проектів і зацікавлені сторони використовують головну програму керування Traveler, щоб отримувати відомості про всі активні проекти, переглядати ключові статистичні дані, а також керувати календарями тестування й доставки.
Керівники проектів ініціюють проекти та додають відомості для кожного необхідного кроку, наприклад «Виготовлення», «Фарбування», «Електрика» та «Тестування». Потім співробітники кожного відділу використовують супутню програму для мобільних пристроїв, спеціально створену з певними запитаннями для їхнього відділу. Згодом централізована робоча група зводить дані та використовує звіти для визначення загальних причин, через які не було виконано певний крок.
Крім головної програми керування, існує десять додаткових таких програм для схвалення. Усі вони зчитують і записують дані в один набір списків SharePoint. Після завершення всіх кроків представник робочої групи з керування якістю здійснює остаточне схвалення. Потім автоматично ініціюється цикл для створення звіту PDF.
Програма InZone компанії Environment Canterbury
Environment Canterbury (ECan) працює в партнерстві зі спільнотами Кантербері, Нова Зеландія, над довгостроковими екологічними програмами, що складаються з багатьох проміжних етапів і пов’язаних з ними проектів. Їм потрібне було доступне рішення, яке забезпечило б кращу узгодженість проектів, вищі рівні видимості й швидший доступ до даних.
За допомогою програми керівники прісноводних зон і учасники проектів можуть переглядати статус своїх проектів. Усі проекти мають позначки зони й певних проміжних етапів, а всі проміжні етапи мають позначки результатів у довгостроковій перспективі. Додаток надає індивідуальну колірну схему, яка дозволяє легко розрізняти та переміщатися між проектами, віхами та результатами. Усі екрани проектів відображаються зеленим кольором, проміжних етапів — блакитним, а результатів — помаранчевим.
Якщо проекти не оновлюються своєчасно, надсилаються сповіщення із запитом щодо оновлення даних та ескалаціями. Цикли також використовуються для виклику певних подань і створення електронних листів із дайджестом на основі таблиці HTML зі списком усіх елементів, пов’язаних із певною особою в одному електронному листі.
Програма Gift Review організації Partners In Health
Partners In Health (PIH) отримує приблизно половину свого фінансування щороку від окремих донорів, а інша половина надходить переважно з державних субсидій, а також від корпорацій і фондів. Некомерційна організація налічує близько 10 спеціалістів з благодійності, які відповідають за управління понад 1000 своїх найщедріших індивідуальних жертводавців. PIH хотіла покращити здатність офіцерів з подарунків керувати своїми портфелями, показуючи їм подарунки, коли вони надходять, і надаючи офіцерам 360-градусний огляд їхніх портфелів донорів.
Белла Чжі-Нін, керівник відділу аналітики й програмного забезпечення в PIH, створила програму Gift Review та приладну дошку для фахівців із залучення коштів, щоб вони могли керувати багатьма аспектами пожертвувань і візуалізувати їх. Завдяки програмі Gift Review фахівці із залучення коштів можуть переглядати пожертвування одразу після їх надходження, додавати відповідні примітки та забезпечувати призначення цих пожертвувань відповідному фонду. У результаті створюється список справ, у якому фахівець із залучення коштів переглядає пожертвування, щоб переконатись, що його віднесено до відповідної кампанії, на ньому встановлено код із правильним типом пожертвування та воно призначене відповідному фонду. Фахівець із залучення коштів може надсилати електронною поштою запитання до робочої групи PIH DevOps безпосередньо з програми. Після вирішення всіх питань фахівці із залучення коштів позначають контрольний список як «виконаний», і тоді його можуть переглядати їхні керівники.
«За день навчання програма дійсно відкрила мені очі на те, як легко можна створювати інструменти, які оптимізують процеси та дають нашим колегам можливість бути кращими у своїй справі», — зазначає Белла Чжі-Нін.
Програма Project Portfolio компанії R3 Retail
Компанія R3 Retail Development є експертом в області консалтингу з керування проектами, щоб максимізувати прибуток для супермаркетів, продуктових магазинів, підприємств харчової промисловості, комерційних, роздрібних і невеликих промислових споживачів у Сполучених Штатах Америки. Компанії R3 потрібен був індивідуалізований підхід для її потреб комплексного керування проектами.
Програма Portfolio Project була створена всього лише за 120 годин, а тепер з її допомогою здійснюється керування більше ніж 200 проектами. Керівники проектів R3 та регіональні керівники магазинів, яких вони обслуговують, тепер використовують нову програму Project Portfolio. Програма містить багатий набір можливостей, зокрема:
приладна дошка, на якій відображається зведена статистика для користувача, який увійшов в обліковий запис;
відомості про відстеження проекту, включно з датами, завданнями, проблемами, замовленнями на придбання та користувачами;
відстеження IP-адреси для всіх інстальованих пристроїв, наприклад холодильників;
можливості завантаження файлів для документів, наприклад архітектурних файлів для систем HVAC;
розширення користувацької бізнес-логіки, наприклад автоматичне встановлення значень дати на основі записів стану.
Адміністратори можуть призначати дозволи безпеки певним користувачам програми відповідно до їхніх ролей. Адміністратори також можуть настроювати список типів завдань і очікуваний час для кожного завдання, який, у свою чергу, використовуватиметься для автоматичного створення термінів виконання.
R3 використовується Power Automate для надсилання автоматичних сповіщень і нагадувань. Усі дані зберігаються в Microsoft Dataverse.
Засоби планування Capitol Music Group
Capitol Music Group (CMG) побачила можливість модернізувати свої маркетингові робочі цикли та засоби планування, попередньо створені за допомогою InfoPath. Надважлива бізнес-програма керувала розкладами нових випусків і з часом почала використовуватися для запису даних для різних типів випусків і ЗМІ. CMG прагнула автоматизувати типові процеси, розширити видимість і співпрацю між партнерськими лейблами, а також швидше пристосуватися до нових маркетингових каналів в Інтернеті. Однак програма Capitol Scheduling була глибоко інтегрована у свої цикли процесів і складалася виключно з даних XML, для керування якими потрібно було чимало колективних знань. Щоб оптимізувати розробку й керування програмами, використовуючи підхід із малим обсягом коду, CMG у кінцевому підсумку вирішила перенести програму з InfoPath до Microsoft Power Platform, зокрема Power Apps і Power Automate.
Capitol хотів, щоб його команди використовували новий інтерфейс планування для зручного спілкування, отримання погоджень і співпраці над маркетингом для різних типів випусків — фізичних, цифрових або відео елементів.
«За допомогою Microsoft Power Platform Capitol може легко ділитися маркетинговою інформацією протягом усього життєвого циклу продукту, — зазначає Карен Реалі, старший керівник Universal Music Group. — Це навіть допомагає прискорити й оптимізувати проекти з перехресними лейблами».
Примітка
Розкажіть нам про свої уподобання щодо мови документації? Візьміть участь в короткому опитуванні. (зверніть увагу, що це опитування англійською мовою)
Проходження опитування займе близько семи хвилин. Персональні дані не збиратимуться (декларація про конфіденційність).