Підготовка процесів і записів
Перш ніж ви зможете використовувати можливість видобутку завдань для візуалізації та аналізу ваших процесів, вам потрібно:
- Створіть свій процес у процесі майнінгу в Power Automate.
- Запишіть дії , з яких складається процес, за допомогою Power Automate диктофона.
- Підготуйте запис до аналізу.
- (Необов’язково) Створіть рекомендовані назви дій, щоб полегшити вам та іншим користувачам підготовку запису до аналізу.
Дізнайтеся більше про процеси в наступному відео.
Створення процесу
Загалом, процеси, які, на вашу думку, можуть бути неефективними або повторюваними, є хорошими кандидатами для аналізу.
Авторизуйтесь до Power Automate.
В області переходів ліворуч виберіть елемент Процес видобутку.
У розділі Створити новий процес виберіть плитку Почати тут .
Введіть назву процесу й опис, а потім натисніть кнопку Записи.
Виберіть Створити.
Запишіть свій процес
Створіть запис одним із двох способів:
- безпосередньо після створення процесу.
- На сторінці відомостей про процес.
Створення запису безпосередньо після створення процесу
Після створення процесу відобразиться екран із двома варіантами наступних кроків.
- Виберіть Додати запис.
Створення запису на екрані відомостей про процес
Щоб створити запис на екрані відомостей, знайдіть і виберіть потрібний процес.
Виберіть елемент Process mining All process (Процес видобутку>всіх процесів ) під плитками праворуч.
Виберіть назву процесу, щоб перейти на екран Відомості про процес.
У меню вгорі виберіть Новий запис.
Виберіть Відкрити диктофон.
Запустіть диктофон у Power Automate
При використанні будь-якого з описаних вище способів має з’явитися повідомлення Запуск диктофона Power Automate.
Ви повинні були завантажити , Power Automate перш ніж почати. Однак ви також можете вибрати Отримати програму , щоб інсталювати її.
Якщо ви інсталювали Power Automate, має відобразитися спливаюче вікно Відкрити браузер. Power Automate Виберіть його, щоб відкрити програму.
Якщо Power Automate інстальовано, але відкривається неправильно, натисніть кнопку Відкрити знову.
Використання Power Automate диктофона
Почніть записувати свій процес всього за один крок.
На екрані Настільний рекордер виберіть елемент Запис.
Виконайте дії, які потрібно записати, а потім натисніть кнопку Готово в нижній частині екрана диктофона.
Після успішного збереження запису виберіть елемент Переглянути запис, щоб переглянути записані кроки та підготувати запис до аналізу.
Нотатка
Залежно від тривалості записування, може пройти деякий час, перш ніж дії стануть доступними.
особливості диктофона
Коли ви записуєте свої дії, описи дій відображаються на екрані диктофона.
Щоб видалити будь-яку дію із запису, виберіть піктограму кошика.
Щоб тимчасово зупинити записування, натисніть кнопку Призупинити запис у будь-який час.
Щоб продовжити записування з того місця, на якому ви зупинилися, натисніть кнопку Почати записування знову.
Щоб стерти всі записані дії та почати спочатку, виберіть Скинути запис.
Поради щодо запису
Скористайтеся цими порадами, щоб покращити процес записування.
Будьте методичні в своїх діях. Це включає очікування, поки червоне поле зосередиться на елементі, з яким ви намагаєтеся взаємодіяти, перш ніж вибрати його, оскільки може бути невелика затримка.
Якщо вибір зроблено помилково, видаліть дію на екрані диктофона.
Якщо ви записуєте крок, який не має бути частиною процесу, видаліть його за допомогою значка кошика.
Підготовка запису до аналізу
Після завершення запису записані дії можна буде переглянути на екрані подробиць запису. Важливо підготувати запис до аналізу, перш ніж продовжувати.
Дії, які були зафіксовані в ході процесу, можуть бути дуже докладними і конкретними. Для того, щоб зрозуміти їх і створити чітку карту процесів, ці дії потрібно згрупувати разом у більші види діяльності. Процес видобутку корисних копалин тепер може автоматично групувати аналогічні дії в види діяльності.
Переконайтеся, що всю конфіденційну інформацію видалено із запису перед аналізом. Це можна зробити для захисту конфіденційності та безпеки даних. Щоб дізнатися більше про те, як захистити свої дані, перейдіть на сторінку Захист даних.
Ось невелике відео про те, як підготувати запис до аналізу.
Групування дій за діями
Після завершення процесу запису ви можете помітити, що деякі дії вже були автоматично створені для вас. У вас є можливість залишити ці дії такими, якими вони є, або ви можете змінити їх, щоб краще відповідати вашим потребам.
Редагування наявної дії
Нижче наведено кілька порад щодо редагування наявної дії.
Щоб змінити початкову дію дії, перетягніть її верхній колонтитул вгору або вниз списку дій до потрібної початкової точки.
Щоб змінити ім’я дії, виділіть її, і праворуч з’явиться поле зі списком.
Ви можете вибрати одну з наявних назв дій у спадному меню або створити власну, якщо потрібно.
Додавання нової дії
Ви можете додати дію до процесу після того, як записали її.
Виберіть Додати дії, щоб додати заголовок дії . Усі дії під заголовком і перед заголовком наступної дії є частиною групи.
Перемістіть верхній колонтитул дії вгору або вниз у список дій туди, де потрібно почати дію.
Назвіть дії праворуч, використовуючи спадне меню, щоб знайти наявні назви дій або створити нову.
Видалення справи
Для аналізу знадобиться як мінімум два види діяльності. Інакше карта процесів не мала б сенсу.
Якщо ви не хочете автоматично створювати дії або припустилися помилки та хочете видалити дію, виберіть Видалити дії на панелі команд.
Якщо дії не потрібні автоматично створені або просто потрібно почати все спочатку, виберіть Видалити всі дії на панелі команд.
Натисніть кнопку Зберегти у верхньому правому куті, щоб зберегти результати роботи.
Зберегти та проаналізувати
Завершивши групування, виберіть Зберегти й проаналізувати у верхньому правому куті.
Після аналізу виберіть Переглянути аналітику на панелі сповіщень, щоб перейти на сторінку аналітики .
Щоб дізнатися більше, перейдіть на сторінку Аналіз процесів.
Крім того, можна зберегти без аналізу, вибравши клавішну клавішу поруч із пунктом Зберегти й аналізувати, а потім натиснути кнопку Зберегти.
Натисніть кнопку Закрити, щоб повернутися до екрана відомостей про процес.
Поради щодо групування
Ось кілька порад щодо групування дій у дії, які можуть бути корисними для вашого випадку використання.
Використовуйте назву наявної діяльності: Це створює більш послідовну та точну карту процесів. Назви дій доступні в спадному меню під час збереження запису. Щоб видалити назву дії з меню після її видалення з усіх записів, у яких використовується це ім’я, потрібно проаналізувати запис.
Шукайте шаблони: проаналізуйте записані дії на наявність шаблонів, які часто зустрічаються, наприклад, схожих кроків, виконаних для виконання завдання, або поширених програм, що використовуються. Групування цих дій разом може допомогти визначити спільні дії.
Використовуйте розсудливість: групуйте дії, які мають для вас сенс і пов’язані із загальним процесом. Наприклад, якщо ви аналізуєте процес продажів, ви можете згрупувати дії, пов’язані з генерацією потенційних клієнтів, охопленням і закриттям угод.
Подумайте про частоту: Ви можете згрупувати дії, які часто виконуються, разом. Це може допомогти виявити вузькі місця в процесі або областях, де автоматизація може бути корисною.
Подумайте про залежності: Розгляньте можливість групування дій, які мають залежності одна від одної. Наприклад, якщо перед завантаженням потрібно завантажити файл, ці дві дії можна згрупувати разом.
Використовуйте зворотний зв’язок: співпрацюйте з іншими зацікавленими сторонами процесу, наприклад працівниками, які виконують завдання, або керівниками, які контролюють процес, щоб отримати відгук про групування дій. Їх розуміння може допомогти підвищити точність і корисність карти процесів.
Створення назв рекомендованих дій
Як власник або співвласник процесу ви можете створити рекомендовані назви дій для процесу. Це забезпечує більшу узгодженість іменування записів.
На екрані Відомості про процес виберіть елемент Створити імена дій.
Щоб додати новий запис про назву дії до списку рекомендованих, виберіть елемент Нове ім’я.
Якщо все готово, виберіть Зберегти.
Додані назви дій тепер відображаються в розкривному меню в розділі Рекомендовані імена під час групування дій для запису. Дії, які не визначено в рекомендованому списку, відображаються в розділі Настроювані імена.