Підготовка процесів і записів
Перш ніж ви зможете використовувати можливість глибинного аналізу завдань для візуалізації та аналізу своїх процесів, вам потрібно:
- Створіть свій процес у глибинному аналізі процесів можливості в Power Automate.
- Записуйте дії , з яких складається процес, Power Automate за допомогою диктофона.
- Підготуйте запис для аналізу.
- (Необов’язково) Створюйте рекомендовані назви дій, щоб вам та іншим користувачам було простіше підготувати запис для аналізу.
Детальніше про процеси читайте в наступному відео.
Створення процесу
Загалом, процеси, які, на вашу думку, можуть бути неефективними або повторюваними, є хорошими кандидатами для аналізу.
авторизуйтесь в. Power Automate
На лівій панелі навігації виберіть глибинний аналіз процесів.
У розділі Створити новий процес виберіть плитку Почати тут .
Введіть ім’я процесу та опис, а потім виберіть Записи.
Виберіть Створити.
Записуйте свій процес
Створити запис можна одним із двох способів:
- безпосередньо після створення процесу.
- На сторінці відомостей про процес.
Створюйте запис безпосередньо після створення процесу
Після створення процесу з’явиться екран із двома варіантами подальших кроків.
- Виберіть Додати запис.
Створення запису на екрані відомостей про процес
Щоб створити запис на екрані відомостей, знайдіть і виберіть потрібний процес.
Виберітьглибинний аналіз процесівВсі> процеси нижче плитки праворуч.
Виберіть назву процесу, щоб перейти на екран відомостей про процес.
У меню вгорі виберіть Новий запис.
Виберіть Відкрити диктофон.
Запустіть диктофон у Power Automate
Використовуючи будь-який із способів, описаних раніше, ви повинні отримати повідомлення з написом Запуск диктофона Power Automate.
Ви повинні були завантажити Power Automate файл перед тим, як почати. Однак ви також можете вибрати Отримати програму , щоб інсталювати її.
Якщо ви встановили Power Automate, ви повинні побачити спливаюче вікно Відкрити Power Automate браузер. Виберіть його, щоб відкрити програму.
Якщо Power Automate інстальовано, але не відкривається належним чином, виберіть Відкрити знову.
Використовуйте диктофон Power Automate
Почніть записувати свій процес лише за один крок.
На екрані класичного записувача для настільного комп’ютера виберіть Запис.
Виконайте дії, які потрібно записати, а потім виберіть Готово в нижній частині екрана диктофона.
Після успішного збереження запису виберіть Переглянути запис, щоб переглянути записані кроки та підготувати запис для аналізу.
Нотатка
Залежно від тривалості запису, може пройти деякий час, перш ніж дії стануть доступними.
Особливості реєстратора
Коли ви записуєте свої дії, описи дій відображаються на екрані диктофона.
Щоб видалити будь-яку дію із запису, виберіть піктограму кошика.
Щоб тимчасово зупинити записування, виберіть пункт Призупинити записування в будь-який час.
Щоб продовжити записування з того місця, на якому ви зупинилися, виберіть Почати записування знову.
Щоб стерти всі записані дії та почати все спочатку, виберіть « Скинути запис».
Поради щодо записування
Скористайтеся цими порадами, щоб покращити свої враження від запису.
Будьте методичні у своїх діях. Це включає очікування, поки червоне поле зосередиться на предметі, з яким ви намагаєтеся взаємодіяти, перш ніж вибрати його, оскільки може виникнути невелика затримка.
Якщо якісь вибори було зроблено помилково, видаліть дію на екрані диктофона.
Якщо ви записали крок, який не призначений для участі в процесі, видаліть крок зі значком кошика.
Підготуйте запис для аналізу
Після завершення запису записані дії можна переглянути на екрані відомостей про запис. Важливо підготувати запис для аналізу, перш ніж продовжити.
Дії, які були записані в процесі роботи, можуть бути дуже докладними і конкретними. Для того, щоб зрозуміти їх і створити чітку карту процесів, ці дії потрібно згрупувати в більші види діяльності. Tглибинний аналіз процесів capabilitiy тепер здатний автоматично групувати схожі дії в активності.
Перед аналізом переконайтеся, що будь-яка конфіденційна інформація видалена із запису. Це можна зробити для захисту конфіденційності та безпеки даних. Щоб дізнатися більше про те, як захистити свої дані, перейдіть до розділу Захист даних.
Ось невелике відео про те, як підготувати запис для аналізу.
Групування дій за видами діяльності
Завершивши процес запису, ви можете помітити, що деякі дії вже створено для вас автоматично. У вас є можливість залишити ці дії без змін або змінити їх відповідно до ваших потреб.
Як змінити наявну активність
Ось кілька порад щодо редагування наявної активності.
Щоб змінити початкову дію вправи, перетягніть заголовок вправи вгору або вниз у списку дій до потрібної початкової точки.
Щоб змінити назву вправи, виберіть її, і праворуч з’явиться поле зі списком.
Ви можете вибрати одну з наявних назв активностей у випадаючому меню або створити власну, якщо потрібно.
Як додати нову активність
Ви можете додати активність до процесу після її запису.
Виберіть Додати дію , щоб додати заголовок активності. Усі дії під заголовком і перед наступним заголовком дії входять до групи.
Перемістіть заголовок вправи вгору або вниз по списку дій у місце, де потрібно почати дію.
Назвіть вправу праворуч за допомогою спадного меню, щоб знайти наявні назви активностей або створити нову.
Видалення справи
Для аналізу потрібно як мінімум два види діяльності. В іншому випадку карта процесу не матиме сенсу.
Якщо ви не хочете автоматично створювати активність або допустили помилку та хочете видалити вправу, виберіть Видалити активність на панелі команд.
Якщо ви не хочете використовувати жодну з автоматично створених дій або просто хочете почати все з нуля, виберіть Видалити всі дії на панелі команд.
У будь-який час виберіть Зберегти у верхньому правому куті, щоб зберегти свою роботу.
Зберегти та проаналізувати
Завершивши групування, виберіть Зберегти та проаналізувати у верхньому правому куті.
Після аналізу виберіть Переглянути аналітику на панелі сповіщень, щоб перейти на сторінку аналітики.
Щоб дізнатися більше, перейдіть до розділу Аналіз процесів.
Крім того, можна зберегти без аналізу, вибравши каретку поруч із пунктом Зберегти та аналіз, а потім натиснути кнопку Зберегти.
Виберіть Закрити , щоб повернутися до екрана відомостей про процес.
Поради щодо групування
Ось кілька порад щодо групування дій у дії, які можуть бути корисними для вашого випадку використання.
Використовуйте наявну назву діяльності: це створює більш послідовну й точну карту процесів. Назви активностей доступні в розкривному меню щоразу, коли зберігається запис. Щоб видалити назву вправи з меню після її видалення з усіх записів, які використовують це ім’я, потрібно проаналізувати запис.
Шукайте закономірності: аналізуйте записані дії на наявність закономірностей, які часто повторюються, наприклад схожих кроків, витрачених для виконання завдання, або поширених програм, що використовуються. Групування цих дій може допомогти визначити загальні види діяльності.
Використовуйте розсудливість: групуйте дії, які мають сенс для вас і пов’язані із загальним процесом. Наприклад, якщо ви аналізуєте процес продажу, ви можете згрупувати дії, пов’язані з лідогенерацією, охопленням і закриттям угод.
Враховуйте частоту: ви можете згрупувати дії, які часто трапляються, разом. Це може допомогти виявити вузькі місця в процесі або сфери, де автоматизація може бути корисною.
Подумайте про залежності: розгляньте можливість групування дій, які залежать одна від одної. Наприклад, якщо вам потрібно завантажити файл перед його завантаженням, ці дві дії можна згрупувати разом.
Використовуйте зворотний зв’язок: співпрацюйте з іншими зацікавленими сторонами в процесі, такими як співробітники, які виконують завдання, або керівники, які контролюють процес, щоб отримувати відгуки про групування дій. Їхні висновки можуть допомогти підвищити точність і корисність карти процесів.
Створюйте рекомендовані назви активностей
Як власник або співвласник процесу ви можете створювати рекомендовані назви дій для процесу. Це забезпечує більшу узгодженість імен у різних записах.
На екрані відомостей про процес виберіть Створити назви дій.
Щоб додати новий запис назви діяльності до рекомендованого списку, виберіть Нова назва.
Якщо все готово, виберіть Зберегти.
Додані вами назви дій тепер відображаються в розділі Рекомендовані назви в розкривному меню під час групування дій для запису. Усі види діяльності, не визначені в рекомендованому списку, відображаються в розділі Користувацькі назви.