Оптимізуйте обробку документів за допомогою AI Builder

Обробка документів часто є ручним і трудомістким завданням. За допомогою Power Automate AND AI Builder, ви можете оптимізувати обробку документів і автоматизувати вилучення даних із таких документів, як форми, рахунки-фактури та замовлення на закупівлю.

Порада

У статті наведено приклад сценарію та наочне уявлення про те, як обробляти документи за допомогою AI Builder. Дане рішення є узагальненим прикладом сценарної архітектури, яка може бути використана для багатьох різних сценаріїв і галузей.

Архітектурна діаграма

Діаграма архітектури, що ілюструє обробку документів за допомогою AI Builder, Power Automate, Dataverse, Power Apps, та Power BI.

Workflow

Наступні кроки описують робочий процес, показаний на прикладі діаграми архітектури:

  1. Надсилання вхідного документа: користувач або система надсилає документ, наприклад рахунок-фактуру, замовлення на покупку або форму знижки, електронною поштою.

  2. Обробка документів за допомогою Power Automate and AI Builder: Після отримання електронного листа запускається Power Automate хмарний AI Builder потік, який витягує ключову інформацію з документа та зберігає її в Dataverse таблиці для структурованої обробки.

  3. Автоматичний перегляд: інший Power Automate потік перевіряє витягнуті дані. Якщо потрібне схвалення або подальша валідація, потік ставить дані в чергу для перевірки людиною.

  4. Перевірка спеціалістом: користувач переглядає витягнуті дані в полотні або програмі на основі моделі, що дає змогу рецензенту за потреби затвердити, відхилити або виправити дані. Процес перевірки може включати надання відправнику відгуків про те, що потрібно для майбутнього схвалення повторного подання.

  5. Зворотний зв’язок відправнику: Power Automate після перевірки робочий процес надсилає відправнику електронний лист зі статусом схвалення або відхилення надісланого документа.

  6. Звітність та аналітика: Power BI інформаційні панелі надають уявлення про робочий процес обробки документів, включаючи такі показники, як час обробки, кількість переглянутих документів та рівень затвердження.

Компоненти

AI Builder: витягує ключові дані з документів за допомогою попередньо створених або користувацьких моделей.

Power Automate: керує робочими процесами для обробки документів.

Microsoft Dataverse: служить центральним сховищем даних для витягнутих даних документа та відстежує прогрес документа в бізнес-процесі.

Power Apps: сприяє перевірці людиною та виправленню даних.

Power BI: надає аналітику та розуміння робочого процесу обробки документів.

Відомості про сценарій

Ця архітектура оптимізує та автоматизує бізнес-процеси з інтенсивним використанням документів, використовуючи AI Builder для зменшення ручного введення даних, мінімізації помилок та прискорення робочих процесів прийняття рішень. Варіанти використання включають автоматизацію обробки рахунків-фактур, затвердження замовлень на закупівлю та обробку форм знижок.

Фактори, які необхідно враховувати

Ці міркування реалізують стовпи Power Platform Well-Architected, набір керівних принципів, які покращують якість робочого навантаження. Дізнайтеся більше в Microsoft Power Platform статті Well-Architected.

Надійність

  • Політики повторних спроб: політики, налаштовані таким чином Power Automate , обробляють тимчасові збої в обробці документів з AI Builder або SharePoint, включаючи Dataverse з’єднання.

  • Моніторинг та оповіщення: Application Insights налаштовано для моніторингу стану робочого процесу та оповіщення про збої.

  • Стійкість документа: користувачі можуть надсилати будь-який документ. Робочий процес, який виконує витяг даних, має обробляти винятки, спричинені неправильними або неочікуваними документами.

Безпека

  • Контроль доступу до даних: Доступ на основі ролей гарантує, що лише авторизовані користувачі можуть отримати доступ до витягнутих даних Dataverse.

  • Шифрування: дані під час Power Automate передавання та зберігання Dataverse зашифровані.

  • Принцип найменших привілеїв: дозволи обмежені, щоб мінімізувати ризик. Power Automate Системи доступу flows використовують найменш привілейовані облікові записи або принципала обслуговування, де це можливо. Користувачі додатка повинні мати доступ лише до таблиць даних, які підтримують додаток.

Досконалість бізнес-процесів

Управління життєвим циклом програми: активи рішень зберігаються в системі контролю джерел, а Dataverse рішення використовуються для просування активів від розробки до тестування та виробництва.

Ефективність роботи

Використовуйте готові моделі: розгляньте можливість використання готових моделей, якщо вони відповідають вашому сценарію документа. Наприклад, для обробки інвойсів використовуйте попередньо вбудовану модель штучного інтелекту для обробки інвойсів. Готові моделі економлять ваш час, усуваючи необхідність збирати дані для навчання та тестування власної моделі.

Оптимізація роботи

Ефективна обробка рецензування документів: створена програма Power Apps має бути єдиноцільовою, яка дозволяє користувачам вибирати документи, які потребують перевірки, і швидко визначати, які з них потрібні. Дії, доступні користувачеві, повинні бути простими для розуміння та виконання, без потенційної можливості виникнення людської помилки через випадковий вибір неправильного результату.

Відповідальний ШІ

  • Справедливість: моделі вилучення документів навчаються на різноманітних даних, щоб мінімізувати упередженість.

  • Надійність і безпека: Безперервний моніторинг гарантує, що результати штучного інтелекту є точними та дієвими. Людина в курсі розглядає аномалії та винятки.

  • Конфіденційність і безпека: Дані, які обробляються, AI Builder відповідають застосовним нормам конфіденційності.

  • Інклюзивність: система підтримує обробку документів кількома мовами. Людина може переглянути документ, якщо AI Builder у нього виникнуть проблеми з інтерпретацією інформації.

  • Прозорість: усі результати штучного інтелекту можна відстежувати, а журнали доступні для аудиту.

  • Підзвітність: Перевірка за принципом «людина в циклі» забезпечує відповідальність за критично важливі рішення.

  • Last updated on