Cineplex автоматизує бізнес-процеси за допомогою генеративного ШІ та Power Automate

2024-11-15

У цьому тематичному дослідженні ви дізнаєтеся, як Cineplex, одна з найбільших канадських мереж кінотеатрів, трансформувала свою діяльність за допомогою цілого ряду засобів автоматизації, щоб оптимізувати бізнес-процеси, скоротити ручну роботу, а також підвищити ефективність у відділах. На чолі з Бо Вангом, віце-президентом з питань податків і фінансів, команда створила центр автоматизації Excellence для Power Platform що стимулює цифровий перехід Cineplex.

Завдяки автоматизації в таких важливих сферах, як Обробка рахунків, нарахування заробітної плати, Фінансова звітність, відгуки клієнтів, інвентаризація, адаптація, продаж квитків і обробка електронної пошти, Cineplex досяг швидших і точніших робочих процесів, які підвищують продуктивність і сприяють кращому прийняттю рішень у всій організації.

Команда використовує AI Builder для покращення автоматизації за допомогою можливостей штучного інтелекту, таких як вилучення ключових слів під час обробки електронної пошти, що покращує адаптивність системи та обробляє великі обсяги електронних повідомлень у години пік.

Прочитайте повну історію: Cineplex економить 30 000 годин на рік за допомогою Power Platform і генеративного ШІ

Виклики для бізнесу

Перед впровадженням свого Power Platform рішення Cineplex зіткнувся з цими проблемами:

Ручні процеси: бізнес-процеси виконувалися вручну та займали багато часу, вимагали значних людських зусиль і збільшували ймовірність помилок.
Неефективність. Була неефективність у різних відділах, таких як фінанси та обслуговування гостей, що призвело до затримок і зниження продуктивності.
Відсутність інтеграції: існуючим системам бракувало глибокої інтеграції, що призводило до фрагментації робочих процесів і ускладнювало обмін даними між відділами.
Проблеми з масштабованістю: компанія зіткнулася з проблемами масштабування своїх рішень для задоволення зростаючих потреб бізнесу, що перешкоджало її здатності розширюватися та швидко адаптуватися.
Обмежена автоматизація: використання автоматизації було мінімальним, що призвело до вищих операційних витрат і більшої ймовірності людської помилки.

Підхід до впровадження

Щоб автоматизувати бізнес-процеси для підвищення ефективності та скорочення ручної роботи, команда Cineplex застосувала такий підхід до реалізації:

Визначено ключові завдання для автоматизації: Cineplex знайшов області, де автоматизація може зменшити ручну роботу та підвищити ефективність.
Розпочато з пілотного проекту: команда почала з пілотного проекту в одному відділі. Вони використовували пілотний проект для перевірки та вдосконалення процесу автоматизації.
Розширене використання: вони запровадили успішну автоматизацію в усій організації.
Створено Центр передового досвіду (CoE): Cineplex прийняла Automation Kit, повний набір інструментів і компонентів, призначених для управління, управління та масштабування проектів автоматизації. Набір забезпечив Cineplex єдине уявлення про їхнє портфоліо автоматизації, дозволяючи їм відстежувати прогрес, вимірювати рентабельність інвестицій (ROI) і визначати нові можливості для автоматизації.
Інтегровані можливості штучного інтелекту: компанія використовувала такі інструменти штучного інтелекту, як AI Builder для вдосконалення процесів автоматизації.
Моніторинг і вдосконалення: Cineplex постійно оцінює успішність автоматизації та за потреби вносить покращення.

Визначте ключові завдання для автоматизації

Cineplex розпочав свій шлях автоматизації з подарункової активації картка, використовуючи Power Automate для керування замовленнями через свою систему керування взаємодією з клієнтами (CRM) і активувавши Картки в окремій системі. Після цього успіху вони розгорнули автоматизацію обробки електронної пошти використовуючи AI Builder для обробки великих обсягів повідомлень, автоматизації вилучення інформації та маршрутизації до відповідних відділів.

Розширюючи використання в компанії, Cineplex також автоматизував інші завдання, зокрема:

Обробка рахунків: Cineplex автоматизував витяг і обробку даних рахунків-фактур, зменшивши час і зусилля, необхідні для введення даних вручну, і мінімізуючи помилки. Така автоматизація забезпечує швидку й точну обробку рахунків-фактур, покращуючи загальну фінансову ефективність.
Управління заробітною платою: компанія оптимізувала обчислення заробітної плати та введення даних, автоматизувавши ці завдання. Ця автоматизація гарантує точну та своєчасну оплату праці працівників, що підвищує задоволеність працівників і зменшує адміністративне навантаження.
Фінансова звітність: Cineplex автоматизував створення та розповсюдження фінансових звітів. Ця автоматизація дозволяє своєчасно та точно отримувати фінансову інформацію, забезпечуючи краще прийняття рішень і стратегічне планування. Автоматизоване звітування також знижує ризик людської помилки та забезпечує узгодженість фінансових даних.
Аналіз відгуків клієнтів: Cineplex використовує штучний інтелект для аналізу відгуків клієнтів, щоб отримати корисну інформацію. Штучний інтелект допомагає компанії зрозуміти вподобання клієнтів і сфери, які потребують удосконалення, що призводить до покращеного досвіду клієнтів і більш цілеспрямованих маркетингових стратегій.
Управління запасами: Автоматизація процесів відстеження запасів та поповнення запасів гарантує, що Cineplex підтримує оптимальний рівень запасів. Ця автоматизація знижує ризик дефіциту або затоварення, що призводить до кращого контролю запасів і економії коштів.
Адаптація співробітників: Cineplex оптимізує процес адаптації нових співробітників, автоматизуючи різні завдання, такі як колекція документів, планування навчання та орієнтація. Ця автоматизація робить процес адаптації більш плавним і ефективним як для нових співробітників, так і для HR-персоналу.
Звітність про продаж квитків: Компанія автоматизувала складання та аналіз даних про продаж квитків. Ця автоматизація надає інформацію про ефективність продажів у режимі реального часу, допомагаючи Cineplex приймати обґрунтовані рішення щодо акцій, ціноутворення та управління запасами.

Автоматизація використання активації картки

Автоматизація активації карток від Cineplex послужила пілотним проектом для перевірки Microsoft Power Automate доцільності та переваг дорожнього обґрунтування. Мета полягала в тому, щоб спростити ручний, трудомісткий процес активації фізичних карток, придбаних в Інтернеті, шляхом інтеграції їхньої CRM-системи з системою активації картки. Пілот автоматизував весь процес, від отримання замовлення до активації:

Запланований хмарний цикл: Power Automate хмарний цикл планується виконувати двічі на день. Цей автоматизований процес гарантує, що замовлення картки обробляються вчасно, зменшуючи затримки та підвищуючи задоволеність клієнтів.
Настільний цикл: хмарний цикл ініціює настільний цикл, який керує взаємодією з системами, що беруть участь у активації картки подарункової картки. Цей настільний цикл автоматизує кроки, які в іншому випадку вимагали б ручного втручання, таких як вхід у системи та навігація між різними екранами.
Інтеграція з CRM-системою: Настільний цикл звертається до CRM-системи для отримання замовлень подарункових карток.
Взаємодія з системою активації: Потім потік взаємодіє з окремою системою активації картки для завантаження та активації карток. Цей крок передбачає внесення необхідної інформації в систему активації та підтвердження того, що Картки успішно активовані.
Обробка помилок і сповіщення: Потік включає механізми обробки помилок для управління будь-якими проблемами, що виникають під час процесу. Сповіщення надсилаються відповідним членам команди, якщо потрібне ручне втручання. Автоматичне сповіщення гарантує швидке вирішення будь-яких проблем, зводячи до мінімуму збої в процесі активації.

Процес автоматизації включає завершальний крок, коли бот надсилає підсумкове повідомлення електронною поштою та журнали всіх замовлень, які були активовані. Підсумкове повідомлення електронної пошти забезпечує видимість процесу та допомагає команді відстежувати статус активацій картки.

Автоматизація використання кейсу повернення квитків

Команда Cineplex розробила робочий процес, який використовує Power Automate для маркер весь процес повернення коштів. Ця автоматизація мала на меті оптимізувати ручний, трудомісткий процес обробки запитів на відшкодування, забезпечуючи ефективність і точність. Робочий процес включає в себе кілька ключових етапів:

Фіксація запитів на відшкодування: система автоматично збирає запити на повернення коштів з різних каналів, таких як електронні листи, онлайн-форми та взаємодія з службою підтримки клієнтів. Збір запитів на повернення коштів гарантує, що всі запити на повернення коштів реєструються в централізованій системі, зменшуючи ризик пропущених або затриманих запитів.
Перевірка інформації: Робочий процес гарантує, що вся необхідна інформація, така як ідентифікатор бронювання та платіжні дані, правильно зібрана та перевірена. Цей крок має вирішальне значення для запобігання помилкам і забезпечення точної обробки відшкодувань.
Обробка відшкодувань: Система інтегрується з платіжними системами Cineplex для обробки відшкодувань безпосередньо на початковий спосіб оплати клієнта. Ця інтеграція дозволяє безперебійно та своєчасно обробляти відшкодування, підвищуючи задоволеність клієнтів.
Сповіщати клієнтів: Автоматичні сповіщення надсилаються клієнтам, щоб інформувати їх про те, що їхній запит на повернення коштів було отримано та оброблено. Цей крок інформує клієнтів і забезпечує прозорість протягом усього процесу повернення коштів.

Автоматизація використання обробки електронної пошти

Перш ніж автоматизувати обробку електронної пошти, Cineplex зіткнулася з проблемами ручної обробки великого обсягу електронних листів, що займало багато часу та було схильним до помилок. Особливо під час пікових свят обробка повідомлень електронної пошти вручну призводила до затримки відповідей, непослідовної обробки та значного розподілу ресурсів, що відволікало персонал від більш стратегічних завдань. Ще одна проблема полягала в тому, що в запитах електронною поштою часто не вистачало ключової інформації, необхідної для обробки запиту, що призводило до тривалих ланцюжків електронних листів між відділами.

Щоб автоматизувати обробку електронної пошти, Cineplex зробив такі кроки:

Автоматизуйте сортування та категоризацію електронної пошти: Cineplex автоматично сортує та класифікує електронні листи на основі попередньо визначених правил, зменшуючи потребу в ручному втручанні. Цей крок гарантує, що електронні листи надсилаються до відповідних відділів або осіб, прискорюючи час відповіді та підвищуючи ефективність.
Налаштуйте автоматичні відповіді: Cineplex налаштував автоматичні відповіді на поширені запити, забезпечуючи своєчасну та послідовну комунікацію з клієнтами. Ці автоматичні відповіді забезпечують негайне підтвердження отримання та вирішення поширених запитань, підвищуючи задоволеність клієнтів.
Інтегруйте генеративний штучний інтелект і AI Builder: Cineplex інтегрував автоматизацію електронної пошти з іншими внутрішніми системами для оптимізації таких процесів, як продаж квитків та підтримка клієнтів. Ця інтеграція забезпечує безперебійну передачу інформації між системами, зменшуючи ручне введення даних і мінімізуючи помилки.
Інтеграція з іншими системами: Cineplex інтегрував автоматизацію електронної пошти з іншими внутрішніми системами для оптимізації процесів, таких як продаж квитків та підтримка клієнтів.
Моніторинг та оптимізація: Cineplex постійно контролює та оптимізує автоматизовані робочі процеси, щоб гарантувати, що вони залишаються ефективними та результативними. Регулярний моніторинг дозволяє команді виявляти будь-які проблеми або вузькі місця та вносити необхідні корективи для покращення продуктивності.

Поділитися через