流程设计

设计流程自动化时，第一步是确定自动化的时间和内容。 看一下当前您有的业务流程，您应该首先确定流程的哪一部分要自动化。

确定自动化区域

有可能通过自动化获得的好处的类型归为以下几个类别：

• 一致地应用标准化业务规则

• 减少重复性流程中的手动工作

• 减少人为错误

• 简化审批

• 提高处理大批量事务的效率

• 在系统之间高效移动数据（减少手动数据输入）

• 最大限度地利用可用资源

• 增加吞吐量

应用标准化业务规则

业务规则是指对您的业务策略应用的 if/then 逻辑。 使它们自动化可以确保每次都能够一致地遵循这些规则。

在我们的支出报告示例场景中，业务规则要求，如果支出报表金额超过 $10,000，还需要由首席财务官审批。 通过使流程自动化，Abhay 可以确保任何高额支出报表都不会被忽略。

自动化重复性流程

自动化重复性流程可以帮助您的员工避免身心疲惫。 每次以相同方式执行的流程应列在考虑自动化的名单的前面。

例如，会计 Abhay 必须收集所有人的支出表格和收据。 收据可能是来自餐厅的纸质收据或来自供应商的纸质发票。 Abhay 必须手动将这些文件扫描为 PDF 文件，然后存储起来。 Abhay 还需要输入文件上书写的内容，将其发布到财务系统中以提交每一个支出报表。

减少人为错误

将值从一个系统复制和粘贴到另一个系统，或键入纸质表格中的数据等任务是可能发生人为错误的过程。

支出报表场景的一个示例案例是，Abhay 需要通过查找员工的银行详细信息然后访问银行系统来给员工返款。

显示会计 Abhay 的业务流程的关系图。 流程中的两个步骤（“查找员工银行详细信息”和“向申请人返款”）以红色圈出，指示 Power Automate 可以通过使这些步骤自动化来减少人为错误的潜在区域。

简化审批

当人们忘记执行任务时，会出现另一种错误。 您可以设置自动化来提醒他们处理分配给他们的任务或流程。

例如，Lee 提交了一份支出报表，但 Nick 一段时间内未对审批请求作出响应。 可以设置一个自动化来提醒 Nick 作决定，甚至可以提供一个按钮来直接从提醒进行响应。

显示会计 Abhay 的业务流程的关系图。 审批流程被更改，以通过设置触发器自动化对状态进行检查来自动发出审批提醒。 如果审批完成，自动化结束；如果审批未完成，一个提醒将发送给审批者，提醒自动化将再次运行来进行检查，直到审批完成。

提高处理大批量流程的效率

您可能想要自动化的另一个领域是大批量流程。 大批量流程是每天都会非常频繁地发生的流程。 它与重复性流程紧密关联，但稍有不同。 您可能有只有一到两个步骤可以自动化的流程。 但是，如果一个流程必须执行多次，即使是很小的改进也会产生很大的影响。

例如，如果支出报告场景有 1,000 名销售人员，每分钟的改进会相当于节省两个工作日的时间。 分析实际影响可以使用分析功能来进行。

自动化数据输入

您可能在手动输入数据，因为您有两个彼此不相通的系统。 在我们的支出报告场景中，Abhay 通过重新输入提交的支出报表中的值将数据输入到会计系统就是这样。

最大限度地利用可用资源

其他合适的自动化候选者是那些可以独立于人工交互运行的流程。 这种类型的流程不太容易识别，因此最好的方法是设想一下是否有可以在正常工作时间之外完成的流程。 这样的自动化可以使您的员工“倍增”，并可以充分利用您的其他资源（如 PC）。

您可能还为这样的流程实现自动化：与人工交互相比需要花费大量时间，但可以接受在夜间不着急的时段通过自动化来完成。 例如，如果有人一天的第一项工作是处理夜间收到的订单，您可以创建订单即来即处理的自动化，让您的团队早上的第一件事变成开始履行订单。

增加吞吐量

与最大限度地利用可用资源类似，自动化还可以帮助您增加特定流程的吞吐量。 使用这种类型的自动化，您当前的流程可以由人和自动化共同执行。

例如，会计 Abhay 可能是唯一处理支出报表的人，他们的标准工作时间可能在上午 9 点到下午 6 点之间。 通过设置自动化，您还可以让 Power Automate 也来处理支出报表，这样，Abhay 和自动化都可以进行处理，从而提高吞吐量。

示例场景

所有自动化区域全部应用后，以下示例显示 Power Automate 如何覆盖支出报告业务流程，提高吞吐量，从而最大化可用资源、自动化数据输入和简化审批。

下一步：确定要使用的自动化方法