Excel 資料不會在 Word 的合併列印作業中保留其格式

• 適用於:

  Office Products, Microsoft Word, Excel 2016, Excel 2013

如果您在 Microsoft Word 中執行合併列印，並使用 Microsoft Excel 工作表作為收件者清單的資料來源，則某些數值資料在合併時可能不會保留其格式。

此行為適用于格式化的百分比、貨幣值和郵遞區號，如下表所示：

格式	在 Excel 資料中	在 Word MergeField 中
百分比	50%	.5
貨幣	$12.50	12.5
郵遞區號	07865	7895

原因

之所以會發生此行為，是因為 Word 中收件者清單中的資料會以原生格式顯示，Excel 儲存它，而不會套用至保留資料的工作表儲存格的格式設定。

解決方案

若要解決這個行為，請使用下列其中一個方法。

方法 1

使用動態資料交換 (DDE) 連線到包含您想要使用之資料的 Excel 工作表。

1. 啟動 Word，然後開啟空白文件。
2. 選取 [檔案選項]>。
3. 在 [進階] 視窗中，向下捲動到 [一般] 區段。
4. 選取 [在開啟時確認檔案格式轉換] 核取方塊，然後選取 [確定]。
5. 在 [郵件] 索引標籤上 ，選取 [啟動合併列印]，然後選取 [逐步合併列印精靈]。
6. 在 [合併列印] 工作窗格中，選取您要處理的檔案類型，然後選取 [下一步]。
7. 在 [選取開始文件]底下，選取您要使用的開始文件，然後選取 [下一步]。
8. 在 [選取收件者] 下，選取 [使用現有的清單]，然後選取 [瀏覽]。
9. 在 [選取資料來源] 對話方塊中，找出包含您要作為資料來源之 Excel 活頁簿的資料夾，選取[活頁簿]，然後選取 [開啟]。
10. 在 [確認資料來源] 對話方塊中，選取以選取 [全部顯示] 核取方塊。 透過 DDE (*.xls) 選取 [MS Excel 工作表]，然後選取 [確定]。
11. 在[Microsoft Excel] 對話方塊的 [具名或儲存格範圍] 下，選取包含您要使用之資料的儲存格範圍或工作表，然後選取 [確定]。

注意事項

您的資料現在會出現在 [合併列印收件者] 對話方塊中，其格式與 Excel 工作表中顯示的格式相同。

方法 2

將包含郵政編碼/郵遞區號的 Excel 欄位格式化為文字。

1. 在 Excel 中，選取包含 [郵遞區號] 欄位的資料欄。
2. 在 [首頁]索引標籤上，前往 [儲存格] 群組。 然後，選取 [格式]，然後選取 [格式化儲存格]。
3. 選取 [數位] 索引標籤。
4. 在 [類別] 底下，選取 [文字]，然後選取 [確定]。
5. 儲存資料來源。 然後，在 Word 中繼續進行合併列印作業。

參考

當您在 Word 中使用 Access 或 Excel 資料來源時，[日期]、[電話號碼] 和 [貨幣] 欄位會不正確合併