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管理 eDiscovery (Premium) 中的保留

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提示

新的 Microsoft Purview 入口網站現已提供電子檔探索 (預覽) 。 若要深入瞭解如何使用新的電子檔探索體驗，請參閱 瞭解電子檔探索 (預覽) 。

您可以使用 Microsoft Purview 電子文件探索 (Premium) 案例來建立保留，以保留可能與您的案例相關的內容。 使用 eDiscovery (Premium) 保留功能，您可以保留監管人及其數據源。 此外，您可以在信箱和 商務用 OneDrive 網站上放置非自定義保留。 您也可以保留群組信箱、SharePoint 網站，以及 商務用 OneDrive Microsoft 365 群組的網站。 同樣地，您可以保留與 Microsoft Teams 相關聯的信箱和網站。 當您保留內容位置時，會保留內容，直到您釋放監管人、移除特定數據位置，或完全刪除保留原則為止。 建立電子檔探索保留之後，最多可能需要 24 小時的時間才能套用保留。

重要事項

對於與電子檔探索調查無關的長期數據保留，強烈建議使用保留原則和保留標籤。 如需詳細資訊，請參閱瞭解保留原則和保留標籤。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

檢視監管人式保留

在某些情況下，您可能會發現一組監管人，並決定在案例期間保留其數據。 在 eDiscovery (Premium) 中，當這些監管人被保留時，使用者及其選取的數據源會自動新增至監管人保留原則。

關於保留原則的要記住點：

  • 在數據源中檢視位置時，會擷取最佳的原則狀態
  • 如果現有套用的原則遭到刪除或釋放，系統會將保留原則狀態和名稱取代為下一個最佳套用或作用中原則。
  • 每個位置只會報告1個原則。 不過，可能會有超過 1 個原則影響案例中的位置。 檢視 保留報告 以判斷所有適用的原則。
  • 位置的狀態只會從適用於案例的原則擷取。 將不會參考另一個案例的原則，以醒目提示位置的保留狀態。
  • 位置的保留狀態會顯示在保留報表的 [保留狀態] 數據行中。

若要檢視監管人保留原則：

注意事項

在有限的時間內，此傳統電子檔探索體驗也可在新的 Microsoft Purview 入口網站中使用。 在電子檔探索 (預覽) 體驗設定中啟用合規性入口網站傳統電子檔探索體驗，以在新的 Microsoft Purview 入口網站中顯示傳統體驗。

  1. 在 Microsoft Purview 合規性入口網站 中，選取 [電子檔探索進階>]，以顯示組織中的案例清單。
  2. 移至 [ 來源] 索 引標籤，在您的案例中新增監管人。 若要瞭解如何在 eDiscovery (Premium) 案例中新增和放置監管人，請參閱 將監管人新增至案例。 如果您已新增監管人並將其保留，請移至步驟 3。
  3. 移至 [ 保留] 索引 標籤，然後選 取 [CustodianHold (HoldId) ，並確定已成功放置保留。

在 [數據源] 索引標籤中針對監管人顯示的保留狀態，是監管人或非監管數據源內基礎位置中所有保留的最嚴格狀態。 例如，如果監管人已新增並包含其信箱、OneDrive 和數個 Teams 頻道，則所有這些數據源都會被保留。 不過，如果 OneDrive 的保留傳回錯誤，但所有其他數據源的保留都成功，則監管人的保留狀態為 「不保留」 ，因為限制最嚴格的狀態也適用於所有基礎保留。

對於數據源內的個別位置，該位置的保留狀態是使用該位置上套用的所有保留原則和散發狀態來決定。 套用任何成功套用之保留的保留狀態。 例如，位置是三個保留原則的一部分，而兩個原則具有 失敗/錯誤 保留狀態。 如果第三個原則已成功套用保留，則根據第三個原則的保留成功，位置的保留狀態 會是 [ 保留]。

檢視非自定義保留

在某些情況下，您可能會有一組未系結至特定監管人的數據，但您需要識別與案例相關的數據並加以保留。 當這些非自定義來源保留在 eDiscovery (Premium) 中時，選取的數據源會自動新增至非自定義保留原則。

若要檢視 eDiscovery (Premium) 案例的非自定義保留：

注意事項

在有限的時間內，此傳統電子檔探索體驗也可在新的 Microsoft Purview 入口網站中使用。 在電子檔探索 (預覽) 體驗設定中啟用合規性入口網站傳統電子檔探索體驗，以在新的 Microsoft Purview 入口網站中顯示傳統體驗。

  1. 在合規性入口網站中，選取 [電子檔探索進階>]，以顯示組織中的案例清單。
  2. 選取 [ 來源] 索 引標籤，以在您的案例中新增非自定義位置。 若要瞭解如何在 eDiscovery (Premium) 案例中新增和放置非監管數據，請參閱 將非自定義數據源新增至電子檔探索 (Premium) 案例。 如果您已新增非自定義位置並將其保留，請移至步驟 3。
  3. 選取 [ 保留] 索 引標籤，然後選 取 [NCDSHold (HoldId) ，並確定已成功放置保留。

非自定義位置的來源原則會顯示在保留狀態下方。 該位置的保留狀態是使用套用至位置和發佈狀態的所有保留原則來決定。 套用所有狀態的最低限制保留狀態。

保留監管和非監管位置

將監管和非監管位置置於保留狀態，會保留位置中的所有內容。 如需在電子檔探索 (進階) 中放置查詢式保留的步驟，請參閱 在電子檔探索案例中建立電子檔探索保留。

注意事項

建立查詢式保留時，來自所選取位置的所有內容最初會設定保留。 在 Exchange 或 SharePoint 中的定時器作業執行之後，任何不符合指定查詢的內容都會從保留中清除。 在單一位置上所有查詢的字元計數超過 10,000 個字元之後，就會保留整個位置。

注意事項

如果在您保留使用者的信箱之後，使用者的 SMTP 位址變更，信箱會保持保留狀態。 若要使用新的 SMTP 位址來放置保留，請建立新的保留。

保留 Microsoft Teams 和 Microsoft 365 群組

Microsoft Teams 是以Microsoft 365 群組為基礎。 因此，將它們保留在電子檔探索 (Premium) 很類似。 將Microsoft 365 群組和Microsoft Teams 保留時，請記住下列事項：

  • 若要將內容放在Microsoft 365 群組中，並Microsoft Teams 保留，您必須指定與群組或小組相關聯的信箱和 SharePoint 網站。

  • 在 Exchange Online 中執行 Get-UnifiedGroup Cmdlet，以檢視Microsoft 365 群組或Microsoft小組的屬性。 這個方法是取得與Microsoft 365 群組或Microsoft小組相關聯之網站 URL 的好方法。 例如，下列命令會顯示名為資深領導團隊Microsoft 365 群組的選取屬性：

    Get-UnifiedGroup "Senior Leadership Team" | FL DisplayName,Alias,PrimarySmtpAddress,SharePointSiteUrl
DisplayName            : Senior Leadership Team
Alias                  : seniorleadershipteam
PrimarySmtpAddress     : seniorleadershipteam@contoso.onmicrosoft.com
SharePointSiteUrl      : https://contoso.sharepoint.com/sites/seniorleadershipteam

    注意事項

    若要執行 Get-UnifiedGroup Cmdlet，您必須獲指派 Exchange Online 中的「僅檢視收件者」角色或者為獲指派「僅檢視收件者」角色之角色群組的成員。

  • 搜尋使用者的信箱時，不會搜尋用戶所屬的任何Microsoft 365 群組或Microsoft小組。 同樣地，當您放置Microsoft 365 群組或Microsoft小組保留時，只會保留群組信箱和群組網站;除非您明確地將群組成員的信箱和 OneDrive 網站新增為監管人，或將其數據源保留，否則不會保留這些信箱和 OneDrive 網站。 因此，如果您需要為特定監管人保留Microsoft 365 群組或Microsoft小組，請考慮將群組網站和群組信箱對應至監管人 (請參閱在電子檔探索中管理監管人 (Premium) ) 。 如果Microsoft 365 群組或Microsoft小組無法歸屬於單一監管人，請考慮將來源新增至非監管保留。

  • 若要取得Microsoft 365 群組或Microsoft小組的成員清單，您可以在 Microsoft 365 系統管理中心 的 [首頁>群組 頁面上檢視屬性。 或者，您可以在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令：

    Get-UnifiedGroupLinks <group or team name> -LinkType Members | FL DisplayName,PrimarySmtpAddress

    注意事項

    若要執行 Get-UnifiedGroupLinks Cmdlet，您必須獲指派 Exchange Online 中的「僅檢視收件者」角色或者為獲指派「僅檢視收件者」角色之角色群組的成員。

  • 屬於Microsoft Teams頻道一部分的通道交談會儲存在與小組相關聯的信箱中。 同樣地，團隊成員在頻道中共用的檔案會儲存在團隊的 SharePoint 網站上。 因此，您必須保留Microsoft小組信箱和 SharePoint 網站，才能在頻道中保留交談和檔案。

  • 或者，屬於 Microsoft Teams 中聊天清單一部分的交談會儲存在參與聊天之使用者的信箱中。 使用者在聊天交談中共用的檔案會儲存在共用檔案之使用者的 OneDrive 網站中。 因此，您必須保留個別使用者信箱和 OneDrive 網站，才能保留聊天清單中的交談和檔案。

  • 每個Microsoft小組或小組頻道都包含Wiki以進行記事和共同作業。 Wiki 內容會自動儲存為 .mht 檔案。 此檔案會儲存在團隊 SharePoint 網站上的 Teams Wiki 資料文件庫中。 您可以保留小組的 SharePoint 網站，以保留 Wiki 中的內容。

    注意事項

    當您將小組的 SharePoint 網站保留) 於 2017 年 6 月 22 日發行時，保留Microsoft小組或小組頻道的 Wiki 內容的功能 (。 如果小組網站處於保留狀態，Wiki 內容將從該日期開始保留。 不過，如果小組網站處於保留狀態，且Wiki內容已在2017年6月22日之前刪除，則不會保留Wiki內容。

保留狀態

下表列出專案的保留狀態：

保留狀態 定義
已套用 保留會套用在位置上。 內容會根據保留原則條件來保留。
套用失敗 嘗試在位置套用保留的保留原則失敗。 檢查保留原則中的散發錯誤。
應用 保留正在位置上套用。 保留作業正在進行中。
不保留 保留不會套用在位置上。 內容保留不是強制的。
已釋出 保留會在位置釋放。 內容保留已停用。
發行失敗 釋放位置保留的保留原則失敗。 檢查保留原則中的散發錯誤。
釋放 位置的保留版本正在進行中。
Unknown 位置的保留狀態未知。 檢查保留原則、發佈狀態和保留報告。 如果系統無法將保留原則對應至位置，表示該位置上沒有保留存在或套用，則可能會出現此狀態。

管理保留狀態錯誤

您可能會在保留監管或非監管數據源時遇到錯誤。 下表列出您可能會遇到的錯誤和建議的解決方法。

保留錯誤類型 描述 解決方案
原則部署中斷 系統錯誤，指出套用保留時發生問題。 在監管/非監管數據源飛出視窗頁面命令行上選取 [重試保留動作 ]，以重試保留應用程式。
無法存取網站 指出與要求的保留要求相關聯的 SharePoint 位置無法存取，而且可以只讀。 請連絡您的 SharePoint 網站管理員，將網站設定為可寫入，然後在監管/非監管數據源飛出視窗頁面命令行上，使用 [重試保留] 動作重試 保留動作。
找不到網站。 指出與要求保留相關聯的 SharePoint 位置可能已移動、刪除，或網站 URL 可能不存在。 檢查網站 URL，並確認 SharePoint 網站是否存在。 確認之後，編輯網站的監管/非監管數據源，然後重試保留動作。
找不到信箱 指出與所要求保留相關聯的信箱不是有效的信箱。 確認電子郵件位址，並檢查其是否為有效的 Exchange Online 信箱。 確認之後，編輯信箱的監管/非監管數據源，然後重試保留動作。
通訊群組有太多成員 指出與要求保留相關聯的通訊群組具有超過1,000個電子郵件位址。 目前，擁有超過 1,000 個電子郵件地址的通訊群組無法擴充以保留。 將個別電子郵件位址新增為監管或非監管數據源，或將通訊群組分割成少於 1,000 個電子郵件地址的群組，然後重試保留動作。
無效的電子郵件位址或 URL 指出與要求保留相關聯的位置具有無效的電子郵件地址或網站URL。 指定存在於組織內的有效電子郵件位址或URL。

其他資源