Microsoft Viva Topics 概觀

Viva Topics使用 Microsoft AI 技術、Microsoft 365、Microsoft Graph、搜尋及其他元件和服務,將知識帶給使用者日常使用的 Microsoft 365 應用程式,從 SharePoint 新式頁面、Microsoft Search 和 Word、PowerPoint、Outlook 和 Excel 中的搜尋開始。



Viva Topics 可協助解決許多公司的重要商務問題,在使用者需要時提供相關資訊。 例如,新員工需要快速學習許多新資訊,但在閱讀公司資訊時,會遇到他們完全不知道的詞彙。 為了深入了解,使用者可能需要離開他們正在進行的工作,並花費寶貴的時間搜尋詳細資料,例如詞彙的意義、組織中誰是主題專家,以及可能與詞彙相關的網站和文件。

Viva Topics 使用 AI 來自動搜尋並識別組織中的 主題。 它會編譯這些主題的資訊,例如簡短描述、編寫主題的人,以及與主題相關的網站、檔案以及頁面。 知識管理員或參與者可以選擇根據需要更新主題資訊。 這些主題可供您的使用者使用,這表示在新式 SharePoint 網站新聞和頁面中出現的每個主題實例,文字都有醒目提示。 使用者可以選取主題,透過主題詳細資料深入了解主題。 您也可以在 SharePoint 搜尋中找到主題。

如何向使用者顯示主題

主題會透過下列方式向使用者顯示:

SharePoint 醒目提示

在 SharePoint 新聞和頁面上的內容中提及主題時,您會看到該主題有醒目提示。 您可以從醒目提示開啟主題摘要。 從摘要標題開啟主題詳細資料,以檢視完整的主題頁面。 您可以自動識別所述的主題,也可以直接由網頁作者參考。

顯示主題醒目提示的螢幕擷取畫面。

搜尋結果

當您從 SharePoint 起始頁搜尋、在 Office.com 搜尋,或在變更搜尋範圍以包含整個組織之後,從 SharePoint 網站搜尋時,可以在搜尋結果中看到 主題答案 。 主題答案會出現在結果清單的主題中,並提供一組與該主題相關的簡短資訊。

顯示 SharePoint 網站搜尋搜尋結果的螢幕擷取畫面。

當您在 Word、PowerPoint、Outlook 或 Excel 等 Office 應用程式中使用搜尋時,可以透過搜尋方塊或在操作功能表中選取 [搜尋 ],主題答案會顯示在搜尋結果中。

顯示透過 [搜尋] 方塊在 Word 中搜尋的螢幕擷取畫面。

顯示在 Word 中透過 [搜尋] 操作功能表搜尋的螢幕擷取畫面。

主題中心

使用者可以在 主題中心首頁上查看其組織中具有連線的主題。

知識索引

Viva Topics 使用 Microsoft AI 技術來識別 Microsoft 365 環境中的 主題

主題是對組織來說關鍵或重要的字詞或詞彙。 它對於組織具有特定意義,且具有相關的資源,可協助使用者了解它是什麼,並尋找更多相關資訊。 對您的組織來說,有許多不同類型的重要主題。 一開始,Microsoft AI 技術著重於下列類型:

  • 專案
  • 事件
  • 組織
  • 位置
  • 產品
  • 創意成果
  • 研究領域

當主題經過識別,且 AI 判斷它具有足夠的資訊可做為建議的主題時,主題頁面 會顯示透過主題索引收集的資訊,例如:

  • 替代名稱和縮寫。
  • 主題的簡短描述。
  • 可能熟悉此主題的人員。
  • 與主題相關的檔案、頁面和網站。

您的知識系統管理員可以選擇對租用戶中所有 SharePoint 網站進行主題編目,或只選取特定網站。

如需詳細資訊,請 參閱主題探索和策劃

角色

當您在 Microsoft 365 環境中使用 Viva Topics 時,您的使用者將具有下列角色:

  • 主題檢視者:可以在 SharePoint 新式網站上看到主題醒目提示的使用者,他們至少具有 讀取 存取權,以及 Microsoft 搜尋。 他們可以選取主題醒目提示,以查看主題頁面中的主題詳細資料。 主題檢視者可以針對主題的實用性提供意見反應。

  • 參與者:擁有編輯現有主題或建立新主題之權限的使用者。 知識系統管理員可透過 Microsoft 365 系統管理中心的 Viva Topics 設定,將參與者權限指派給使用者。 請注意,您也可以選擇將編輯和建立主題的權限提供給所有主題檢視者,讓每個人都能參與他們看到的主題。

  • 知識管理員:在主題生命週期中引導主題的使用者。 知識管理員會使用主題中心的 [ 管理主題 ] 頁面來確認 AI 建議的主題、移除不再相關的主題,以及編輯現有主題或建立新的主題,而且是唯一可存取該主題的使用者。 知識系統管理員透過 Microsoft 365 系統管理中心的 Viva Topics 系統管理員設定,將知識管理員權限指派給使用者。

  • 知識系統管理員:系統管理員會設定Viva Topics,並透過Microsoft 365 系統管理中心中的系統管理員控制項進行管理。 目前,Microsoft 365 全域或 SharePoint 系統管理員可以擔任知識系統管理員。

如需詳細資訊,請參閱Viva Topics角色

主題管理

主題管理是在您組織 主題中心的[管理主題] 頁面中完成。 主題中心會在設定期間建立,並作為您組織的知識中心。

雖然所有授權使用者都可以在主題中心看到他們所連接的主題,但只有具有 管理主題 許可權 (知識管理員) 的使用者才能檢視及使用 [ 管理主題 ] 頁面。

知識管理員可以:

  • 確認或移除在租用戶中發現的主題。
  • 根據需要手動建立新主題 (例如,如果提供的資訊不足,無法透過 AI 找到時)。
  • 編輯現有的主題頁面。

如需詳細資訊,請 參閱主題中心的管理主題

系統管理控制項

Microsoft 365 系統管理中心中管理員控制項可讓您管理Viva Topics。 它們允許 Microsoft 365 全域或 SharePoint 系統管理員進行以下作業:

  • 控制組織中哪些使用者可以在 SharePoint 新式頁面或在 SharePoint 搜尋結果中看到主題。
  • 控制要對哪些 SharePoint 網站進行編目以識別主題。
  • 排除特定主題,以不被找到。
  • 控制哪些使用者可以在主題中心管理主題。
  • 控制哪些使用者可以建立及編輯主題。
  • 控制哪些使用者可以檢視主題。

如需管理控制項的詳細資訊,請 參閱指派使用者權限管理主題可見度,以及 管理主題探索

主題策劃和建議

隨著環境的變化,AI 將不斷為您提供建議,以改善您的主題。

具有編輯或建立主題權限的使用者可以直接更新主題頁面,以便進行修正或新增其他資訊。 他們也可以新增 AI 無法識別的新主題。 如果這些手動新增的主題有足夠資訊,且 AI 能夠識別這類主題,AI 的其他建議可能會增強這些手動新增的主題。

系統可能會詢問您允許查看其日常工作中的主題的使用者,主題對他們來說是否實用。 系統會查看這些回應,並使用它們來改善主題醒目提示,並協助決定主題摘要和主題詳細資料中顯示的內容。

如需詳細資訊,請 參閱主題探索和策劃

提供意見反應給我們

Microsoft 高度重視客戶的意見反應。 您針對Viva Topics提供的意見反應將用於疑難排解、修正 Bug、增強現有功能,以及開發新的功能。

您可以直接從主題頁面,以及從 [ 管理主題 ] 和 [ 我的主題 ] 頁面,將意見反應傳送給 Microsoft。 在頁面右下角尋找此按鈕。

顯示 [意見反應] 按鈕的螢幕擷取畫面。

按鈕只會出現在已正確設定 OCPS 原則的租使用者中。

在 [ 傳送意見反應給 Microsoft ] 頁面上,讓我們知道您是否喜歡某個專案、您不喜歡某個專案,或您是否有建議。

顯示 [傳送意見反應至 Microsoft] 頁面的螢幕擷取畫面。

當您提交意見反應時,我們會要求您不要包含敏感性資訊,例如電話號碼、位址或高度個人化的故事。 相反地,請提供您遇到Viva Topics的特定問題相關資訊,或一般使用Viva Topics體驗的相關資訊。 這將協助我們根據您的意見反應進行檢閱並採取動作時維護您的隱私權。

感謝您花時間與我們分享您的想法。 您的觀點可協助我們改善現有的功能,並開發新的功能。

另請參閱

使用 Microsoft Search 在 Viva Topics 中尋找主題