變更非作用中信箱的保留持續時間

  • 發行項

Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引。

非作用中信箱是信箱狀態，用來在離職員工離開貴組織之後保留其電子郵件。 在刪除 Microsoft 365 用戶物件之前套用適用的保留時，信箱會變成非作用中。 下列類型的保留會在使用者帳戶刪除時起始非使用中信箱的建立：

重要事項

雖然上述任何保留會強制信箱在刪除 Microsoft 365 使用者帳戶時變成非作用中，但強烈建議您在主動規劃使用非作用中信箱時使用 Microsoft 365 保留期。

  • 電子檔探索保留適用於與法律問題相關的特定、限時案例。 有時候，法律案例可能會結束，且會移除與案例相關聯的保留，並關閉電子檔探索案例 (或刪除) 。 如果放置在非使用中信箱上的保留與電子檔探索案例相關聯，且已釋放保留或關閉或刪除電子檔探索案例，則會永久刪除非使用中信箱。

  • In-Place Exchange 系統管理中心的保留現已淘汰。 自 2020 年 7 月 1 日起，無法在 Exchange Online 中建立新的 In-Place 保留。 自 2020 年 10 月 1 日開始，就地保留的保留持續時間無法再變更。 任何已套用 In-Place 保留的非作用中信箱，只能藉由移除 In-Place 保留來刪除。 保留 In-Place 現有的非作用中信箱會繼續保留，直到移除保留為止。 如需 In-Place 保留淘汰的詳細資訊，請參閱 淘汰舊版電子檔探索工具。

  • 仍支持訴訟保留 ，作為將內容保留在信箱中的替代方法，並在刪除用戶帳戶之後使其處於非作用中狀態。 不過，作為較舊的技術，建議您改用 Microsoft 365 保留期。

一旦變成非作用中狀態，包括 [ 可復原的專案] 資料夾 在內的信箱內容會保留，直到在信箱變成非使用中之前放置的保留不再套用為止。

如果適用的保留不是以時間為基礎，例如與不限保留的 Microsoft 365 保留原則或標籤相關聯的保留、未設定) 的電子檔探索案例或訴訟保留 (LitigationHoldDuration ，信箱內容會無限期保留，直到移除保留為止。

不過，如果保留是以時間為基礎，信箱內容會保留到保留期間到期為止。 此時，[可復原的專案] 資料夾中的任何項目都會永久刪除， (從非作用中信箱中清除) 。

注意事項

針對非作用中信箱，建議您針對 Microsoft 365 保留原則或標籤使用保留和刪除設定。 如果您選擇僅保留設定，[可復原的專案] 資料夾會在保留期間結束時清除，但任何其他未刪除的項目將無限期地保留在非使用中信箱內。

隨著法規和原則的演進，在某些情況下，您可能需要變更指派給非作用中信箱的保留期間。 下列步驟概述如何執行這項操作。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

線上到 PowerShell

如先前所述，許多不同類型的保留可能會觸發非作用中信箱的建立。 基於這個理由，若要變更套用至非使用中信箱的保留持續時間，您必須先識別影響該信箱的保留類型。 若要識別保留的類型，您必須使用 Exchange Online PowerShell 來識別保留類型。 如果非作用中信箱受到 Microsoft 365 保留原則或標籤的影響，您也必須使用安全性 & 合規性 PowerShell 來識別特定原則。

步驟 1：識別非使用中信箱上的保留

因為不同類型的保留或一或多個 Microsoft 365 保留原則可能會放在非作用中的信箱上，所以第一個步驟是識別非使用中信箱上的保留。

在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令，以顯示組織中特定非使用中信箱的保留資訊。

Get-Mailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied

如果您需要識別多個非使用中信箱的保留類型，而且您的組織有大量的信箱，使用 PowerShell 檢視可能會變得無法管理。 在這裡情況下，您可以使用下列命令將所有適用的資訊匯出至 CSV 檔案，並視需要為您的環境修改 Path ：

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied | Export-Csv -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\InactiveMailboxHoldTypes.csv"

基於此範例的目的，下列會顯示具有不同可能保留類型的六個非作用中信箱的結果。

注意事項

包含多種保留類型的多個保留可以套用至單一非作用中信箱。

DisplayName              : Ann Beebe
Name                     : annb
DistinguishedName        : CN=annb,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 664ef44e-c1a0-47b0-9553-2ecdfc6ef840
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : True
LitigationHoldDuration   : 365.00:00:00
LitigationHoldDate       : 10/25/2021 6:54:57 PM
LitigationHoldOwner      : admin@contoso.com
InPlaceHolds             : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Carol Olson
Name                     : carolo
DistinguishedName        : CN=carolo,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : e646a369-00bf-43d3-837a-8eae8b301d44
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Megan Bowen
Name                     : meganb
DistinguishedName        : CN=meganb,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 36ec77cb-c524-468a-a8e8-bfb75e01a176
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1}
ComplianceTagHoldApplied : True
...
DisplayName              : Mario Necaise
Name                     : marion
DistinguishedName        : CN=marion,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 0579e039-a695-40d5-8f0a-0dc04f4b4c8f
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Abraham McMahon
Name                     : abrahamm
DistinguishedName        : CN=abrahamm,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 55ad8905-4e68-4c8d-940d-e068ec6b51fc
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Pilar Pinilla
Name                     : pilarp
DistinguishedName        : CN=pilarp,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 8d7867d6-bb6d-4cd8-a51f-09d208f97fcc
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
ComplianceTagHoldApplied : False

下表識別六種不同的保留類型，這些類型是用來讓每個信箱在上述範例中處於非作用中狀態。

非作用中信箱 保留類型 如何識別非使用中信箱的保留
Ann Beebe
 訴訟暫止
 屬性 LitigationHoldEnabled 設定為 ， True 表示信箱處於訴訟保留狀態。

此外， LitigationHoldDuration 會設定為 365.00:00:00 ，指出信箱專案在建立日期之後 365 天內不會再受到訴訟保留， (傳送/接收) 。

表示 LitigationHoldDate 啟用 LitigationHold 的日期，並 LitigationHoldOwner 識別起始訴訟保留的人員。
Carol Olson
 Microsoft Purview 入口網站或套用至特定信箱的 Microsoft Purview 合規性入口網站 的 Microsoft 365 保留原則
 屬性 InPlaceHolds 包含套用至非使用中信箱之 Microsoft 365 保留原則的 GUID。 您可以識別保留類型是套用至特定信箱的保留原則，因為 GUID 會以 mbx 前置詞開頭，並以 或 :3結尾:2。

如需詳細資訊，請 參閱瞭解保留原則的 InPlaceHolds 值格式。
Megan Bowen
 具有僅保留或保留和刪除動作的 Microsoft 365 保留標籤會套用至信箱中至少一個專案
 屬性 ComplianceTagHoldApplied 表示 True 項目標示為僅限保留，或保留和刪除標籤。

此外， InPlaceHolds 屬性包含套用至非使用中信箱之 Microsoft 365 保留標籤原則的 GUID。

如需詳細資訊，請 參閱識別保留信箱，因為已將保留標籤套用至資料夾或專案
Mario Necaise
 來自 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站 的全組織 Microsoft 365 保留原則
 屬性InPlaceHolds是空的，是 False 且 ComplianceTagHoldAppliedLitigationHoldEnabled 為 False。 此結果指出，套用至非使用中信箱繼承之組織的一或多個整個 (Exchange) 位置 Microsoft 365 保留原則。

如需詳細資訊，請 參閱如何確認整個組織的保留原則已套用至信箱
函式McMahon
 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站 中的電子檔探索案例保留
 屬性 InPlaceHolds 包含放在非使用中信箱之電子檔探索案例保留的 GUID。 您可以告訴這個結果是 eDiscovery 案例保留，因為 GUID 是以 UniH 前置詞開頭。

如需詳細資訊，請參閱 電子檔探索保留。
Pilar Pinilla
 原有範圍暫止
 屬性 InPlaceHolds 包含放置在非作用中信箱上之 In-Place 保留的 GUID。 您可以判斷此結果是 In-Place 保留，因為 GUID 開頭不是前置詞。

注意：自 2020 年 10 月 1 日開始，就地保留的保留持續時間無法再變更。 您只能移除會導致刪除非作用中信箱的 In-Place 保留。

如需詳細資訊，請參閱 淘汰舊版電子檔探索工具。

步驟 2：變更非使用中信箱的保留持續時間

在您識別非作用中信箱 (上放置的保留類型，以及是否有多個保留) 之後，下一個步驟是變更保留的持續時間。 程式會根據套用的保留類型而有所不同。

變更 Microsoft 365 保留原則的持續時間

若要修改 Microsoft 365 保留原則的保留期間，您必須先從InPlaceHolds安全性 & 合規性 PowerShell 信箱上的 屬性執行相關聯的 GUID，以識別影響非使用中信箱Get-RetentionCompliancePolicy的原則。

執行此命令時，請務必從 GUID 中移除前置詞和後綴。 例如，使用先前的範例資訊，將 InPlaceHolds 的mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3值移除mbx，併:3產生的原則 GUID。cdbbb86ce60342489bff371876e7f224 在此範例中，執行：

Get-RetentionCompliancePolicy cdbbb86ce60342489bff371876e7f224 | FL Name

一旦您知道原則的名稱，就可以直接在 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站 中修改保留原則。 保留原則通常會套用至多個位置，因此修改原則會影響所有套用的位置 - 非使用中和作用中，也可能包含 Exchange 以外的位置。 如需詳細資訊，請 參閱建立和設定保留原則。

重要事項

啟用 保留鎖定 的保留原則可以延長保留期間，但不能減少或移除。

如果目的是只修改非使用中信箱或僅限特定非作用中信箱的保留期間，您可以考慮部署調適型原則範圍，這些範圍可用來使用 Microsoft Entra ID 和 Exchange 屬性和屬性，個別以特定信箱或信箱類型為目標，例如非作用中信箱。

變更 Microsoft 365 保留標籤的持續時間

如同保留原則，當您修改 Microsoft 365 保留標籤的保留期間時，您必須先識別發佈影響非使用中信箱內內容之標籤的原則。 若要識別該原則， Get-RetentionCompliancePolicy 請從 InPlaceHolds 安全性 & 合規性 PowerShell 信箱上的 屬性執行相關聯的 GUID。

執行此命令時，請務必從 GUID 中移除前置詞和後綴。 例如，使用先前的範例資訊，您會採用 InPlaceHolds 的 mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1 值，然後移除 mbx 和 :1，這會導致的原則 GUID 為 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2。 在這裡範例中，您會執行：

Get-RetentionCompliancePolicy 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2 | FL Name

識別原則之後，您將知道已發佈哪些標籤及其設定。 因為標籤會套用至個別專案，所以根據使用原則發佈的標籤數目及其設定，您可能無法直接識別哪些標籤會影響內容。

您可以用來識別每個標籤套用的內容的方法之一是使用內容 搜尋。 例如，使用先前的範例資訊，假設原則會發佈數個標籤，其中一個名為 「HR-Content」。。 使用正確的許可權，您可以使用 New-ComplianceSearch PowerShell 命令來執行內容 搜尋、指定非作用中信箱的主要 SMTP 位址、預先加上期間 (.) ，以及-AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true略過驗證的參數：

New-ComplianceSearch -Name "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search" -ExchangeLocation .meganb@contoso.onmicrosoft.com -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true -ContentMatchQuery "compliancetag=HR-Content"

建立搜尋之後，請使用下列命令開始搜尋：

Start-ComplianceSearch "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search"

然後，您可以使用這個方法，識別來自已識別標籤原則的哪些標籤套用至非使用中信箱內的內容，以便修改其保留期間。 保留標籤通常會套用至多個位置，因此修改標籤會影響所有套用的位置和加上標籤的內容，其中可能也包含 Exchange 以外的位置和內容。 如需詳細資訊，請 參閱發佈保留標籤並在應用程式中套用它們。

注意事項

並非所有類型的保留標籤都可以修改。 對於某些標籤，您可能只能增加保留時間，而對於其他標籤，您可能完全無法修改保留期間。

變更電子檔探索保留的持續時間

與電子檔探索案例相關聯的保留是無限期保留，這表示沒有可變更的保留持續時間。 專案會永久保留，或直到 移除保留 或關閉案例為止。

變更訴訟保留的持續時間

您必須使用 Exchange Online PowerShell 來變更放置在非作用中信箱之訴訟保留的保留期間。 您無法使用 Exchange 系統管理中心。 執行下列命令以變更保留期間。 在此範例中，保留持續時間會變更為無限制的時間：

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

結果是非使用中信箱中的專案會無限期保留，或直到保留移除或保留持續時間變更為不同的值為止。

提示

識別非使用中信箱的最佳方式是使用其 辨別名稱 或 Exchange GUID 值。 使用其中一個值有助於防止不小心指定錯誤的信箱。

變更保留 In-Place 持續時間

In-Place 保留已淘汰且無法再修改。 如果非作用中信箱已套用 In-Place 保留，您就無法變更保留期間。 您只能移除 In-Place 保留，這會導致刪除非作用中的信箱。 如需詳細資訊，請 參閱刪除非作用中信箱。

其他相關資訊

  • 如何針對非使用中信箱中的項目計算保留持續時間？ 持續時間是從收到或建立信箱專案的原始日期算起。

  • 保留期間到期時會發生什麼事？ 當 [可復原的專案] 資料夾中的信箱專案保留期間到期時，會永久刪除該專案， (從非作用中信箱中清除) 。 如果未指定保留在非作用中信箱上的持續時間，除非非使用中信箱的保留期間變更) ，否則永遠不會清除 [可復原的專案] 資料夾中的專案 (。

  • Exchange MRM 原則是否仍在非作用中信箱上處理？ 如果 MRM 保留原則在非使用中之前套用至信箱，則任何刪除原則 (使用 刪除 動作設定的 MRM 保留標記，) 繼續在非使用中信箱上處理。 這表示以 MRM 刪除原則標記的專案會在保留期間到期時移至 [可復原的專案] 資料夾。 保留期間到期時將這些項目已清除從非使用中的信箱。 如果未指定非使用中信箱的保留期間，[復原專案] 資料夾中的項目會無限期保留。

    相反地，任何封存原則 (使用 MoveToArchive 動作設定的MRM保留標記，) 包含在指派給非使用中信箱的MRM保留原則中。 這表示使用封存原則標記的非使用中信箱中的專案會在保留期間到期時保留在主要信箱中。 它們不被移至封存信箱或封存信箱中 [可復原的項目] 資料夾。 它們會無限期保留。

    注意事項

    套用 Exchange 保留原則 (訊息記錄管理或 MRM 中的功能，Exchange Online) 不會在刪除使用者帳戶時建立非作用中的信箱。

  • 如同一般信箱，受控資料夾助理 (MFA) 也會處理非作用中的信箱。 在 Exchange Online 中，MFA 大約每七天處理一次信箱。 變更非使用中信箱的保留期間之後，您可以使用 Start-ManagedFolderAssistant Cmdlet 立即開始處理非使用中信箱的新保留期間。 執行下列指令：

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>

  • 如果許多 InPlaceHolds 會放在非作用中的信箱上，則不會顯示所有保留 GUID。 您可以執行下列命令，以顯示放置在非使用中信箱上之所有 InPlaceHolds GUID。

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds