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Microsoft 365 群組到期原則

隨著 Microsoft 365 群組和 Microsoft Teams 使用量增加,管理員和使用者需要一個方法來清理未使用的群組和小組。 Microsoft 365 群組到期原則可協助您從系統移除非作用中的群組,讓一切更簡單。

當群組過期時, 信箱、Planner、SharePoint 網站、小組 ) 等 (幾乎所有相關聯的服務也會一併刪除

當群組過期時,它會「虛刪除」,這表示它仍然可以復原最多 30 天。

系統管理員可以指定到期期間,且任何到達該期間結束且未更新的非使用中群組都會被刪除。 (這包括封存的teams.) 群組建立時或上次更新日期的到期期間開始。 群組擁有者會在到期前自動傳送通知,讓他們可以更新群組以取得另一個到期間隔。 Teams 中所使用群組的到期通知會出現在Teams擁有者摘要中。

主動使用中的群組會在群組到期前約 35 天自動更新。 在此情況下,擁有者不會收到任何更新通知。 下列任何動作都會自動更新群組:

  • SharePoint - 檢視、編輯、下載、移動、共用或上傳檔案。 (檢視 SharePoint 頁面不會計入自動更新的動作。)
  • Outlook - 加入或編輯群組、從群組讀取或寫入群組訊息,以及如同 Outlook 網頁版) (訊息。
  • Teams - 造訪團隊頻道。
  • Viva Engage - 在 Viva Engage 社群中檢視文章,或在 Outlook 中檢視互動式電子郵件。
  • 表單 - 檢視、建立或編輯表單,或提交表單的回應。

重要事項

當您變更到期原則時,服務會重新計算每個群組的到期日。 它一律會從建立群組的日期開始計算,然後套用新的到期原則。

請務必知道預設會關閉到期日。 如果系統管理員想要使用它,就必須為其組織啟用它。

注意事項

若要設定及使用 Microsoft 365 群組的到期原則,您必須擁有但不一定會為套用到期原則之所有群組的成員指派Microsoft Entra ID P1 或 P2 授權。 如需詳細資訊, 請參閱開始使用 Microsoft Entra ID P1 或 P2

誰可以設定和使用Microsoft 365 群組到期原則?

角色 他們可以做什麼
Azure 中的 Office 365 全域系統管理員 (、公司系統管理員) 、用戶系統管理員 建立、讀取、更新或刪除Microsoft 365 群組到期原則設定。
群組系統管理員 此角色的成員可以建立/管理群組、建立/管理群組設定,例如命名和到期原則,以及檢視群組活動和稽核報告。
使用者 更新或 原他們所擁有的Microsoft 365 群組

重要事項

Microsoft建議您使用許可權最少的角色。 這有助於改善貴組織的安全性。 全域管理員是高度特殊許可權的角色,當您無法使用現有角色時,應該僅限於緊急案例。

如何設定到期原則

如上所述,預設會關閉到期日。 系統管理員必須啟用到期原則,並將屬性設定為生效。 若要啟用此功能,請移至 [Microsoft標識>符群組>到期日]。 您可以在這裏設定預設群組存留期。

群組存留期是以天為單位指定,而且可以設定為180、365或您指定的自定義值。 自訂值必須至少為30天。

如果群組沒有擁有者,到期電子郵件會傳送至指定的電子郵件。

您可以為所有群組設定原則,僅限選取的群組 (最多 500 個) ,或選取 [ ] 完全關閉。 當您選取 [ 無] 時,所有作用中且擱置驗證的群組都不會有到期日。 不過,已過期的群組不會受到影響。

請注意,目前您不能有不同群組的不同原則。

Microsoft Entra ID 中群組到期設定的螢幕快照。

到期如何與保留原則搭配使用

如果您已在 Microsoft Purview 合規性入口網站中設定群組的保留原則,到期原則會順暢地與保留原則搭配運作。 群組到期時,群組的信箱交談和群組網站中的檔案會在保留容器中保留,達保留原則中定義的特定天數。 不過,使用者在到期后將不會看到群組或其內容。

群組擁有者如何及何時得知其群組是否即將到期

如果群組是透過 Planner、SharePoint 或任何其他應用程式建立,到期通知一定會透過電子郵件提供。 如果群組是透過Teams建立的,群組擁有者會收到電子郵件和通知,以透過活動區段更新。 如果您的群組擁有者沒有有效的電子郵件位址,不建議您在群組上啟用到期。

群組到期前 30 天,群組擁有者 (或您為沒有擁有者) 的群組指定的電子郵件位址,將會收到一封電子郵件,讓他們可以輕鬆地更新群組。 如果他們沒有續約,則將在到期前 15 天收到另一封續約電子郵件。 如果他們仍未更新,則會在到期前一天再收到一封電子郵件通知。

如果因為某些原因,擁有者或管理員都未在群組到期前更新群組,管理員仍可在群組到期後最多 30 天內還原該群組。 如需詳細資訊,請參閱: 還原已刪除Microsoft 365 群組

封存群組內容

如果您有不再打算使用的群組,但想要保留其內容,請參閱 封存群組、小組和 Viva Engage ,以取得如何從不同群組服務匯出資訊的相關信息。

共同作業治理規劃建議

建立共同作業治理計劃

保留原則概觀

指派新擁有者給孤立的群組

設定Microsoft 365 群組到期