與IT系統管理員 (小組中的來賓共同作業)
如果您需要跨文件、工作及交談與來賓共同作業，建議您使用 Microsoft Teams。 Teams 提供 Office 和 SharePoint 中具備的所有共同作業功能，搭配持續聊天及一組可自訂且可擴展的共同作業工具，進而提供一致的使用者體驗。
在本文中，我們會完成所需的 Microsoft 365 設定步驟，以成立團隊並與來賓進行共同作業。 設定來賓存取權後，您可以遵循 在 Teams 中新增來賓至團隊 的步驟來邀請來賓加入團隊。
注意事項
與其他 Microsoft 365 組織共同作業時，共用頻道可提供比來賓帳戶更順暢的體驗。 共用頻道可讓您使用 Teams 頻道與組織外部的人員進行共同作業，而不需要外部參與者登入您的組織。 我們建議您檢視 規劃外部共同作業，查看在任何情況下，共用頻道是否比與來賓進行共同作業為較佳的選項。
影片示範
這段影片顯示本文件中所述的設定步驟。
Microsoft Entra 外部標識碼外部共同作業設定
Microsoft 365 中的共用是由 Microsoft Entra External ID 中的 B2B 外部共同作業設定管理在其最高層級。 如果在 Microsoft Entra 外部識別符中停用或限制來賓共用，此設定會覆寫您在 Microsoft 365 中設定的任何共享設定。
檢查外部共同作業設定，以確保不會封鎖與來賓的共用。
設定外部共同作業設定
- 在登入 Microsoft Entra 外部識別碼 https://entra.microsoft.com/。
- 在左側瀏覽窗格中，展開 [ 外部身分識別]。
- 選取 [外部共同作業設定]。
- 請確定 成員使用者和指派給特定系統管理員角色的使用者都可以邀請來賓使用者，包括具有成員權限的來賓 或 組織中任何人都可以邀請來賓使用者，包括來賓和非系統管理員。
- 如果您做了變更，請選取 [儲存]。
記下共同作業限制區段中的設定。 請確定您想要共同作業之來賓的網域未封鎖。
如果您與來自多個組織的來賓合作，您可能會想要限制其存取目錄數據的能力。 這可防止他們查看目錄中還有誰是來賓。 若要執行這項操作，請在來賓使用者存取限制下，選取來賓使用者對屬性及目錄物件設定的成員資格存取受限或來賓使用者存取受限於他們自己的目錄物件的屬性及成員資格。
Teams 來賓存取設定
Teams 具有來賓存取的開啟/關閉開關，以及各種可用來賓可在小組中執行哪些動作的設定。 [ 在 Teams 中允許來賓存取] 設定必須為 [開啟] ，來賓才能在 Teams 中工作。
檢查並確保 Teams 中已啟用來賓存取，並根據您的業務需求調整來賓設定。 請記住，這些設定會影響所有團隊。
設定 Teams 來賓存取設定
- 登入 https://admin.microsoft.com 的 Microsoft 365 系統管理中心。
- 在左側瀏覽窗格中，選取 [ 全部顯示]。
- 在 [系統管理中心] 底下，選取 [Teams]。
- 在 Teams 系統管理中心的左側功能窗格中選取 [使用者]>[來賓存取]。
- 確定 [來賓存取] 設定為 [ 開啟]。
- 對其他來賓設定進行任何所需的變更，然後選取 [ 儲存]。
開啟 Teams 來賓存取後，您可以選擇性地使用敏感度標籤，以控制個別團隊及其相關聯 SharePoint 網站的來賓存取。 如需詳細資訊，請參閱使用敏感度標籤來保護 Microsoft Teams、Microsoft 365 群組和 SharePoint 網站中的內容。
注意事項
在您開啟 Teams 來賓設定之後，最多可能需要 24 小時的時間才會變成作用中。
Microsoft 365 群組來賓設定
Teams 使用 Microsoft 365 群組作為團隊成員資格。 必須開啟 Microsoft 365 群組來賓設定，才能使用 Teams 中的來賓存取。
設定 Microsoft 365 群組來賓設定
- 在 Microsoft 365 系統管理中心左側的瀏覽窗格中，展開設定。
- 選取 [組織設定]。
- 在清單中，選取 [Microsoft 365 群組]。
- 請確認已核取讓群組擁有者將組織外部人員新增到 Microsoft 365 群組作為來賓及讓來賓群組成員存取群組內容核取方塊。
- 如果您進行了變更，請選取 [ 儲存變更]。
SharePoint 組織層級共用設定
Teams 內容 (例如檔案、資料夾和清單) 全部都儲存在 SharePoint 中。 為了讓來賓能夠存取 Teams 中的這些專案，SharePoint 組織層級共用設定必須允許與來賓共用。
組織層級設定會決定個別網站可用的設定，包括與團隊相關聯的網站。 網站設定不能比組織層級設定更寬鬆。
如果您想要允許與未驗證人員共用檔案和資料夾，請選擇任何人。 如果您想要確保所有來賓都經過驗證，請選擇新的及現有的來賓。 選擇組織中任何網站所需的最寬鬆設定。
設定 SharePoint 組織層級共用設定
- 在 SharePoint 系統管理中心的左側瀏覽窗格中，展開 [原則]，然後選取 [共用]。
- 確定 SharePoint 的外部共用已設定為任何人或新的及現有的來賓。
- 如果您做了變更，請選取 [儲存]。
SharePoint 組織層級的預設連結設定
默認檔案和資料夾連結設定會決定使用者共用檔案或資料夾時預設顯示的連結選項。 如有需要，使用者可以在共用前，將連結類型變更為其中一個其他選項。
請記住，此設定會影響貴組織的所有團隊和 SharePoint 網站。
選擇下列任一連結類型，當使用者分享檔案和資料夾時，預設會選取此類型：
- 具有連結的任何人 - 如果您想要進行許多未經驗證的檔案和資料夾共用，請選擇此選項。 如果您想要允許任何人連結，但擔心意外的未驗證共用，請考慮將其中一個其他選項設為預設值。 此連結類型只有在您已啟用任何人 共用時才能使用。
- 只有貴組織中的人員 - 如果您預期大部分檔案和資料夾共用都是與組織內部人員共用，請選擇此選項。
- 特定人員 - 如果您想要與來賓共用許多檔案和資料夾，請考慮此選項。 這種類型的連結適用於來賓，且需要他們進行驗證。
設定 SharePoint 組織層級的預設連結設定
- 前往 SharePoint 系統管理中心中的 [共用]。
- 在檔案與資料夾連結下，選取您想要使用的預設共用連結。
- 如果您做了變更，請選取 [儲存]。
若要設定共用連結的許可權，請在 [選擇預設為共用連結選取的權限] 下方。
- 如果您不想讓使用者變更檔案和資料夾，請選取 [ 檢視 ]。
- 如果您想要允許使用者變更檔案和資料夾，請選取 [ 編輯 ]。
或者，選擇 [任何人 ] 連結的到期時間。
建立團隊
下一個步驟是建立您計畫用於與來賓共同作業的團隊。
建立團隊
- 在 Teams 的 [ Teams ] 索引標籤上，選取 [ 加入] 或建立小組 (+) 。
- 選 取 [建立小組]。
- 選取 [從頭開始]。
- 視需要選擇敏感度標籤。
- 選擇私人或公用。
- 輸入小組的名稱和描述，然後選取 [ 建立]。
- 選取 [略過]。
我們稍後會邀請使用者。 接下來，檢查與團隊相關聯之 SharePoint 網站的網站層級共用設定，這點非常重要。
SharePoint 網站層級共用設定
檢查網站層級共用設定，確定它們允許你所要的此團隊存取類型。 例如，如果您將組織層級設定設為任何人，但您希望所有來賓都為此團隊進行驗證，則請確定網站層級共用設定已設為新的及現有的來賓。
設定網站層級共用設定
- 在 SharePoint 管理中心中，在左側導覽窗格中展開 [網站]，然後選取 [使用中網站]。
- 為您剛建立的團隊選取網站。
- 在 [ 設定] 索引標籤上 ，選取 [ 更多共用設定]。
- 請確認共用設為任何人或新的及現有的來賓。
- 如果您做了變更，請選取 [儲存]。
邀請使用者
來賓共用設定現已設定，因此您可以開始將內部使用者和來賓新增到您的團隊。
邀請內部使用者加入團隊
- 在小組中，選取 [ 其他選項 (***) ]，然後選取 [ 新增成員]。
- 輸入要邀請的人員名稱。
- 選取 [新增]，然後選取 [ 關閉]。
邀請來賓加入團隊
- 在小組中，選取 [ 其他選項 (***) ]，然後選取 [ 新增成員]。
- 輸入要邀請之來賓的電子郵件地址。
- 選 取 [編輯來賓資訊]。
- 輸入來賓的完整名稱，然後選取複選標記。
- 選取 [新增]，然後選取 [ 關閉]。
注意事項
具有公司或學校帳戶的來賓只能使用其用戶主體名稱 (UPN) (，例如 adele@contoso.com ，) 。 不支援使用 EAS 識別碼或其他電子郵件格式邀請來賓。