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Exchange Server中的组织范围的免责声明、签名、页脚或页眉

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可以将电子邮件免责声明、法律免责声明、泄漏声明、签名，或其他信息添加到传入或传出组织的电子邮件的顶部或底部。 出于法律、业务或法规要求，可能需要执行此操作以确定潜在的不安全的电子邮件，或出于组织独有的其他原因，可能需要执行此操作。

若要创建免责声明，请使用将指定文本添加到电子邮件的操作来创建邮件流规则（也称为传输规则）。 可以配置规则以将免责声明应用到所有邮件（无条件），或者可以定义条件来确定何时添加免责声明（例如，当发件人是某个特定群体的成员时，当邮件包含特定字词或文本模式时，或仅传出的邮件时）。 也可以定义例外以防止免责声明添加到邮件（例如，来自特定发件人的邮件、发送给特定收件人的邮件或已经包含免责声明的邮件）。 若要对相同邮件应用多个免责声明，则需要使用多个规则。 有关邮件流规则的详细信息，请参阅 Exchange Server 中的邮件流规则。

寻找过程吗？ 请参阅 Exchange Server 中邮件流规则的过程。

示例

注意：本主题中的示例不能按原样使用。 请按照需要对其进行修改。

类型 添加的示例文本
法律 - 传出的邮件 此电子邮件和随之传送的任何文件都是保密的，仅供收件的个人或实体使用。 如果您错误地收到此电子邮件，请通知系统管理员。
法律 - 传入的邮件 明确要求员工不要制造诽谤性言论，不要侵犯或授权侵犯任何版权以及任何涉及到电子邮件通信的其他法律权利。 收到这类电子邮件的员工必须立即通知主管。
请注意邮件的发送对象使用的是别名 此邮件的发送对象是销售讨论组。
签名 - 为每位员工使用唯一数据 凯瑟琳·迈尔
销售部门
Contoso
www.contoso.com
kathleen@contoso.com
单元格：111-222-1234
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免责声明的位置

可以选择在邮件的开头（预置），或者在邮件的末尾（追加）插入免责声明。

在 EAC 中，选择“追加免责声明”或“将免责声明应用于附加免责声明的邮件>”操作。

在 Exchange 命令行管理程序中，将 ApplyHtmlDisclaimerTextLocation 参数与默认值 Append () 或 Prepend。

格式化免责声明

以下是可以用于免责声明文本的格式设置。

信息类型 说明
纯文本 最大长度为 5000 个字符，包括任何 HTML 标记和内联级联样式表 (CSS)。
HTML 和内联 CSS 您可以使用 HTML 和内联 CSS 样式设置文本的格式。 例如，使用 <HR> 标记在免责声明之前添加一行。

免责声明文本还支持以下关键字，这些关键字使用发件人中的值：
  • %%City%%
  • %%Company%%
  • %%CountryOrRegion%%
  • %%Department%%
  • %%DisplayName%%
  • %%Fax%%
  • %%FirstName%%
  • %%HomePhone%%
  • %%Initials%%
  • %%LastName%%
  • %%Manager%%
  • %%MobilePhone%%
  • %%Notes%%
  • %%Office%%
  • %%Pager%%
  • %%Phone%%
  • %%PostalCode%%
  • %%PostOfficeBox%%
  • %%StateOrProvince%%
  • %%StreetAddress%%
  • %%Title%%
  • %%UserPrincipalName%%
  • %%WindowsEmailAddress%%

如果将免责声明添加到纯文本邮件，则忽略 HTML。
图像 <IMG>使用 标记指向 Internet 上可用的图像。 例如，<IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo">。
默认情况下，Outlook 和 Web 上的 Outlook（以前称为 Outlook Web App）阻止外部 Web 内容，包括图像。 用户需要确认并下载阻止的外部内容。 建议测试具有 IMG 标记的免责声明，以验证它们是否按所需方式显示。
用于个性化签名的用户信息 可以使用令牌从发件人的 Active Directory 帐户添加唯一属性：
  • %%City%%
  • %%Company%%
  • %%CountryOrRegion%%
  • %%Department%%
  • %%DisplayName%%
  • %%Fax%%
  • %%FirstName%%
  • %%HomePhone%%
  • %%Initials%%
  • %%LastName%%
  • %%Manager%%
  • %%MobilePhone%%
  • %%Notes%%
  • %%Office%%
  • %%Pager%%
  • %%Phone%%
  • %%PostalCode%%
  • %%PostOfficeBox%%
  • %%StateOrProvince%%
  • %%StreetAddress%%
  • %%Title%%
  • %%UserPrincipalName%%
  • %%WindowsEmailAddress%%

下面是包含签名、 IMG 标记和嵌入式 CSS 的 HTML 免责声明示例。

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
&nbsp;<br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam"  src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt;  font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you aren't the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you aren't the intended recipient, you aren'tified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.  </p>
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc. </a></span><br/><br/>
</div>

免责声明规则的回退选项

Exchange 不能修改某些邮件的内容（例如，加密的邮件）。 对于将免责声明添加到邮件的规则，需要指定在无法添加免责声明的情况下应执行的操作。 此应变称为免责声明规则的 回退选项 。 可用的回退选项为：

  • 包装：将创建新邮件，并将原始邮件作为附件添加到其中。 免责声明文本将添加到发送给收件人的新邮件中。 此值为默认值。

    • 检查邮件属性的后续邮件流规则 (例如，邮件正文中的邮件主题或文本) 将检查新邮件，而不是原始邮件 (（现在新邮件) 中的附件）。 如果希望其他规则检查原始邮件并对其执行操作，请确保在免责声明规则 之前 应用这些规则，方法是对免责声明规则使用较低的优先级，对其他规则使用更高的优先级。
    • 如果将原始邮件作为附件插入新邮件的过程失败，则不会传递原始邮件。 原始邮件在未送达报告中返回给发件人， (也称为 NDR 或退回邮件) 。

  • 忽略：忽略规则，传递原始邮件时没有免责声明。

  • 拒绝：原始邮件将返回到 NDR 中的发件人。

在 EAC 中，可以选择规则操作中的回退选项。 在 Exchange 命令行管理程序中，使用 ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction 参数。

划定免责声明的作用域

在制定免责声明时，应考虑它们适用于哪些邮件。 例如，可以为内部邮件和外部邮件，或者特定部门中的用户发送的邮件指定不同的免责声明。 为了确保只让对话中的第一封邮件收到免责声明，需要添加一个例外，以防止免责声明文本一次次地应用到相同的邮件。

以下是您可以使用的一些条件和例外的示例。

说明 EAC 中的条件和例外 New-TransportRule 或 Set-TransportRule cmdlet Exchange 命令行管理程序 中的条件和例外
收件人位于 Exchange 组织外部。 配置例外，以便已包含免责声明文本"CONTOSO 法律声明"的邮件不必再次应用该免责声明。 条件： 收件人位于>组织外部
异常： 主题或正文>主题或正文与这些文本模式> CONTOSO 法律声明匹配		 -FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE"
带有可执行性附件的传入邮件 条件 1： 发件人位于>组织外部
条件 2： 任何附件>都具有可执行内容		 -FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent
发件人是市场营销部 条件：发件人>是此组>组名称的成员 -FromMemberOf "Marketing Team"
从外部发件人发送到销售讨论组的每封邮件 条件 1： 发件人位于>组织外部
条件 2：邮件>“收件人”或“抄送”框包含此人员>组名称		 -FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group"
在长达一个月的时间内将广告预加在传出邮件上 条件 1： 收件人位于>组织外部
在" 在以下日期激活此规则"和" 在以下日期停用此规则"字段中输入日期。		 -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -SentToScope NotInOrganization -ActivationDate '03/1/2016' -ExpiryDate '03/31/2016'

有关可用于定位免责声明的条件和例外的完整列表，请参阅邮件流规则条件和例外 (Exchange Server中的谓词) 。

组织范围签名的限制

Exchange Server签名无法满足以下方案：

  • 直接在最新电子邮件答复或转发下插入签名。
  • 在用户的“已发送邮件”文件夹中显示服务器端电子邮件签名。
  • 跳过包含无法更新 (变量的行，例如，如果未为用户) 提供值。

若要获取这些和其他功能，请使用第三方工具。 对 电子邮件签名软件执行 Internet 搜索。 其中许多提供商是 Microsoft 黄金合作伙伴，其软件提供这些功能。

详细信息

Exchange 2013 中的组织范围的免责声明、签名、页脚或页眉