创建组织范围的签名和免责声明

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可以通过向进入或离开组织的电子邮件添加电子邮件签名、法律免责声明或披露声明来管理电子邮件签名。 可将其设置为应用于所有待收和待发邮件,如下所示。 也可将其应用到某些邮件,例如包含特定字词或文本模式的邮件。

创建一个应用于所有邮件的签名

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  1. Microsoft 365 管理中心,选择“ Exchange”。
  2. 选择“ 邮件流”。
  3. 选择“规则”
  4. 选择 “添加规则 +”,然后选择“ 应用免责声明”。
  5. “新建规则 ”页上,完成步骤。

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提示

组织范围的签名称为“免责声明”,无论它们包含什么。 例如,它们可能只是一个签名,也可以包含你的地址、法律免责声明或其他所需的信息。

转到位于 https://admin.cloud.microsoft 的管理中心。

  1. 选择应用启动器 应用启动器图标,然后选择 “管理员”。

  2. 选择 “管理中心”,然后选择“ Exchange”。

  3. 在“邮件流”下,选择“ 规则”。

  4. 选择 + (“添加) ”图标,然后选择“ 应用免责声明”。

  5. 为规则命名。

  6. “应用此规则”下,选择“ [应用于所有邮件]”。

  7. 在“执行以下操作”下,将 “追加免责声明 ”保留为选中状态。

  8. 选择“ 输入文本”,键入免责声明,然后选择“ 保存”。

  9. 选择 “选择一个”,选择“ 包装 ”作为回退选项,然后选择“ 保存”。 这意味着如果由于加密或其他邮件设置而无法添加免责声明,免责声明将封装在邮件信封中。

  10. 在“ 例外”下,选择是否需要发件人、收件人、附件等的例外,然后执行这些步骤。

  11. 选择“下一步”。

  12. “规则模式”下,选择“ 强制” 立即启用免责声明,否则,选择“ 使用策略提示进行测试 ”或“ 不使用策略提示进行测试”。

  13. 选择严重性级别。

  14. 选择 “激活此规则” 并指定日期。

  15. 选择 “停用此规则” 并指定日期。

  16. 如果只希望运行此签名规则,请选择 “停止处理更多规则 ”。

  17. 如果需要此体验,请选择“ 如果规则处理未完成,则延迟消息 ”。

  18. 选择“邮件中的匹配发件人地址”下拉列表下的“标头”,然后选择“下一步”和“完成”。

  19. 处理新规则后,选择“ 完成”。

组织范围签名的限制

在 Microsoft 365 中管理电子邮件签名时,不能执行以下操作:

  • 直接在最新电子邮件回复或转发下插入签名

  • 在用户的“已发送邮件”文件夹中显示服务器端电子邮件签名

  • 在电子邮件签名中嵌入图像

  • 跳过包含 (无法更新的变量的行,例如,因为未为用户提供值)

若要获取管理电子邮件签名的这些功能和其他功能,请使用第三方工具。 请对 电子邮件签名软件进行 Internet 搜索。 其中许多提供商Microsoft黄金合作伙伴,其软件提供这些功能。

更多资源

有关使用 PowerShell 的信息,请参阅 Exchange Online 中的组织范围的邮件免责声明、签名、页脚或页眉

将电子邮件和联系人迁移到 Microsoft 365 (视频)
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