为 Microsoft Teams 制定变更管理策略

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  Microsoft Teams

针对最终用户认知和采用新技术的变更管理策略对于在组织中成功部署任何新技术至关重要。 成功完成此任务将确保用户采用新技术并对新体验感到满意。 可以根据组织的规模更改下面确定的步骤，但确保与利益干系人、支持者、IT 管理员和用户的持续沟通是成功进行更改的关键。

Teams 变更管理最佳实践：

1. 确定你的关键利益干系人、支持者和用户受众

2. 确定并选择你的业务方案

3. 开展涵盖企业用户、支持者和 IT 专业人士的试点。

4. 设计、启动和管理采用市场活动。 下载我们的 Customer Success Kit 作为起点。 有效的采用推行活动包括：

   a. 内部认知材料，例如，海报、数字标志牌和活动

   b. 位于一个位置的自助和培训信息

   c. 既定的反馈机制

   d. 预定义的成功度量值 (解决方案采用、关键材料视图、出席课程)

5. 根据服务部署制定支持者计划

6. 提供标准反馈方法

7. 度量和分享成功

8. 根据反馈调整你的消息传递和方法，重复进行。

确定你的关键利益干系人、支持者和用户受众

成功采用的首要规则是创建一个动态团队，该团队由关键利益干系人和可以在其他人当中推动和引起变更的合适人员组成。 采用策略要取得成功，首先要有一个由尽心尽力的个人组成的团队，这些个人代表了贵组织中典型的一群人。 关键利益干系人角色包括执行发起人、服务所有者、IT 专业人士和支持者。

图标	说明
	执行发起人是组织中的关键领导者，在推动员工采用过程中，他们的参与必不可少。 他们对公司文化的影响最大，可以积极传达新技术和方式的价值和优势。
	服务所有者负责确保大家使用服务并从中获得价值。 在组织中设置服务所有者对于确保实现为 Microsoft 365 或 Office 365 设置的业务目标非常重要。
	得到组织中每个用户的认可是一项挑战。 支持者 可以帮助缓解这一挑战，并在 Microsoft 365 或 Office 365 的采用中发挥重要作用。 他们知识渊博，致力于进一步提高自己的专业知识，并愿意提供同行指导和帮助。 他们帮助将 Microsoft 365 或 Office 365 转换为其部门或团队的现实。

我们建议与这些利益干系人定期召开会议，使其及时了解你的计划的进度。 启动“协作委员会”以允许反馈和讨论可能是一个有用的工具，具体取决于你的公司文化。

提示

在这种情况的部署中，可能是变更的最大障碍的那些人可能会成为你最佳盟友。 我们鼓励你提早与贵组织的这些成员交流，经常倾听他们的顾虑和问题。 通常，他们会有宝贵的反馈，这些反馈将会使你的推行活动更加成功。

用户分布

了解环境中的用户类型同样重要。 你是否有用户基本处于移动状态？ 一些人总是在参加会议或在做演讲？ 你是否知道你的哪些用户在采用你现有的协作解决方案时困难最大？ 细分你的用户群体可以帮助你找出最愿意接受变更的群体。 它们通常是早期业务试点的最佳目标，他们的反馈很有价值。

了解你的用户的日常将帮助你确定业务成果的优先级、制定适合你的部署的采用目标以及维持长期使用。

支持者

确定可以成为你的协作支持者的个人将为你的实施准备扩充支持团队。 通过为他们提供对计划的早期见解和反馈来创建社区。 你在此社区所做的任何投资，无论是时间、关注还是奖励，都会通过他们的支持和福音传播回到你的实施中。

要了解如何制定支持者计划，请获取制定支持者计划。

确定并选择你的业务方案

确定关键利益干系人和用户细分后，识别业务方案就更加容易了。 下面是一些业务成果示例：

• 简化销售流程

• 加快客户问题解决速度

• 提高员工投入度

• 缩短产品开发周期

你的销售人员是否在协调实现卓越体验方面有困难？ 你是否需要在交付产品或服务方面改进协作？ 你自己的员工的人力资源 (HR) 相关体验是什么情况？ 每个组织都将找到自己的优先级。 我们建议在初始试点中选择不超过三个优先级并将这些特定组织的用户和业务专业人士包括在内。

此外，要清楚了解这些方案中涉及的用户。 他们是否愿意接受变更？ 他们是移动用户，还是在你的组织中的固定位置工作？ 他们与执行发起人和将为其提供支持的支持者的中心有多近，他们是否有你可以用来推行此变更的任何现有社区和沟通方法？

当针对人员变更管理要求只需投入很少精力或无需投入精力时，面临的挑战就是技术项目。 按照这些建议来做，你成功的机会将大大增加！

设计、启动和管理你的采用推行活动

对于初始试点和最终公司范围内的部署，内部沟通都应该是一个优先事项。 其中包括：

• 内部认知材料，例如，海报、数字标志牌和活动。

• 将自助和培训信息集中在一个位置。

对于试点阶段，要获得成功，至少需要完成以下步骤：

• 与你的项目利益干系人定期召开安排的会议以更新进展。

• 选择用于收集来自参与试点的人员的信息的反馈方法。 小型组织可以使用 Teams 中的公用频道来允许用户加入并提供反馈。 在大型组织中，请考虑启动 Viva Engage 社区以提供产品支持。

• 提供自助文档，包括产品视频。

• 与试点用户召开启动会议，激发他们的参与热情。 形成充满热情的社区氛围这一点不可低估。

完成了初始试点阶段后，可以扩展上述步骤以应用于整个组织。 根据规模大小，这可能需要一些时间，且可能分阶段按区域、用户分布或组织来实施。 在此大型规模的部署中，利用贵组织中沟通人员的专业才能相当有用。 我们建议提早让这些个人参与进来，通常在你利用可用的采用材料或设计你自己的采用材料时。

如果贵公司有一个中央 Intranet 门户用于提供新闻、信息或支持，你可以将其用作提供有关此部署的信息的中心。通过提供普及的自助信息、培训和书面指导，用户将能够快速上手使用产品。 一旦它可用，就会有许多用户加入进来，我们对此予以鼓励。 我们还了解每个人的学习方式都不同 - 因此提供一个中央信息门户将在贵组织中支持所有学习方式。

与任何沟通和采用推行活动一样，你将提前确定你的成功度量标准。 请考虑类似如下的度量标准：

• 产品中的活动用户数

• 你的信息网页查看数

• 你用户社区中的问题数

• 你的培训视频查看数

• 学习活动的出席人数

度量和分享成功

项目团队应包含你的组织的 IT 管理员。 这些人将有权访问内置于 Microsoft 365 管理中心体验中的 Microsoft 365 或 Office 365 Microsoft Teams 使用情况报告。 此信息可以显示 Microsoft Teams 在贵公司的使用情况。 我们还建议直接从用户获取关于 Teams 体验以及他们对使用的其他想法的反馈。 从自己公司内部共享这些实际示例对于在用户社区实现持续变更非常有价值。

若要详细了解 Microsoft Teams 使用情况报告，请参阅 Microsoft 365 管理中心的 Microsoft 365 管理中心的 Microsoft Teams 使用情况报告。

提示

使用公共团队或 Viva Engage 社区收集使用情况见解。 使用 #TeamsStories 标记共享这些见解以便于检索。 在 Intranet 上每月共享 #TeamsStory 以重点介绍支持变更以提高工作效率和增强环境协作的员工。

持续采用

在组织中推动变更是一项持续性的活动，而不是一次性活动。 启动会议只是鼓励用户更高效地协作的开端。 请务必规划此旅程中的时刻，突出成功、引入新功能，并与 IT 部门将制定的整体 Microsoft 365 或 Office 365 服务策略联系在一起。 确保你的用户非常投入而不是不知所措，这将减少他们的变更疲劳，并支持他们放弃旧习惯（例如通过电子邮件发送附件），接受新做法（例如将文档存储在云中）。

在 Microsoft 技术社区网站上的 推动采用社区 中分享有关 Teams 和 Microsoft 365 或 Office 365 的服务采用的问题。 我们将在你的采用旅程中随时倾听你的意见并为你提供帮助。