任务管理

项目
03/08/2023

通过任务管理，您可以创建必须完成才能雇用（入职）、终止（离职）和转移（调动）员工的任务。任务管理使用核对清单概念。核对清单包含入职、离职或调动任务的列表。任务管理使用核对清单将任务分组在一起，并将它们分配给个人或组。入职、离职和调动的核对清单功能相似。

核对清单概述

核对清单是一组任务。核对清单可为您提供对任务进行分组的灵活方式，可以重复使用（例如，当您雇用其他员工时）。您可以根据需要创建尽可能多的核对清单，并且可以将相同的任务分配给多个核对清单。

示例

以下示例显示核对清单在入职流程中如何使用。但由于入职、离职和调动的核对清单功能相似，这些信息也适用于离职和调动流程。

作为入职流程的一部分，人力资源 (HR) 专业人员可以创建跟踪即将入职和最近雇用的员工的入职进度的任务。由于入职流程可能有所不同，因此根据员工的职位或地理位置，您可以创建多个入职核对清单以适应不同的雇用情况。

示例 1

在美国雇用的每位员工都必须完成填写预缴税金表等任务。但是，分配公司车辆等任务可能仅适用于领导层的工作人员。在这种情况下，可以创建两个入职核对清单：美国员工和仅高管。然后，在美国雇用中层经理时，选择美国员工核对清单。但是，在美国雇用高管时，两个核对清单全部选择，以确保完成所有必需的入职任务。

示例 2

公司同时有季节性员工和普通全职员工。虽然某些任务（如验证新员工的到达时间）同时适用于这两种类型的员工，但其他一些任务仅适用于普通全职员工。在这种情况下，您可以创建两个核对清单。两个清单都包含同时适用于季节性和普通全职员工的任务，但只有一个清单包含特定于普通全职员工的任务。

任务管理工作区

任务管理工作区列出在入职、离职和调动流程中分配给个人的所有任务。要查看某个流程的任务，在左上角选择相应的选项卡：入职、离职或调动。默认情况下，只有人力资源专业人员可以访问任务管理工作区。

入职选项卡包含显示即将入职的员工的即将入职列表，和显示最近雇用的员工的最近雇用列表。在这两个列表中，您都只能选择一个员工。选择员工时，页面右侧将显示与该员工入职相关的所有任务。入职选项卡还包含一个所有任务列表，该列表显示所有即将入职或最近雇用的员工的所有任务。最后，它还包含已过期任务的列表和分配给当前用户的任务列表。

离职选项卡包含正在离开公司的员工的列表以及已离开公司的员工的列表。在这两个列表中，您都只能选择一个员工。选择员工时，与该员工离职相关的所有任务将显示。离职选项卡还包含一个所有任务列表，该列表显示所有即将离开或已经离开的员工的所有任务。最后，它还包含已过期任务的列表和分配给当前用户的任务列表。

调动选项卡包含一个所有任务列表，该列表显示将变更职位或最近已变更职位的所有员工的所有任务。另外还有一个已过期任务的列表和分配给当前用户的任务列表。

在全部三个选项卡上，人力资源助理和经理可以完成以下活动：

对员工应用核对清单
更新任务状态
重新分配任务
更新任务截止日期

注释

默认情况下，入职选项卡显示过去七天内雇用的员工。要更改此设置，在人力资源参数页面的常规选项卡上，在最近雇用字段时，输入一个时间范围。可以针对特定的天数、月数或年数显示最近雇用列表中的信息。例如，若要查看过去 14 天内雇用的员工列表，请将期间字段设置为 14 并将单位字段设置为天。在人力资源参数页面上，您还可以更新离职选项卡上显示的正在离职和已离职员工列表的日期范围。这些设置也适用于人员管理工作区。

设置任务

您可以单独创建任务，然后在多个核对清单中重用这些任务。要创建任务，在入职设置页面上的任务选项卡上，选择新建。

您可以通过选择任务然后选择菜单上的应用于清单，将创建的任务分配给多个清单。

或者，可以直接将任务添加到核对清单。要将任务添加到核对清单，在入职设置页面上的核对清单选项卡上，创建要添加任务的新核对清单，或将任务添加到现有核对清单中。

要编辑库中的任务，在任务库菜单上选择编辑。如果任务与任何清单关联，这些清单将显示在编辑任务页面上。如果您希望任何清单中的任务都可以通过编辑进行更新，在应用于清单部分选择这些清单。

要从库中删除任务，选择删除选项。如果任务与任意清单关联，此操作不会从该清单中删除该任务。必须通过单独的操作从清单中删除该任务。

注释

如果将任务直接添加到核对清单，则无法在其他核对清单中重用它。

下表描述您通过任一方法创建任务时可用的字段。

字段	Description
任务	输入任务的名称。
Description	输入任务的描述。
可选	指定任务是否可选以及是否仅提供信息。
任务链接	在用户应完成任务的应用中输入外部网页或特定页面的 URL。有关详细信息，请参阅任务链接一节。
分配类型	任务可以分配给特定工作人员、职位或职位组、受影响员工（即参与入职、离职或调动流程的员工）的经理或受影响的员工。选择分配类型。有关详细信息，请参阅分配类型一节。
分配到	选择要向其分配任务的特定工作人员、职位或职位组。
联系人	指定有关于任务的问题时应联系的人员。
截止日期偏移	指定任务到期的入职、终止或调动日期之前或之后的天数。有关详细信息，请参阅任务截止日期和截止日期偏移字段一节。
描述	输入完成任务的说明。有关详细信息，请参阅说明一节。

任务链接

任务链接提供指向 Dynamics 365 应用中的外部网页或页面的链接。如果分配给任务的人员应转到 Dynamics 365 应用中的特定网页或特定页面来完成任务，则可以指定任务链接。创建任务链接时，可以选择以下选项之一：

菜单项 – 如果选择此选项，将显示 Dynamics 365 应用中所有页面的列表。在列表中选择一个页面。
URL – 如果您选择此选项，输入您希望被分配任务的人员进入的网页的 URL。指定的页面可以是不属于 Dynamics 365 应用的页面。
工作人员详细信息 – 如果您选择此选项，选择以下选项之一：
- 员工自助服务操作 – 此选项显示员工自助服务中可用的页面列表。如果必须在员工自助服务中完成分配给入职员工的任务，则使用此选项。例如，如果您希望员工输入其个人联系人信息，则选择员工自助服务操作，然后选择个人详细信息>个人信息。
- 工作人员管理操作 – 此选项显示与工作人员记录相关的页面列表，但员工无法访问。例如，如果您希望任务负责人输入特定于入职工作人员的信息，如薪酬信息，则选择工作人员管理操作，然后选择薪酬>固定薪酬。

分配类型

当雇用、终止或调动员工时，可以选择一个或多个核对清单。选择核对清单并完成招聘、终止或调动流程后，任务将创建并被分配给用户以跟踪进度。

创建任务后，任务将被分配给特定用户。被分配任务的用户取决于为该任务选择的分配类型。 分配类型字段中提供以下值：

工作人员 – 将任务分配给特定工作人员。选择此值后，在分配到字段中选择工作人员。
职位 – 将任务分配给特定职位。选择此值后，在分配到字段中选择职位。

例如，IT 工程师将始终负责为新员工准备笔记本电脑。在这种情况下，当您创建笔记本电脑配置任务时，选择职位作为分配类型，然后选择 IT 工程师作为职位。然后，当雇用员工并分配核对清单时，笔记本电脑配置任务将被分配给在输入雇用操作时处于 IT 工程师职位的任何工作人员。
组 – 将任务分配给一组职位（分配组）。选择此值后，在分配到字段中选择组。有关详细信息，请参阅设置分配组（可选）一节。
经理 – 将任务分配给正在被雇用、离职或调动的员工的经理。

重要

应用核对清单时，如果当前没有将职位分配给已雇用、已离职或已调动的员工，则无法确定经理。在这种情况下，任务将被分配给核对清单负责人。有关详细信息，请参阅设置核对清单一节。
员工 – 分配正在雇用、离职或调动的员工。

任务截止日期和截止日期偏移字段

任务截止日期基于雇用开始日期、终止日期或调动日期。有些任务必须在员工的开始日期之前完成，而其他任务可以在之后完成。定义任务时，您设置截止日期偏移字段来指定相对开始日期、终止日期或调动日期的截止日期。例如，IT 工程师必须在员工的开始日期前两天为新员工准备笔记本电脑。在这种情况下，创建笔记本电脑配置任务时，将截止日期偏移字段设置为 -2。然后，如果员工的开始日期是 5 月 5 日，任务将截止到 5 月 3 日。

注释

创建任务后可以调整截止日期。

截止日期根据与核对清单关联的日历计算。有关详细信息，请参阅设置核对清单一节。

描述

复杂任务可能需要多个步骤，或者执行任务的人员可能必须提供更多信息。在说明字段中，您可以输入说明或其他信息来帮助被分配任务的人员完成任务。

设置核对清单

核对清单是一组任务。您可以根据需要创建尽可能多的核对清单，并且可以将相同的任务分配给多个核对清单。

要在清单中创建新任务，选择任务菜单栏上的新建。创建新任务时，您可以选择将任务添加到任务库中，以可以在多个清单之间共享。只有当将任务应用于库选项设置为是时，您才能将任务添加到库中。如果您将任务添加到任务库，您还可以通过在应用于清单部分选择这些清单将其同时添加到其他清单中。如果您不将任务添加到库中，它只存在于您创建任务的清单中。

要编辑清单中的任务，选择编辑。如果任务与任何清单关联，这些清单将显示在编辑任务页面上。如果您希望其他清单中的任务都可以通过编辑进行更新，在应用于清单部分选择这些清单。

要从清单中删除任务，选择删除。此操作只是从清单中删除任务。不会从任务库中将其删除。要从库中删除任务，转到任务库页面，选择删除。

创建核对清单时，指定负责人和日历。

如果任务的分配类型字段设置为职位、经理或组，但不能从分配类型派生特定个人，任务将被分配给核对清单负责人。以下是将任务分配给核对清单负责人的一些情况示例：

没有将职位分配给被雇用或终止的员工。由于员工没有职位分配，因此无法确定其经理。
分配类型字段设置为职位，但在创建任务时，没有将员工分配给该职位。例如，设置笔记本电脑任务分配给职位编号 000876（技术支持专家）。在雇用员工时，未将员工分配给职位 000876。因此，将为核对清单负责人创建任务。
分配类型字段设置为组，但在创建任务时，没有将员工分配给组中的职位。

为核对清单指定的日历用于计算属于核对清单的任务的截止日期。在日历设置中定义了工作日和非工作日。计算任务的截止日期时将包含工作日，排除非工作日。非工作日包括周末和节假日。

设置日历后，它与核对清单模板关联。这样，核对清单中每个任务的截止日期都以相同的方式计算。您可以设置多个日历，但只能将一个日历与每个核对清单关联。

设置分配组（可选）

有时，一组个人负责任务。例如，一组 IT 工作人员可能负责为新雇员准备笔记本电脑。

要设置分配组，请按照以下步骤操作。

在组分配页面上，选择新建。
为组输入名称（例如，IT 笔记本电脑）和描述。
选择保存。
在成员快速选项卡上，选择添加。
在职位字段中，选择对任务负责的所有职位。

创建分配组后，在创建任务时可以选择该组。要为任务选择特定组，您必须在分配类型中选择组。然后，您创建的组可供在分配到字段中选择。

重要

如果将任务分配给组，当组中的一个人完成任务时，任务将标记为已完成。任务在雇用、终止或调动时创建。任务是为分配到组中包含的职位的用户创建的。

设置任务组（可选）

入职、离职或调动流程可以包含很多任务。为了更轻松地将所有必需任务分配到核对清单，您可以创建可选任务组来对相关任务进行分类。例如，HR、IT 和薪酬部门每个部门必须完成特定任务才能雇用新员工。因此，您创建以下任务组：HR、IT 和薪酬。然后，当您创建任务时，您可以将其中一个任务组与它关联。

当要将任务添加到核对清单时，您可以按被分配所需任务的任务组筛选任务列表。例如，在创建核对清单模板时，您可以筛选列表，以仅显示分配到 IT 任务组的 IT 任务。因此，您可以确保仅选择相关的 IT 任务。

使用核对清单

当雇用、终止或调动工作人员时，可以选择一个或多个核对清单。任务截止日期和工作人员分配在招聘、终止或调动流程完成后创建。例如，当您选择雇用或雇用并添加详细信息按钮时，将根据分配类型为个人创建任务。

通过增加或减掉员工开始日期的截止日期偏移，为每个任务分配截止日期。有关详细信息，请参阅任务截止日期和截止日期偏移字段一节。

如果您正在使用人事行动，任务将在有人选择完成按钮或行动被批准时创建。

在任务管理工作区，您可以通过在简单列表页或详细信息页上选择员工，然后选择应用核对清单来将核对清单应用于员工。 目标日期字段的值将用于计算任务的截止日期。通常，目标日期应与员工的雇用、终止或调动日期匹配。

您还可以通过打开员工的工作人员页面，然后在菜单上选择核对清单来将核对清单应用于员工。

完成任务

在员工自助服务页面上，员工可以查看分配给他们的所有任务。对于每个分配的任务，将显示任务、描述、说明和联系人值。此外，对于每个任务，员工可以在 Dynamics 365 应用中打开关联的外部网页或关联页面。

任务也可以显示在默认仪表板上。要在默认仪表板上显示任务：

转到用户选项 - 首选项 - 任务管理
对于在默认仪表板上显示任务，选择开。

注释

必须在功能管理中启用任务管理功能，才能在用户选项中显示该选项。

任务可以被标记为进行中、已取消或已完成。如果将任务分配给组，当组中的一个人完成任务时，任务将标记为已完成。

还可以重新分配任务。