采购目录概览

本文介绍在高级别，采购专业人员能够如何设置和维护采购目录。采购目录定义公司员工可以订购供内部使用的物料和服务。

采购的专业人员可以创建和维护可以为内部使用而采购的物料和服务的目录。在设置目录后，公司员工可以创建采购申请以从其订购。类别可用于强制采购策略，因此，员工可以只订购对于其购买法人来说允许的物料和服务。在您创建采购目录时，应考虑以下任务：

若干因素确定员工可以订购的产品以及用户在创建采购申请时可以使用的采购类别：

采购策略中的类别访问策略规则确定哪些采购类别可用于采购申请。如果未定义规则，则所有采购类别可用。
只有当产品对您的组织来说处于有效的采购目录中，并且如果它位于一个已启用的节点中且未处于隐藏状态，员工才可以订购产品。产品还必须位于特定员工根据类别访问策略规则有权访问的类别中。
目录策略规则指定使用的目录。如果未定义目录策略规则，则类别访问规则会单独确定员工可在申请中订购的产品。

必备项

下表描述了在采购专员可以创建采购目录之前必须完成的任务。

任务	角色	描述
设置一个采购类别层次结构。	采购经理	采购类别层次结构对物料或报告和分析的交易记录进行了分类。通过使用采购类别层次结构，公司可以战略性地管理类别、产品、供应商和其他来自中心位置的采购系数。一个采购类别层次结构是为整个组织而定义的。目录基于采购类别层次结构：层次结构中的类别成为目录中的节点。供应商和产品包括在您的目录中。
将供应商和产品添加到采购类别。	采购经理	在为您的组织创建采购类别层次结构时，每个采购类别可与特定供应商和产品等相关联。这些关联将自动复制到目录中。

在满足先决条件后，您可以设置目录。您可以创建一个供您的整个组织使用的目录或多个供您的组织中的不同部门使用的目录。如果您为整个组织创建目录，则该目录的访问权限由您的采购策略规则控制。

目录定义在创建采购申请时哪些产品可用，不过，您可以使用类别访问策略规则来应用附加限制。由于目录中的节点是采购类别，因此可以按类别访问策略规则来抑制它们。在这种情况下，该类别中的产品不可供员工在申请时使用。您可在采购策略页上定义类别访问策略规则。下表描述了要设置目录必须完成的任务。

任务	角色	描述
创建新目录。	采购代理	在您创建目录时，您要为该目录指定名称和描述。您还可定义是手动还是自动更新目录，并指定目录所有者。
控制产品是否在目录中可用。	采购代理	由于产品是从采购类别继承的，因此它们全都显示在相应的类别节点中。您可以控制当在采购申请中使用目录时，节点中的所有产品是隐藏还是显示。您还可以控制节点中的单个产品是是隐藏还是显示。
发布目录。	采购代理	在目录可供员工在申请中使用前，您必须为目录定义一个目录策略规则，将目录的状态设置为有效，并发布目录。您可以禁用您不再想对用户可用的目录。

更新是自动或手动发布的，具体取决于您为目录页上的默认更新类型字段中的目录选择的选项。以下可用类别默认更新类型为：

动态 – 只要目录更改，就会自动更新。
静态 – 必须手动更新目录。
两者 – 如果目录包括具有静态默认更新类型的产品类别，则在这些类别更新时，必须手动更新该目录。如果目录包括具有动态默认更新类型的产品类别，则在目录发生更改时，将会自动更新。