审核和确认采购订单
本文介绍了创建后采购订单 (PO) 所经历的状态，以及对采购订单启用更改管理的效果。
在创建采购订单 (PO) 之后，它可能必须经过审核流程。 供应商已同意订单后，采购订单被设置已确认状态。
采购订单的审核
不使用更改管理的采购订单一经创建后状态即为已审批，而使用更改管理的采购订单在首次创建时状态为草稿。 通过确定主计划中的计划订单创建的采购订单始终设置为已审批状态，而不考虑更改管理设置。 仅当采购订单到达已审批状态时创建库存交易记录。 因此，在订单被接受之前，该库存不会显示为可预留或标记。
通过设置采购参数页的启用更改管理选项，您可以为采购订单启用更改管理。 启用更改管理后，采购订单必须在完成之后经过审核工作流。 Supply Chain Management 具有工作流流程编辑器，您可以在其中定义工作流来表示您的审核流程。 此工作流可以包含自动审核规则，确定将分配谁来审核特定采购订单的规则，以及升级长期等待审核的工作流的规则。 您可以为所有供应商或特定的供应商启用更改管理流程。 此外还可以设置此流程，以便它可以覆盖各个采购订单的流程。
启用更改管理后，采购订单将经过六种审核状态，从草稿到完成。 订单经过审核后，修改订单的用户必须使用请求更改操作。
| 审核状态 | 说明 | 启用请求更改 |
|---|---|---|
| 草案 | 采购订单是草稿，尚未在采购订单工作流中提交以供审核。 | 否 |
| 正在审核 | 采购订单已在采购订单工作流中提交以进行审核。 正待审核。 | 否 |
| 已拒绝 | 采购订单在审核流程中被拒绝。 | 否 |
| 已审批 | 采购订单已审核。 | 是 |
| 已确认 | 采购订单已确认。 直到采购订单已审核，否则无法确认。 | 是 |
| 定案 | 采购订单已进入最后阶段。 它现在已进行财务结算且不能再更改。 | 否 |
确认采购订单
状态为已审批的采购订单被确认前可能经过其他步骤。 例如，您可能必须将采购查询发送给供应商以询问价格、折扣或收货日期。 在这种情况下，您可以通过使用购买查询操作设置采购订单为正在进行外部审查状态。
被设置为使用供应商协作模块的供应商可以在门户审查订单，并可以审核或拒绝它们。 在此审查流程中，采购订单的状态为正在进行外部审查。 可在 Supply Chain Management 中配置供应商协作模块以便来自供应商的确认将自动确认订单。 在此场景中，您必须安排确认通过供应商协作接受的采购订单批处理作业，该作业负责处理和确认采购订单。 或者，您可以在从供应商收到确认后手动确认采购订单。 如果供应商拒绝采购订单，将随拒绝原因和更改建议一起收到拒绝。 在这种情况下，采购订单的状态仍保持为正在进行外部审查。
还有一个选项可以在处理实际的确认之前生成订单的估价确认。 此选项只创建您可以与供应商共享的报表。 它不会创建任何日记帐信息。
供应商同意订单后，下一步是将采购订单记录为已提交。 您可以通过使用确认操作或确认操作来完成此步骤。 这两个操作设置订单的审核状态为已确认。 订单确认启动两个其他流程︰
- 创建日记帐存储系统中确认内容的准确副本。 有时，订单需要进行更改，在更新的订单确认后，会创建其他日记帐。 这些日记帐让您可以查看已确认订单的各种版本的历史记录。
- 创建会计分配，如果已启用此功能，会进行订单检查和预算检查。 如果任一检查失败，您会收到一条错误消息，指出必须对采购订单进行更改才能够再次确认订单。
供应商可能会请求付款将为购买提供的某种类型的保证。 在应付账款流程中存在各种提供此保证的方法。 例如，预付款操作为采购订单保留资金，并在采购订单上记录此预付款。
更改采购订单
在某些情况下，可能必须在采购订单到达已审批或已确认状态后更改采购订单。
如果通过使用更改管理流程创建采购订单，您可以通过撤回订单进行更改，或如果订单已通过审批，则通过使用请求更改操作进行更改。 在这种情况下，审核状态更改回草稿，然后可以修改订单。 完成更改后，您可能必须提交采购订单以重新审核。 您可以通过使用采购策略页的采购订单的重新审核规则政策规则配置需要重新审核的更改类型。
如果采购订单行的订购数量的一部分已交货，则不能在采购订单的状态为草稿时更改订购的数量。 但是，可以更改状态为草稿的采购订单的行中的剩余交货量数量。
订单被确认后，不能再将其删除。 但是，您可以取消总数量或订单上的任何剩余数量，前提是尚未收到该数量或未对该数量开票。 然后，您可以使用完成操作阻止进一步的处理。
取消采购订单
可以通过在标题上使用取消操作来取消 PO。
如果数量已部分登记、接收或开票，则您只能取消尚未登记、接收或开票的剩余数量。 订单数量随后相应减少。 当行上的数量更新时，行状态也会更新。 例如，行上的原始数量为 5，接收了数量 3。 在这种情况下，只能取消二。 然后，行将更新为已接收状态。
如果将剩余交货量添加到订单行，并且它超过了订单行上的数量，则取消操作不会取消多余的数量。 行将保持为未结订单状态，因为它有剩余数量。 例如，行上的原始数量为 5，剩余交货量为 7。 如果取消订单，则会取消五，剩余数量 2，如您在库存交易记录中所见。
要取消 PO 行上的全部数量，应取消行上的剩余交货量数量。 然后，行将更新为已取消状态。
如果 PO 在更改管理中，则必须先将任何更改（如取消订单或剩余交货量）提交到工作流系统并获得批准，然后流程才能完成，库存交易记录才能够更新为已取消。