载入供应商

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03/08/2023

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新供应商可以基于从该供应商代表人员收集的信息，在 Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management 中载入并注册为供应商。

该流程包含以下步骤，由各种角色在系统中执行操作。

数据管理 OData – 实体导入 - 初始请求是潜在供应商注册请求。此请求通常来自允许匿名访问的来源（如客户托管的网站）。供应商可以提供基本信息（例如供应商名称、理由、组织编号，以及联系人的姓名和电子邮件地址）进行注册。此请求通过数据管理界面导入。
潜在供应商注册请求列表页- 基于在潜在供应商注册请求中提供的信息，由采购专业人员决定供应商是否应该载入。采购专业人员潜在供应商注册请求列表页上查看传入的请求。
用户设置工作流 - 当采购专业人员验证传入请求中的信息并决定继续执行载入流程后，用户请求工作流对新用户进行设置，并发送邀请电子邮件，接受联系人作为 Microsoft Dynamics 365 的验证用户。
供应商注册向导 - 供应商的联系人使用新用户帐户注册。他们完成供应商注册向导以提供信息，如地址、业务信息、采购类别和调查表响应。
审核工作流 - 创建包含注册信息的供应商请求。该供应商请求提交到工作流，并进行转发以供审核和批准。
创建供应商主数据和用户角色修改 - 供应商请求通过审核后，创建供应商记录。供应商的联系人的用户帐户被授予供应商协作的权限或被禁用。

下表显示此流程中涉及的步骤和角色。

角色和“流程”	数据管理 OData - 实体导入	潜在供应商注册请求列表页	用户设置工作流	供应商注册向导	审核工作流	创建供应商主数据和用户角色修改
System	导入新供应商请求。					接受供应商请求后，创建供应商记录。
采购专业人员		开始载入流程。			审核并接受或拒绝供应商请求。
管理员			在 Supply Chain Management 和 Microsoft Azure 中创建用户。
供应商联系人			向联系人发送电子邮件。	登记供应商信息。

有关供应商入职流程的快速演示，请观看有关如何在财务和运营中为新供应商办理入职的 YouTube 短片。

导入潜在供应商注册请求

潜在供应商注册请求是 Supply Chain Management 中的实体。您可以设置系统通过此实体导入数据。

下表显示此实体包含且可以导入的信息。

字段	说明
供应商名称	供应商的名称。
业务理由	供应商请求的原因。
组织编号	官方知道的注册编号。
经营范围	供应商所处的经营范围。
联系人的名字	受邀登记供应商信息的人员的名字。
联系人的中间名	受邀登记供应商信息的人员的中间名。
联系人的姓	受邀登记供应商信息的人员的姓。
联系人的电子邮件	用于在 Supply Chain Management 中创建新用户并且将在租户的 Microsoft Entra 帐户中注册的电子邮件地址。
提交日期	在外部系统创建请求的日期。
法人	供应商请求成为供应商的法人。该值必须是在 Supply Chain Management 中登记的法人代码。如果没有通过导入流程获得值，则应用来自采购参数的值。
供应商类型	供应商可以是组织或人员。供应商类型决定最终如何创建供应商。

导入潜在供应商注册请求后，显示在潜在供应商注册请求列表页上。采购专业人员可以从该列表页邀请用户。将设置用户的用户请求发送到工作流。

提交潜在供应商用户请求

潜在供应商用户请求的目的是设置提交初始请求的人员，以便他们可以使用在潜在供应商注册请求中提供的电子邮件帐户登录到 Supply Chain Management。

潜在供应商用户请求通过用户请求工作流进行处理。此工作流通过 Microsoft Entra B2B 协作进行通信。它在 Supply Chain Management 中创建具有适当安全设置的用户。

设置的新用户具有以下安全角色：

系统外部用户
潜在供应商（外部）

新用户将收到由用户请求工作流生成的电子邮件。此电子邮件邀请用户登录到系统。

有关配置电子邮件和工作流的一般信息，请参阅设置和维护供应商协作中对用户请求工作流的描述。

供应商注册

登录到 Supply Chain Management 的潜在供应商用户将看到供应商注册向导的首页，他们可在此输入供应商信息。

向导反映供应商请求的配置。供应商开展经营所在的国家或地区决定在向导中请求的信息以及必填信息。

有关供应商请求配置的详细信息，请参阅设置和维护供应商协作。下表提供向导中的页面的概览以及各个页面的用途。

页	说明
国家/地区	国家或地区决定在剩余向导页面上应用的供应商请求配置。它还决定税收状态查找中的值。
条款和条件	此页面是否可用，取决于供应商请求配置。如果可用，用户必须确认条款和条件后才能继续。
供应商信息	此页包含供应商名称，从原始潜在供应商注册请求自动输入。它还包含组织编号、供应商的电话号码、传真号码和电子邮件地址，以及用于不同用途的供应商地址。
联系人信息	此页包含联系人姓名，从原始潜在供应商注册请求自动输入。它还包含联系人的电话号码和电子邮件地址，用于不同用途的联系人地址。
业务信息	此页包含税务登记号码（适用于不同国家或地区）和员工人数。它还指示公司是否为拥有少数股权的公司。
采购类别	此页包含供应商请求审核的采购类别。用户可以在采购类别层次结构中选择类别。可以通过采购>设置下的采购参数>供应商协作配置在层次结构中显示的级别数量。
调查表	向导可能包括面向供应商的一组调查表。显示在向导中的调查表在供应商请求上或按照采购类别进行配置。如果按照采购类别配置调查表，供应商请求审核的采购类别决定了显示在向导中的调查表。在采购类别页上，可以在相关类别下添加调查表并将活动类型设置为供应商载入。

潜在供应商用户完成供应商注册请求后，创建供应商请求。

手动或自动提交供应商请求

可以将供应商请求创建为草稿并手动提交到工作流。或者在完成供应商注册向导后，将供应商请求自动提交到工作流。例如，如果采购专业人员想要评估将请求提交到工作流之前，是否应该将请求转发到审核流程，则可以手动提交请求。

选择采购参数>供应商协作，然后选择自动将潜在供应商登记信息提交到工作流，将供应商请求配置为在完成供应商注册向导后自动提交到工作流。

供应商请求

供应商请求在供应商协作用户请求页可用。

供应商请求包含潜在供应商用户在供应商注册向导中输入的信息。

请求允许您查看供应商信息并决定供应商是否应成为注册供应商。

供应商请求应提交到工作流，并且应转发到相关审核人。有关如何设置工作流的基本信息，请参阅采购工作流。

下表显示供应商请求可能具有的状态。

状态	说明
草案	尚未提交供应商请求。
请求已提交	已提交供应商请求，并且正在处理工作流的第一步。
待审阅	如果一个工作流任务中存在多个审核人，审核人可以接受审核供应商请求的任务并完成审核。如果只有一名审核人，可以通过选择工作流操作中的已完成完成审核。他们不必首先接受工作项。
请求待审核	已经将供应商请求转发给参与者进行审核，并且具有请求附加信息的选项。请求附加信息导致工作项被发回至提交者。处于此状态时，也可批准或拒绝供应商请求。
申请更改请求	审核人已请求附加信息，并且已经将供应商请求转发至提交该供应商请求的人。提交者可以添加必需信息，然后重新提交供应商请求。如果重新提交供应商请求，则状态更改回请求待审核状态。
请求已核准	此状态是最终状态。
请求已拒绝	此状态是最终状态。

审核供应商请求

审核供应商请求后，创建供应商帐户，并且在初始潜在供应商注册请求和供应商请求上均显示状态已审核。

审核供应商请求前，在新供应商页的常规快速选项卡上，选择供应商组以选择一个供应商组。

如果潜在供应商用户作为代表供应商的供应商协作用户应该具有 Supply Chain Management 的访问权限，则将供应商协作访问权限设置为是。若要停用潜在供应商注册时使用的用户帐户，则将此权限设置为否。

如果供应商协作访问权限设置为是，审核供应商请求后，提交请求以修改用户的角色，使用户具有在外部角色中为供应商定义的角色。如果此权限设置为否，审核供应商请求后，提交请求以停用用户。在这种情况下，必须设置工作流以停用用户请求。

若要在审核供应商请求后创建供应商帐户，从供应商请求创建供应商的编号规则必须设置为自动。

有关供应商协作用户的访问权限的概览，请参阅设置和维护供应商协作。

拒绝供应商请求

如果拒绝供应商请求，必须在供应商请求中选择拒绝原因。

拒绝供应商请求时，提交请求以停用用户。在这种情况下，必须设置工作流以停用用户请求。有关详细信息，请参阅设置和维护供应商协作。

拒绝供应商请求后，在初始潜在供应商注册请求和供应商请求上均显示状态已拒绝。

删除处于不同状态的潜在供应商注册请求

潜在供应商注册请求的不同状态提供请求进度的概览。

使用潜在供应商注册请求上的删除操作可以清除和删除已经创建的记录链，并且可以停用用户帐户。删除操作的结果根据潜在供应商注册请求而有所差异，如下表所示。

状态	状态描述	“删除”操作的结果
新建	尚未对请求执行任何操作。	删除潜在供应商注册请求。
已请求用户	选择邀请用户后，状态更改为用户请求，创建潜在用户请求并提交到用户请求工作流。	不能删除处于此状态的潜在供应商注册请求，因为用户请求工作流未结束。
邀请的用户	审核用户请求工作流，并且创建用户。	创建停用用户的请求，并且删除潜在供应商注册请求。
正在注册	新用户已登录并启动供应商注册向导。	创建停用用户的请求，并且删除潜在供应商注册请求和在供应商注册向导中输入的数据。
已创建供应商请求	供应商注册向导已经完成。	创建停用用户的请求，并且删除潜在供应商注册请求、在供应商注册向导中输入的数据以及供应商请求。注意：当供应商请求处于工作流的审核流程中时，不能使用删除操作。
已批准	审核供应商请求。	删除潜在供应商注册请求、在供应商注册向导中输入的数据，以及供应商请求。
已拒绝	拒绝供应商请求。	删除潜在供应商注册请求、在供应商注册向导中输入的数据，以及供应商请求。

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