使用 Microsoft Teams 集成进行文档管理

项目
03/21/2023

使用 SharePoint 的文档管理，您可以管理常见的文档类型，如 Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote。您还可以创建文件夹来保存和管理客户互动应用（如 Dynamics 365 Sales、Dynamics 365 Customer Service、Dynamics 365 Field Service、Dynamics 365 Marketing 和 Dynamics 365 Project Service Automation）中的存储在 SharePoint 中的那些文档。

通过将 Microsoft Teams 与 Dynamics 365 集成，您可以使用 Microsoft Teams 的文档管理。它让用户可以使用 SharePoint 合作编写文档并将文档自动同步到客户互动应用。对于每个租户，都有一个 SharePoint 实例。 Dynamics 365 中的文档和 Microsoft Teams 中的文件都在同一 SharePoint 站点上。子站点可能不同，但根站点是相同的。

SharePoint 权限和客户互动应用的权限之间没有自动关系。要在 Microsoft Teams 和客户互动应用之间访问文档，您需要使用客户互动应用和 SharePoint 的文档管理的显式权限。有关信息：文档管理任务需要的权限

使用 Microsoft Teams 中的文件选项卡或 Customer Engagement 应用中的文档选项卡，以在 SharePoint 服务器上存储和管理记录上下文中的文档。文档存储在 SharePoint Server 上，这让 Microsoft Teams 上的用户可以访问 SharePoint Server 上的文档 – 只要用户具有适当的权限。

用户对 Microsoft Teams 或客户互动应用中文件的访问权限取决于他们对文件存储在其中的 SharePoint 站点的访问权限。

备注

Microsoft Teams 中的来宾用户尝试访问固定的客户互动应用记录时会收到错误消息。
属于 Microsoft Teams 渠道或团队、有权访问客户互动应用的用户无权访问 Microsoft Teams 中的记录。

常见问题

1. Microsoft Teams 中的来宾用户是否有权访问 Dynamics 365 应用记录？

否，在尝试访问固定的记录时，他们将看到一条错误消息。

2. 如果没有 Dynamics 365 许可证，Microsoft Teams 聊天和渠道的参与者是否能够看到固定的 Dynamics 365 应用记录？

否，在尝试访问固定的记录时，他们将看到一条错误消息。

3. 如果文档未固定到 Microsoft Teams 渠道，我能够将其添加到我的记录？

这取决于您的 Dynamics 365 租户是否已设置 SharePoint 集成。如果启用了 SharePoint 集成，则可以添加文档。

如果未启用 SharePoint 集成，您需要将记录固定到 Microsoft Teams 渠道，否则将无法向记录添加文档。

4. 当我将文档添加到连接到 Dynamics 365 应用记录的 Microsoft Teams 渠道，然后从该渠道中删除成员时，会发生什么情况？

这取决于用户是否有权访问 Dynamics 365 应用记录。

如果用户有权访问应用记录，则他们可以在 Dynamics 365 中编辑记录，但无法从 Dynamics 365、SharePoint 或 Microsoft Teams 中访问文件。

如果用户无权访问 Dynamics 365 应用记录，则他们将收到一个错误，并且将无法从 Dynamics 365、SharePoint 或 Microsoft Teams 中访问文件

5. 当我将它们添加到具有已添加到文件选项卡的固定记录和文档的 Microsoft Teams 渠道时，用户将获得哪些权限？

这取决于用户是否有权访问 Dynamics 365 应用记录。

如果用户有权访问 Dynamics 365 应用记录，则他们将能够在 Dynamics 365 和 Microsoft Teams 中编辑记录。他们还将具有从 Dynamics 365、SharePoint 和 Microsoft Teams 中读取、写入和删除文件的权限。

如果用户无权访问您的 Dynamics 365 应用记录，则他们将收到一个错误，但在从 Dynamics 365、SharePoint 和 Microsoft Teams 中访问文件时，将具有读取、写入和删除权限。

6. Microsoft Teams 文件选项卡与关联的 Dynamics 365 记录的文档选项卡的 SharePoint 位置是什么？

下面的信息适用于已在 Dynamics 365 中为实体启用 SharePoint 集成的情况。

当从链接到 Microsoft Teams 渠道的 Dynamics 365 应用记录中添加文件时，文档存储在 SharePoint 文件夹中，具有文件路径 [团队名称] > 文档 > [渠道名称] > [文件名]。该文件在 Microsoft Teams 渠道的文件选项卡和 Dynamics 365 应用记录的文档关联网格中可见。

无法从未链接到 Teams 渠道的 Dynamics 365 应用记录中添加文件，因为未启用 SharePoint 集成。

当从链接到 Dynamics 365 应用记录的 Microsoft Teams 渠道中添加文件时，文档存储在 SharePoint 文件夹中，具有文件路径 [团队名称] > 文档 > [渠道名称] > [文件名]。该文件在 Microsoft Teams 渠道的文件选项卡和 Dynamics 记录的文档关联网格中都可见。

当从未链接到 Dynamics 365 应用记录的 Teams 渠道中添加文件时，文档存储在 SharePoint 文件夹中，具有文件路径 [团队名称] > 文档 > [渠道名称] > [文件名]。该文件在 Microsoft Teams 渠道的文件选项卡中可见。

当 Microsoft Teams 渠道具有多个与之关联的 Dynamics 365 应用记录时，文档存储在 SharePoint 文件夹中，具有文件路径 [团队名称] > 文档 > [渠道名称] > [文件名]。该文件在 Microsoft Teams 渠道的文件选项卡和与渠道关联的所有 Dynamics 365 应用记录的文档关联网格中可见。

当 Dynamics 365 应用记录链接到 Microsoft Teams 渠道时，已添加到该 Microsoft Teams 渠道的文件显示在该 Dynamics 365 应用记录的文档关联网格中。

如果 Dynamics 365 应用记录之前已与 Microsoft Teams 渠道关联，并且用户将其与新 Microsoft Teams 渠道关联，将在与该记录关联的新 Microsoft Teams 渠道的 Dynamics 365 中添加另一个文档位置。用户可以在文档位置之间来回切换。

7. Microsoft Teams 文件选项卡与关联的 Dynamics 365 应用记录的文档选项卡的 SharePoint 位置是什么？

下面的信息适用于已为 Dynamics 365 实体启用 SharePoint 集成的情况。

当将文件添加到从 Microsoft Teams 渠道的文档位置链接到 Microsoft Teams 的渠道的 Dynamics 365 应用记录时，文档存储在 SharePoint 文件夹中，具有文件路径 [团队名称] > 文档 > [渠道名称] > [文件名]。该文件在 Microsoft Teams 渠道的文件选项卡和 Microsoft Teams 渠道的文档位置中 Dynamics 365 应用记录的文档关联网格中可见。

当将文件添加到通过默认站点的文档位置链接到 Microsoft Teams 渠道的 Dynamics 365 应用记录时，文档存储在使用 Dynamics 365 环境设置的默认 SharePoint 站点中。文档不会显示在与该记录关联的渠道的 Microsoft Teams 文件选项卡中。

当从未链接到 Microsoft Teams 渠道的 Dynamics 365 应用记录中添加文件时，文档存储在使用 Dynamics 365 环境设置的默认 SharePoint 站点中。

当从链接到 Dynamics 365 应用记录的 Microsoft Teams 渠道中添加文件时，文档存储在 SharePoint 文件夹中，具有文件路径 [团队名称] > 文档 > [渠道名称] > [文件名]。该文件在 Microsoft Teams 渠道的文件选项卡和 Microsoft Teams 渠道的文档位置中 Dynamics 365 应用记录的文档关联网格中可见。

当 Microsoft Teams 渠道具有多个与之关联的 Dynamics 记录时，文档存储在 SharePoint 文件夹中，具有文件路径 [团队名称] > 文档 > [渠道名称] > [文件名]。该文件在 Microsoft Teams 渠道的文件选项卡和与渠道关联的所有 Dynamics 365 应用记录的 Microsoft Teams 渠道的文档位置中的文档关联网格中可见。

当 Dynamics 记录链接到 Microsoft Teams 渠道时，已添加到该 Microsoft Teams 渠道的文件显示在 Microsoft Teams 渠道的文档位置中的该 Dynamics 365 应用记录的文档关联网格中。

当 Dynamics 记录链接到 Microsoft Teams 渠道时，已添加到该 Dynamics 365 应用记录的文件（在已使用 Dynamics 365 环境设置的默认 SharePoint 站点上）在 Microsoft Teams 渠道的文件选项卡中不可见，它们仍位于已使用 Dynamics 365 环境设置的默认 SharePoint 站点上。

如果 Dynamics 365 应用记录之前已与 Microsoft Teams 渠道关联，并且用户将其与新 Microsoft Teams 渠道关联，将在与该记录关联的新 Microsoft Teams 渠道的 Dynamics 365 应用中添加另一个文档位置。用户可以在文档位置之间来回切换。

8. 谁可以查看哪个位置？

查看位置的权限取决于用户对 SharePoint 中文件夹的权限。如果在 Microsoft Teams 渠道中创建了 SharePoint 文件夹，用户将具有读取和写入权限。

9. 我已从 Microsoft Teams 渠道中删除用户，但他们仍有权从 Dynamics 365 访问关联的记录。如何限制他们从 Dynamics 365 中打开、编辑和删除文档的能力？

对文件的访问权限取决于用户在 SharePoint 中的权限。若要限制用户访问这些文件，请从 SharePoint 站点中删除用户。

10. 删除 Microsoft Teams 帐户时会发生什么情况？

从 Dynamics 365 和 SharePoint 中删除文件。

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