将电子数据展示搜索结果导出到 PST 文件

你可以使用 Exchange 管理中心 (EAC) 中的电子数据展示导出工具,将就地电子数据展示搜索结果导出到 Outlook 数据文件中(也称为 PST 文件)。 搜索结果将包含邮箱和公用文件夹中的项目,具体取决于电子数据展示搜索中的内容源。 这使你可以将搜索结果分发给组织中的其他人,例如人力资源经理或记录经理,或法律案件中的反对律师。 在将搜索结果导出到 PST 文件之后,你或其他用户可以在 Outlook 中打开这些结果,以查看或打印在搜索结果中返回的邮件。 PST 文件也可在第三方电子数据展示和报告应用程序中打开。

开始前,有必要了解什么?

  • 导出搜索结果所需的时间将因要导出的搜索结果的数量和大小而异。

  • 你必须先获得权限,然后才能执行此过程或多个过程。 若要查看所需的权限,请参阅消息传送策略和符合性权限主题中的“就地电子数据展示”条目Exchange Server。

  • 需要一个附加到要导出的帐户的活动邮件帐户。

  • 用于将搜索结果导出到 PST 文件的计算机需要满足以下系统要求:

    • 32 位和 64 位版本的 Windows 7 及更高版本

    • Microsoft .NET Framework 4.7

    • 支持的浏览器:

    • Internet Explorer 8 及更高版本

      OR

    • 已安装 ClickOnce 外接程序的 Mozilla Firefox 或 Google Chrome

使用 EAC 将 In-Place 电子数据展示搜索结果导出到 PST 文件

  1. 在 EAC 中,转到 “合规性管理>就地电子数据展示 & 保留”。

  2. 在列表视图中,选择要导出其结果的电子数据展示搜索,然后单击“ 导出到 PST 文件”。

    导出到 PST 文件。

  3. 在“电子数据展示 PST 导出工具”窗口中,执行以下操作:

    • 单击“浏览”指定要下载 PST 文件的位置。

    • 单击“启用重复数据删除”复选框来排除重复的邮件。 PST 文件只会包括邮件的单个实例。

    • 单击“ 包括不可搜索的项目 ”复选框,包括无法搜索的项目 (例如,带有无法由 Exchange 搜索) 编制索引的文件类型附件的邮件。 不可搜索的项目会被导出到一个单独的 PST 文件中。

    注意:当邮箱或公用文件夹包含大量无法搜索的项目时,导出电子数据展示搜索结果时,包括不可搜索的项目需要更长的时间。 为了减少导出搜索结果所需的时间,并防止出现大型 PST 导出文件,请考虑以下建议:

    • 创建多个电子数据展示搜索,每个搜索负责搜索较少数量的源邮箱。

    • 创建仅包含公用文件夹的电子数据展示搜索。

    • 如果在搜索条件) 中未指定任何关键字来导出特定日期范围内的所有邮箱或公用文件夹内容 (,则该日期范围内所有不可搜索的项目将自动包含在搜索结果中。 Therefore, don't select the Include unsearchable items checkbox.

  4. Click Start to export the search results to a PST file.

    将显示一个窗口,其中包含有关导出过程的状态信息。

更多信息

  • 减少 PST 导出文件大小的另一种方法是仅导出电子数据展示搜索的不可搜索项。 为此,请创建或编辑搜索,指定一个将来的开始日期,然后删除“关键字”框中的任何关键字。 这将导致不返回任何搜索结果。 当你复制或导出搜索结果并选中“包括不可搜索的项目”复选框时,仅不可搜索的项目会复制到发现邮箱或导出到 PST 文件。

  • 如果启用重复数据删除,所有搜索结果都会导出到单个 PST 文件中。 如果未启用重复数据删除,则会为每个邮箱导出单独的 PST 文件, (包括公用文件夹邮箱(如果搜索包含包含搜索结果的公用文件夹) )。 此外,如上所述,不可搜索的项目将被导出到一个单独的 PST 文件中。

  • 除了包含搜索结果的 PST 文件,还会导出其他两个文件:

    • 配置文件 (.txt 文件格式) ,其中包含有关 PST 导出请求的信息,例如导出的电子数据展示搜索的名称、导出的日期和时间、是否启用了重复项和不可搜索项、搜索查询以及搜索的内容源。

    • 一个搜索结果日志(.csv 文件格式),其中包含搜索结果中返回的对应于每个邮件的条目。 每个条目标识消息所在的内容源。 如果已启用重复数据删除,这有助于识别包含重复邮件的所有邮箱或公用文件夹。

  • 搜索名称是每个导出文件的文件名的第一部分。 此外,导出请求的日期和时间将被附加到每个 PST 文件的文件名和结果日志中。

  • 不能将 PST 导出工具用于需要多重身份验证 (MFA) 的帐户。 相反,你需要为 PST 导出工具创建应用密码。 有关说明,请参阅 为 Microsoft 365 创建应用密码