作为Microsoft 365 管理员，你可以启用一项功能，使组织中的所有用户都可以在 Microsoft 365 的个人资料卡上添加代词。 代词功能默认处于关闭状态，需要配置才能打开。 在决定打开或关闭该功能之前，请参阅 Microsoft 365 中个人资料中的代词、 Microsoft 365 中代词的常见问题和 代词最佳做法。
代词与用户的其他配置文件数据一起存储在 Microsoft 365 中，并且可以暂时缓存在其他租户内用户 Exchange 邮箱中，以便通过 Copilot 体验更快地访问。 缓存数据在配置文件数据更新时更新，并且拥有缓存数据的邮箱的用户无法访问或编辑该数据。
代词与其他数据存储在用户的 Exchange 邮箱中。 有关详细信息，请参阅Exchange Online Data Residency。
例如，如果 Alice 更改了配置文件卡中的代词，则 Bob 邮箱中的缓存数据将使用新的代词更新。 Bob 邮箱中的 Alices 代词不能由 Bob 直接编辑或访问，他只能通过已允许读取代词的体验来查看代词。 智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®是有权访问 Bob 邮箱中代词的体验示例。
重要
- 了解某人的代词并不总是等同于了解他们的性别认同。 我们鼓励你了解任何适用的当地法律、法规和文化规范，如果员工代词被公开显示，这些法律、法规和文化规范可能会给员工带来额外风险，并在决定是否启用此功能时考虑这一点。
- 如果你决定使用代词功能，我们建议你与跨性别包容方面的内部和/或外部主题专家联系，考虑代词显示如何补充而不是替代更全面的工作来支持组织中的变性社区。
开始之前
你必须是全局管理员才能执行本文中的任务。 有关详细信息，请参阅 关于管理员角色。
警告
全局管理员几乎可以无限制地访问组织的设置及其大部分数据。 为了帮助保护组织的安全，建议尽量限制全局管理员的数量。
在决定打开或关闭代词功能之前，请考虑以下事项：
打开或关闭代词功能时，用户最长可能需要 7 小时才能看到更改。 例如，如果启用代词功能，则用户最长 7 小时看不到在其配置文件中添加代词的选项。 如果关闭代词功能，任何以前设置的代词可能会在 Microsoft 365 (（例如，在配置文件) 最多 7 小时）中保持可见。
关闭代词功能后，将删除用户创建的所有代词数据。 数据删除过程可能需要长达 30 天才能完成。 如果在该时间段内重新打开代词功能，任何尚未从Microsoft服务器中删除的隐藏代词将在Microsoft 365 体验（如配置文件）中可见。
在用户将代词添加到其个人资料后，代词对组织中的每个人可见。 用户无法控制谁可以在组织中的 Microsoft 365 中看到其代词。 但是，代词对组织外部的人员不可见。
Copilot 有权访问用户配置文件中的代词，并在生成有关用户的文本时使用撰写时可用的代词。 如果用户更改或删除其配置文件中的代词，则以前生成的文本中的代词不会追溯更新。 例如，如果使用 Copilot 生成会议摘要，则摘要将使用当时可用的代词，如果用户在生成摘要后引用了其代词的更改，则不会更改这些代词。
打开或关闭代词功能
使用以下步骤在Microsoft 365 管理中心中打开或关闭代词功能。
- 在管理中心，转到“设置组织设置”>页，然后选择“安全 & 隐私”选项卡。
- 选择“ 代词”。
- 若要打开代词功能，请在“ 代词 ”窗格中，选中“ 打开并允许代词 ”复选框。 若要关闭代词功能，请清除复选框。
- 选择“保存”。
若要使用 Microsoft Graph 为组织打开或关闭代词功能，请参阅使用 Microsoft 图形 API管理组织的代词设置。
后续步骤
请考虑通知用户代词功能的可用性。 建议与用户共享以下文章： Microsoft 365 中个人资料中的代词。
相关内容
代词最佳做法 (文章)
有关 Microsoft 365 (文章中代词的常见问题)
Microsoft 365 (文章中的个人资料卡片)
Microsoft 365 (文章) 中个人资料中的代词