创建 Microsoft 365 会议室和设备邮箱

如果你有供所有人使用的会议室、公司车辆或设备，则需要提供一种所有人均可预订这些资源的方法。执行此作的最佳方法是为每个资源在 Microsoft 365 中创建会议室或设备邮箱。可以为你的一楼会议室、媒体设备或卡车创建一个这样的邮箱。

创建会议室或设备邮箱后，公司中的每个人都可以通过 Outlook 进行预订，将其用于会议或活动。了解下面两个选项卡上的" 使用方法"以及" 设置方法"。下面是关于会议室和设备邮箱的一些其他常见问题。

使用会议室和设备邮箱

若要使用会议室或设备邮箱，可从计算机打开 Outlook 或登录到 Outlook 网页版。安排新会议并向会议添加会议室或设备，就像邀请其他员工或客户时的操作一样。现在已预订。

在计算机上打开“Outlook”。
在“ 开始 ”选项卡上，选择“ 新建项目”，然后从下拉列表中选择“ 会议 ”。

或者，只需在日历中选择“新建会议”即可。
在 “必需 ”字段中，除了要邀请的任何与会者外，还键入要预订的会议室或设备的名称。

或者，选择“ 必需”，然后双击列表中的会议室或设备。然后，选择“确定”。
在 “标题” 行中，键入预留或会议的用途。
更改“位置”值或保留原样。
更改“开始时间”和“结束时间”。或者，选择“ 全天”。若要重复会议或预订，请选择顶部的“定期”。
键入描述用途的消息，然后根据需要附加任意文件。
若要允许其他人联机加入或拨入会议，请选择顶部的“ Teams 会议 ”。
若要确保已邀请的房间、设备和人员可用，请从菜单栏中选择 “日程安排助理 ”。然后在日历中选择一个可用时间。

提示

在日程安排日历中，蓝色表示会议室或设备处于已预订或占用状态。选择日历上的白色或空闲区域。
完成后，选择“发送”。

若要设置会议室或设备邮箱，请转到 Microsoft 365 管理中心。（需要具有管理员权限才能执行此操作。）创建邮箱，并让所有人都知道他们可以通过预订，用于会议和活动。

注意

为确保会议室和设备邮箱安全，请阻止登录这些邮箱。有关详细信息，请参阅阻止登录共享邮箱帐户。

打开 Outlook，然后创建新会议。将会议室或设备作为人员添加到会议，然后选择“日程安排助理”，查看会议室或设备可用性的实时日历视图。如果时段未标颜色，则可用；如果是蓝色，则已预订。

在 Outlook 中打开已安排的会议，然后像删除与会者一样从会议中删除会议室或设备。这将释放会议室，以供他人预订。

否，不需要其他人接受或拒绝请求。可决定是希望会议室/设备自动预定还是要由公司中的某位人员进行管理。

否。虽然组织中的大多数人需要许可证才能使用 Microsoft 365，但你无需将许可证分配给会议室邮箱或设备邮箱，如果资源邮箱不需要大于 50 GB，或者，如果某些功能不需要 (安全性和合规性保留策略，或者，从Exchange Online) 保留，或者，如果资源邮箱不需要附加联机存档。