管理电子数据展示 (Premium) 案例中的保管人

Microsoft Purview 电子数据展示 (Premium) 案例中“数据源”选项卡上的“保管人”页包含已添加到该案例的所有保管人的列表。 将保管人添加到案例后，将自动从 Azure Active Directory 收集每个保管人的详细信息，并且可以在电子数据展示 (Premium) 中查看。

提示

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查看保管人详细信息

若要查看有关保管人的详细信息，请从“保管人”选项卡上的列表中选择 保管人 。将显示浮出控件页，其中包含有关保管人的信息。

• 联系信息

  • 标题。 保管人的职务。
  • 用户主体名称。 保管人的用户主体名称 (UPN) ，例如 AdeleV@contoso.onmicrosoft.com。
  • Location。 保管人营业地的办公室位置。
  • 经理。 保管人的经理。 指定的经理将收到此保管人的任何升级通信。
  • 部门。 保管人工作所在的部门的名称。

• 案例信息

  • 状态。 案例中保管人的状态。 “活动”状态指示保管人是案件的一部分。 如果从案例中释放了保管人，则状态将更改为 “已释放”。
  • 保持。 指示保管人是否已被搁置。

• 数据位置和保留信息

  

  • 保管位置。 显示 (邮箱、站点和 Teams) 的数据源的计数和类型，这些数据源与保管人关联并属于案例的一部分。

    • 每个数据位置都显示其保留状态。 保留状态的可能值： “保留”、“ 非保留”和 “正在进行”。
    • 如果未看到数据源的保留状态，请检查案例的“保留”选项卡上列出的保管人保留状态。 保管人保留标识保留的特定数据源。

编辑保管人

随着案例的进行，你可能会发现可能存在与特定保管人和案例相关的其他数据源。 在其他情况下，你可能希望删除某些已审查并被视为不相关的数据源。

更新与保管人关联的数据源：

1. 转到 电子数据展示 > 电子数据展示 (高级版) 并打开案例。

2. 选择“ 数据源 ”选项卡。

3. 从列表中选择保管人，然后在浮出控件页上选择 “编辑 ”。

   

4. 若要添加或删除保管人的主邮箱和 OneDrive 帐户，请执行以下操作：

   • 展开保管人以查看以前与保管人关联的主数据位置。
   • 选择“邮箱”或“OneDrive”旁边的“编辑”，添加保管人的邮箱或 OneDrive 位置。
   • 选择“邮箱”或“OneDrive”旁边的“清除”，删除保管人的邮箱或 OneDrive 帐户，将其关联为此保管人的数据位置。

5. 若要向特定保管人添加或删除其他邮箱、网站、Teams 或 Yammer 组，请选择服务旁边的 “编辑” 以添加数据位置。

   • Exchange：用于将其他邮箱关联到保管人。 在搜索框中键入名称或别名， (用户邮箱或通讯组) 至少三个字符。 选择要分配给保管员的邮箱，然后选择“ 添加”。
   • SharePoint：用于将 SharePoint 网站关联到保管人。 在列表中选择一个网站，或者在搜索框中键入 URL 来搜索网站。 选择要分配给保管人的网站，然后选择“ 添加”。
   • Teams：使用 分配当前其保管人所属的 Microsoft Teams。 选择要分配给保管人的团队，然后选择“ 添加”。 添加团队后，系统会自动识别并找到与该团队关联的 SharePoint 网站和组邮箱，并将其分配给保管人。
   • Yammer：用于分配保管人当前所属的 Yammer 组。 选择要分配给保管员的组，然后选择“ 添加”。 添加团队后，系统会自动识别并找到与该组关联的 SharePoint 网站和组邮箱，并将其分配给保管人。

   注意

   您可以使用 Exchange 和 SharePoint 位置选取器将组织中的任何邮箱或网站（包括保管人不是其成员的团队或 Yammer 组）关联到保管人。 为此，必须添加与每个团队或 Yammer 组关联的邮箱和网站。

6. 编辑保管人的数据位置后，选择“ 下一步 ”转到“ 保留设置” 页。

7. 在“ 保留设置 ”页上，更新保管员的保留设置。

为保管人数据重新编制索引

在大多数用于法律调查的电子数据展示工作流中，在将保管人添加到法律案例后，将搜索保管人数据的子集。 由于文件大小非常大或可能存在数据损坏，与保管人关联的数据源中的某些项可能会部分编制索引。 使用电子数据展示 (高级版) 中的 高级索引 功能，可以通过按需重新编制这些项目的索引来自动修正大多数部分索引项。

将保管人添加到案例后，与保管人关联的数据源中的数据将自动由高级索引过程) (重新编制索引。 这意味着可以将数据保留在原地，而不必下载和修正数据，然后在脱机) 对其进行搜索。 但是，在法律案例的生命周期内，新的数据源可能与保管人相关联。 在这种情况下，可以通过重新运行高级索引过程来修正任何部分索引项并更新保管人数据的索引，从而对保管人的数据重新编制索引。

若要触发重新编制索引过程以处理部分索引项，

1. 转到 电子数据展示 > 电子数据展示 (高级版) 并打开案例。

2. 选择“ 源 ”选项卡。

3. 在“ 保管人 ”页上，选择必须对其数据重新编制索引的保管人。

4. 在浮出控件页上，选择“ 更新索引”。

   将显示一个对话框，指出已创建索引作业。

为保管人数据重新编制索引是一个长期运行的过程：创建的相应作业名为 “重新编制保管人数据索引”。 可以通过监视“索引作业状态”列中的状态来跟踪“作业”选项卡或“保管人”选项卡上的进度。

有关更多信息，请参阅：

• 解决处理错误
• 管理作业

释放案件的保管人

如果案件已结案，保管人不再有义务保留案件的内容，或者当保管人被认为不再与案件相关时，保管人将被释放。

如果在发布保留通知后释放保管人，则会向保管人发送释放通知。 此外，将删除对与保管人关联的数据源的任何保留。 如果保管人被 置于无提示保留状态（未发出任何法定保留通知），则不会发送释放通知，而是删除与该保管人关联的数据源上的任何保留。

释放保管人：

1. 转到 电子数据展示 > 电子数据展示 (高级版) 并打开案例。

2. 选择“ 源 ”选项卡。

3. 在“ 保管人 ”页上，然后选择要从案例中释放的保管人。

4. 在浮出控件页上，选择“ 发布保管人”。

   将显示一个警告页，说明如果对与保管人关联的数据源进行保留，则会删除保留，并且与其他电子数据展示 (Premium) 案例关联的任何其他保留仍将适用。 这包括其他类型的保留和保留功能 (，例如 Microsoft 365 保留策略) 。

5. 选择“ 是 ”以确认要释放保管人。

   此用户在“ 保管人 ”选项卡上的状态设置为 “释放 ”，浮出控件页面上的 “保留状态 ”更改为 “False”。

注意

保管人可能同时参与多个法律案件。 当保管人从特定案例中释放时，其他案例的保留和通知不会受到影响。