在电子数据展示 (Premium) 中使用通信

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Microsoft Purview 电子数据展示 (Premium) 允许法律部门简化跟踪和分发法定保留通知的过程。 保管人通信工具使法律部门能够在一个位置管理和自动化整个法定保留过程，从初始通知到提醒，到升级。

提示

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法定保留 (也称为 诉讼保留) 通知是组织法律部门向员工、临时员工或可能与法律调查相关的数据的保管人发送的通知。 这些通知指示保管人保留电子存储的信息以及可能与活动或即将发生的法律事项相关的任何内容。 法律团队必须知道，每个保管人都已收到、阅读、理解并同意遵守给定的指示。

组织在得知即将发生的诉讼或监管调查时，有责任保留相关信息。 为了遵守调查的保存要求，组织应立即通知潜在保管人他们保留相关信息的责任。

借助电子数据展示 (Premium) ，法律团队可以创建和自定义其法定保留通知工作流。 保管人通信工具允许法律团队配置以下通知和工作流：

  1. 颁发通知： 法律搁置通知 (或由法律部门向可能掌握案件事项相关信息的保管人发出通知或发起) 。 此通知指示保管人保留发现可能需要的任何信息。

  2. 重新发出通知： 在案例期间，可能需要保管人保留比之前请求的更多内容 (或更少的内容) 。 对于这种情况，你可以更新现有保留通知，重新向保管人重新发布。

  3. 发布通知： 一旦问题得到解决，并且保管人不再受保全要求的约束，保管人就可以从案件中解脱出来。 此外，可以通知保管人不再需要他们保留内容，并提供有关如何恢复其正常工作活动和数据的说明。

  4. 提醒和升级： 在某些情况下，仅发出通知不足以满足法律发现要求。 法律团队通过每个通知安排一组提醒和升级工作流，以自动跟进无响应保管人。

    • 提醒： 在向一组保管人发出或重新发出法定保留通知后，组织可以设置提醒，以提醒无反应的保管人。

    • 升级： 在某些情况下，如果保管人即使在一段时间内的一组提醒后仍然无响应，法律团队可以设置升级工作流来通知无响应的保管人及其经理。

有关管理保管人通信过程的详细信息，请参阅以下内容：