管理电子数据展示 (Premium) 案例中的保管人

项目
11/28/2023

Microsoft Purview 电子数据展示 (Premium) 案例中的“数据源”选项卡包含已添加到案例的所有保管人的列表。将保管人添加到案例后，将自动从Microsoft Entra ID收集每个保管人的详细信息，并且可以在电子数据展示 (Premium) 中查看。

提示

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查看保管人详细信息

可以按源名称、源类型 (保管人/数据位置) 、位置、源状态、索引状态、保留状态和索引日期筛选数据源列表视图。列表视图还可以按 数据源、 源类型、 源状态、 保留状态和 索引状态进行分组。

若要查看有关保管人的详细信息，请从“数据源”选项卡上的列表中选择保管人。显示浮出控件页面，其中包含以下选项卡和信息：

“摘要”选项卡
- 员工信息
- 状态
“位置”选项卡
导入错误

此外，保管人浮出控件页的命令栏为保管人启用以下操作：

编辑源：打开 “编辑保管人 ”页，可在其中添加或删除与保管人关联的数据源。
更新索引：汇报保管人的数据源的索引。如果要对保管人的数据源重新编制索引以处理部分索引项，则此操作非常有用。
释放：释放案件的保管人。此操作将释放对保管人的数据源施加的任何保留。在其他情况下，对保管人的数据源施加的任何保留仍将适用。
查看活动：打开 “查看活动 ”页，可在其中搜索审核日志中保管人的特定活动。
重试保留操作：重试所选保管人和位置的保留。

“摘要”选项卡

“ 摘要 ”选项卡显示有关保管员的以下部分和信息：

员工信息

职务：保管人的职务。
用户主体名称：保管人 (UPN) 的用户主体名称。例如，user1@contoso.onmicrosoft.com。
经理：保管人的经理。指定的经理接收此保管人的任何升级通信。
邮箱：保管人的主邮箱。
Location。保管人营业地的办公室位置。
城市：保管人工作的城市。
状态：保管人工作的状态。
国家/地区：保管人工作的国家/地区。
部门：保管人工作所在的部门的名称。

重要

如果保管人的 UPN 在将保管人添加到案例后发生更改，则不会保留保管人信息 (职务、经理、位置等 ) ，并且会在保管人摘要窗格中显示为 “无数据显示”。

状态

保留状态：添加到保管人的位置的保留状态。保留状态包括：
- 保留：指示保管人和关联位置已成功置于保留状态。
- 未处于保留状态：指示保管人和关联的数据位置未处于保留状态或成功解除保留状态。
- 应用保留：指示对保管人应用保留，并且正在关联数据位置。等待，直到保留作业完成，并验证是否已成功放置保留。
- 释放保留：指示正在从保管人和关联的数据位置释放保留。等待保留作业完成，并验证是否已成功释放保留。
- 部分保留：指示无法将与保管人关联的某些位置的错误置于保留状态。
- 释放部分保留：指示与保管人关联的某些位置未解除保留。
- 保留失败：指示无法对保管人和任何关联位置进行保留。
- 释放失败：指示无法从保管人和任何关联位置释放保留。
  
  如果无法成功放置或释放保留，则会在“ 摘要 ”选项卡中显示具有关联错误类别的失败位置及其解决方法的总计数。选择“ 显示位置 ”以查看失败位置的完整列表，或选择“ 导出列表 ”，按错误类型下载失败位置的列表。有关数据源错误的详细信息，请参阅管理保留状态和错误。
  
  注意
  
  改进的保留错误详细信息和解决方法仅适用于新添加的保管人。针对以前失败的旧保管位置显示的一般错误消息 ia。用户可以通过选择 “重试保留操作”获取这些保管人的改进的错误消息和解决方法信息。这会重试保留，并在错误仍然存在时生成改进的错误消息和解决方法。
索引状态：指示索引状态，包括上次更新的日期和时间 (UTC) 。

“位置”选项卡

此选项卡显示邮箱、站点和 Teams) (数据源的计数和类型，以及与保管人关联的每个位置的保留状态，并且是案例的一部分。

每个数据位置都显示其保留状态。
如果未看到数据源的保留状态，请检查案例的“保留”选项卡上列出的保管人保留状态。保管人保留标识保留的特定数据源。

“导入错误”选项卡

此选项卡显示与导入保管人过程中出错的保管人关联的位置的计数和列表，并允许用户从源中删除无效位置。

编辑保管人

随着案例的进行，你可能会发现可能存在与特定保管人和案例相关的其他数据源。在其他情况下，你可能希望删除某些已审查并被视为不相关的数据源。

更新与保管人关联的数据源：

转到 电子数据展示 > 电子数据展示 (高级版) 并打开案例。
选择“ 数据源 ”选项卡。
从列表中选择保管人，然后在浮出控件页命令栏上选择 “编辑源 ”。
若要添加或删除保管人的主邮箱和 OneDrive 帐户，请执行以下操作：
- 展开保管人以查看以前与保管人关联的主数据位置。
- 选择“邮箱”或“OneDrive”旁边的“编辑”，添加保管人的邮箱或 OneDrive 位置。
- 选择“邮箱”或“OneDrive”旁边的“清除”，将保管人的邮箱或 OneDrive 帐户从关联为此保管人的数据位置中删除。
若要向特定保管人添加或删除其他邮箱、站点、Teams 或Viva Engage组，请选择服务旁边的“编辑”以添加数据位置。
- Exchange：用于将其他邮箱关联到保管人。在搜索框中键入名称或别名， (用户邮箱或通讯组) 至少三个字符。选择要分配给保管员的邮箱，然后选择“添加”。
- SharePoint：用于将 SharePoint 网站关联到保管人。在列表中选择一个网站，或者在搜索框中键入 URL 来搜索网站。选择要分配给保管人的网站，然后选择“添加”。
- Teams：使用分配当前其保管人所属的 Microsoft Teams。选择要分配给保管人的团队，然后选择“添加”。添加团队后，系统会自动标识并找到与该团队关联的 SharePoint 网站和组邮箱，并将其分配给保管人。
- Viva Engage：使用分配保管人当前所属的Viva Engage组。选择要分配给保管员的组，然后选择“添加”。添加团队后，系统会自动识别并找到与该组关联的 SharePoint 网站和组邮箱，并将其分配给保管人。
注意

您可以使用 Exchange 和 SharePoint 位置选取器将组织中的任何邮箱或网站（包括保管人不是其成员的团队或Viva Engage组）关联到保管人。为此，必须添加与每个团队或Viva Engage组关联的邮箱和网站。
编辑保管人的数据位置后，选择“ 下一步 ”转到“ 保留设置” 页。
在“ 保留设置 ”页上，更新保管员的保留设置。选择“下一步”。
在“ 审阅 ”页上，查看更改并选择“ 提交 ”以保存更改。

重新编制保管人数据索引

在大多数用于法律调查的电子数据展示工作流中，在将保管人添加到法律案例后，将搜索保管人数据的子集。由于文件大小较大或可能存在数据损坏，与保管人关联的数据源中的某些项可能会部分编制索引。使用电子数据展示 (高级版) 中的高级索引功能，可以通过按需重新编制这些项目的索引来自动修正大多数部分索引项。

将保管人添加到案例后，与保管人关联的数据源中的数据将自动由高级索引过程) (重新编制索引。这意味着可以将数据保留在原地，而不必下载和修正数据，然后脱机搜索。但是，在法律案例的生命周期内，新的数据源可能与保管人相关联。在这种情况下，可以通过重新运行高级索引过程来修正任何部分索引项并更新保管人数据的索引，从而重新编制保管人的数据索引。

若要触发重新编制索引过程以处理部分索引项，

转到 电子数据展示 > 电子数据展示 (高级版) 并打开案例。
选择“ 数据源 ”选项卡。
在“ 数据源 ”页上，选择必须对其数据重新编制索引的保管人。
在浮出控件页上，选择“ 更新索引”。将显示一个对话框以确认索引更新，选择“ 是 ”继续。

为保管人数据重新编制索引是一个长期运行的过程;创建的相应作业名为 “重新编制保管人数据索引”。可以通过监视“索引作业状态”列中的状态来跟踪“作业”选项卡或“保管人”选项卡上的进度。

有关更多信息，请参阅：

释放案件的保管人

如果案件已结案，保管人不再有义务保留案件的内容，或者当保管人被认为不再与案件相关时，保管人将被释放。

如果在发布保留通知后释放保管人，则会向保管人发送释放通知。此外，将删除对与保管人关联的数据源的任何保留。如果保管人处于 无提示保留状态（未发出任何法定保留通知），则不会发送释放通知，但删除对与该保管人关联的数据源的任何保留。

释放保管人：

转到 电子数据展示 > 电子数据展示 (高级版) 并打开案例。
选择“ 数据源 ”选项卡。
在“ 数据源 ”页上，选择正在从案例中释放的保管人。
在浮出控件页上，选择“ 发布”。

将显示一个警告页，说明如果对与保管人关联的数据源进行保留，则会删除该保留，并且与不同电子数据展示 (Premium) 事例关联的任何其他保留仍适用。这包括其他类型的保留和保留功能 (，例如 Microsoft 365 保留策略) 。
选择“ 是 ”以确认要释放保管人。

此用户在“ 保管人 ”选项卡上的状态设置为 “释放 ”，浮出控件页上的 “保留状态 ”更改为 “False”。

注意

保管人可能同时参与多个法律案件。当保管人从特定案例中释放时，其他案例的保留和通知不会受到影响。