组、团队和 Yammer 的生命周期结束选项
Microsoft 365 组和 Microsoft Teams 可以使用多个连接的服务。 删除组或团队时，连接服务中的大部分信息也会被删除。 本文介绍通过在删除之前将其移出组或团队来保留信息的选项。
不再需要的组或团队的常见做法是将文件移出团队，并将其存档到其他位置，例如 SharePoint 文档库。 此做法基于旧式工作方式，即信息存储在文件和文件夹中，并通过电子邮件进行通信。
下表概述了与组和团队关联的服务以及每个组和团队中找到的关键内容类型：
| 服务 | 内容的类型 |
|---|---|
| Teams | 频道对话，频道中的文件 |
| Forms | 调查结构和结果 |
| OneNote | 笔记本 |
| Outlook | 邮件和日历 |
| Planner | 项目状态和任务信息 |
| Power Automate | 工作流 |
| Power BI | 数据、报表和仪表板 |
| Web 上的项目 | 项目计划 |
| 路线图 | 路线图 |
| SharePoint | 文件、列表、Teams 频道 Wiki 数据 |
| Stream | 视频 |
| Yammer | 对话 |
删除组或团队时，大多数关联的资源也会被删除。 异常包括：
- Stream 中的视频将保留并归上传/录制视频的人员所有
- Power Automate 中的流将保留并归创建它们的人员所有。
- Project 网页版中的项目和路线图数据仍保留在 CDS 中，可以单独还原。
组和团队将保持软删除状态 30 天，并可随时还原。 但是，在 30 天后，它们以及任何关联的资源（如服务和内容）将从 Microsoft 365 环境中清除。 受保留策略保护的任何内容仍可通过电子数据展示搜索使用。
组连接服务的生命周期结束注意事项
团队和组所有者以及 IT 管理员在删除组或团队时需要考虑三个关键领域。
内容
团队不再存在后，是否需要保留内容？ 是否足以依赖 Microsoft 365 的保留功能，还是应用和服务中的某些内容不提供保留？ 是否需要保留内容以用于记录管理、存档或将来的使用和引用目的？
若要避免任何潜在的数据丢失，必须在存档或删除任何团队之前提出这些问题。
服务
内容是否需要保持当前工作状态？ 例如，是否需要继续访问 Power BI 报表？ 窗体结果是否需要在视觉摘要视图中可用？ SharePoint 中的列表是否链接到或嵌入到任何位置？
在删除基础组之前，必须先提出这些问题，因为导出内容可能不够。
来宾
邀请来宾加入团队时，会在主机组织的 Azure Active Directory 中创建来宾帐户，然后再将其添加到团队。 删除团队后，不会从 Azure Active Directory 中删除来宾。 虽然来宾无法访问尚未与他们共享的组、网站、团队或内容，但他们仍可能使用 Microsoft Teams 中的功能，例如启动聊天、语音和视频呼叫以及使用应用。
团队或组所有者可以通过将来自组织外部的人员添加到团队，邀请其成为 Azure Active Directory 中的来宾。 但是，团队所有者无法从 Azure Active Directory 中删除来宾。 删除帐户只能由全局管理员或用户管理员执行。
请务必执行来宾评审，并了解在团队删除时是否需要从 Azure Active Directory 中删除来宾。 来宾可能存在保留在目录中的有效案例，例如，作为其他团队的成员或使用其他 Microsoft 365 或 Azure 服务。
Teams
特定于 Teams 的内容主要以对话的形式提供。
无法使用本机 Microsoft Teams 功能复制或移动频道中的对话。 但是，可以使用图形 API导出它们。
此外，如果将保留策略应用到 Teams，则会保留对话并通过电子数据展示搜索提供。 使用电子数据展示 (高级) 可以 重建 Teams 聊天对话。
存档团队
存档团队的好处是它按原样提供对团队的完全访问权限。 用户仍然可以浏览频道对话并打开文件，即使它们不处于活动状态。 此外，如果需要继续处理团队，则可以取消对团队进行无政府结构化 (例如，如果项目已扩展) 。
当某个团队由所有者存档时，对于团队中的内容，以及如果选中关联的 SharePoint 网站，该团队设置为只读。 此操作的目的是确保频道中的对话保留在其现有状态，以及基于 SharePoint 的内容（如文件和 Wikis）。
在 SharePoint 网站中，没有可见的更改。 但是，无法对任何文件或列表进行更改，因为 Microsoft 365 组的 SharePoint 权限设置为 网站访问者。 这包括团队的 OneNote 笔记本，该笔记本存储在 SharePoint 网站内的“网站资产”库中。
存档团队时，基础 Microsoft 365 组仍受 () 的过期策略约束，因此所有者必须继续续订团队。
虽然团队的频道对话和 SharePoint 网站内容设置为只读，但其他关联的服务也不适用：
- 仍可创建、修改和删除规划器存储桶和任务。
- 窗体仍然可以接收提交。
- Outlook 邮箱仍然可以接收电子邮件。
- 仍可修改 Power BI 仪表板、报表和数据。
- 仍可在 Project 网页版中编辑项目和路线图。
- 视频仍然可以在 Stream 中上传、修改和删除。
- Power Automate 中的流仍可创建、修改、删除，并将继续运行。 (如果需要将消息发布到存档团队的频道，它们将失败。)
Forms
虽然窗体可以从单个帐户移动到组，但不能将窗体从一个组移动或复制到另一个组。 删除团队时，有三个选项可用于表单。
复制窗体
窗体可以 作为模板共享，允许其他用户将其复制到自己的帐户或组。 这不会保留结果提交中的数据;仅表单结构，例如问题和设置。
将结果导出到电子表格
如果需要保留表单响应的数据，则可以通过将 结果导出到 Excel 电子表格来实现此目的。 这只会将问题及其回答导出为数据 - 它不包括由 Forms 创建的图形。
删除窗体
虽然删除组也会导致删除任何关联的表单，但组成员可以 直接删除它们 ，而无需成为组的所有者。 但是，这是一个不提供任何其他好处的手动步骤。
OneNote
组中包含的 OneNote 笔记本存储在关联的 SharePoint 网站内的“网站资产”库中。 虽然笔记本文件有时可以分布在多个单个文件中，但无法单独复制和打开这些文件。 相反，必须使用 OneNote 桌面客户端移动或导出 OneNote 笔记本的内容。
将页面和分区移动到另一个笔记本
将页面或分区单独移动到另一个笔记本 使所有者有机会清理其数据，并仅获取需要保留的内容。
将整个笔记本导出为包
如果需要使用现有结构保留整个笔记本，则可以将其 导出为 OneNote 包 文件，然后导入到新位置。 相反，这可以用作将内容保留在单个文件中的方法，而不是现有的多文件结构。
打印为 PDF 格式
在笔记本的某些内容只需保留以供参考或记录的情况下，单个页面可以 打印到 PDF 并存储在其他位置。
邮箱和日历
使用组关联的邮箱并不少见，尽管在团队频道中可能进行了许多对话。 邮箱仅存储直接向其发送电子邮件的电子邮件，不包括直接发送到频道的电子邮件。
在某些情况下，邮箱中存储的电子邮件可能是会议通知、Planner 任务更新以及其他应用或系统生成的消息。 必须查看邮箱的内容，以确定内容是应保留还是删除。
如果在 Exchange 中应用了保留策略，则电子邮件和日历项将保留并通过电子数据展示搜索提供。
导出邮件和日历
团队或组成员可以 将邮箱和日历的内容导出到 Outlook 数据/个人存储 (PST) 文件。 然后，此文件可以存储在其他位置，也可以将内容导入到其他邮箱中。 不建议使用前者，因为无法在 Outlook 中打开 PST 文件的内容，并且文件本身可能会随时间推移而损坏。
IT 执行的内容迁移
管理员可以使用第三方工具在邮箱之间迁移电子邮件和日历内容，而无需任何用户干预。 一个潜在的存储位置可能是创建的仅用作组邮箱内容的“存档”的共享邮箱。
Planner
每个组或团队可以有多个计划。 在卸载过程中，请务必确保满足每个计划的保留要求。 与其他服务一样，Planner 中有几种方法可以让内容脱机。
将计划导出到电子表格
如果仅需要保留计划副本以用于记录保存，最简单的方法是将 计划导出到 Excel 电子表格。 这是单向操作 - 无法从电子表格导入计划。
重要
将计划导出到 Excel 将获取计划中的大多数信息，但不包括注释、链接或文件。
将任务复制并移动到另一个计划
虽然将任务复制或移动到另一个计划似乎是一种解决方案，但只能在同一组中 的计划之间复制或移动 单个任务。 如果删除与计划关联的组，则不会备编数据。
复制整个计划
也可以 复制整个计划。 无法将复制操作复制到现有组。 复制计划将创建一个新组。 此外，复制整个计划不包括注释、分配、链接、附件或日期。
Power Automate
在 Power Automate 中创建并与组或团队关联的流不属于组。 它们归创建者所有，仅与其他用户和组共享。 因此，如果删除组或团队，则它们不会受到影响。
更改流的所有权
如果流需要继续运行，任何所有者都可以将其他用户或 Microsoft 365 组添加为所有者。
导出流
如果流不需要继续运行，但需要将其保留以供将来使用，则可以 将其导出为文件 ，并在以后再次导入。
Power BI
Power BI 数据和工作区可以独立于组和团队运行，并且像其他工作负荷一样，提供不同的卸载方式。 Power BI 中的经典工作区与 Microsoft 365 组相关联，而新式工作区则不是， 并且只能与组共享其内容 (类似于流) 。
将报表复制到另一个工作区
如果删除组或团队后需要报表，则可以将其 从现有工作区复制到 Power BI 中的其他工作区。
从仪表板或报表导出数据
相反，如果报表不再需要处于活动状态，但需要保留数据，则可以将其 导出到 Excel。
项目
在 Project for 网页版中创建的项目和路线图与 Microsoft 365 组相关联，并具有类似于 Power BI 的卸载方法。
将项目分配给另一个组
如果需要将项目保留在组或团队生命之外的功能状态，则可以 将其分配给不同的 Microsoft 365 组。 可以使用 Dynamics 365 管理中心完成此操作。
从项目或路线图导出数据
使用 Dynamics 365 管理中心，可以将 用户数据从项目导 出到电子表格。 数据也可以导出到 Project 文件 (。MPP 使用 PowerShell) 和 XML 文件格式。
SharePoint
团队频道中的所有文件都存储在关联组的 SharePoint 网站中。 在某些情况下，文档外的内容可能存在于SharePoint，如列表或页面。
文件通常存储在 SharePoint 网站中的三个主要位置：
- 页面 - 网站页库
- 页面中使用的图像 – 网站资产库
- 通道中的文件 – 文档库
- Wiki 页面 - Teams Wiki 数据库
如果站点有一个或多个子网站，则需要为每个子网站重复卸载过程。 如果团队包含专用频道或共享频道，则每个频道都有一个单独的 SharePoint 网站。
从组或团队中删除文件时，请务必考虑它们可能与不是组或团队成员的用户共享。 你可能想要向他们传达即将发生的更改。
下载文件
可将存储在 SharePoint 中上述某个库中的文件 下载到本地计算机。
移动文件
此外，文件可以 移动到 SharePoint 中的另一个位置，例如其他网站中的库。
导出列表
存储在 SharePoint 列表中的数据可以 导出到 Excel 电子表格，然后再次导入到另一网站中的列表。
或者，Power Automate 或第三方工具可用于在站点之间迁移列表，以保留函数、列表视图、格式和其他属性。
“导出”wiki 文件
团队频道中的 Wiki 内容存储在关联 SharePoint 网站的专用库中的 HTML 格式化文件中。 它们不能轻易导出并导入到另一个频道 Wiki，但可以转换为 HTML 文件并作为网页打开。
Microsoft Stream
与 Power Automate 一样，与组或团队关联的 Stream 中的视频实际上并不归组所有，并且在删除组时不会被删除。 Stream 中的视频由上传或创建视频的人员拥有，即使他们将用户或组添加为所有者。 Teams 频道中录制的会议归开始录制的人员所有。
添加其他所有者
由于删除组时视频会保留在 Stream 中，因此原始所有者可以 与其他用户和组共享视频，甚至将其添加为所有者。
下载视频
在不需要在 Stream 中保留视频或需要存储在备用位置（如记录管理系统）的情况下，所有者可以在 本地下载它。
Yammer
与 Microsoft Teams 中的对话不同，Yammer 为用户和管理员提供了移动或导出对话的选项。
将对话移到其他组或社区
任何用户（而不仅仅是所有者或管理员）都可以将对话移动到另一个 Yammer 组。 这可以在 经典 Yammer 和 新的 Yammer 接口中实现。
导出网络数据
Yammer 网络管理员 导出网络数据。 但是，这样做将导出整个网络的所有对话。 生成的导出会列出组 ID。 可以根据此 ID 筛选对话。