通过

使用硬件请求和硬件管理应用程序

  • 项目

配置和设置步骤完成后，应用程序即可共享和使用。

使用硬件请求应用程序

Hardware Request 应用程序简单易用，因此请求过程不需要专门的用户培训。 该应用程序将指导您创建和提交请求，以在管理应用程序中启动审批工作流。 本文简要概述了 Hardware Request 应用程序中支持的功能。

硬件请求应用程序主页截图。

创建新的硬件请求

Hardware Request 应用程序简化了您购买和提交新硬件请求的方式。 按照以下步骤开始：

  1. 在主页上，选择 创建新请求 以转到 选择从可用设备 页面。 在这里，您会看到每种 产品类型的单独磁贴。

    硬件请求应用程序设备类型选择页面的屏幕截图。

  2. 在设备选择页面中，可以：

    1. 选择磁贴以转到特定产品类型中的产品。
    2. 在快速查找中 按产品描述进行筛选。 的复选框。 这会在选择设备类型之前减少图块的数量和每个图块中的产品数量。

  3. 在产品类别视图中，您可以添加品牌或子类型过滤器，或者搜索产品描述。

  4. 对于每个产品请求，请务必指明数量。 您可以键入 quantity 或选择 加号（+）。

  5. 选择 添加到购物车。

  6. 根据需要重复这些步骤，将所有必要的物品装满购物车。

  7. 选择购物车进行结帐。

  8. 在结帐页面上，您可以添加以下信息：

    • 请求标题 - 为您的请求命名

    • 业务组 - 选择您的业务组

    • 代表 请求 - 如果您请求另一个人，请从下拉列表中选择其姓名

    • 其他详细信息 - 提供任何可能有用的详细信息

  9. 查看每个硬件请求和数量以确保准确性。 如有必要，您可以选择选择 Remove（删除 ）。

  10. 选择提交请求。 完成后 ，将显示 Request submitted（请求已提交 ）页面。

查看硬件请求

在 Hardware Request 应用程序中提交请求后，您可以查看其进度。 采取以下步骤：

  1. 在主页上，选择 View my requests（查看我的请求）。
  2. 查看您的请求。 我的请求页面显示您所有请求的表格。 表格字段包括：
    • 请求标题
    • 审批者
    • 审批状态
    • 阶段
    • 提交时间（日期）
    • 完成时间（日期）
  3. 选择眼睛 可查看有关特定请求的更多详细信息。

查看设备

您还可以查看分配给您的设备。 采取以下步骤：

  1. 在主页上，选择 View my devices（查看我的设备）。

  2. 查看您的设备。 我的资产页面显示一个表格，其中包含您分配的所有设备。 这些字段是：

    • Device name
    • 资产编号
    • 制造商
    • 交付时间（日期）
    • 可换新（日期）

使用硬件管理应用程序

硬件请求由 Hardware Management 应用程序中的团队管理。 本节介绍您作为硬件经理可能遇到的最可能的硬件管理方案。

硬件管理应用程序设计为灵活，因此它可以为您处理各种场景。 目标始终是让系统数据反映请求、资产和预算在现实世界中的存在方式。

审查和批准需要进行采购的请求

请求流程的工作流从批准或拒绝这一重要决策开始。 为了做出这一决定，硬件管理员需要获得尽可能多的相关信息。 由于此决定是在购买之前做出的，因此您或其他硬件管理员可以从硬件管理应用程序 Microsoft Teams Microsoft Outlook或。

对于需要进行采购的请求，使用硬件管理应用程序

请按照以下步骤直接在 Hardware Management 应用程序中查看和批准需要购买的请求。

  1. 选择 Hardware Management 应用程序左侧窗格中的 Requests 。

  2. 选择 Open Requests（打开请求 ）查看打开的请求列表（注意：默认排序是按 Submitted On 日期（降序），最新请求位于顶部）。

  3. 选择请求名称要查看的请求的超链接 。 它将带您进入 Hardware Request General 选项卡。

    在 Hardware Management 应用程序中管理需要 PO 的请求的屏幕截图。

    硬件请求常规选项卡提供了请求的概述。 概述页面上的信息可帮助您决定批准或拒绝请求。 概述包括以下各部分：

    • 详
      • 客户
      • 业务组
      • 提交者
      • 需要购买指示符
      • 数量
      • 提交日期 / 时间
      • 完成日期
      • 请求内容
      • 请求编号
    • 批准
      • Status
      • 注释
      • 审批者
      • 审批日期
      • 附加详细信息 – 作为请求的自由文本输入
    • 项目
      • 产品描述
      • quantity
      • price
    • 采购订单
    • 资产
    • 标头–包含状态跟踪器，允许管理员快速识别请求在流程中的位置，并具有流程中每个步骤的可执行函数

  4. 选择查看 状态跟踪器中的步骤。

  5. 将审批状态从 Pending（待处理 ）更新为 Approved（已批准）。

  6. 将 Require Purchasing？（需要购买？ 因为这是一个购买场景。

  7. 选择运行流以通知审查完成。 这会通知请求用户批准操作。

  8. 选择下一阶段进入采购步骤。

对需要采购的请求使用 Teams

可以对其进行设置，以便在 Teams 中为他们设置审批 工作流项 。 提交硬件请求时，工作流便会到达，且在活动中有一个通知。 请按照以下步骤启动审批流程方案：

  1. 选择 硬件管理应用程序左侧窗格中的审批 。

  2. 选择要查看的请求，将打开一张卡片，上面显示该请求的相关详细信息：

    • Status（状态）– 在本例中为 Requested （最终状态将为 Approved 或 Rejected）
    • 客户
    • 提交者
    • 数量
    • 附加详细信息 – 作为请求的自由文本输入
    • Items–列表包括产品描述、数量和价格
    • 附件 – 与审查相关的文件
    • 状态流 – 显示从申请人到批准人的操作时间
    • Comments（评论）–允许您作为审批者使用自由文本来解释决策

  3. 选择 批准 前进到 购买 步骤。

了解有关审批的更多信息 Microsoft Teams。

对需要进行采购的请求使用 Outlook

可以对其进行设置，以便在提交请求时将电子邮件发送到您或其他硬件经理的 Outlook 收件箱 。 请按照以下步骤启动此审批流程方案：

  1. 收到硬件请求电子邮件时，只需打开该电子邮件即可查看请求的相关详细信息：

    • 状态– 在本例中为 Requested （最终 为 Approved 或 Rejected）
    • 客户
    • 提交者
    • 数量
    • 附加详细信息 – 作为请求的自由文本输入
    • 项目
      • description
      • quantity
      • price
    • 附件 – 与审查相关的文件
    • 状态流 – 显示从申请人到批准人的操作时间
    • 备注 – 允许批准人解释决策

  2. 选择 批准 前进到 购买 步骤。

备注

批准本身不会自动触发采购。 采购订单是单独下的。

审查和批准不需要进行采购的请求

不需要购买步骤的请求（库存中已有的资产）的处理方式必须略有不同。 因为步骤较少，所以流程更简单：

对于不需要进行采购的请求，使用硬件管理应用程序

请按照以下步骤完成使用硬件管理应用程序处理不需要购买的请求的场景：

  1. 选择 Hardware Management 应用程序左侧窗格中的 Requests 。

  2. 选择 “打开的请求 ”以查看打开的请求列表（注意：默认排序是按 “提交日期 ”（降序），最新请求位于顶部）。

  3. 选择请求名称要查看的请求的超链接 。 它将带您进入 Hardware Request General（硬件请求 常规 ）选项卡，其中提供了请求的概述。 该信息可帮助您决定是批准还是拒绝请求。 概述页面包括以下部分：

    • 详
      • 客户
      • 业务组
      • 提交者
      • 需要购买指示符
      • 数量
      • 提交日期 / 时间
      • 完成日期
      • 请求内容
      • 请求编号
    • 批准
      • Status
      • 注释
      • 审批者
      • 审批日期
    • 其他详细信息–显示与请求相关的自由文本输入
    • 项目
      • description
      • quantity
      • price
    • 采购订单
    • 资产
    • 标头–包含状态跟踪器，可帮助您快速识别请求流程阶段，并包含流程中每个步骤的可执行函数。

  4. 在状态跟踪器中选择 Review（查看 ）。

  5. 将 Approval Status 字段从 Pending（待处理 ）更新为 Approved（已批准）。

  6. 对于 Require Purchasing？，将默认值从 Yes 更改为 No ，因为在这种情况下不需要购买。

  7. 为 Notify Review Complete（通知审核完成）选择 Run Flow（运行流程 ）。 此操作将通知审批操作的请求者。

  8. 选择 下一阶段 前进到 交付 步骤。

备注

将请求需要采购？从默认的是更改为否不能在 Teams 或 Outlook 中完成。 此功能必须使用硬件管理应用程序。

审核和批准混合库存请求

当请求既包括采购项目又包括现有项目时，就需要一种混合方法。

最好将请求视为需要采购？是，其中个别项目被指定为现有资产。 按照以下步骤在 Hardware Management 应用程序中查看和批准混合清单请求：

  1. 添加批准注释，以向采购商指示将从现有资产库存中分配哪些项目（例如， 不应购买 USB-C 充电器；从库存中分配）。
  2. 转到 Assets 块，选择 省略号（...），然后选择 Add Existing 资产。
  3. 在查找记录 和搜索中 输入资产的名称。
  4. 选择资产，然后选择 添加。 此操作会将资产分配给请求。

拒绝请求

审核后，可以决定不应继续请求。 请求可能是重复的、错误的或超出预算的。 在这种情况下，您必须拒绝该请求。 这可确保不进行购买或采取进一步操作。 您可以直接在 Teams、Outlook 或硬件管理应用程序中拒绝请求。

使用硬件管理应用程序拒绝请求

按照以下步骤直接在 Hardware Management 应用程序中拒绝请求：

  1. 选择 Hardware Management 应用程序左侧窗格中的 Requests 。

  2. 选择 打开请求 以查看请求列表（注意：默认排序是按“提交日期”（降序）排序，最新请求位于顶部）。

  3. 选择请求名称要查看的请求的超链接 。 它将带您进入 Hardware Request General（硬件请求 常规 ）选项卡，其中提供了请求的概述。 该信息可帮助您决定是批准还是拒绝请求。 概述页面包括以下部分：

    • 详
      • 客户
      • 业务组
      • 提交者
      • 需要购买指示符
      • 数量
      • 提交日期 / 时间
      • 完成日期
      • 请求内容
      • 请求编号
    • 批准
      • Status
      • 注释
      • 审批者
      • 审批日期
    • 其他详细信息–显示与请求相关的自由文本输入
    • 项目
      • description
      • quantity
      • price
    • 采购订单
    • 资产
    • 标头 - 包含状态跟踪器，可帮助您快速识别请求流程阶段，并包含流程中每个步骤的可执行函数

  4. 选择查看 状态跟踪器中的步骤。

  5. 将 Approval Status 字段从 Pending（待处理 ）更新为 Rejected（已拒绝）。

  6. 选择运行流以通知审查完成。 此操作将通知发出审批操作请求的用户。

使用 Teams 来拒绝请求

硬件管理员在 Teams 中有一个需要批准的工作流项目，该项目在提交请求时到达，并在活动中有一个通知。 要开始通过 Teams 拒绝硬件请求的流程，请执行以下步骤：

  1. 在 Teams 的左窗格中选择 审批 。

  2. 选择要查看的请求，将打开一张卡片，上面显示该请求的相关详细信息：

    • Status–在本例中显示 Requested （最终 为 Approved 或 Rejected）
    • 客户
    • 提交者
    • 数量
    • 其他详细信息–显示与请求相关的自由文本输入
    • Items（商品）–列出带有描述、数量和价格的产品
    • 附件–显示要审阅的相关文档
    • 状态流 – 显示从申请人到批准人的操作时间
    • 备注 – 允许批准人解释决策

  3. 选择拒绝。

使用 Outlook 拒绝请求

硬件管理员会在他们的 Outlook 收件箱中收到一封电子邮件，该邮件会在请求提交并准备接受审查时发送。 若要通过 Outlook 拒绝硬件请求，请执行以下步骤：

  1. 打开请求以查看电子邮件。 该电子邮件包含请求的相关详细信息：
    • 状态– 在本例中为 Requested （最终 为 Approved 或 Rejected）
    • 客户
    • 提交者
    • 数量
    • 其他详细信息–显示与请求相关的自由文本输入
    • Items（商品）–列出产品描述、数量和价格
    • 附件–显示与审阅相关的文档
    • 状态流 – 显示从申请人到批准人的操作时间
    • 备注 – 允许批准人解释决策
  2. 选择拒绝。

购买

请求获得批准后，即可进行购买。 任何需要采购的项目都将添加到 您公司采购系统的采购订单 中。 要使 Hardware Management 应用程序反映该采购订单的实际情况，请使用采购订单信息更新请求。 采取以下步骤：

  1. 选择省略号（...） 在请求的 Purchase Orders 磁贴上，然后选择选择 + 添加新采购订单。

  2. 输入字段并选择 Save（保存）。

    采购的必填字段：

    • 名称（注：采购订单名称可能与请求一致）
    • Business Group（业务组）–显示对购买负有财务责任的组
    • Budget（预算）–显示资金的分配位置

    采购的可选字段：

    • 采购订单编号（外部分配）
    • 数量
    • 硬件请求
    • 货币

  3. 输入采购订单后，运行通知流以传达阶段的完成情况。 从概览中，选择工作流中的采购，然后选择运行流以通知采购完成。 在出现的窗口中，再次选择 Run Flow（运行流 ）。

  4. 通过在工作流中选择 Purchase ，然后选择 Next Stage.

接收

收到订购产品的发货后，您就可以在 Hardware Management 应用程序中创建资产、传达收据并推进工作流程。 请按照以下步骤更新请求：

  1. 选择 Hardware Management 应用程序左侧窗格中的 Requests 。
  2. 为收到的货物创建资产。
    1. 在工作流中选择接收
    2. 选择运行流以创建资产
    3. 在窗口中，再次选择 Run Flow（运行流 ）
  3. 将 receipt 事件传达给请求者。
    1. 在工作流中选择接收
    2. 选择运行流以通知接收完成
    3. 在窗口中，再次选择 Run Flow（运行流 ）
  4. 推进工作流程。
    1. 在工作流中选择接收
    2. 选择下一阶段
    3. 在工作流中选择接收
    4. 选择运行流以通知接收完成
    5. 在窗口中，再次选择 Run Flow（运行流 ）

交付

现在资产已经到手，是时候交付它们了。 请求者拥有资产后，请执行以下步骤来更新请求：

  1. 选择 Hardware Management 应用程序左侧窗格中的 Requests 。
  2. 为每个交付的项目创建资产。
    1. 在工作流中选择交付
    2. 选择运行流以将资产设置为交付状态
    3. 在弹出的窗口中，再次选择运行流
  3. 将传递事件传达给请求者。
    1. 在工作流中选择交付
    2. 选择运行流以通知交付完成
    3. 在弹出的窗口中，输入交付日期
    4. 再次选择运行流
  4. 推进工作流程。
    1. 在工作流中选择交付，然后选择下一阶段

完成

更新请求以反映流程已完成。 采取以下步骤：

  1. 选择 Hardware Management 应用程序左侧窗格中的 Requests 。
  2. 向请求者传达完成情况。
    1. 在工作流中选择完成
    2. 选择运行流以通知请求完成
    3. 在弹出的窗口中，再次选择运行流
  3. 完成工作流。
    1. 在工作流中选择完成
    2. 输入完成日期，然后选择完成

重新分配请求

通过请求应用程序提交请求时，可能需要将请求重新分配给不同于默认选择的审批者。 您可以从 Hardware Management 应用程序或 Teams 完成该操作。

使用硬件管理应用程序重新分配请求

请按照以下步骤将请求重新分配给其他审批者：

  1. 选择 Hardware Management 应用程序左侧窗格中的 Requests 。

  2. 选择 Assign 以显示 Assign Hardware Request 窗口 。

    备注

    根据窗口的大小，您可能需要选择省略号 (…) 来查看分配。

  3. 对于 Assign to（分配给），选择 User（用户 ） 或 Team（团队）。 对于用户或团队，您可以查看全部或筛选以仅查看用户 或 仅 团队。

  4. 选择重新分配后，选择 Assign。

使用 Teams 重新分配请求

执行以下步骤将请求重新分配给 Teams 中的不同批准者：

  1. 在卡片中，选择 Reassign。
  2. 开始在 Reassign to （根据输入提供建议）中 键入名称。
  3. 选择名称后，选择 Confirm 以完成重新分配。

通知硬件符合换新条件

每个资产都分配有一个 符合刷新条件的日期 。 日期的计算依据如下：

  • 产品刷新策略中的 Refresh Term （Months）
  • 交付日期 资产日期

定期执行通知符合资产换新条件的流。 对于超过换新日期的活动资产，将发送通知，以通知资产所有者。 资产本身也会更新，以反映发送通知的日期。 之后，根据政策，可以请求更换资产。 交付替换件后，旧资产就可以更新为停用状态。

用于批量采购的批量导入

要创建批量购买的资产，请使用 Excel Online 集成。 批量导入这些资产，并将导入与采购订单关联，以用于预算汇总原因，无需请求。

深入了解请求和硬件资产

该应用程序由一些报告构建而成，这些 Power BI 报告允许您监控请求活动、预算和资产以实现高效运营。 选择 Dashboards （控制面板），然后选择 左侧窗格中的 Reports（报告 ）以开始使用。

硬件请求仪表板

硬件请求仪表板提供请求活动的图形视图。 从下拉列表（今天、昨天、本周、上周……）中为所需的提交日期筛选器选择时间段。 图表将更新为以下各项的视图：

  • 按状态
  • 按阶段
  • 按计数的活动
  • 按金额的活动

硬件管理应用程序中硬件请求仪表板的屏幕截图。

硬件管理报告

将视图从硬请求仪表板切换到硬件管理报告，以查看详细的报告，其标题中包含以下内容的总计和图表：

  • 预算
  • 请求
  • 资产