如何配置 Azure 信息保护可视标记的标签

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当文档或电子邮件中分配一个标签时，可以选择几个选项，以便方便地显示所选的分类。 这些可视标记是页眉、页脚和水印。

有关这些视觉标记的其他信息：

  • 页眉和页脚适用于 Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook。

  • 水印适用于 Word、Excel 和 PowerPoint：

    • Excel：水印仅在页面布局和打印预览模式及打印后可见。

    • PowerPoint：水印应用于母板幻灯片，作为背景图像。 在“视图”选项卡上的“幻灯片母版”中，确保未选中“隐藏背景图形”复选框。

  • Word、Excel 和 PowerPoint 中的水印、页眉和页脚支持多行。 如果为 Outlook 中应用的标签页眉或页脚指定多行，这些行就会连接到一起。 在这种情况下，请考虑使用配置来为 Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook 设置不同的视觉标记。

  • 最大字符串长度：

    • 页眉和页脚可以输入的最大字符串长度为 1024 个字符。 但是，Excel 的页眉和页脚的总数限制为 255 个字符。 此限制包括 Excel 中不可见的字符，例如格式代码。 如果达到该限制，则输入的字符串不在 Excel 中显示。

    • 可以输入的水印的最大字符串长度为 255 个字符。

  • 你可以简单地指定文本字符串，也可以使用变量在应用页眉、页脚或水印时动态创建文本字符串。

  • Word、PowerPoint 和 Outlook 支持使用不同颜色的视觉标记，现在 Excel 也不例外。

  • 视觉标记仅支持一种语言。

应用视觉标记的情况

对于电子邮件，从 Outlook 发送电子邮件时会应用视觉标记。 如果通过更改标签来转发或回复该电子邮件，则始终保留原始视觉标记。

对于文档，视觉标记应用如下所示：

  • 在 Office 应用中，会在应用标签时应用来自标签的视觉标记。 打开标记的文档以及首次保存该文档时，也会应用视觉标记。

  • 当使用文件资源管理器、PowerShell 或 Azure 信息保护扫描程序标记文档时，不会立即应用视觉标记，但在 Office 应用中打开文档以及首次保存文档时会通过 Azure 信息保护客户端应用视觉标记。

    例外情况是为保存在 Microsoft SharePoint 或工作、学校或家庭版 OneDrive 中的文件使用 Office 应用中的自动保存功能时：启用“自动保存”功能时，将不会应用视觉标记，除非将高级客户端设置配置为启用在后台持续运行分类。

配置标签的视觉标记

请按照以下说明来配置标签的可视标记。

  1. 如果尚未这样做，请打开新的浏览器窗口，登录到 Azure 门户， 然后导航到“Azure 信息保护”窗格。

    例如，在资源、服务和文档的搜索框中：开始键入“信息”并选择“Azure 信息保护”。

  2. 从“分类”“标签”菜单选项：在“Azure 信息保护 - 标签”窗格上，选择包含要添加或更改的视觉标记的标签。

  3. 在“标签”窗格的“设置视觉标记(如页眉或页脚)”部分中，配置所需视觉标记的设置，然后单击设置“保存” ：

    • 配置一个页眉：针对“文档的此标签具有页眉”，选择“打开”（如果希望具有页眉），或“关闭”（如果不希望这样做）。 如果选择“打开”，则指定页眉的文本、大小、字体、颜色和对齐方式。

    • 配置一个页脚：针对文档的此标签具有页脚，选择“打开”（如果希望具有页脚），或“关闭”（如果不希望这样做）。 如果选择“打开”，则指定页脚的文本、大小、字体、颜色和对齐方式。

    • 配置一个水印：针对文档的此标签具有水印，选择“打开”（如果希望具有水印），或“关闭”（如果不希望这样做）。 如果选择“打开”，则指定水印的文本、大小、字体、颜色和对齐方式。

单击“保存”时，更改将会自动提供给用户和服务。 不再提供单独发布选项。

在文本字符串中使用变量

你可以在文本字符串中为页眉、页脚或水印使用以下变量：

  • ${Item.Label}，针对所选标签。 例如：“常规”

  • ${Item.Name}，针对文件名或电子邮件主题。 例如：JulySales.docx

  • ${Item.Location}，针对文档的路径和文件名，以及电子邮件的主题。 例如：\Sales\2016\Q3\JulyReport.docx

  • ${User.Name}，表示当前登录的 Windows 用户的文档或电子邮件的所有者显示名称。 例如：Rosalind Simone

  • ${User.PrincipalName}，针对文档或电子邮件的所有者（按 Azure 信息保护客户端登录电子邮件地址 (UPN)）。 例如：rsimone@vanarsdelltd.com

  • ${Event.DateTime}，针对设置所选标签时的日期和时间。 例如：2016/8/16 下午 1:30

注意

该语法区分大小写。

提示

还可使用字段代码将标签名称插入文档或模板中。

为 Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook 设置不同的视觉标记

默认情况下，指定的视觉标记将应用于 Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook。 但是，在文本字符串中使用“If.App”变量语句并使用值 Word、Excel、PowerPoint 或 Outlook 标识应用程序类型时，可以为每个 Office 应用程序类型指定视觉标记。 还可以简化这些值，当想要在同一 If.App 语句中指定多个值时，这很有必要。

使用以下语法：

${If.App.<application type>}<your visual markings text> ${If.End}

注意

此语句中的该语法区分大小写。

示例：

  • 仅为 Word 文档设置页眉文本：

    ${If.App.Word}This Word document is sensitive ${If.End}

    仅在 Word 文档页眉中，标签应用页眉文本“此 Word 文档包含敏感内容”。 没有页眉文本应用于其他 Office 应用程序。

  • 为 Word、Excel 和 Outlook 设置页脚文本，为 PowerPoint 设置不同的页脚文本：

    ${If.App.WXO}This content is confidential. ${If.End}${If.App.PowerPoint}This presentation is confidential. ${If.End}

    在 Word、Excel 和 Outlook 中，标签应用页脚文本"此内容是机密的"。在PowerPoint中，标签应用页脚文本"此演示文稿是机密的"。

  • 为 Word 和 PowerPoint 设置特定的水印文本，然后为 Word、Excel 和 PowerPoint 设置水印文本：

    ${If.App.WP}This content is ${If.End}Confidential

    在 Word 和 PowerPoint 中，标签应用水印文本“此内容保密”。 在 Excel 中，标签应用水印文本“机密”。 在 Outlook 中，标签不应用任何水印文本，因为 Outlook 不支持水印视觉标记。

注意

使用 Azure 信息保护统一标记客户端时，仅可使用 Azure 信息保护门户设置字体名称的值。 如果为字体颜色设置的值不是五个默认值之一，也只能使用 Azure 信息保护门户。

设置字体名称

Calibri 是页眉、页脚和水印文字的默认字体。 如果指定替代字体名称，请确保它在将应用视觉标记的客户端设备上可用。 如果指定字体不可用，客户端将回退使用 Calibri 字体。

设置字体颜色

可从可用颜色列表中进行选择，或输入颜色的红绿蓝 (RGB) 组成的十六进制三元色代码来指定自定义颜色。 例如，#40e0d0 是青绿色的 RGB 十六进制值。

如果需要这些代码的引用，则从 MSDN Web 文档的颜色>页可以找到有用的表。还可以在许多应用程序中找到这些代码，这些代码可让你编辑图片。 例如，通过 Microsoft 画图，从调色板中选择自定义颜色，系统将自动显示 RGB 值，该值可供复制。

后续步骤

有关配置 Azure 信息保护策略的详细信息，请使用配置组织的策略部分中的链接。