日记规则

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适用于： Office 365 for enterprises, Live@edu

上一次修改主题： 2010-08-17

日记规则**用于记录（或“做日记”）发送至特定收件人或从这些收件人发送的电子邮件。如果某封邮件符合日记规则定义的条件，则记录该邮件。日记规则可帮助您的组织响应法律、法规和组织遵从性要求。

例如，某些金融企业的公司主管可能要负责处理员工对客户做出的理赔。可以使用日记规则来收集由特定的员工组发送至外部客户的所有电子邮件。

以下是一些比较著名的美国法规和国际法规，这些法规规定的要求可能依赖于日记技术。

2002 年萨班尼斯-奥克斯莱法案 (Sarbanes-Oxley Act of 2002, SOX)

2003 年金融机构隐私权保护法案 (Financial Institution Privacy Protection Act of 2003)

证券交易委员会法规 17a-4 (Security Exchange Commission Rule 17a-4, SEC Rule 17 A-4)

1996 年的健康保险便利和义务法案 (HIPAA)

全国证券交易商协会 3010 & 3110 (National Association of Securities Dealers 3010 & 3110, NASD 3010 & 3110)

2001 年的提供打击与防止恐怖主义所需的适当工具以团结并强化美国法案（爱国法案）

格雷姆-里奇-比利雷法案（金融现代化法案） (Gramm-Leach-Bliley Act [Financial Modernization Act])

欧盟数据保护指导 (European Union Data Protection Directive, EUDPD)

2001 年金融机构隐私权保护法案 (Financial Institution Privacy Protection Act of 2001)

日本的个人信息保护法案 (Japan's Personal Information Protection Act)

日记规则如何工作？

如果某封邮件符合您已在日记规则中定义的条件，则将记录该邮件。您可定义想要记录的收件人、发送至想要记录的收件人的邮件或从这些收件人发送的邮件，以及想要将记录的邮件副本发送至的位置。

日记规则由下列组件组成：

  • 日记收件人   这定义您想要记录的收件人。从共享通讯簿中选择收件人。实际记录的邮件依赖于日记规则的作用域。如果指定一个组，则记录该组的各个成员。
    您可选择记录组织中的所有收件人，而不是指定各个收件人。同样，实际记录的邮件依赖于日记规则的作用域。
  • **日记规则作用域 **  这定义将在发送至日记收件人或从这些收件人发送邮件时记录的邮件。选项如下：
    • 所有邮件   不管是源还是目标，都将记录所有邮件。
    • 仅内部邮件   记录从内部发件人发送的且包含至少一个内部收件人的邮件。如果发件人是内部的，但所有收件人都是外部的，则不会记录该邮件。如果发件人是外部的而收件人是内部的，则不会记录该邮件。
    • 仅外部邮件   记录发送至组织外部的收件人或从这些收件人发送的邮件。
  • 日记报告   日记报告是指邮件符合日记规则时生成的邮件。日记报告的正文包含原始邮件的信息，例如发件人电子邮件地址、邮件主题、邮件 ID 以及收件人电子邮件地址。日记报告还以附件的形式包括未经更改的原始邮件。这种类型的邮件日记也称为“信封日记”。
  • 日记邮箱   日记邮箱**用于收集日记报告。如何配置日记邮箱取决于组织策略以及法规和法律要求。可以针对组织中配置的所有日记规则指定一个用于收集邮件的日记邮箱，或者可以针对不同的日记规则或日记规则集使用不同的日记邮箱。
    注意   日记邮箱可以包含敏感信息。最好创建组织范围的策略，以便确定谁有权访问组织中的日记邮箱，并限制为仅允许有直接需要的人员对邮箱进行访问。
  • 未送达日记报告的通知的收件人   在基于云的组织中，强烈建议您指定一个或多个用户来监视日记报告未送达报告 (NDR)，以便降低丢失日记报告的风险。
    为什么？在基于云的组织中，日记报告将被视为与任何其他电子邮件一样。经多次重复尝试之后仍无法送达的日记报告将最终过期，并被删除。这在您尝试响应法律、法规和组织遵从性要求时可能会是一个问题。但是，如果将收件人配置为接收日记报告 NDR，则在删除日记报告之前，您也许有时间来解决目标邮箱的相关问题。