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上次修改时间： 2015年3月9日
适用范围： SharePoint Server 2010
本文内容
回顾：SharePoint Server 2007 中的文档管理
用户角色、目标和功能
文档管理的三个目标
介绍文档管理功能
对文档中心网站模板的更新
文档中心的常见用途
文档集
内容管理器
基于位置的元数据默认值
示例：帮助用户组织大型库
元数据导航和筛选
文档 ID
Microsoft SharePoint Server 2010 是在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 提供的文档管理功能的基础上通过扩展现有功能和提供新功能而构建的。这些扩展功能和新功能旨在使组织能够管理文档并使用户能够与单个文档和文档组进行交互。支持信息访问和内容创建等常见考虑因素，也支持合规性、协作、文档库的大小调整以及品牌推广等更复杂的因素。
在概述 SharePoint Server 2010 中文档管理功能的主要方面后，本主题将介绍以下新功能和修订后的功能：
文档集
内容管理器
基于位置的元数据默认值
元数据导航和筛选
文档 ID
回顾：SharePoint Server 2007 中的文档管理
Office SharePoint Server 2007 引入了多个文档管理功能，这些功能是 SharePoint Server 2010 中引入的功能增强的基础，包括：
回收站。可将存储在文档库中的项移动到回收站，然后删除这些项。
签入和签出。单个用户可签入和签出存储在文档库中的项。
主要和次要版本控制。存储在 Windows SharePoint Services 3.0 或 Office SharePoint Server 2007 文档库中的项可具有主要或次要版本，并且每个版本都单独存储在文档库中。
项目级权限。Office SharePoint Server 2007 支持设置和修改单个项目级别上的权限。
内容类型。文档中心和文档库功能支持与 Windows SharePoint Services 3.0 中引入的内容类型相似的内容类型。
策略。可对单个内容类型级别的文档设置策略。例如，如果您有一个名为"Documents"的内容类型，则可以为该内容类型的所有项目设置策略。
工作流。文档管理功能支持由 Windows Workflow Foundation 提供的工作流功能。
文档中心网站模板。Office SharePoint Server 2007 包含一个具有默认设置的文档中心网站模板，或者您可自定义网站模板以满足特定需求。
此外，Office SharePoint Server 2007 中的记录管理功能包含记录中心，该中心提供基于单个文档的内容类型的文档传送服务。内容管理器是记录中心的下一代版本，它提供了支持各种文档管理和记录管理方案的元数据驱动的传送服务。
所有这些功能都在 SharePoint Server 2010 中可用，但新的内容管理器例外，它在新版本中保持不变。
用户角色、目标和功能
SharePoint Server 2010 中的文档管理功能是围绕三个用户角色设计的。本节说明这三个用户角色，并介绍五项新功能和一项经修订的功能，这些功能旨在支持新用户角色和各种文档管理方案。
文档管理功能假定有三类用户与文档进行交互：访问者、参与者和内容管理员。
表 1. 用户角色
用户角色 |
说明 |
|---|---|
访问者 |
导航到文档中心并通过查看、排序、搜索或读取文档来与文档进行交互的人员。 |
参与者 |
负责执行以下一个或多个操作的人员：
|
内容管理员 |
拥有或维护文档库并负责配置、自定义和创建网站功能的人员，这可能包括：
|
文档管理的三个目标
将 SharePoint Server 2010 中的文档管理功能一起使用可支持三个主要目标：
易于使用。访问者、参与者和内容管理员会发现，默认情况下文档管理功能具有以下特点：更易于使用、自适应、更易于管理、快速部署且功能强大。文档管理功能有助于改进文档的创建和管理。
企业准备情况。不管文档管理方案如何，文档管理功能都会在规模性、丰富功能深度、自定义性和可扩展性上提供较高的性能。文档管理功能中注入了元数据并使用元数据来驱动文档检索功能。
广泛参与。组织中的每个人都可以访问文档管理功能并从中获得好处。您可以对功能进行调整，以使每个人能够查看所需功能。
介绍文档管理功能
SharePoint Server 2010 引入了五项主要文档管理功能和针对 Office SharePoint Server 2007 附带的文档中心网站模板的重要功能增强。将这些功能一起使用可支持文档管理的三个主要目标：
有助于改进文档的创建和管理
使用元数据来推动文档管理任务并支持文档检索
支持速度较快、可管理性和可缩放性较高的大型文档库
每项文档管理功能都支持这些目标中的一个或多个目标。
表 2. 文档管理功能和目标
功能 |
是否为新增功能？ |
创建和管理文档 |
元数据注入和文档检索 |
支持缩放 |
|---|---|---|---|---|
文档中心 |
X |
X |
||
文档集 |
X |
X |
||
内容管理器 |
X |
X |
X |
|
基于位置的元数据默认值 |
X |
X |
||
元数据驱动的导航 |
X |
X |
X |
|
文档 ID |
X |
X |
对文档中心网站模板的更新
已在 SharePoint Server 2010 中将 Office SharePoint Server 2007 中包含的文档中心网站模板更新为：
支持新的特性和功能。
代替 Office SharePoint Server 2007 附带的文档中心网站模板。
进行同步以适应并很好地使用记录中心网站模板。
用作突出显示多个新文档管理功能的入门模板。
使参与者能够在设置文档中心后立即向其提交新文档。
文档中心的常见用途
文档中心被设计为一个具有多个用途和大小的文档库的起点。它可支持各种文档库，从包含几十个到几百个文档的小型协作空间到存储了几千个到几十万个文档的大型协作存储库和大型知识中心网站。文档中心可发展为包含几百万个项目的大型存储库。
对于高级文档管理应用程序（如协作存储库），内容管理员可配置网站以满足特定方案和内容域的需求。内容管理员方案是大多数文档库实现的最重要的自定义点。
文档集
SharePoint Server 2010 提供一个名为文档集 的新对象，它可管理由多个文档组成的工作产品。文档集是用于管理工作产品的特殊类型的文件夹，它们提供用户界面 (UI)、元数据选项、行为和对象模型元素以帮助管理工作产品的各个方面。
文档集用于所有 SharePoint Server 2010 功能和服务，旨在帮助用户按更有意义且更有效的方式组织内容。文档集将文件夹 (SPFolder) 对象和项目 (SPItem) 对象的行为结合在一起以管理工作产品。例如，为了开发自定义 Web 部件，您收集业务要求、编写规格、制定开发和测试计划以及创建 UI 设计原型。虽然自定义 Web 部件是一个有形的"主"可交付结果项目，但所有要求（即规格、开发人员和测试计划以及 UI 设计原型）都是可交付结果的关键部分。如果没有作为 Web 部件开发过程的一部分生成的计划文档，则有形的可交付结果无法以其最终形式存在。可使用文档集功能来管理与"主"可交付结果项目关联的计划文档，所有这些文档都是工作产品的组成部分。
内容管理器
可使用内容管理器来管理将文档提交到网站，然后按照预定义的传送规则将这些文档传送到正确的库和文件夹这一过程。此功能是基于首先在 Office SharePoint Server 2007 中引入的记录传送框架构建的，并在记录中心和记录管理方案之外将其扩展为更常见的文档管理方案和应用程序。例如，使用"杜威十进分类法"系统来确定书籍的分类方式的图书馆管理员可使用内部条件来确定书籍的物理存储位置。同样地，在任何其他"托管内容存储"（例如，SharePoint Server 2010 网站上的文档库、内容管理员、图书馆管理员或承担管理容器和规则（这些规则可控制每个容器中包含的文档）的相似责任的人员）。内容管理员或图书馆管理员可使用内容管理器来管理容器和控制这些容器的规则。
基于位置的元数据默认值
SharePoint Server 2010 支持为列级别的文档配置默认元数据。这可能对小型到中型文档库已足够，但此范围对于大型文档库而言太大。大型文档库的内容管理员在文件夹/位置结构中组织文档，文档在该结构中的位置是项目上的默认元数据值的驱动因素。例如，在具有多个团队的组织中，可能存在一个与组织的所有文档关联的 Team 属性，即使文件夹名称已表示关联的团队也是如此。利用基于位置的元数据默认值，用户可基于项目在文档库中的位置（而不仅仅是列级别）为项目提供默认元数据值。
SharePoint Server 2010 中的所有企业内容管理 (ECM) 功能强调了元数据和管理大型列表的重要性，利用基于位置的元数据默认值，您能够更轻松地在文档管理方案中管理和应用元数据（这是一种可使用的有效做法，特别是在文档库中的文档数随时间的推移成比例增长时）。基于位置的元数据默认值的目标包括：
允许内容管理员基于文档和文档集中的项目在文档库中的位置为这些项目提供默认的"helper"元数据值。
确保内容管理员可了解其在文件夹层次结构中的各个位置创建的默认元数据值将如何影响项目。
确保当参与者或内容管理员向某个位置添加项目（通过服务器或 Microsoft Office 2010 客户端应用程序）时，默认值会预填充相应的字段，并且参与者和内容管理员无需知道默认值的来源或默认值到达此处的方式。
示例：帮助用户组织大型库
假定 Fabrikam 是一家具有多个"小组件"产品线的大型组织。Fabrikam 创建一个大型文档库，将其用作产品的所有工程规范文档的中央存储库。为了确保用户和公司日后能轻松查找这些文档，Fabrikam 在存储规范的文档库中配置了多个不同的内容类型，例如，"Test Plan"、"Specification"等。每个内容类型都包含元数据字段，例如"Target Market"和"Product Release Date"。文档作者和文档库的主要参与者都是产品工程团队的成员。为了使他们更轻松地使用文档库，将按产品组织其文件夹层次结构。通过此方式组织层次结构，可使产品团队的成员能够在"其"产品的文件夹中工作。
了解给定文档所在的文件夹，即表示了解有关其应获得的元数据的大量信息。例如，如果您向"Alpha"文件夹添加一个文档，则该文档的"Product Name"属性将设置为"Alpha Widget"。由于"Alpha Widget"是一类侧重于企业的小组件，因此添加到"Alpha"文件夹的所有文档都会将"Target Market"字段的值设置为"Enterprise"。
备注
在使用 Office SharePoint Server 2007 时，无法使用此类智能元数据处理和继承。在 Office SharePoint Server 2007 中，字段的默认值是在字段定义中设置的。这表示，若要在多个列表或内容类型中使用某个字段，则不管该字段的位置或内容类型如何，该字段都只能有一个默认值。列表级别是字段定义可存在其中的最小范围。可通过创建多个字段和内容类型获取每个位置的默认值来避开这些限制，但此方法不适用于元数据驱动的导航和视图筛选。
元数据导航和筛选
元数据导航和筛选是用于导航大型文档列表的有效工具。此功能旨在导航 SharePoint Server 2010 中的大型存储库的内容，该操作可通过以下方法完成：
对数据启用多个透视。在内容管理员或图书馆管理员通过标记文档来对其进行分类后，用户可基于文档的元数据值来查找并检索这些文档。
确保在使用元数据导航和筛选来运行查询后，系统决不会阻止访问者、参与者和内容管理员查看有用结果。
使内容管理员能够对元数据导航和筛选进行配置，使其更好地应用于大多数库，而无需显式创建索引来支持用于检索文档的查询。
帮助内容管理员指定其他索引，他们可使用这些索引来提高各种查询的性能。
帮助用户精简查询，以使用复合索引来提高结果的相关性。
文档 ID
文档 ID 是文档或文档集的唯一标识符，并且不管文档的位置如何，静态 URL 都将打开与文档 ID 关联的文档或文档集。文档 ID 提供：
一种引用项目（例如，SharePoint Server 2010 中的文档或文档集）的方式，此方式的可靠性低于使用 URL 的可靠性。如果项目的位置发生更改，则 URL 将断开。作为 URL 的替代，文档 ID 功能使用分配给它的文档 ID 来创建每个内容项目的静态 URL。
针对在文档生命周期中的不同点移动文档或文档集的更灵活的支持。例如，如果您在 MySite 或 Workspace 页上创建一个文档，然后在工作组网站上发布该文档，则文档 ID 将持续存在并与该文档如影相随，以避开断开的 URL 问题。
文档 ID 生成器，用于向项目分配唯一文档 ID。可自定义服务所生成的 ID 的格式。通过使用文档管理 API，可编写并使用自定义文档 ID 提供程序。