管理元数据

项目
06/15/2015

上次修改时间： 2015年3月9日

适用范围： SharePoint Server 2010

本文内容
了解托管元数据
使用托管元数据
使用托管元数据的好处

托管元数据是可定义的集中管理术语的分层集合，可将这些术语用作 Microsoft SharePoint Server 2010 中项的属性。

本主题首先介绍了有关托管元数据的核心概念，然后描述了托管元数据的使用方法。最后一节说明了将托管元数据合并到 SharePoint Server 2010 解决方案中的好处。本主题包括：

了解托管元数据
使用托管元数据
使用托管元数据的好处

了解托管元数据

本节介绍了托管元数据中使用的几个关键概念，这些概念是开发人员在创建自定义托管元数据解决方案时创建和管理的对象的基础。

术语和术语集

术语是可与 SharePoint Server 2010 中的项关联的词或短语。术语集是相关术语的集合。可以指定 SharePoint Server 2010 列必须包含来自特定术语集的术语。托管元数据反映了这样一个事实，即可以独立于列来单独创建和管理术语和术语集。

本地术语集是在网站集的上下文中创建的。例如，如果向一个文档库中的列表添加一个列，然后创建一个此列将绑定到的新术语集，则新术语集是包含该文档库的网站集的本地术语集。

全局术语集是在网站集的上下文外部创建的。例如，术语库管理员可以创建一个名为"Human Resources"（人力资源）的术语集组，并指派一个人来管理此术语集组。该组管理员将在"Human Resources"（人力资源）术语集组中创建与 Human Resources 相关的术语集（如职务和付薪等级）。

用户可以仅查看全局术语集和用户网站集的本地术语集。

例如，假定您的公司采用了 RACI 模型，在该模型中创建的每个文档必须包含一个包含有关该文档的负责人、批准人、咨询人和告知人的列表。

为了做到这一点，您将：

按每个人的姓名来定义术语。
将这些术语并入一个名为"RACI-trained people"（RACI 受训人员）的全局术语集中。
创建四个新列："Responsible"（负责人）、"Accountable"（批准人）、"Consulted"（咨询人）和"Informed"（告知人）。
指定这四个列中的值必须来自"RACI-trained people"（RACI 受训人员）术语集。
将这四个列与表示文档的内容类型关联。

在此示例中，只要用户创建文档或将文档上载到 SharePoint Server 2010，用户就必须从上述四个角色中选择与文档关联的人员。如果公司聘用了一名新员工，则向"RACI 受训人员"术语集添加一个新术语，该术语将成为四个列的有效值。

托管术语、企业关键字和术语库

可以将术语分为两大类型：

托管术语，此类术语一般是预定义的、只能由具有适当权限的用户创建并且通常以层次结构的形式组织。
企业关键字，此类术语只是一些已添加到 SharePoint Server 2010 项中的词或短语。所有企业关键字都是一个名为"关键字集"的非分层术语集的一部分。

托管术语和企业关键字的使用方式不同。有关详细信息，请参阅本主题后面的"使用术语"一节。

备注

通常，在可通过上下文确定术语为托管术语时，将省略"托管"一词。

托管术语和企业关键字存储在一个称作"术语库"的数据库中。

使用托管元数据

以下各节说明如何创建和使用术语。

创建术语

SharePoint Server 2010 包含一个术语库管理工具，可用于创建和管理术语集。如果您具有适当的权限，则可使用术语库管理工具执行以下操作：

创建或删除术语集。
添加、修改或删除术语。
以层次结构的形式组织术语集中的术语。
定义同义词。
导入术语。
通过将企业关键字移动到术语集中，使这些关键字成为托管术语。

示例：

为了对所有文档强制实施 RACI 约定，您先使用术语库管理工具来定义一个表示可承担任何 RACI 角色的所有人员的术语集，然后您使用该工具在术语集中为每个人添加一个术语。定义以下术语集和术语：

RACI 受训人员（术语集）：
- Anna Misiec
- Ben Miller
- Eli Bowen
- Eran Shtiegman
- Eric Gruber
- Erik Rucker
- Erlingur Jonsson
- Eugene Zabokritski
- Eva Corets
- Florence Flipo
- Fred Vidul
- Gerwald Oberleitner
- Kathie Flood
- Manuel Oliveira
- Mu Han
- Sunil Uppal

由于术语集中的姓名过多，从而导致术语集使用起来不方便。您决定按照报告结构重新组织术语集。新的术语集和术语现具有以下结构：

RACI 受训人员（术语集）：
- Eugene Zabokritski
  - Anna Misiec
  - Ben Miller
  - Eric Gruber
  - Fred Vidul
  - Gerwald Oberleitner
  - Manuel Oliveira
  - Sunil Uppal
- Florence Flipo
  - Eli Bowen
  - Eran Shtiegman
  - Erik Rucker
  - Erlingur Jonsson
  - Eva Corets
  - Kathie Flood
- Mu Han

使用术语

列是列表中用于存储有关 SharePoint Server 2010 项的信息的位置。在定义一个列时，您为该列提供一个名称，指定该列的类型并提供依赖于列类型的其他信息。

SharePoint Server 2010 引入了一个名为"托管元数据"的新列类型。在创建一个托管元数据列时，您指定必须从中获取该列的值的术语集。在您希望用户提供列表项（包括文档）的信息以及术语集中包含的信息的有效值时，请使用托管元数据列。创建新的内容类型或修改现有内容类型，然后将托管元数据列添加到内容类型。

示例：

由于所有文档将必须标识负责人、批准人、咨询人和告知人，因此您决定为每个属性创建列。您创建一个名为"Responsible"（负责人）的网站栏，为该列的类型选择"托管元数据"，再选择术语集"RACI-trained people"（受训人员）为"Responsible"（负责人）列提供值，并指示该列只能包含一个值。然后，按照表 1 中的原则创建其他三个列。

表 1. 列原则

列名称	术语集	是否允许多个值？
批准人	RACI 受训人员	否
咨询人	RACI 受训人员	是
告知人	RACI 受训人员	是

在创建这些列后，您创建一个新内容类型以表示必须已标识其 RACI 联系人的文档。您创建一个新内容类型，将其命名为"RACI document"（RACI 文档），然后为其父内容类型选择"Document"（文档）。然后，您修改"RACI document"（RACI 文档）内容类型，并向该内容类型添加"Responsible"（负责人）、"Accountable"（批准人）、"Consulted"（咨询人）和"Informed"（告知人）列。

最后，您修改共享文档库，并向库中可用的内容类型集添加"RACI document"（RACI 文档）。

输入术语

若用户创建或上载某个类型的新 SharePoint Server 2010 项，而该项的列需要值，则用户必须提供值。如果该列是一个托管元数据列，则会显示托管元数据控件，用户将与此控件进行交互以输入值。

利用托管元数据控件，用户可以键入一个值或通过分层浏览与该列关联的术语集来选择一个值。如果用户开始键入一个值，则此控件会显示关联术语集中以用户键入的字符开头的所有术语。术语集的名称和术语在层次结构中所处的位置随术语本身一起指示。

如果列的定义允许多个值，则用户可以选择多个术语。如果术语集和列的定义都允许添加新术语，则用户还可以创建新术语并将其插入到术语集的层次结构中的适当位置。

示例：

当用户需要上载新的 RACI 文档时，用户会标识要上载的文档，然后必须在"Responsible"（负责人）、"Accountable"（批准人）、"Consulted"（咨询人）和"Informed"（告知人）列中填入值。

在"Responsible"（负责人）字段中，用户显示人员术语集中术语的层次结构，展开"Florence Flipo"，然后选择"Kathie Flood"。

用户无法记住批准人的全名。批准人的名字为 Eric 或 Erik（其上级是 Eugene Zabokritski），但用户无法记住批准人的姓氏。用户键入 Er，将显示以下术语选项：

Eran Shtiegman [people: Florence Flipo]
Eric Gruber [people: Eugene Zabokritski]
Erik Rucker [people: Florence Flipo]
Erlingur Jonsson [people: Florence Flipo]

用户选择"Eric Gruber"。

在"Consulted"（咨询人）字段中，用户键入 Fred Vidul; Sunil Uppal。

在"Informed"（告知人）字段中，用户浏览术语集层次结构，并选择"Eugene Zabokritski"、"Florence Flipo"和"Mu Han"。

输入企业关键字

SharePoint Server 2010 包含一个名为"企业关键字"的预定义的列。可以向内容类型添加此列。当用户向"企业关键字"列添加值时，会显示企业关键字控件，用户与该控件进行交互以输入值。企业关键字控件的行为与托管元数据控件的行为类似，只不过企业关键字控件允许用户选择企业关键字和托管术语。

当用户开始键入一个值时，此控件会显示全局术语集和用户网站集的本地术语集中以用户键入的字符开头的术语。还会显示术语所在的术语集和术语在层次结构中所处的位置。通常，还会提供一个用于输入新企业关键字的选项。如果用户输入一个新的企业关键字，则该企业关键字将添加到关键字集。

默认情况下，"企业关键字"列允许多个值。

示例：

用户创建了一个新的 RACI 文档，并为"Responsible"（负责人）、"Accountable"（批准人）、"Consulted"（咨询人）和"Informed"（告知人）列提供了值。但是，两个外部顾问也在使用该文档，用户希望将顾问的姓名与该文档关联起来，以便通过搜索姓名来定位该文档。由于这两个顾问不是人员术语集的成员，因此无法将他们添加到"Responsible"（负责人）、"Accountable"（批准人）、"Consulted"（咨询人）或"Informed"（告知人）列。用户发现该 RACI 文档内容类型包含"企业关键字"列，并决定将两个顾问的姓名添加为企业关键字。

用户开始在企业关键字字段中键入第一个顾问的姓名 Sunil Kasturi。在用户键入 Sunil 后，将显示以下选项：

Sunil Kasturi [Enterprise keywords]
Sunil Uppal [people: Eugene Zabokritski]
新建

针对此顾问的企业关键字已存在，用户只需选择即可。

为了将第二个顾问的姓名 Jan Kotas 添加为企业关键字，用户键入 Jan。显示的唯一选项为"新建"。用户选择"新建"，并创建企业关键字"Jan Kota"，该关键字现添加到文档和关键字集的"企业关键字"列。

使用托管元数据的好处

本节说明使用托管元数据的几大好处。

更一致地使用术语

托管元数据使得对术语的使用以及对添加到 SharePoint Server 2010 项的企业关键字的使用更为一致。您可以预定义术语，并可以只允许授权用户添加新术语。此外，您可以禁止用户将其自己的企业关键字添加到项，并要求他们使用现有的企业关键字。托管元数据还通过仅显示用户可从中选择值的适当的术语列表来提供更高的准确性。由于企业关键字也是一类托管元数据，因此甚至用户对项应用的企业关键字也会更加一致。

由于对元数据的使用更为一致，因此您更能确信其准确性。在使用元数据自动化业务流程时（例如，根据其部门属性的值将各个文件中的文档至于记录中心内），可以确保元数据由授权用户创建，并且部门属性的值始终为一个有效值。

更好的搜索结果

如果项具有一致的属性，则简单搜索可提供关联性更高的结果。

当用户对项应用托管术语和企业关键字时，会将用户引导到已使用的术语。在某些情况下，用户甚至可能无法输入新值。由于用户侧重于特定的术语集，因此将这些术语（而非同义词）应用于项的可能性更大。这样一来，搜索托管术语或企业关键字可能会检索关联性更高的结果。

动态

在早期版本的 SharePoint Server 2010 中，为了将一个属性的值限定为一组值中的某个值，您将创建一个类型为"choice"的列，然后提供一个有效值列表。在需要向一组选项添加一个新值时，您将修改使用了同一组值的每个列。

通过使用 SharePoint Server 2010 中的元数据，可以一组有效值与其值必须为一组有效值中的某个值的列分隔开。在需要添加新值时，您向术语集添加一个术语，映射到该术语的所有列将使用更新的选项集。

通过使用术语，可帮助您在业务发生变化时使 SharePoint Server 2010 项与业务保持同步。例如，假定您公司的新产品在其开发的早期阶段具有一个代码名称，并在产品上市前为其指定了一个正式名称。您在"产品"术语集中包含了一个针对代码名称的术语，用户已通过使用此术语标识与产品相关的所有文档。当产品名发生更改时，您可以编辑此术语，并将其名称更改为产品的正式名称。虽然此术语仍应用于同一个项，但其名称现已得到更新。