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了解邮件记录管理

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适用于： Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上一次修改主题： 2010-01-22

组织和用户每天都会处理数量不断增加的电子邮件。数量不断增加的电子邮件包括从商业、法律或法规的角度上对组织重要的，并可能需要保留一段时间的邮件（保留时间取决于组织的邮件策略）。但是，在超过一段时间后（如果有保留时间的话），许多电子邮件可能没有任何保留的价值。例如，用户的邮箱可能包含需要保留的关键邮件，如与商务策略、事务、产品开发或客户交互有关的邮件。但是，像时事通讯订阅或个人电子邮件这样的邮件可能并无任何保留价值，因此不需要将其保留一段时间。将没有多少保留价值的邮件保留下来会导致邮箱增长，这会占用更多的邮箱服务器资源。

“邮件记录管理”(MRM) 是 Microsoft Exchange Server 2010 中的记录管理技术，可帮助组织降低与电子邮件有关的法律风险。通过 MRM 可以更方便地保留为遵守公司策略、政府法规或法律要求所必需的邮件，并可更方便地删除没有法律或商业价值的内容。这可通过使用保留策略或托管文件夹完成：

  • 保留策略   保留策略是 Exchange 2010 中的新 MRM 技术，它使用保留标记应用保留设置。可以创建保留标记，然后将其链接到保留策略。应用了保留策略的邮箱由托管文件夹助理处理，托管文件夹助理是按照日程安排运行并提供邮箱中的保留标记的邮箱助理。有关保留策略的详细信息，请参阅了解保留标记和保留策略。

  • 托管文件夹   托管文件夹是在 Exchange Server 2007 中引入的 MRM 技术，也可以在 Exchange 2010 中使用，系统已对托管文件夹应用托管内容设置。可以创建托管文件夹，然后将其链接到托管文件夹邮箱策略。应用了托管文件夹邮箱策略的邮箱由托管文件夹助理处理，托管文件夹助理是按照日程安排运行并提供邮箱中的托管文件夹的邮箱助理。有关托管文件夹的详细信息，请参阅了解托管文件夹。

在某封邮件达到其保留时间时，将对其采取保留标记（或托管文件夹的托管内容设置）中指定的保留操作。可以将邮件移到“已删除邮件”文件夹中，这种情况下，从“可恢复邮件”文件夹恢复邮件的能力也将一并删除，或者说是永久删除。如果已向用户提供存档邮箱，则保留标记还提供将邮件移至用户的存档邮箱的其他操作。托管文件夹的托管内容设置还提供将邮件移至托管自定义文件夹的其他操作。

邮件记录管理策略

保留策略和托管文件夹提供了两种不同的 MRM 方法。可以使用任一种 MRM 技术在默认文件夹和整个邮箱中强制执行基本 MRM 策略。用户必须参与基于邮件性质和保留价值的邮件分类过程以使得 MRM 生效。

使用保留标记可将默认保留设置应用于“收件箱”文件夹等默认文件夹，还可将默认策略标记 (DPT) 应用于整个邮箱。DPT 保留设置可应用于未标记项目，它们可能位于不带保留标记的文件夹（如用户创建的自定义文件夹）中。保留标记有助于两种类型的用户：一类用户会将电子邮件导入到各个文件夹，然后在“收件箱”中保留少数邮件；另一类用户则将大部分电子邮件保留在“收件箱”中。保留标记对用户的工作流产生的影响较小，因为不要求用户根据文件夹的保留设置将邮件导入各个文件夹。保留标记可将任何个人标记应用于自定义文件夹，也可将其他标记显式应用于单个邮件。

使用托管文件夹，用户可以通过对自己的邮件进行分类并将其拣选到“托管文件夹”，参与 MRM 过程。此分类过程可确保邮件是根据用户偏好和组织需求而进行分类的。它还有助于避免在使用完全自动执行的邮件管理解决方案时有可能发生的对邮件的不当处理。

使 Exchange 2010 邮件保留管理和策略执行变得更可靠、更有效和更易于使用的策略基于以下三个原则：

  • 用户对自己的邮件进行分类。

  • 删除没有保留价值的邮件。

  • 保留具有某些保留价值的邮件。

用户对自己的邮件进行分类

使用 Exchange 2010，用户可以通过对自己的邮件进行分类，参与 MRM 过程。应用了保留策略的用户可以将邮件移至应用了保留标记的文件夹，也可以将个人标记应用于邮件。如果用户不采取任何操作，则将应用以下保留设置之一：

  • 邮件位于应用了保留策略标记的默认文件夹中   如果邮件所在的默认文件夹应用了保留策略标记，则文件夹的保留设置将应用于邮件。

  • 邮件位于应用了个人标记的自定义文件夹中   如果用户已经对邮件所在的自定义文件夹应用了个人标记，则文件夹的保留设置将应用于邮件。

  • 邮件位于没有保留标记的默认文件夹或自定义文件夹中   如果邮件所在的默认文件夹或自定义文件夹未应用保留标记，则 DPT 将应用于邮件。

无论邮件的位置是哪里，任何时候只要用户将标记显式应用于邮件，则用户的操作都可被接受。

删除没有保留价值的邮件

保留策略和托管文件夹邮箱策略都可由托管文件夹助理应用于用户邮箱。此助理可处理应用了保留策略或托管文件夹邮箱策略的邮箱。对于应用了保留策略的邮箱，托管文件夹助理会将策略中包含的保留标记应用于默认文件夹和整个邮箱。Microsoft Outlook 2010 和 Microsoft Office Outlook Web App 中的用户可使用提供的策略中已包含的任何个人标记。

保留具有某些保留价值的邮件

根据应用于邮件、文件夹或邮箱的保留设置，保留具有某些保留价值的邮件。但请记住，用户可以从自己的邮箱删除邮件；MRM 并非用于阻止用户删除他们自己的邮件。如果您的组织需要将邮件保留在用户邮箱外部以长期存储，可考虑实现日记功能。有关日记的详细信息，请参阅了解日记功能。

如果您的组织想要为某些用户保留邮件以满足电子发现和保留的需要，可考虑部署大型邮箱，并合法保留那些用户。有关合法保留的详细信息，请参阅了解诉讼保留。

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